企業(yè)文件控制與檔案管理規(guī)范一、總則1.1目的與意義為規(guī)范企業(yè)各類文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用、保管和歸檔全過程管理，確保文件信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，降低運營風(fēng)險，并為企業(yè)決策、持續(xù)改進及合規(guī)性管理提供有效支持，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及全體員工在經(jīng)營管理、研發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)制造、市場營銷、人力資源、財務(wù)管理等各項活動中形成的各類文件和檔案。對外來文件的接收、處理和管理，亦參照本規(guī)范相關(guān)條款執(zhí)行。1.3定義文件：指企業(yè)在各項活動中形成的，承載一定信息的紙質(zhì)、電子或其他介質(zhì)的記錄，包括但不限于制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、圖紙、報告、合同、記錄等。檔案：指企業(yè)在各項活動中直接形成的，對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是經(jīng)整理歸檔后的文件。文件控制：指對文件的編制、審批、發(fā)布、分發(fā)、使用、更改、回收、作廢和歸檔等全過程進行的系統(tǒng)性管理。檔案管理：指對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和銷毀等環(huán)節(jié)進行的科學(xué)管理。1.4基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理：企業(yè)文件與檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理，各部門分級負責(zé)的管理體制。全程控制，確保有效：對文件的生命周期進行全程控制，確保各崗位使用的文件為有效版本。真實準(zhǔn)確，完整規(guī)范：文件和檔案的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，格式規(guī)范，手續(xù)齊全，保持其完整性。安全保密，易于存?。翰扇∮行Т胧┐_保文件和檔案的安全與保密，同時保證在需要時能夠快速、準(zhǔn)確地提供利用。依法合規(guī)，持續(xù)改進：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理需求，定期評審和完善本規(guī)范。二、組織機構(gòu)與職責(zé)2.1管理部門企業(yè)指定綜合管理部門（或行政部/辦公室）作為文件與檔案管理的歸口管理部門，負責(zé)本規(guī)范的制定、修訂、解釋、監(jiān)督和考核。2.2歸口管理部門職責(zé)組織制定和完善企業(yè)文件控制與檔案管理的相關(guān)制度和工作細則。負責(zé)企業(yè)體系文件、重要管理文件的最終審批、發(fā)布與歸檔。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門文件控制與檔案管理工作的執(zhí)行情況。組織文件與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。負責(zé)企業(yè)檔案庫房的規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保檔案安全。負責(zé)對超過保管期限檔案的鑒定與銷毀工作的組織與審批。2.3各部門職責(zé)各部門負責(zé)人是本部門文件控制與檔案管理的第一責(zé)任人，負責(zé)確保本規(guī)范在本部門的有效實施。指定專人（可兼職）擔(dān)任部門文件管理員，負責(zé)本部門文件的編制、流轉(zhuǎn)、標(biāo)識、保管、歸檔等日常管理工作。按照本規(guī)范要求，做好本部門文件的編制、評審、審批、分發(fā)、使用、更改、回收和作廢等控制工作。負責(zé)本部門形成的具有保存價值的文件材料的收集、整理、組卷，并定期向歸口管理部門移交歸檔。配合歸口管理部門進行文件與檔案管理的監(jiān)督檢查和培訓(xùn)工作。三、文件控制3.1文件的編制與審批文件編制應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)規(guī)定的格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔、完整。文件編制完成后，應(yīng)由編制部門負責(zé)人進行審核。涉及其他部門的文件，應(yīng)進行會簽。重要文件或跨部門文件需經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。企業(yè)級管理文件、體系文件需經(jīng)企業(yè)最高管理者或其授權(quán)人批準(zhǔn)。文件審批過程中，應(yīng)保留必要的審批記錄。3.2文件的編號與標(biāo)識企業(yè)所有受控文件均應(yīng)進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則由歸口管理部門制定并發(fā)布。編號應(yīng)具有唯一性，便于識別、追溯和管理。文件標(biāo)識應(yīng)清晰明確，至少包含文件名稱、編號、版本號、發(fā)布日期、生效日期、編制部門等信息。對處于編制、評審、審批等過程中的非受控文件，也應(yīng)進行適當(dāng)標(biāo)識，避免與正式受控文件混淆。3.3文件的發(fā)布與分發(fā)經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件，由歸口管理部門或文件編制部門負責(zé)制作受控版本，并加蓋“受控”印章或采用其他等效的受控標(biāo)識。文件分發(fā)應(yīng)建立分發(fā)清單，明確分發(fā)范圍和對象，確保需要使用文件的部門和人員能夠及時獲得有效版本。電子文件的發(fā)布與分發(fā)可通過企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)進行，確保授權(quán)訪問和版本控制。接收文件的部門或個人應(yīng)在分發(fā)清單上簽字確認。3.4文件的評審、更改與作廢企業(yè)應(yīng)定期（如每年一次）或在發(fā)生重大變化（如組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、法律法規(guī)更新、管理體系變更等）時，組織對現(xiàn)有文件進行評審，確保其持續(xù)適宜、充分和有效。文件需要更改時，應(yīng)由更改提出部門填寫《文件更改申請單》，說明更改原因和內(nèi)容，按原審批程序進行評審和批準(zhǔn)。文件更改后，應(yīng)重新進行編號或版本升級，并按原分發(fā)范圍及時發(fā)放更改后的文件或更改頁，同時回收作廢的舊文件或舊版本頁。作廢文件應(yīng)進行標(biāo)識（如加蓋“作廢”印章），并由歸口管理部門或原分發(fā)部門負責(zé)回收。需保留備查的作廢文件，應(yīng)單獨存放并明確標(biāo)識。3.5文件的使用與保管使用者應(yīng)確保在工作場所使用的文件為最新有效版本。文件在使用過程中應(yīng)保持清晰、完整，不得隨意涂改、勾畫、抽換或損壞。各部門應(yīng)建立文件臺賬，對本部門持有的受控文件進行登記管理。文件保管應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等要求。