合同管理流程模板風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)工具指南一、模板應(yīng)用場景與價(jià)值定位本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的合同全生命周期管理場景，尤其適用于需強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、保證合規(guī)運(yùn)營的業(yè)務(wù)環(huán)境，包括但不限于：采購類合同：原材料采購、服務(wù)外包、設(shè)備采購等，需防范供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)、履約瑕疵風(fēng)險(xiǎn)；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，需規(guī)避價(jià)格爭議、交付延遲、違約責(zé)任不清等風(fēng)險(xiǎn)；合作類合同：聯(lián)營合作、技術(shù)開發(fā)、知識產(chǎn)權(quán)授權(quán)等，需明確權(quán)責(zé)劃分、利益分配及退出機(jī)制；勞動類合同：員工錄用、勞務(wù)派遣等，需保證符合《勞動合同法》等法規(guī)要求，規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn)。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具模板，可實(shí)現(xiàn)合同管理“流程規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)可控化、合規(guī)常態(tài)化”，減少合同糾紛，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，保障單位合法權(quán)益。二、合同管理全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：需求發(fā)起與前置審查操作目標(biāo)：明確合同需求，保證業(yè)務(wù)真實(shí)、合規(guī)，合作方具備履約能力。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（需求提出方）、法務(wù)部門（合規(guī)審查）、采購部門（如涉及采購）。操作步驟：需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《合同需求審批單》（模板1），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、合作方（初步意向）等核心要素，提交部門負(fù)責(zé)人*審批。合作方初步篩選：采購部門（或業(yè)務(wù)部門）通過公開招標(biāo)、詢價(jià)、定向邀請等方式篩選合作方，核查合作方基本資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、法定代表人身份證明等），留存資質(zhì)文件復(fù)印件（加蓋合作方公章）。盡職調(diào)查：對合作方履約能力進(jìn)行評估，包括財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅證明）、信用記錄（通過“信用中國”等官方渠道查詢）、過往業(yè)績（同類合同案例）、涉訴情況（裁判文書網(wǎng)查詢）等，形成《合作方盡職調(diào)查報(bào)告》。合規(guī)前置審查：法務(wù)部門對合同需求的合規(guī)性（是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定、單位內(nèi)部制度）進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)核查需求是否涉及禁止性業(yè)務(wù)、是否超越單位經(jīng)營范圍等，出具《合規(guī)審查意見書》。（二）合同談判與起草階段：條款設(shè)計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，識別并規(guī)避合同條款風(fēng)險(xiǎn)，保證內(nèi)容合法、合規(guī)、可執(zhí)行。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)談判）、法務(wù)部門（條款把關(guān)）、財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)條款審核）。操作步驟：商務(wù)談判：業(yè)務(wù)部門與合作方就合同核心條款（價(jià)格、交付、付款、違約責(zé)任等）進(jìn)行談判，形成《談判紀(jì)要》，明確雙方已達(dá)成一致及未決事項(xiàng)。合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)《談判紀(jì)要》及單位《合同示范文本》（如有）起草合同文本，保證以下核心要素完整：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人信息）；標(biāo)的物（名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等，需清晰唯一）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要權(quán)利、義務(wù)及履行期限、方式）；價(jià)格與支付（金額、計(jì)價(jià)方式、付款條件、賬戶信息等，需符合財(cái)務(wù)制度）；履約驗(yàn)收（標(biāo)準(zhǔn)、流程、異議處理機(jī)制）；違約責(zé)任（違約情形、賠償范圍、爭議解決方式）；保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任）；合同變更、解除與終止條件；不可抗力條款；爭議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄機(jī)構(gòu)/仲裁機(jī)構(gòu)）。