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文檔簡介
會(huì)議議程設(shè)置及會(huì)議紀(jì)要工具通用模板一、工具概述本工具旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程解決會(huì)議“目標(biāo)不明確、討論無序、紀(jì)要混亂”等痛點(diǎn),幫助團(tuán)隊(duì)高效完成會(huì)議前議程規(guī)劃、中過程管控及后成果落地。通過預(yù)設(shè)模板和操作指引,可縮短會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間30%以上,保證紀(jì)要內(nèi)容完整、可執(zhí)行,適用于企業(yè)內(nèi)部各類常規(guī)會(huì)議場景。二、適用場景:不同類型會(huì)議的高效管理1.項(xiàng)目例會(huì)適用于項(xiàng)目組定期同步進(jìn)度、解決問題(如周例會(huì)、雙周會(huì)),需聚焦“任務(wù)完成情況-風(fēng)險(xiǎn)卡點(diǎn)-下一步計(jì)劃”三大核心,避免陷入細(xì)節(jié)討論。2.部門協(xié)調(diào)會(huì)跨部門協(xié)作場景(如市場與產(chǎn)品對(duì)齊需求、研發(fā)與測試對(duì)接進(jìn)度),需明確各環(huán)節(jié)接口人、資源需求及時(shí)間節(jié)點(diǎn),減少推諉扯皮。3.專題研討會(huì)針對(duì)特定議題(如新業(yè)務(wù)規(guī)劃、流程優(yōu)化)進(jìn)行深度討論,需預(yù)留充足時(shí)間開放觀點(diǎn)碰撞,同時(shí)控制發(fā)言順序,保證多元視角被覆蓋。4.決策評(píng)審會(huì)對(duì)關(guān)鍵事項(xiàng)(如預(yù)算審批、方案立項(xiàng))進(jìn)行最終決策,需提前同步背景資料,明確決策標(biāo)準(zhǔn)(如投票規(guī)則、權(quán)重指標(biāo)),避免臨時(shí)表決。三、詳細(xì)操作流程:從準(zhǔn)備到落地的全步驟指南(一)會(huì)前:精準(zhǔn)規(guī)劃,讓會(huì)議有的放矢1.明確會(huì)議核心目標(biāo)(10分鐘)操作方法:用“1個(gè)動(dòng)詞+1個(gè)結(jié)果”定義目標(biāo),如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”“審批市場部下半年預(yù)算方案”。避免使用“討論”“交流”等模糊表述,保證所有參會(huì)人對(duì)“會(huì)議要產(chǎn)出什么”達(dá)成共識(shí)。示例:項(xiàng)目周會(huì)目標(biāo)=“同步3個(gè)核心模塊進(jìn)度,解決2個(gè)技術(shù)卡點(diǎn),明確下周5個(gè)關(guān)鍵任務(wù)負(fù)責(zé)人”。2.收集并篩選會(huì)議議題(30分鐘)操作方法:提前1-2天向參會(huì)人收集議題(通過群內(nèi)接龍、在線表單等),要求每項(xiàng)議題注明“背景/現(xiàn)狀”“期望結(jié)果”“所需時(shí)長”;按緊急/重要程度排序,刪除與核心目標(biāo)無關(guān)的議題(如“茶水間飲水機(jī)維修”若非緊急可移至下次會(huì)議);單個(gè)會(huì)議議題控制在5-7個(gè),總時(shí)長建議不超過90分鐘(避免疲勞導(dǎo)致效率下降)。3.確定參會(huì)人員及角色分工(15分鐘)關(guān)鍵角色:主持人:把控節(jié)奏、引導(dǎo)討論(通常為會(huì)議發(fā)起人或部門負(fù)責(zé)人);記錄人:實(shí)時(shí)記錄討論要點(diǎn)、決議及待辦(建議由熟悉業(yè)務(wù)的助理或項(xiàng)目成員擔(dān)任);發(fā)言人:針對(duì)特定議題匯報(bào)/闡述觀點(diǎn)(如“技術(shù)模塊進(jìn)度”由開發(fā)負(fù)責(zé)人*工匯報(bào));列席人員:僅需知曉信息,不參與討論(如實(shí)習(xí)生、新入職同事)。原則:“少而精”,非必要不邀請(qǐng)無關(guān)人員,避免“陪會(huì)”現(xiàn)象。4.制定議程初稿并同步(20分鐘)操作方法:使用“會(huì)議議程模板”(見第四章)填寫議題、時(shí)長、負(fù)責(zé)人等信息,提前24小時(shí)發(fā)送至參會(huì)群,并附上“會(huì)議前需閱讀的材料”(如項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、方案初稿)。示例話術(shù):“各位同事,周三14:00產(chǎn)品例會(huì)議程已同步,請(qǐng)?zhí)崆安殚喐郊械摹队脩舴答仈?shù)據(jù)匯總》,重點(diǎn)思考‘哪些需求可納入Q3迭代’?!保ǘ?huì)中:有序推進(jìn),保證討論高效1.