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文檔簡介

采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作及填寫示例一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)內(nèi)部各部門各類采購需求的管理,涵蓋辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)外包(如IT運(yùn)維、清潔服務(wù)等)等各類采購類型。具體應(yīng)用場景包括:日常辦公采購:如文具、耗材、勞保用品等常規(guī)物資補(bǔ)充;生產(chǎn)運(yùn)營采購:如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備配件等生產(chǎn)物資采購;固定資產(chǎn)采購:如電腦、儀器、辦公家具等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)購置;項(xiàng)目專項(xiàng)采購:如研發(fā)項(xiàng)目所需材料、市場活動物料等與特定項(xiàng)目相關(guān)的采購;緊急采購:因突發(fā)情況(如設(shè)備故障、臨時任務(wù))需快速響應(yīng)的采購需求。根據(jù)采購金額、物品類型及風(fēng)險等級,不同場景需匹配對應(yīng)的審批層級(如小額采購由部門負(fù)責(zé)人審批,大額采購需分管副總或總經(jīng)理審批),保證流程合規(guī)性與效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解(一)需求確認(rèn)與材料準(zhǔn)備需求提出:申請人(部門員工或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人)根據(jù)實(shí)際工作需要,明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時間,保證需求合理且必要。市場調(diào)研與詢價:對于單筆金額超過[具體金額,如1000元]的采購,需提前向至少2家供應(yīng)商詢價,獲取報價單(需注明供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、報價有效期、物品明細(xì)等),作為申請附件;若為標(biāo)準(zhǔn)化物品(如品牌辦公用品),可提供電商平臺截圖或歷史采購價格參考。預(yù)算核對:申請人需確認(rèn)采購項(xiàng)目已在部門年度預(yù)算或?qū)m?xiàng)預(yù)算內(nèi),若為預(yù)算外采購,需提前填寫《預(yù)算外申請表》并說明理由,經(jīng)財務(wù)部門預(yù)審?fù)ㄟ^后再啟動采購流程。(二)填寫采購申請單獲取模板:申請人通過企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文件夾或行政部領(lǐng)取《采購申請單》(模板詳見第三部分),保證使用最新版本模板。逐項(xiàng)填寫信息:基礎(chǔ)信息:填寫申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購類別(勾選“辦公用品/生產(chǎn)物資/固定資產(chǎn)”等);采購明細(xì):按“物品名稱-規(guī)格型號-單位-數(shù)量-單價-預(yù)算金額”逐行填寫,若為多項(xiàng)采購需分列明細(xì),注明“合計預(yù)算金額”;申請理由:簡要說明采購用途(如“為項(xiàng)目采購實(shí)驗(yàn)材料”“替換損壞的辦公打印機(jī)”),并關(guān)聯(lián)相關(guān)項(xiàng)目編號或任務(wù)單號(如有);其他信息:勾選“緊急程度”(一般/緊急)、填寫“期望到貨日期”,并詢價單、技術(shù)參數(shù)要求等附件(若有)。信息核對:申請人需逐項(xiàng)檢查填寫內(nèi)容,保證無錯別字、數(shù)量與單位匹配、預(yù)算金額準(zhǔn)確無誤,避免因信息不全或錯誤導(dǎo)致審批退回。(三)部門內(nèi)部審核提交審批:申請人將填寫完整的《采購申請單》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人(或部門指定審批人)進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn):采購需求的合理性:是否為部門工作必需,是否存在重復(fù)采購或可替代方案;預(yù)算匹配度:申請金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi),預(yù)算外采購理由是否充分;規(guī)格參數(shù)準(zhǔn)確性:物品規(guī)格是否符合工作需求(如生產(chǎn)物資需匹配設(shè)備參數(shù),辦公用品需兼容現(xiàn)有設(shè)備)。審核結(jié)果處理:審核通過:部門負(fù)責(zé)人在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期,將申請單流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié);審核不通過:注明退回原因(如“預(yù)算超支”“需求不明確”),退回申請人修改后重新提交。(四)財務(wù)部門復(fù)核流轉(zhuǎn)至財務(wù):部門審核通過后,申請單自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門(或由申請人提交至財務(wù)部),由財務(wù)專員進(jìn)行復(fù)核。財務(wù)復(fù)核重點(diǎn):預(yù)算合規(guī)性:采購項(xiàng)目是否在預(yù)算內(nèi),預(yù)算外采購是否已通過《預(yù)算外申請表》審批;價格合理性:對比歷史采購價格、市場詢價記錄,判斷單價是否合理(如偏離均價超過20%需說明原因);附件完整性:是否包含有效詢價單、技術(shù)參數(shù)等支撐材料(固定資產(chǎn)采購需提供資產(chǎn)評估報告或采購方案)。復(fù)核結(jié)果處理:復(fù)核通過:財務(wù)專員在“財務(wù)審核”欄簽字并蓋章,流轉(zhuǎn)至下一審批層級;復(fù)核不通過:注明問題(如“預(yù)算不足”“價格異?!保?,退回申請人或部門補(bǔ)充材料。