法務(wù)條款審核：法務(wù)部門對合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性、邏輯性審查，重點(diǎn)核查：主體資格（合作方是否具備簽約資質(zhì)，授權(quán)代表是否已合法授權(quán)）；條款合法性（是否違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定）；權(quán)責(zé)對等性（雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否明確、合理）；關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、債務(wù)擔(dān)保、保險(xiǎn)等），出具《法務(wù)審核意見書》，對修改意見需逐條說明并跟蹤落實(shí)。財(cái)務(wù)條款審核：財(cái)務(wù)部門對合同中的價(jià)格、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具等條款進(jìn)行審核，保證符合單位財(cái)務(wù)管理制度及稅法規(guī)定，出具《財(cái)務(wù)審核意見書》。（三）合同評審與審批階段：集體決策與風(fēng)險(xiǎn)把控操作目標(biāo)：通過多部門聯(lián)合評審，保證合同內(nèi)容全面、風(fēng)險(xiǎn)可控，審批流程合規(guī)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、風(fēng)控部門（如設(shè)）、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/法定代表人。操作步驟：提交評審材料：業(yè)務(wù)部門將合同草案、法務(wù)/財(cái)務(wù)審核意見書、《談判紀(jì)要》、《合作方盡職調(diào)查報(bào)告》等材料整理成冊，提交《合同評審審批表》（模板2）。多部門聯(lián)合評審：根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級組織評審（小額/常規(guī)合同可簡化流程，重大/復(fù)雜合同需召開評審會）：業(yè)務(wù)部門：說明合同背景、需求必要性、履約可行性；法務(wù)部門：重點(diǎn)說明法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對措施；財(cái)務(wù)部門：說明財(cái)務(wù)影響及資金安排；風(fēng)控部門（如設(shè)）：從單位整體風(fēng)險(xiǎn)角度評估合同風(fēng)險(xiǎn)等級（低/中/高）。審批決策：根據(jù)審批權(quán)限逐級報(bào)批：分管領(lǐng)導(dǎo)*審核：重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)必要性、資源匹配度；總經(jīng)理/法定代表人*審批：重大合同需提交董事會/決策機(jī)構(gòu)審議，最終簽署《合同審批意見書》。文本定稿：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見修改合同文本，最終定稿需經(jīng)所有評審部門確認(rèn)，保證版本一致（標(biāo)注“最終生效版”及日期）。（四）合同簽署與用印階段：形式合規(guī)與效力保障操作目標(biāo)：保證合同簽署流程合法，用印規(guī)范，合同正式生效。責(zé)任主體：行政管理部門（用印管理）、法務(wù)部門（監(jiān)督簽署）、業(yè)務(wù)部門（文本傳遞）。操作步驟：用印申請：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請單》（模板3），附最終生效版合同文本、審批材料，提交行政管理部門。用印審核：行政管理部門核查審批材料是否齊全、用印份數(shù)是否符合規(guī)定（正本1份，副本若干，根據(jù)需要增份數(shù)），核對合同文本與審批版本是否一致。簽署用?。悍ǘù砣撕炇穑河煞ǘù砣吮救嘶蚱涫跈?quán)代表（需附《授權(quán)委托書》，模板4）簽字；加蓋單位公章：合同文本需加蓋單位公章（或合同專用章），做到“騎縫章”全覆蓋（多頁合同）、“章跡清晰”“位置準(zhǔn)確”（如落款處、日期處）；合作方簽署：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催促合作方在合同上簽字蓋章，保證雙方簽署日期一致（或明確生效條件）。文本分發(fā)與備案：行政管理部門登記用印記錄，按合同份數(shù)分發(fā)文本：正本由檔案管理部門歸檔，副本由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門留存，合作方副本通過快遞或當(dāng)面交付（保留簽收回執(zhí)）。（五）合同履行階段：動態(tài)跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并處理履約異常，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履約執(zhí)行）、財(cái)務(wù)部門（付款監(jiān)控）、法務(wù)部門（糾紛處理）。操作步驟：履約計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計(jì)劃表》（模板5），明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)），責(zé)任人及完成時(shí)限，同步抄送財(cái)務(wù)、法務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門按《履行計(jì)劃表》跟蹤履約情況，對合作方交付的標(biāo)的物/服務(wù)進(jìn)行初步驗(yàn)收，填寫《履約情況記錄表》（模板6），記錄履約進(jìn)度、質(zhì)量、存在問題等。