采購流程審批及驗收管理模板一、模板概述本模板旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購活動的全流程管理，通過明確需求提出、審批、采購執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)的責任分工與操作標準，保證采購過程合規(guī)、高效、透明，降低采購風險，保障物資質量與供應及時性。適用于各類企業(yè)日常辦公用品、生產(chǎn)設備、服務采購等場景，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模與行業(yè)特性調(diào)整細節(jié)。二、適用范圍與場景本模板適用于企業(yè)各部門因工作需要開展的各類采購活動，具體包括但不限于：日常辦公類采購：如文具、紙張、辦公設備（電腦、打印機）、清潔用品等；生產(chǎn)運營類采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設備、維修備件等；服務類采購：如咨詢服務、維修服務、外包服務、IT支持服務等；其他類采購：如市場活動物料、員工福利等非生產(chǎn)性物資采購。場景示例：銷售部因業(yè)務拓展需要，申請采購5臺筆記本電腦用于客戶演示；生產(chǎn)部因設備故障，申請采購一批特定型號的維修配件；行政部因辦公耗材不足，申請批量采購打印紙、墨盒等物品。三、采購流程全步驟操作指引（一）需求提出與申請需求部門發(fā)起采購需求部門根據(jù)實際工作需要（如新增崗位、設備更換、耗材消耗等），填寫《采購申請表》（詳見模板表格1），明確以下信息：物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明、期望到貨日期；如為服務類采購，需注明服務范圍、周期、驗收標準等；如涉及固定資產(chǎn)采購，需附《固定資產(chǎn)采購需求說明》。申請人（需求部門經(jīng)辦人）簽字確認，部門負責人（*）審核需求合理性（如是否必要、數(shù)量是否恰當）。提交申請需求部門將《采購申請表》及相關附件（如技術圖紙、報價單初稿等）提交至采購部門，同時通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)起流程，抄送財務部門備案。（二）審批與預算審核多級審批流程根據(jù)“金額分級、權限分層”原則，審批流程如下（企業(yè)可根據(jù)自身情況調(diào)整審批權限）：小額采購（預算金額≤5000元）：需求部門負責人→采購部門負責人→財務部門（審核預算）；中額采購（5000元＜預算金額≤50000元）：需求部門負責人→采購部門負責人→財務部門→分管副總（*）；大額采購（預算金額＞50000元）：需求部門負責人→采購部門負責人→財務部門→分管副總→總經(jīng)理（*）。各審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批，重點審核：需求必要性、預算合規(guī)性、規(guī)格參數(shù)合理性。財務部門預算審核財務部門核對《采購申請表》中的預算金額是否在部門年度預算范圍內(nèi)，若超預算需需求部門提交《預算調(diào)整申請》，按預算調(diào)整流程審批。預算審核通過后，財務部門在《采購申請表》上簽字確認，流程流轉至采購部門。（三）采購執(zhí)行采購方式確定采購部門根據(jù)采購金額、物品特性（如是否標準化、是否有合格供應商庫等），選擇合適的采購方式：詢價采購：適用于小額、標準化物資（如辦公用品），至少向3家合格供應商發(fā)出詢價單，比質比價后選擇性價比最優(yōu)供應商；招標采購：適用于大額、非標準化或復雜服務（如設備采購、咨詢服務），按企業(yè)招標管理辦法組織公開/邀請招標；單一來源采購：僅能從唯一供應商處采購（如專利產(chǎn)品、定制化服務），需提供《單一來源采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。供應商選擇與合同簽訂采購部門匯總供應商報價，組織需求部門、技術部門（如涉及設備）進行評審，確定最終供應商。采購部門與供應商簽訂《采購合同》（合同模板需法務部門審核），明確以下條款：物品/服務規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、交付地點；質量標準、驗收方式、違約責任、付款條件；售后服務承諾（如設備保修期、維修響應時間）。合同簽訂后，采購部門將合同復印件分發(fā)至需求部門、財務部門、倉庫部門。（四）驗收與入庫到貨與初驗供應商按合同約定交付物品/服務，需求部門與采購部門共同到場核對：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與合同一致；外觀是否完好、包裝是否無損；如為服務類，需確認服務內(nèi)容是否按約定啟動（如咨詢服務是否進場、維修服務是否完成）。