供應商信息管理表格供應鏈管理標準版一、適用場景與價值說明本工具模板適用于各類企業(yè)（制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）的供應鏈管理部門，用于規(guī)范供應商全生命周期管理。具體場景包括：新供應商準入資質審核、現(xiàn)有供應商信息動態(tài)更新、季度/年度供應商績效評估、供應鏈風險預警（如資質過期、地址變更）、跨部門（采購、質量、財務）供應商信息同步等。通過標準化管理，可實現(xiàn)供應商信息集中化、透明化，降低因信息不對稱導致的合作風險，提升采購決策效率，支撐供應鏈穩(wěn)定運營。二、詳細操作步驟指南（一）前期準備：明確需求與責任分工組建管理小組：由采購部牽頭，聯(lián)合質量部、財務部、法務部成立供應商管理專項小組，明確各部門職責（如質量部負責資質審核、財務部負責付款信息核對）。梳理管理范圍：確定納入管理的供應商類型（如原材料供應商、物流服務商、外包加工廠等）及核心信息字段（如基礎信息、資質文件、合作記錄等）。準備工具與權限：確認信息存儲載體（如ERP系統(tǒng)、共享表格或專業(yè)供應商管理平臺），分配操作權限（如錄入員、審核員、查詢員角色分離）。（二）信息采集：全面收集與初步核實供應商提交資料：向供應商發(fā)放《供應商信息收集清單》（含模板要求），要求提供以下材料（加蓋公章掃描件）：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一復印件）；特殊行業(yè)資質（如ISO9001質量體系認證、食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）；法定代表人身份證明、授權委托書（如非法定代表人提交）；主營產(chǎn)品清單、價格體系、產(chǎn)能說明、主要客戶案例。初步信息核對：采購部對接人（如*經(jīng)理）核對供應商提交資料與清單完整性，重點檢查資質文件是否在有效期內、經(jīng)營范圍與采購需求是否匹配。（三）系統(tǒng)錄入：標準化填寫與附件登錄管理平臺：以錄入員賬號登錄供應商管理系統(tǒng)，進入“供應商信息新增”模塊。填寫基礎信息：按模板要求逐項錄入，保證準確無誤（示例字段見第三部分模板表格），包括：供應商全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、簡稱（內部使用簡稱）；統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、經(jīng)營地址（精確到省市區(qū)街道）；聯(lián)系人（如*總監(jiān)）、職務、聯(lián)系電話（固定電話+手機）、郵箱（用于正式通知）；成立時間、注冊資本、企業(yè)性質（國企/民企/外企）、主營業(yè)務（詳細描述，避免模糊表述）。資質附件：將初步核實的資質文件掃描件（PDF格式）對應至“資質信息”模塊，命名規(guī)則為“資質類型+有效期”（如“營業(yè)執(zhí)照_20250101-20251231”）。填寫合作信息：如為已合作供應商，錄入合作起始日期、主要合作產(chǎn)品/服務、年采購額、付款方式（如賬期30天）、主要對接部門（采購部/質量部）等。（四）審核審批：多部門交叉驗證部門審核：質量部審核：核查供應商行業(yè)特殊資質（如ISO認證）、質量管理體系文件，確認是否符合產(chǎn)品標準要求；財務部審核：核對供應商銀行賬戶信息、納稅信用等級，評估財務風險（如是否有失信記錄）；法務部審核：檢查合同條款合規(guī)性、知識產(chǎn)權歸屬、保密協(xié)議等法律風險點。領導審批：采購部匯總各部門審核意見，形成《供應商準入評估報告》，提交供應鏈管理總監(jiān)（如*總）審批，通過后正式納入供應商名錄。（五）動態(tài)更新：定期維護與異常處理定期信息復核：每季度末由采購部發(fā)起“供應商信息復核”，提醒供應商更新以下信息：資質文件（如營業(yè)執(zhí)照地址變更、認證續(xù)期）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式變更；產(chǎn)能調整、新增/取消產(chǎn)品品類。異常信息處理：發(fā)覺資質過期：立即暫停合作，通知供應商3個工作日內提交更新文件，逾期未提交則移出合格名錄；信息變更未報備：在系統(tǒng)中標記“信息異常”，要求供應商補充材料并重新審核；績效評估不合格（如交貨延遲率＞5%）：觸發(fā)降級或清退流程，記錄異常原因并同步至財務部調整付款周期。（六）歸檔管理：數(shù)據(jù)備份與歷史追溯數(shù)據(jù)備份：每月末將供應商信息庫（含附件）導出為加密文件，存儲至企業(yè)服務器，保留近12個月歷史版本。