(五)分級審批執(zhí)行根據(jù)采購金額及類型,匹配不同審批層級(以下為示例,企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整):小額采購(≤5000元):由部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核即可生效,無需額外審批;中等金額采購(5000元-50000元):需分管副總審批,在財務(wù)復(fù)核后提交分管副總簽字;大額采購(>50000元):需總經(jīng)理審批,流程為“部門審核→財務(wù)復(fù)核→分管副總審核→總經(jīng)理審批”。審批人需重點(diǎn)關(guān)注采購的必要性、預(yù)算控制及風(fēng)險,在對應(yīng)審批欄簽字并注明日期。若審批人因公出差,可通過OA系統(tǒng)線上審批或委托授權(quán)人代簽(需提前在行政部備案)。(六)采購部門執(zhí)行與反饋采購任務(wù)接收:審批完成后,申請單流轉(zhuǎn)至采購部門(或行政部,根據(jù)企業(yè)職責(zé)劃分),采購專員在2個工作日內(nèi)確認(rèn)采購需求。供應(yīng)商選擇與下單:對于標(biāo)準(zhǔn)化物品(如辦公用品),直接從合格供應(yīng)商名錄中選擇下單;對于非標(biāo)物品或大額采購,根據(jù)詢價結(jié)果組織比價(需3家及以上供應(yīng)商參與),或通過招標(biāo)方式確定供應(yīng)商,保證性價比最優(yōu)。進(jìn)度跟蹤與反饋:采購專員需跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度,及時向申請人反饋預(yù)計到貨時間;若遇供應(yīng)商延遲交貨,需提前1個工作日告知申請人并協(xié)商解決方案。(七)到貨驗(yàn)收與歸檔現(xiàn)場驗(yàn)收:物品到貨后,申請人需聯(lián)合采購專員、部門指定驗(yàn)收人(如固定資產(chǎn)需行政部、生產(chǎn)物資需質(zhì)檢部)共同驗(yàn)收,核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請單一致,并填寫《到貨驗(yàn)收單》(需三方簽字確認(rèn))。問題處理:若驗(yàn)收不合格(如型號不符、質(zhì)量問題),需在1個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨,同時更新采購進(jìn)度并告知申請人。單據(jù)歸檔:采購?fù)瓿珊螅少弻T將《采購申請單》《詢價單》《采購合同》《到貨驗(yàn)收單》等整理成冊,按月度提交至行政部或檔案室歸檔,保存期限不少于3年(固定資產(chǎn)采購需永久保存)。三、采購申請單模板及填寫示例(一)采購申請單模板采購申請單申請單號:[系統(tǒng)自動]申請部門聯(lián)系方式采購類別□辦公用品□生產(chǎn)物資□固定資產(chǎn)□服務(wù)外包□其他:預(yù)算金額資金來源□部門預(yù)算□專項(xiàng)預(yù)算□預(yù)算外(附預(yù)算外申請表)緊急程度□一般□緊急期望到貨日期采購明細(xì)序號物品名稱12合計-申請理由附件清單□詢價單□技術(shù)參數(shù)□合同草案□預(yù)算外申請表□其他:審批流程部門負(fù)責(zé)人:財務(wù)審核:分管副總:總經(jīng)理:采購部門意見:備注(二)填寫示例(以“采購辦公設(shè)備”為例)采購申請單申請單號:CG-2024-058申請部門市場部聯(lián)系方式1385678采購類別□辦公用品□生產(chǎn)物資□固定資產(chǎn)√服務(wù)外包□其他:預(yù)算金額資金來源□部門預(yù)算√專項(xiàng)預(yù)算□預(yù)算外(附預(yù)算外申請表)緊急程度□一般□緊急√期望到貨日期2024-05-30采購明細(xì)序號物品名稱1筆記本電腦2無線鼠標(biāo)合計-申請理由為“Q3品牌推廣項(xiàng)目”采購設(shè)計專用設(shè)備,需滿足圖形處理及移動辦公需求,項(xiàng)目啟動日期為2024-06-01,需提前10天到貨。附件清單□詢價單√□技術(shù)參數(shù)□合同草案□預(yù)算外申請表□其他:審批流程部門負(fù)責(zé)人:李*財務(wù)審核:王*分管副總:趙*總經(jīng)理:采購部門意見:已聯(lián)系聯(lián)想授權(quán)供應(yīng)商下單,預(yù)計5月28日到貨。備注四、操作要點(diǎn)與常見問題提示(一)核心操作要點(diǎn)信息完整性:申請單中“物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、申請理由”為必填項(xiàng),缺一不可;大額采購需提供至少2份不同供應(yīng)商的詢價單,且需注明供應(yīng)商聯(lián)系方式及報價有效期。預(yù)算準(zhǔn)確性:申請人需提前核實(shí)部門預(yù)算,避免“超預(yù)算申請”;若遇特殊情況需調(diào)整預(yù)算,應(yīng)通過OA系統(tǒng)提交《預(yù)算調(diào)整申請》,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后再啟動采購流程。審批層級對應(yīng):嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的金額標(biāo)準(zhǔn)匹配審批人,不得“跳級審批”或“簡化流程”(如5000元以上采購不可僅由部門負(fù)責(zé)人審批)。緊急采購處理:標(biāo)注“緊急”的采購需求,需在申請單中說明緊急原因(如“生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障,需48小時內(nèi)更換配件”),審批流程可通過“加急通道”并行處理(如部門負(fù)責(zé)人與財務(wù)復(fù)核同步進(jìn)行),但需保證后續(xù)驗(yàn)收與歸檔流程完整。(二)常見問題及規(guī)避方法問題:申請單因“信息不全”被多次退回規(guī)避方法:填寫前仔細(xì)閱讀模板說明,附上所有必要附件(如詢價單、技術(shù)參數(shù)),保證“數(shù)量與單位匹配”(如“臺”而非“個”)、“單價與預(yù)算金額計算準(zhǔn)確”。問題:審批流程因“審批人不在崗”延誤規(guī)避方法:提前1-2個工作日提交申請,避免臨近截止日期發(fā)起;若審批人出差,通過OA系統(tǒng)“委托審批

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