高校學生檔案管理規(guī)范及流程一、高校學生檔案管理的重要性與基本原則高校學生檔案作為學生個人經歷、政治思想、學業(yè)成績、品德作風、獎懲情況等方面的綜合記錄，是國家人事檔案的重要組成部分，亦是高等學校人才培養(yǎng)質量評估、學生綜合素質評價以及社會用人單位選拔人才的關鍵依據。規(guī)范、科學地管理學生檔案，不僅關系到學生個人的切身利益，也直接影響到高校的辦學秩序和社會信譽。（一）重要性學生檔案承載著學生從入學到畢業(yè)乃至后續(xù)發(fā)展的關鍵信息，是學生在校期間成長軌跡的原始憑證。它為高校開展學生思想政治教育、學籍管理、就業(yè)指導等工作提供了可靠的信息支撐；對于畢業(yè)生而言，檔案是其進入社會、辦理就業(yè)報到、職稱評定、政審考核等手續(xù)時不可或缺的重要材料。因此，確保學生檔案的真實、完整、安全與規(guī)范流轉，是高校管理工作中一項嚴肅且重要的基礎性工作。（二）基本原則1.真實性原則：檔案材料的收集、整理、歸檔必須以客觀事實為依據，確保每份材料的內容真實可靠，杜絕虛假信息。2.完整性原則：檔案應全面反映學生在校期間的主要經歷和表現，各項應歸檔材料須齊全，避免關鍵信息缺失。3.規(guī)范性原則：檔案的建立、材料的收集與鑒別、整理與裝訂、保管與轉遞等各個環(huán)節(jié)，均需遵循統一的規(guī)章制度和操作標準，確保檔案管理工作有序進行。4.安全性原則：檔案屬于涉密或敏感信息載體，必須采取嚴格的安全保密措施，防止檔案材料的遺失、損毀、篡改或信息泄露。5.服務性原則：在遵守保密規(guī)定的前提下，檔案管理工作應服務于學校教育教學、學生發(fā)展以及社會合理需求。二、高校學生檔案的構成高校學生檔案材料的構成應根據國家及教育主管部門的相關規(guī)定，并結合學校實際情況確定，主要包括以下類別：1.學籍檔案材料：入學登記表、錄取通知書副本、學籍卡、成績單、學年鑒定表、畢業(yè)論文（設計）評審表及相關材料、畢業(yè)登記表、學位授予證明等。2.黨團材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表、民主評議黨員登記表、不合格黨員處置材料、思想匯報、團組織材料（入團志愿書等）。3.獎懲材料：各類獎勵審批表及獲獎證書復印件、處分決定及本人檢查或說明、撤銷處分決定等。4.體檢材料：入學體檢表、畢業(yè)體檢表（如有）。5.其他有參考價值的材料：如學生在校期間的重要社會實踐報告、參加重大活動的表現材料等，可視情況歸檔。三、高校學生檔案管理流程（一）檔案的建立與接收1.新生檔案接收：招生部門在新生入學后，應及時從生源地或原畢業(yè)學校（單位）接收學生檔案。檔案管理人員需對接收的檔案進行認真核對、清點，檢查檔案材料是否齊全、密封是否完好。發(fā)現問題應及時與相關單位聯系解決，并做好記錄。2.檔案材料收集與歸檔：學生在校期間，各相關部門（如教務部門、學生工作部門、團委、各院系等）應按照職責分工，及時將學生產生的各類應歸檔材料（如成績單、獎懲文件、黨團材料等）收集整理后，移交檔案管理部門。檔案管理部門對接收的材料進行審核，符合要求的方可歸檔。（二）檔案的日常管理1.檔案的整理與裝訂：檔案材料應按照規(guī)定的順序進行分類、排序、編寫頁碼、填寫卷內目錄，并裝訂成冊。做到目錄清晰，裝訂整齊、牢固。2.檔案的保管：檔案庫房應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”措施。配備必要的溫濕度調控設備、消防器材和監(jiān)控設備。檔案應存放在專用的檔案柜中，排列有序，便于查找。3.檔案的查閱與利用：*嚴格執(zhí)行檔案查閱制度。因工作需要查閱學生檔案，須由所在單位（部門）提出申請，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱者應遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。*學生本人一般不得查閱本人檔案。因特殊情況（如政審、報考等）確需查閱本人檔案中某些信息的，須提出書面申請，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員查閱告知，本人不得直接接觸檔案。*查閱檔案時，應在指定的閱檔室進行。檔案原則上不得帶出閱檔室，確因特殊情況需借出的，須經學校主管檔案工作領導批準，嚴格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。4.檔案材料的補充與更正：對學生在校期間新形成的應歸檔材料，應及時補充到學生檔案中。發(fā)現檔案材料有誤或不完整，應及時與形成材料的部門或相關人員聯系，核實并按規(guī)定程序進行更正或補充。（三）檔案的轉遞與交接1.畢業(yè)學生檔案轉遞：學生畢業(yè)時，檔案管理部門應根據就業(yè)方案或學生去向，在規(guī)定時間內將學生檔案按規(guī)定途徑轉遞至用人單位、生源地人才服務機構或后續(xù)深造的學校。*轉遞方式：檔案應通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人自帶或通過普通郵寄方式轉遞。確因特殊情況需采用其他方式的，須經學校檔案管理部門負責人批準并確保安全。*轉遞手續(xù)：檔案轉遞時，須填寫《檔案轉遞通知單》，詳細注明材料份數、頁數，并由接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后存檔備查。2.退學、轉學、休學、復學學生檔案處理：對于退學、轉學的學生，應及時將其檔案轉遞至相關單位或生源地。休學學生檔案由學校檔案室暫存，復學后繼續(xù)管理。3.檔案交接：檔案管理人員調動工作時，必須辦理檔案交接手續(xù)，清點檔案數量，核對檔案狀況，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認，確保檔案管理工作的連續(xù)性。（四）檔案的保密與安全1.保密制度：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。檔案管理人員應增強保密意識，嚴守保密紀律，不得泄露檔案內容。2.安全管理：定期對檔案庫房及設備進行安全檢查，及時消除安全隱患。對電子檔案，應采取嚴格的安全保密措施，防止信息泄露、丟失或被篡改。（五）檔案的鑒定與銷毀對于已故學生或超過規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行鑒定。經鑒定確需銷毀的檔案，須嚴格按照銷毀程序辦理，由專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。四、高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與展望隨著高等教育的快速發(fā)展和信息技術的廣泛應用，高校學生檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)與機遇。傳統的以紙質檔案為主的管理模式，在存儲、查詢、利用和流轉效率方面已顯不足。推進學生檔案管理的數字化、信息化建設，實現紙質檔案與電子檔案的有效融合與規(guī)范管理，是未來發(fā)展的必然趨勢。高校應加大對檔案管理信息化建設的投入，引進或開發(fā)符合檔案管理規(guī)范的信息系統，逐步實現檔案材料的數字化掃描、存儲、檢索和網絡化查詢利用。同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)和信息技術應用能力，以適應新時代檔案管理工作的要求，不斷提