初驗不合格：采購部門需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應商處理（退貨、換貨或整改），直至初驗合格。正式驗收初驗合格后，需求部門組織技術部門、使用部門進行正式驗收，重點檢查：物品功能參數(shù)是否符合技術要求（如設備精度、辦公電腦配置）；服務成果是否達標（如咨詢報告質量、維修后的設備運行狀況）；涉及安全的物資（如電器、設備）需提供檢測報告或合格證明。驗收合格后，填寫《物品驗收報告》（詳見模板表格3），由驗收人（需求部門負責人、技術專員、采購專員*）共同簽字確認；驗收不合格需注明問題詳情，要求供應商限期整改，整改后重新驗收。入庫管理驗收合格的物資由倉庫部門辦理入庫手續(xù)，核對數(shù)量、規(guī)格后填寫《入庫單》（倉庫與采購部門各執(zhí)一份），及時更新庫存臺賬；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標簽，錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，明確使用人與存放地點。（五）付款與歸檔付款申請采購部門根據(jù)《采購合同》《物品驗收報告》《入庫單》，填寫《采購付款申請表》（詳見模板表格4），附以下單據(jù)：供應商開具的合規(guī)發(fā)票（需與合同信息一致）；驗收報告、入庫單復印件；合同約定的付款進度證明（如預付款需附合同，尾款需附驗收合格證明）。付款審批與執(zhí)行付款申請按審批權限（同采購申請審批權限）逐級審批，財務部門審核單據(jù)齊全性、金額準確性后，通過銀行轉賬或支票支付款項；付款后，財務部門在《采購付款申請表》上簽字確認，并將付款憑證復印件交采購部門備案。資料歸檔采購部門負責整理采購全流程資料（采購申請表、審批記錄、合同、報價單、驗收報告、入庫單、付款憑證等），按“一單一檔”原則分類歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購檔案保存期限不少于5年）。四、核心流程模板表格示例表格1：采購申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系電話采購物品/服務信息名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)單位數(shù)量用途說明期望到貨日期審批意見部門負責人簽字：日期：采購部門負責人意見：日期：財務部門預算審核：日期：分管副總/總經(jīng)理審批：日期：備注如需技術參數(shù)說明，可附頁；如為固定資產(chǎn)，需在“用途說明”中注明使用人。表格3：物品驗收報告采購申請單號合同編號驗收日期驗收地點基本信息物品名稱規(guī)格型號供應商數(shù)量驗收內(nèi)容與標準驗收結果（合格/不合格）驗收項目標準要求實際情況驗收結論□合格，同意入庫□不合格，需整改（問題描述：________________________）驗收人員簽字需求部門：技術部門：采購部門：備注如整改，需明確整改期限和復驗時間：________________________表格4：采購付款申請表供應商名稱采購合同編號付款申請日期申請人付款信息付款金額（元）付款方式（□銀行轉賬□支票□其他）收款賬戶名稱收款賬號付款依據(jù)采購物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收報告編號審批意見采購部門負責人：日期：財務部門審核：日期：分管副總/總經(jīng)理：日期：備注附：發(fā)票復印件、驗收報告、入庫單、合同頁（如涉及）五、關鍵注意事項與風險提示（一）預算控制與審批時效嚴禁超預算采購，確需調(diào)整預算的，需提前按預算調(diào)整流程審批，不得“先采購后補預算”；各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如小額采購審批不超過1個工作日，大額采購不超過3個工作日），避免流程拖延影響采購進度。（二）采購方式合規(guī)性嚴格執(zhí)行采購方式選擇標準，小額采購不得化整為零規(guī)避招標，大額采購不得通過詢價方式執(zhí)行；供應商選擇需堅持“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇合格供應商庫內(nèi)供應商，新供應商需經(jīng)過資質審核（營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書、業(yè)績證明等）。（三）驗收標準與責任驗收標準需在采購合同或《采購申請表》中明確，避免“口頭驗收”“模糊驗收”；驗收不合格物資需隔離存放，明確整改責任與期限，整改后重新驗收，嚴禁“未驗先用”；涉及安全、環(huán)保的物資（如化學品、特種設備），需查驗第三方檢測報告，保證符合國家強制標準。（四）合同與付款管理采購合同需經(jīng)法務部門審核，明確違約責任（如逾期交貨、質量不達標等），避免口頭約定；付款需嚴格依據(jù)合同約定（如預付款