合同審批與歸檔標準化模板工具指南一、適用范圍與核心價值本模板工具適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團化公司）的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務、租賃、合作等各類合同類型。通過標準化流程與工具，可實現(xiàn)合同審批的規(guī)范化、風險可控化及歸檔的系統(tǒng)化，有效避免因流程混亂導致的合同糾紛、資料遺失等問題，同時提升跨部門協(xié)作效率，保障企業(yè)合法權益。二、標準化操作流程詳解合同審批與歸檔需嚴格遵循“發(fā)起-審核-審批-簽署-歸檔-跟蹤”六大環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)明確責任人與關鍵動作，保證流程閉環(huán)。（一）合同發(fā)起階段責任人：業(yè)務部門經辦人（如銷售專員、采購專員）關鍵動作：準備材料：根據(jù)合同類型（如采購合同、服務合同）收集基礎信息，包括合同相對方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）、合作條款（標的、金額、履行期限、付款方式、違約責任等）、附件（如技術協(xié)議、報價單、對方資質文件）。填寫申請表：使用《合同審批申請表》（模板見第三部分）完整填寫合同基本信息、審批路徑（需參與的部門及崗位）、附件清單，并經部門負責人簽字確認后，發(fā)起審批流程。初步自查：檢查合同條款是否完整（如是否包含“爭議解決方式”“保密條款”）、金額與預算是否匹配、對方資質是否在有效期內（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），保證無基礎性遺漏。（二）部門審核階段責任人：業(yè)務部門負責人、相關職能部門（如法務、財務、風控）關鍵動作：業(yè)務部門審核：業(yè)務負責人重點審核合同內容的業(yè)務合理性（如需求真實性、價格公允性）、履行可行性（如交付周期是否符合生產計劃），并簽署審核意見。法務審核：法務部門重點審核合同條款的合法性（如是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求）、權利義務對等性（如是否存在單方加重己方責任的條款）、違約責任的明確性及爭議解決方式的約定（如仲裁或訴訟管轄地是否明確）。財務審核：財務部門重點審核合同金額的準確性、付款方式與財務制度的匹配性（如是否需預付款、進度款、尾款，票據(jù)類型要求）、成本預算是否超支，并評估對方收款賬戶的合規(guī)性（如是否與合同主體一致）。注：多部門審核可同步進行，也可根據(jù)企業(yè)制度設定順序（如業(yè)務→法務→財務）。（三）領導審批階段責任人：企業(yè)分管領導、總經理/董事長（根據(jù)合同金額及重要性確定審批權限）關鍵動作：權限分級：根據(jù)合同金額（如10萬元以下由部門負責人審批，10-50萬元由分管領導審批，50萬元以上由總經理審批）或合同類型（如重大投資合同需董事會審批），匹配相應審批人。最終決策：審批人結合各部門審核意見，重點審核合同的必要性、戰(zhàn)略符合性及風險可控性，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明確意見。若“修改后同意”，需明確修改內容并重新發(fā)起審核流程。（四）合同簽署階段責任人：授權簽約人（通常為法定代表人或其授權代表）、行政/法務部門（蓋章管理）關鍵動作：文本校對：審批通過后，由法務部門或業(yè)務部門根據(jù)審批意見修改最終版合同，保證所有條款與審批版本一致，并核對雙方信息（名稱、金額、日期等）無誤。簽署授權：若由非法定代表人簽署，需提前辦理《授權委托書》，明確授權范圍、期限及權限。蓋章管理：加蓋企業(yè)公章或合同專用章（需保證印章保管規(guī)范，用印登記完整）；若為對方蓋章，需要求對方加蓋公章（而非部門章或財務章），并留存對方營業(yè)執(zhí)照復印件及授權委托書（如適用）。（五）歸檔管理階段責任人：行政/檔案管理部門、業(yè)務部門關鍵動作：資料收集：簽署完成的合同文本（正本+副本）、審批流程記錄（含各環(huán)節(jié)簽字版申請表）、對方資質文件、授權委托書、附件（如技術協(xié)議、驗收單）等全部紙質及電子資料整理齊全。分類歸檔：紙質歸檔：按合同類型（采購/銷售等）+年度+編號順序裝訂，粘貼《合同歸檔標簽》（含合同名稱、編號、簽署日期、存放位置），存入專用檔案柜；電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）、審批流程記錄等至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則為“合同類型-合同名稱-簽署日期-編號”（如“采購-原材料采購合同-20240501-CG001”）。登記備案：在《合同歸檔登記表》（模板見第三部分）中記錄歸檔編號、合同名稱、簽署日期、存放位置、保管期限、借閱記錄等信息，保證可追溯。（六）后續(xù)跟蹤階段責任人：業(yè)務部門、財務部門關鍵動作：履行跟蹤：業(yè)務部門按合同約定履行義務（如交付貨物、提供服務），同步記錄履行進度（如驗收時間、付款節(jié)點），保證按時完成?？铐椆芾恚贺攧詹块T根據(jù)合同付款條款安排付款，記錄收款方信息、金額、時間，避免逾期付款。爭議處理：若發(fā)生合同糾紛，由法務部門牽頭，業(yè)務部門配合收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收單），按合同約定的爭議解決方式處理，并形成《合同糾紛處理報告》存檔。三、配套工具表格模板（一）合同審批申請表合同基本信息合同名稱合同編號合同類型□采購□銷售□服務□租賃□其他簽署日期甲方（己方）名稱：有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：乙方（對方）名稱：有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：合同金額人民幣元（大寫：）履行期限核心條款摘要標的：；付款方式：；交付/服務標準：*附件清單1.技術協(xié)議2.報價單3.對方營業(yè)執(zhí)照復印件審批流程審核人審核意見業(yè)務部門負責人*法務部門*財務部門*分管領導*總經理*備注如需修改，請注明修改意見：*（二）合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱合同類型簽署日期存放位置（柜號/文件夾）保管期限借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）DA-2024-001采購合同采購2024-05-01A柜-01-00110年-DA-2024-002服務合同服務2024-05-10A柜-01-0025年/2024-05-20/2024-05-25（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段計劃時間實際時間責任人備注（如驗收結果、付款憑證）CG-2024-001采購合同貨物交付2024-05-152024-05-16*已驗收合格，附件：驗收單（編號Y001）CG-2024-002服務合同首期付款2024-05-202024-05-20*已轉賬，憑證：付款審批單（編號P005）四、關鍵風險控制點合規(guī)性風險嚴格審核對方主體資格，保證營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等資質在有效期內，避免與無民事行為能力或超越經營范圍的主體簽約；合同條款不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“霸王條款”“格式條款”需顯著提示），涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）需滿足監(jiān)管要求。信息準確性風險合同關鍵信息（名稱、金額、日期、賬戶信息）需經業(yè)務部門、財務部門雙重核對，避免因筆誤導致糾紛；電子歸檔文件需與紙質版本一致，禁止修改掃描件或刪除關鍵簽字蓋章頁。審批時效風險明確各環(huán)節(jié)審批時限（如部門審核2個工作日、領導審批3個工作日），避免因流程拖延影響合同履行；緊急合同可啟動“加急審批流程”，需由分管領導簽字確認，并同步通知相關部門。歸檔完整性風險合同簽署后10個工作日內完成歸檔，禁止留存?zhèn)€人手中；檔案管理