電子文件應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案管理4.1檔案的收集與整理各部門應(yīng)按照“誰形成、誰整理”的原則，在各項工作結(jié)束后，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全。歸檔文件材料應(yīng)符合以下要求：文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。手續(xù)完備，簽署齊全。紙質(zhì)文件字跡清楚、圖像清晰、紙張質(zhì)量優(yōu)良。電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔，并確保其真實性、完整性、可用性和安全性。檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。通常按照年度、機構(gòu)（部門）、問題或項目進行分類、組卷、編目。4.2檔案的鑒定與保管檔案鑒定工作包括對歸檔文件材料的價值鑒定（決定是否歸檔）和對已歸檔檔案的保管期限鑒定。保管期限分為永久、長期、短期（或按國家規(guī)定的期限劃分）。檔案保管應(yīng)符合國家《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》和《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，配備必要的檔案裝具和設(shè)備。建立檔案庫房管理制度，嚴格控制溫濕度，做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防霉、防高溫、防光、防塵等工作。對重要檔案和特殊載體檔案（如錄音帶、錄像帶、光盤、實物等）應(yīng)采取特殊的保管措施。定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。4.3檔案的利用企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。查閱秘密以上級別的檔案，須經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或最高管理者批準(zhǔn)。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。檔案一般不得帶出檔案庫房。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，嚴格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。檔案借出期間，借閱人對檔案的安全、保密負全部責(zé)任。復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意，并由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。外單位查閱或復(fù)制本企業(yè)檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或最高管理者批準(zhǔn)。查（借）閱檔案的情況，均應(yīng)在《檔案查（借）閱登記簿》中詳細記錄。4.4檔案的統(tǒng)計與銷毀檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、利用、銷毀等情況進行準(zhǔn)確統(tǒng)計，并定期向上級主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報送檔案基本情況統(tǒng)計表。對于已超過保管期限且經(jīng)鑒定確認無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行鑒定，提出銷毀意見，報企業(yè)最高管理者批準(zhǔn)后，方可銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。嚴禁個人私自銷毀檔案材料。五、電子文件與電子檔案管理5.1電子文件的生成與流轉(zhuǎn)電子文件的創(chuàng)建、修改、流轉(zhuǎn)應(yīng)在企業(yè)授權(quán)的信息系統(tǒng)中進行，確保操作可追溯。電子文件應(yīng)采用國家或行業(yè)推薦的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保其長期可讀性。電子文件形成過程中，應(yīng)進行必要的版本控制和備份。5.2電子文件的歸檔電子文件歸檔應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。電子文件歸檔時，應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)（如文件名稱、編號、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改記錄、軟硬件環(huán)境等）一并歸檔。重要電子文件應(yīng)形成紙質(zhì)備份或采用其他載體同時歸檔。5.3電子檔案的保管與利用電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，采取嚴格的安全保密措施，防止非授權(quán)訪問、篡改和刪除。建立電子檔案定期備份制度，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。電子檔案的利用應(yīng)基于權(quán)限管理，確保信息安全。提供利用時，應(yīng)注意保護電子檔案的原始性和完整性。定期對電子檔案的存儲介質(zhì)進行檢測和維護，對過時的存儲技術(shù)和格式進行遷移，確保電子檔案的長期可讀。六、基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備企業(yè)應(yīng)為文件與檔案管理工作提供必要的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備支持，包括符合要求的檔案庫房、檔案柜、文件柜、計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、防磁柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材及必要的檔案管理軟件等。七、保密與安全7.1保密管理文件和檔案的保密工作應(yīng)嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度。按照文件和檔案的內(nèi)容涉密程度，劃分為絕密、機密、秘密和非密四個等級，并在文件首頁或右上角明確標(biāo)識。涉密文件和檔案的制作、傳遞、復(fù)制、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，限制接觸范圍。7.2安全防范建立健全文件與檔案安全保密制度，定期進行安全保密檢查，堵塞漏洞。加強對檔案管理人員和全體員工的保密教育，增強保密意識和法制觀念。檔案庫房應(yīng)安裝必要的防盜、防火、報警裝置，確保檔案實體安全。信息系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計等技術(shù)措施，保障電子文件和電子檔案的信息安全。八、監(jiān)督與改進8.1監(jiān)督檢查歸口管理部門應(yīng)定期（如每半年或每年）對各部門文件控制與檔案管理工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，并將檢查結(jié)果納入部門績效考核。8.2持續(xù)改進根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果、內(nèi)外部審核意見、法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營管理需求的