嚴(yán)格按照議程控制節(jié)奏(開場5分鐘)主持人操作:重申會(huì)議目標(biāo)(如“今天核心目標(biāo)是確定3個(gè)優(yōu)先級(jí)最高的需求”);明確發(fā)言規(guī)則(如“每人發(fā)言不超過3分鐘,避免重復(fù)觀點(diǎn)”);提醒記錄人標(biāo)注“需確認(rèn)的決議”和“待辦事項(xiàng)”。2.聚焦議題核心,避免偏離(會(huì)議全程)應(yīng)對(duì)技巧:若討論偏離議題,主持人及時(shí)拉回:“這個(gè)話題很重要,但與當(dāng)前議題關(guān)聯(lián)度不高,可會(huì)后單獨(dú)溝通,我們先聚焦‘問題的解決方案’”;對(duì)爭議較大的議題,采用“先觀點(diǎn)后數(shù)據(jù)”原則,讓各方用事實(shí)/數(shù)據(jù)支撐觀點(diǎn)(如“用戶留存率下降10%”需附后臺(tái)數(shù)據(jù)截圖)。3.關(guān)鍵信息實(shí)時(shí)記錄(會(huì)議全程)記錄人操作:記錄“討論要點(diǎn)”:不同觀點(diǎn)的核心論據(jù)(如“*工建議優(yōu)先開發(fā)A功能,依據(jù)是用戶調(diào)研中35%用戶提及該需求”);標(biāo)記“決議事項(xiàng)”:明確結(jié)論(如“決議:優(yōu)先開發(fā)A功能,B功能延后至Q4”);提煉“待辦事項(xiàng)”:包含“任務(wù)描述+負(fù)責(zé)人+截止日期+交付標(biāo)準(zhǔn)”(如“任務(wù):完成A功能原型設(shè)計(jì);負(fù)責(zé)人:*工;截止日期:8月15日;交付標(biāo)準(zhǔn):包含核心交互流程的高保真原型”)。4.重要結(jié)論當(dāng)場確認(rèn)(每個(gè)議題結(jié)束后)主持人操作:復(fù)述當(dāng)前議題的結(jié)論和待辦(如“關(guān)于A功能,大家是否確認(rèn)優(yōu)先開發(fā)?負(fù)責(zé)人是*工,截止15號(hào),有沒有異議?”);無異議后,記錄人標(biāo)注“已確認(rèn)”,避免會(huì)后扯皮。(三)會(huì)后:及時(shí)整理,推動(dòng)成果落地1.24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿(會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)整理,次日12點(diǎn)前發(fā)出)操作方法:按照“會(huì)議紀(jì)要模板”(見第四章)結(jié)構(gòu)化填寫,優(yōu)先保證“決議事項(xiàng)”和“待辦事項(xiàng)”準(zhǔn)確無誤,再補(bǔ)充“討論要點(diǎn)”(避免遺漏關(guān)鍵信息)。示例:會(huì)議基本信息:名稱“產(chǎn)品例會(huì)”、日期“2023年8月10日”、地點(diǎn)“3號(hào)會(huì)議室”;議題1:“Q3需求優(yōu)先級(jí)排序”,討論要點(diǎn)包含工和工的觀點(diǎn),決議“優(yōu)先A功能”,待辦“*工8月15日前輸出原型”。2.核對(duì)決議與待辦事項(xiàng)(初稿完成后1小時(shí))操作方法:與主持人交叉核對(duì)“決議”是否準(zhǔn)確反映會(huì)議結(jié)論;向待辦負(fù)責(zé)人確認(rèn)“任務(wù)描述+截止日期”無誤(避免“負(fù)責(zé)人記錯(cuò)截止日期”導(dǎo)致延誤)。3.按流程分發(fā)并歸檔(發(fā)出后30分鐘內(nèi))分發(fā)范圍:所有參會(huì)人、需知曉的部門負(fù)責(zé)人(如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo))、項(xiàng)目相關(guān)方;標(biāo)注要求:紀(jì)要標(biāo)題注明“【會(huì)議紀(jì)要】+日期+主題”,頂部添加“請(qǐng)各負(fù)責(zé)人按時(shí)完成待辦,下次會(huì)議同步進(jìn)度”;歸檔規(guī)則:按“會(huì)議類型+日期”命名(如“項(xiàng)目周會(huì)-20230810”),存儲(chǔ)至共享文件夾(如企業(yè)網(wǎng)盤/飛書文檔),便于后續(xù)查閱。4.跟進(jìn)待辦執(zhí)行情況(每周/下次會(huì)議前)操作方法:記錄人在下次會(huì)議前1天,匯總所有待辦“完成狀態(tài)”(已完成/進(jìn)行中/未開始),同步至群內(nèi);對(duì)逾期未完成的待辦,提醒負(fù)責(zé)人并說明原因(如“*工負(fù)責(zé)的原型設(shè)計(jì),因需求變更需延期2天,是否影響整體計(jì)劃?”)。