歷史記錄查詢：通過供應商名稱或統(tǒng)一社會信用代碼，可查詢其信息變更記錄、審核軌跡、合作評估歷史，支持審計追溯。三、供應商信息管理標準模板供應商基本信息表大類字段名稱填寫說明示例基礎信息供應商全稱與營業(yè)執(zhí)照完全一致科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108MA0567X注冊地址省市區(qū)街道門牌號北京市海淀區(qū)路1號院2號樓3層經(jīng)營地址實際辦公/生產(chǎn)地址（如與注冊地址不同需補充）上海市浦東新區(qū)路88號產(chǎn)業(yè)園A棟成立日期營業(yè)執(zhí)照載明成立時間2015-03-15注冊資本單位：萬元人民幣1000企業(yè)性質國有企業(yè)/民營企業(yè)/外商投資企業(yè)/合資企業(yè)民營企業(yè)法定代表人與營業(yè)執(zhí)照一致聯(lián)系人信息主要對接人采購/質量/業(yè)務負責人（采購總監(jiān)）職務對接人職務采購總監(jiān)聯(lián)系電話固定電話+手機（格式：區(qū)號-固話/手機號）010-5678子郵箱正式商務郵箱（避免使用個人郵箱）lisixxtech資質信息營業(yè)執(zhí)照有效期載明起止日期2020-01-01至2025-12-31ISO9001認證編號及有效期如有需填寫認證編號和有效期ISO9001:2015/GB19001-2016，有效期至2026-06-30行業(yè)特殊資質如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，注明資質名稱、編號、有效期食品生產(chǎn)許可證SC01，有效期至2027-03-31合作信息合作起始日期首次合作時間2021-06-01主要合作產(chǎn)品/服務詳細描述采購品類（可附清單作為附件）電子元器件：電阻、電容、PCB板年度采購額（萬元）上一年度采購總額500付款方式賬期/現(xiàn)結/承兌匯票等賬期30天合作狀態(tài)正常合作/暫停合作/終止合作正常合作評估信息上次評估日期最近一次績效評估時間2023-12-15綜合評分100分制（質量30%+交期25%+價格20%+服務15%+配合度10%）88分評級A（90分以上）/B（80-89分）/C（70-79分）/D（70分以下）B級備注特殊條款/風險提示如獨家供應商、專利授權、質量記錄等擁有產(chǎn)品專利，需簽訂保密協(xié)議供應商資質附件清單（隨信息表同步）序號資質名稱附件格式要求1營業(yè)執(zhí)照PDF需加蓋公章，最新年檢版本2ISO9001認證證書PDF在有效期內，附認證范圍3法定代表人身份證明PDF正反面掃描件4授權委托書（非法定代表人）PDF需注明授權范圍、有效期及公章5行業(yè)特殊資質許可證PDF如涉及，需提供完整掃描件四、使用關鍵注意事項與風險提示（一）信息真實性核驗是前提供應商提交的所有資質文件需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核驗真?zhèn)危苊馓摷儋Y質導致的合作風險；聯(lián)系方式（電話、郵箱）需通過二次確認（如電話回訪、郵件驗證），保證信息變更能及時觸達。（二）動態(tài)更新機制需嚴格執(zhí)行資質文件到期前1個月由系統(tǒng)自動提醒采購部發(fā)起復核，超期未更新供應商自動標記為“風險狀態(tài)”，暫停新訂單下達；供應商地址、聯(lián)系人、銀行賬戶等核心信息變更時，需重新提交證明材料（如地址變更需提供新租賃合同或工商變更通知書），審核通過后方可更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（三）權限管理保障數(shù)據(jù)安全嚴格執(zhí)行“最小權限原則”：錄入員僅可新增/修改基礎信息，審核員（各部門負責人）可審批資質與評估信息，查詢員（如財務部）僅可查看合作數(shù)據(jù)，避免越權操作；系統(tǒng)操作日志需記錄用戶ID、操作時間、修改內容，支持追溯責任人，防止數(shù)據(jù)被篡改或泄露。（四）合規(guī)性管理規(guī)避法律風險供應商信息管理需遵守《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護法》，不得非法收集、使用供應商敏感信息（如銀行賬戶密碼、個人隱私數(shù)據(jù)）；對于外資供應商，需額外核查其是否符合外商投資準入負面清單要求，涉及出口管制的產(chǎn)品需確認供應商具備相應資質。（五）跨部門協(xié)作保證信息同步建立“供應商信息共享群”（含采購、