異常處理：履約延遲：合作方未按期交付/提供服務(wù)，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)發(fā)函催告（模板7），要求說明原因及補(bǔ)救措施，評估是否構(gòu)成違約，必要時(shí)啟動索賠程序；質(zhì)量問題：驗(yàn)收不合格的，業(yè)務(wù)部門需書面通知合作方限期整改，整改后復(fù)驗(yàn)仍不合格的，依據(jù)合同約定解除合同并追究違約責(zé)任；付款異常：付款方未按期付款，財(cái)務(wù)部門需及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門與合作方溝通確認(rèn)原因，必要時(shí)通過法務(wù)部門發(fā)送《催款函》（模板8）。糾紛處理：發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門第一時(shí)間收集證據(jù)（合同、溝通記錄、驗(yàn)收報(bào)告等），法務(wù)部門評估糾紛性質(zhì)（違約/侵權(quán)），制定解決方案（協(xié)商/調(diào)解/仲裁/訴訟），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后執(zhí)行。（六）合同變更、解除與終止階段：程序合規(guī)與權(quán)責(zé)清晰操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更、解除與終止流程，明確后續(xù)責(zé)任，避免遺留風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起變更/解除）、法務(wù)部門（條款審核）、財(cái)務(wù)部門（結(jié)算）。操作步驟：變更/解除申請：因客觀情況變化需變更/解除合同的，業(yè)務(wù)部門提交《合同變更/解除申請表》（模板9），說明原因、變更內(nèi)容（或解除理由）、后續(xù)處理建議，附相關(guān)證明材料（如對方違約證據(jù)、不可抗力證明等）。協(xié)商與協(xié)議簽訂：業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》（模板10），明確變更條款（或解除后的權(quán)利義務(wù)、賠償方案、結(jié)算方式等），履行原合同審批流程（重大變更需重新評審）。終止結(jié)算：合同終止后，業(yè)務(wù)部門牽頭完成履約結(jié)算（如已交付部分價(jià)款支付、未履行部分終止處理），財(cái)務(wù)部門核對賬目，保證資金結(jié)算清晰；涉及違約賠償?shù)?，按約定執(zhí)行或通過法律途徑追償。資料歸檔：變更/解除協(xié)議、結(jié)算憑證、終止證明等材料納入合同檔案，保證完整性。（七）合同歸檔階段：集中管理便于追溯操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同檔案規(guī)范化管理，保證檔案完整、安全、可查詢。責(zé)任主體：檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門。操作步驟：檔案收集：合同履行完畢/終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批文件、變更/解除協(xié)議、履行記錄、糾紛處理材料等整理成冊，移交檔案管理部門。檔案登記：檔案管理部門填寫《合同歸檔清單》（模板11），登記合同編號、名稱、簽署日期、合作方、金額、保管期限、存放位置等信息，錄入檔案管理系統(tǒng)。保管與利用：檔案按“一合同一檔”原則編號存放，防火、防潮、防蟲；查閱檔案需履行審批手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，保證檔案不丟失、不損壞。保管期限：根據(jù)《檔案法》及單位規(guī)定確定保管期限（一般合同保管期限不少于10年，重大/涉訴合同保管期限不少于30年），保管期滿后按規(guī)定銷毀，銷毀需記錄并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。三、核心環(huán)節(jié)配套工具模板模板1：合同需求審批單合同編號（暫定）合同名稱需求部門需求內(nèi)容（簡要說明標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算等）合作方初步意向（名稱、聯(lián)系方式）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*日期：YYYY-MM-DD法務(wù)合規(guī)意見簽字：*日期：YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)預(yù)算意見簽字：*日期：YYYY-MM-DD分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：*日期：YYYY-MM-DD模板2：合同評審審批表合同名稱合同編號（暫定）合作方合同金額評審部門意見業(yè)務(wù)部門：簽字：*日期：YYYY-MM-DD法務(wù)部門：簽字：*日期：YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)部門：簽字：*日期：YYYY-MM-DD風(fēng)控部門（如設(shè)）：簽字：*日期：YYYY-MM-DD審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：簽字：*日期：YYYY-MM-DD總經(jīng)理/法定代表人：簽字：*日期：YYYY-MM-DD模板3：合同用印申請單合同名稱合同編號用印份數(shù)正本（）份副本（）份用印事由附件清單（合同文本、審批材料等）業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人簽字：*聯(lián)系方式：*-（內(nèi)部號）行政管理部門審核簽字：*日期：YYYY-MM-DD用印記錄用印時(shí)間：YYYY-MM-DDHH:MM用印人：*模板4：授權(quán)委托書委托人（單位全稱）統(tǒng)一社會信用代碼：受托人姓名：*身份證號：委托事項(xiàng)代表委托人簽署《__________合同》（合同編號：__________）委托權(quán)限（√）談判（√）起草（√）簽署（）變更（）解除（）其他：__________委托期限自YYYY年MM月DD日起至YYYY年MM月DD日止委托人聲明本委托書真實(shí)有效，受托人行為由委托人承擔(dān)法律責(zé)任。