四、實(shí)用模板:可直接套用的表格工具(一)會(huì)議議程模板會(huì)議名稱日期時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人產(chǎn)品例會(huì)-202308102023-08-1014:00-15:303號(hào)會(huì)議室*經(jīng)理*助理參會(huì)人員工(產(chǎn)品)、工(研發(fā))、工(測試)、工(市場)缺席人員*工(出差,已提前同步會(huì)議紀(jì)要)議題序號(hào)議題名稱匯報(bào)/討論人預(yù)計(jì)時(shí)長實(shí)際時(shí)長備注(需準(zhǔn)備材料/決策事項(xiàng))1Q3需求池梳理*工20分鐘-附《用戶反饋數(shù)據(jù)匯總》2A功能優(yōu)先級(jí)評(píng)審全員30分鐘-需明確是否納入Q3迭代3B功能技術(shù)方案討論*工25分鐘-提前提交《技術(shù)方案初稿》4上周待辦進(jìn)度同步*工15分鐘-核查3項(xiàng)待辦完成情況合計(jì)--90分鐘--(二)會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱:產(chǎn)品例會(huì)-20230810日期:2023年8月10日時(shí)間:14:00-15:30地點(diǎn):3號(hào)會(huì)議室主持人:*經(jīng)理記錄人:*助理參會(huì)人員:工、工、工、工議題討論記錄議題序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)不同意見最終結(jié)論1Q3需求池梳理工:當(dāng)前需求池共20項(xiàng),用戶反饋TOP3是A、B、C功能;工:B功能技術(shù)實(shí)現(xiàn)復(fù)雜度高,建議延后-保留A、C功能,B功能移至需求池備選2A功能優(yōu)先級(jí)評(píng)審工:A功能用戶提及率達(dá)35%,可提升付費(fèi)轉(zhuǎn)化率;工:研發(fā)需2周,可8月底上線*工:建議優(yōu)先開發(fā)D功能(成本低、見效快)決議:優(yōu)先開發(fā)A功能,D功能納入Q4規(guī)劃3B功能技術(shù)方案討論工:采用微服務(wù)架構(gòu),可擴(kuò)展性強(qiáng)但開發(fā)周期長;工:建議用單體架構(gòu),1周可完成原型*工:微服務(wù)架構(gòu)更利于后續(xù)迭代決議:暫不開發(fā)B功能,等Q4技術(shù)資源充足后再評(píng)估決議事項(xiàng)決議編號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)限20230810-01確定A功能為Q3迭代最高優(yōu)先級(jí)產(chǎn)品部/*工2023-08-1120230810-028月15日前完成A功能高保真原型設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)部/*工2023-08-1520230810-038月16日前輸出A功能開發(fā)排期研發(fā)部/*工2023-08-16待辦事項(xiàng)待辦編號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止日期配合部門/人狀態(tài)20230810-01整理A功能用戶需求文檔(PRD)*工2023-08-12研發(fā)部/*工未開始20230810-02完成A功能技術(shù)選型評(píng)審*工2023-08-14產(chǎn)品部/*工進(jìn)行中20230810-03同步Q3迭代計(jì)劃給市場部,準(zhǔn)備推廣素材*工2023-08-18-未開始下次會(huì)議安排時(shí)間:2023年8月17日14:00地點(diǎn):3號(hào)會(huì)議室核心議題:A功能原型評(píng)審、開發(fā)排期確認(rèn)附件《用戶反饋數(shù)據(jù)匯總》《A功能技術(shù)方案初稿》五、關(guān)鍵注意事項(xiàng):提升工具使用效果的細(xì)節(jié)提醒1.會(huì)前準(zhǔn)備:寧可提前1小時(shí)確認(rèn),不匆忙開場議題收集后若發(fā)覺“目標(biāo)不明確或議題過多”,需及時(shí)砍掉或合并,避免“為開會(huì)而開會(huì)”;參會(huì)人員若臨時(shí)變動(dòng),需提前告知所有人,避免“關(guān)鍵決策人缺席導(dǎo)致會(huì)議無效”。2.會(huì)中記錄:抓重點(diǎn),避免“流水賬”記錄時(shí)優(yōu)先記“結(jié)論”和“行動(dòng)”,而非“討論過程”(如“決定優(yōu)先開發(fā)A功能”比“大家討論了A和B,最后選了A”更重要);對(duì)爭議性結(jié)論,需標(biāo)注“反對(duì)意見”(如“*工反對(duì)優(yōu)先開發(fā)A功能,認(rèn)為應(yīng)先做D”),避免信息片面。3.會(huì)后整理:用“結(jié)論+行動(dòng)+負(fù)責(zé)人”三要素梳理待辦待辦任務(wù)必須“可量化、可檢查”(如“完成原型設(shè)計(jì)”優(yōu)于“推進(jìn)原型設(shè)計(jì)”);紀(jì)要發(fā)出后,若1小時(shí)內(nèi)無人提出異議,默認(rèn)“內(nèi)容準(zhǔn)確”,避免反復(fù)修改拖延時(shí)間。4.信息安全:涉密內(nèi)容需標(biāo)注,避免隨意傳播若會(huì)議涉及敏感信息(如未公開的財(cái)務(wù)
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