企業(yè)會議管理制度與執(zhí)行清單一、制度總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議效率與決策質(zhì)量，保證會議成果有效落地，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范》及實際運營需求，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門、各層級會議的籌備、召開、記錄及后續(xù)跟蹤全流程。（二）基本原則必要性原則：無明確議題、無實質(zhì)內(nèi)容的會議不得召開。效率原則：控制會議時長，聚焦核心問題，避免形式主義。閉環(huán)原則：會議必須有決議、有跟蹤、有反饋，形成“議題-決策-執(zhí)行-反饋”閉環(huán)。保密原則：涉密會議需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密規(guī)定，參會人員需簽署保密協(xié)議。二、會議分類與組織權(quán)限（一）會議類型會議類型定義與目的參會人員組織部門決策類會議審議企業(yè)重大戰(zhàn)略、投資、人事等事項董事會、管理層、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人董事會辦公室部署類會議傳達上級要求、部署階段性重點工作全體部門負(fù)責(zé)人、核心骨干員工總經(jīng)辦/相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通類會議跨部門協(xié)作問題研討、項目進度同步相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、項目組成員發(fā)起部門匯報類會議部門/項目工作進展匯報、問題反饋部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)協(xié)作方匯報部門專題會議特定問題（如風(fēng)險、成本、質(zhì)量）專項研討相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?、部門負(fù)責(zé)人、決策層牽頭部門（二）組織權(quán)限決策類會議：由董事長/總經(jīng)理審批，董事會辦公室組織。部署類會議：由分管副總審批，總經(jīng)辦組織。溝通類/匯報類會議：由部門負(fù)責(zé)人審批，發(fā)起部門組織。專題會議：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，牽頭部門組織。三、會議全流程操作指引（一）會議籌備階段1.議題收集與提報操作步驟：（1）各部門需提前2個工作日向會議組織部門提交《會議議題提報表》（見模板1），明確議題背景、需決策/解決的問題、建議方案。（2）組織部門對議題進行初審，剔除重復(fù)或不必要議題，形成《會議議題清單》。（3）涉及跨部門的議題，需提前與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)，保證信息同步。2.時間與地點確定操作步驟：（1）根據(jù)議題緊急程度及參會人員日程，通過企業(yè)OA系統(tǒng)/共享日歷協(xié)調(diào)會議時間，避免沖突（預(yù)留5-10分鐘簽到時間）。（2）根據(jù)參會人數(shù)選擇會議場地：10人以下優(yōu)先選用會議室，10人以上需提前預(yù)訂多功能廳；涉及演示需提前測試投影、麥克風(fēng)等設(shè)備。（3）若為線上會議，需提前測試視頻會議軟件穩(wěn)定性，并告知參會人員會議、登錄密碼及設(shè)備要求。3.會議材料準(zhǔn)備與通知操作步驟：（1）議題提報部門需提前1個工作日提交會議材料（如方案、數(shù)據(jù)報表、PPT等），組織部門審核后統(tǒng)一分發(fā)。（2）組織部門提前1個工作日發(fā)送《會議通知》（見模板2），內(nèi)容需包含：會議名稱、時間、地點/、參會人員、議題清單、會議材料、主持人及記錄人。（3）特殊情況需臨時召開的會議，至少提前4小時通知緊急參會人員，并說明會議必要性。（二）會議召開階段1.會前準(zhǔn)備操作步驟：（1）記錄人提前15分鐘到達會場，調(diào)試設(shè)備、擺放會議材料、準(zhǔn)備簽到表。（2）參會人員提前5分鐘到場簽到，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，閱讀會議材料熟悉議題。2.會議主持與紀(jì)律操作步驟：（1）主持人按《會議議程》（見模板3）控制會議流程，保證各議題討論不偏離主題。（2）明確發(fā)言規(guī)則：每人單次發(fā)言不超過5分鐘，同一議題累計發(fā)言不超過3次；優(yōu)先安排關(guān)鍵崗位人員、議題提報人發(fā)言。（3）會議紀(jì)律要求：無故缺席、遲到（超過10分鐘）或早退（未征得主持人同意提前離場），視為工作失誤，納入部門績效考核。嚴(yán)禁在會議期間處理與會議無關(guān)的工作（如刷手機、回非緊急郵件）。3.議題討論與決策操作步驟：（1）主持人引導(dǎo)參會人員圍繞議題核心問題展開討論，鼓勵提出不同意見，避免“一言堂”。（2）對存在爭議的議題，需充分聽取各方觀點，必要時進行表決（少數(shù)服從多數(shù)，但需記錄少數(shù)方意見）。（3）形成決議時，需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時完成”，避免模糊表述（如“盡快推進”需明確具體時間節(jié)點）。（三）會議后續(xù)階段1.