委托人（蓋章）法定代表人（簽字）：*日期YYYY-MM-DD模板5：合同履行計(jì)劃表合同名稱合同編號合作方履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成時(shí)限合同生效后預(yù)付款支付YYYY-MM-DD生產(chǎn)/準(zhǔn)備階段完成備貨/準(zhǔn)備工作YYYY-MM-DD交付階段標(biāo)的物交付YYYY-MM-DD驗(yàn)收階段初步驗(yàn)收YYYY-MM-DD質(zhì)保期質(zhì)保期滿YYYY-MM-DD模板6：履約情況記錄表合同名稱合同編號記錄日期YYYY-MM-DD履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履約情況（正常/延遲/異常）交付階段YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD延遲驗(yàn)收階段YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD異常記錄人*審核人*模板7：履約催告函（示例）致：[合作方全稱]根據(jù)雙方于YYYY年MM月DD日簽訂的《__________合同》（合同編號：__________），貴方應(yīng)于YYYY年MM月DD日前完成[具體履約義務(wù)，如“標(biāo)的物交付”]，但截至本函發(fā)出日，貴方仍未履行/未完全履行上述義務(wù)，已構(gòu)成違約。請貴方于收到本函后3個(gè)工作日內(nèi)書面說明原因并立即履行義務(wù)，否則我司將依據(jù)合同第X條約定追究貴方違約責(zé)任（包括但不限于賠償損失、解除合同等）。特此函告。發(fā)函單位：[單位全稱]（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD模板8：催款函（示例）致：[付款方全稱]根據(jù)雙方于YYYY年MM月DD日簽訂的《__________合同》（合同編號：__________），貴方應(yīng)于YYYY年MM月DD日前支付合同款項(xiàng)人民幣__________元（大寫：__________），但截至本函發(fā)出日，貴方仍未支付。請貴方于收到本函后5個(gè)工作日內(nèi)支付上述款項(xiàng)，逾期將按合同約定計(jì)收違約金，并通過法律途徑追償。發(fā)函單位：[單位全稱]（蓋章）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD模板9：合同變更/解除申請表合同名稱合同編號合作方變更/解除事由變更內(nèi)容/解除后果附件清單（證明材料、協(xié)商記錄等）業(yè)務(wù)部門意見簽字：*日期：YYYY-MM-DD法務(wù)部門意見簽字：*日期：YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)部門意見簽字：*日期：YYYY-MM-DD分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：*日期：YYYY-MM-DD模板10：合同變更協(xié)議（簡要框架）變更協(xié)議編號：__________甲方：[單位全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：__________乙方：[合作方全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：__________鑒于：雙方于YYYY年MM月DD日簽訂《__________合同》（原合同），現(xiàn)因__________（變更原因），經(jīng)協(xié)商一致，對原合同內(nèi)容變更原合同第X條“__________”變更為“__________”；其他條款不變，本協(xié)議與原合同具有同等法律效力。（其他變更/解除條款可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD模板11：合同歸檔清單合同編號合同名稱簽署日期合作方合同金額保管期限存放位置歸檔人HT-2024-001采購合同YYYY-MM-DD公司100,000元10年檔案室-01-02*HT-2024-002銷售合同YYYY-MM-DDYY企業(yè)50,000元10年檔案室-01-03*四、風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)管理關(guān)鍵提示（一）資質(zhì)審查“零遺漏”合作方資質(zhì)是合同履約的基礎(chǔ)，必須嚴(yán)格核查：主體資格：營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)）、特殊行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、建筑工程資質(zhì)等）；授權(quán)代表：簽約人需提供法定代表人身份證明及《授權(quán)委托書》（需明確授權(quán)范圍、期限），避免“無權(quán)代理”風(fēng)險(xiǎn)；信用狀況：通過官方渠道（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“中國裁判文書網(wǎng)”）核查合作方涉訴、失信、行政處罰記錄，高風(fēng)險(xiǎn)合作方禁止合作。（二）條款審核“嚴(yán)把關(guān)”合同條款是風(fēng)險(xiǎn)控制的核心，需重點(diǎn)關(guān)注：合法性：避免違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、擔(dān)保無效情形）；明確性：避免模糊表述（如“盡快”“合理范圍”），明確時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等量化指標(biāo)；權(quán)責(zé)對等：違約責(zé)任需與違約情節(jié)匹配，避免“單方加重責(zé)任