會議紀(jì)要整理與分發(fā)操作步驟：（1）記錄人需在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成《會議紀(jì)要》（見模板4），內(nèi)容需包含：會議基本信息、各議題討論要點、決議事項、行動項（負(fù)責(zé)人、完成時間）。（2）紀(jì)要初稿經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，1個工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門抄送對象。（3）涉密會議紀(jì)要需標(biāo)注“秘密”字樣，按保密規(guī)定存檔，嚴(yán)禁外傳。2.決議事項跟蹤與反饋操作步驟：（1）組織部門建立《會議決議跟蹤表》（見模板5），明確各行動項的責(zé)任部門/人、計劃完成時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)。（2）責(zé)任部門需在截止日期前1個工作日反饋進展情況（已完成/進行中/延期），并說明延期原因及調(diào)整計劃。（3）組織部門每周更新《決議跟蹤表》，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報整體進展，對逾期未完成的行動項進行督辦。3.會議資料歸檔操作步驟：（1）會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，組織部門需將會議通知、簽到表、會議材料、紀(jì)要、跟蹤表等資料整理歸檔。（2）紙質(zhì)資料需存入指定檔案盒，標(biāo)注“會議名稱+日期+部門”；電子資料需至企業(yè)共享服務(wù)器，保存期限不少于3年。四、模板表格模板1：會議議題提報表提報部門提報人提報日期會議議題議題背景需解決問題建議方案涉及部門部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：模板2：會議通知會議通知編號：[年份]號各相關(guān)部門/人員：為[會議目的，如“審議項目方案”“部署Q3重點工作”]，茲定于[日期][時間]召開[會議名稱]，現(xiàn)將有關(guān)事項通知會議時間[具體時間，如“2023年10月15日14:00-16:00”]會議地點[具體地點，如“總部301會議室”或“線上會議”]參會人員[姓名/部門，如“各部門負(fù)責(zé)人、*經(jīng)理”]會議議題1.議題一：[具體內(nèi)容]；2.議題二：[具體內(nèi)容]會議材料[材料名稱及獲取方式，如“《項目方案》已OA系統(tǒng)”]主持人[姓名]記錄人[姓名]注意事項：請?zhí)崆?0分鐘到場簽到，攜帶會議材料；線上會議請?zhí)崆?0分鐘登錄測試設(shè)備；如無法參會，請于[日期]前向[組織部門/聯(lián)系人]請假。組織部門：[部門名稱]聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系方式：[內(nèi)部分機號][日期]模板3：會議議程會議議程會議名稱：[名稱]時間：[日期][時間]地點：[地點]序號議題內(nèi)容討論人時長（分鐘）備注1議題一：[具體內(nèi)容][*經(jīng)理]20需決策2議題二：[具體內(nèi)容][*主管]15同步進展3議題三：[具體內(nèi)容]全體參會25研討方案4總結(jié)與部署[*總]10模板4：會議紀(jì)要會議紀(jì)要會議名稱：[名稱]時間：[日期][時間]地點：[地點]主持人：[姓名]記錄人：[姓名]參會人員：[姓名/部門列表]缺席人員：[姓名/部門及原因]一、議題討論要點議題一：[具體內(nèi)容][*經(jīng)理]匯報：[背景、現(xiàn)狀、數(shù)據(jù)支撐]；[*主管]反饋：[存在問題、建議方案]；與會人員討論：[關(guān)鍵意見匯總，如“建議優(yōu)先解決問題”“需增加資源支持”]。二、決議事項[決議內(nèi)容一，如“同意方案，按計劃推進”]；[決議內(nèi)容二，如“調(diào)整項目時間節(jié)點，延期至月日”]。三、行動項序號行動項內(nèi)容責(zé)任部門/人計劃完成時間備注1完善方案細(xì)節(jié)，提交*總審批*經(jīng)理2023-10-202協(xié)調(diào)資源支持項目執(zhí)行*部門2023-10-18聯(lián)系*專員分發(fā)范圍：[參會人員、抄送領(lǐng)導(dǎo)/部門]簽發(fā)人：[主持人簽字]日期：[紀(jì)要完成日期]模板5：會議決議跟蹤表會議決議跟蹤表會議名稱：[名稱]日期：[會議日期]序號決議事項/行動項責(zé)任部門/人計劃完成時間實際完成時間進展?fàn)顟B(tài)（進行中/已完成/延期）延期原因（若延期）驗收人1完善方案細(xì)節(jié)，提交*總審批*經(jīng)理2023-10-20*總2協(xié)調(diào)資源支持項目執(zhí)行*部門2023-10-18*主管五、執(zhí)行保障與風(fēng)險規(guī)避（一）效率提升措施控制會議時長：決策類會議不超過2小時，部署類/溝通類會議不超過1.5小時，匯報類會議不超過1小時。簡化議程：單個議題討論時間不超過20分鐘，非核心議題可合并或調(diào)整為郵件溝通。引入計時工具：主持人可使用計時器提醒發(fā)言超時人員，保證議程按計劃推進。（二）常見問題處理臨時議題插入：會議期間如需新增議題，需經(jīng)參會人員2/3以上同意，且不影響核心議程進度。參會人員沖突：關(guān)鍵人員無法參會時，需提前指定授權(quán)人并告知組織部門，保證決策或討論不受影響。決議執(zhí)行偏差：組織部門每周跟蹤決議進展，對執(zhí)行不力的部門進行約談，必要時上報分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（三）監(jiān)督與考核會議出勤率、決議按時完成率納入部門季度績效考核，占比不