行政辦公公文寫作規(guī)范教程引言行政辦公公文是各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位在處理公務(wù)過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達政令、溝通信息、協(xié)調(diào)工作、處理事務(wù)的重要工具。其寫作質(zhì)量直接關(guān)系到工作效率、政策執(zhí)行效果乃至單位形象。本教程旨在系統(tǒng)闡述行政辦公公文寫作的基本規(guī)范、方法與技巧，幫助相關(guān)人員提升公文寫作能力，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學化。一、公文寫作的核心原則公文寫作不同于一般的文學創(chuàng)作或私人信函，它具有鮮明的政治性、法定的權(quán)威性、嚴格的規(guī)范性和特定的時效性。因此，在寫作過程中，必須遵循以下核心原則：（一）準確規(guī)范原則準確是公文的生命線。這要求內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)精確無誤，觀點明確清晰，政策依據(jù)充分。規(guī)范則體現(xiàn)在文種選擇恰當，格式符合標準，語言符合公文語體要求，邏輯嚴密有序。任何模棱兩可、含糊不清或不合規(guī)范的表述，都可能導(dǎo)致誤解、延誤工作甚至造成不良后果。（二）簡明扼要原則行政工作講究效率，公文寫作亦應(yīng)如此。要用最精煉的文字表達最核心的內(nèi)容，避免空話、套話、廢話，力戒冗長繁瑣。做到開門見山，直奔主題，條理清晰，讓人一目了然。（三）莊重得體原則公文代表著發(fā)文機關(guān)的權(quán)威，其語言風格必須莊重、嚴肅、得體。要使用規(guī)范的書面語，避免口語化、隨意化的表達。同時，要根據(jù)行文對象的級別、性質(zhì)以及公文的具體內(nèi)容，選擇恰當?shù)恼Z氣和措辭，做到不卑不亢，禮貌周全。（四）實事求是原則公文內(nèi)容必須基于客觀實際，反映真實情況，提出的措施和辦法要切實可行。反對弄虛作假、夸大其詞或不切實際的空想。引用數(shù)據(jù)、案例務(wù)必核實，確保準確無誤。（五）時效原則公文往往具有明確的時限要求，無論是決策部署、工作安排還是情況報告，都應(yīng)及時撰寫、及時傳遞、及時辦理，以保證公務(wù)活動的順利進行。二、公文寫作的一般流程與要求（一）明確行文目的與受眾動筆之前，首先要清晰界定公文的寫作目的：是為了傳達指示、請求批準、報告情況，還是商洽工作？同時，要明確行文對象（主送機關(guān)）是誰，其層級、職責以及對相關(guān)事項的了解程度如何。這直接決定了公文的內(nèi)容取舍、表達方式和語氣措辭。（二）收集與梳理材料根據(jù)行文目的，全面、準確地收集相關(guān)材料。這些材料包括但不限于：國家法律法規(guī)、上級文件精神、相關(guān)政策依據(jù)、工作實際情況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、會議紀要等。對收集到的材料要進行認真梳理、分析、篩選，去粗取精，去偽存真，確保材料的真實性、準確性和相關(guān)性。（三）構(gòu)思框架與擬定提綱在充分掌握材料的基礎(chǔ)上，對公文的整體結(jié)構(gòu)進行構(gòu)思，明確各個部分的邏輯關(guān)系和主要內(nèi)容。提綱是文章的骨架，應(yīng)列出公文的標題、開頭、主體（分幾個層次或部分，每個部分的主要觀點和論據(jù)）、結(jié)尾等。擬定提綱有助于保證思路清晰，結(jié)構(gòu)完整，避免寫作過程中的隨意性和遺漏。（四）起草文稿1.標題：公文標題應(yīng)準確概括公文的主要內(nèi)容，簡潔明了，一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”三部分組成，也可根據(jù)實際情況省略發(fā)文機關(guān)。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2.開頭：通常稱為“導(dǎo)語”或“引言”。應(yīng)簡明扼要地說明發(fā)文的依據(jù)、背景、目的或意義。常見的開頭方式有：根據(jù)式（根據(jù)XX規(guī)定/會議精神）、目的式（為了XX）、原因式（由于XX）、概述式（簡要介紹情況）等。3.主體：這是公文的核心部分，應(yīng)圍繞行文目的，將收集到的材料和擬定的觀點有條理地闡述清楚。內(nèi)容要充實具體，論據(jù)要充分可靠，層次要分明清晰?？刹捎每偡帧⒎挚?、并列、遞進等結(jié)構(gòu)方式。對于復(fù)雜內(nèi)容，可使用小標題或序數(shù)詞（一、（一）、1、（1））來劃分層次，使眉目清楚。4.結(jié)尾：應(yīng)簡明扼要地總結(jié)全文，提出希望、要求或發(fā)出號召，也可說明公文的生效日期、執(zhí)行要求或報送范圍等。常見的結(jié)尾方式有：總結(jié)式、號召式、要求式、說明式、期請式（請審閱、請批示）等。（五）反復(fù)修改與校核初稿完成后，絕非萬事大吉。修改是提高公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)從以下幾個方面進行修改：1.內(nèi)容：檢查觀點是否正確，論據(jù)是否充分，數(shù)據(jù)是否準確，政策是否相符，有無遺漏或多余信息。2.結(jié)構(gòu)：檢查邏輯是否嚴密，層次是否清晰，過渡是否自然，開頭結(jié)尾是否呼應(yīng)。3.語言：檢查用詞是否準確、規(guī)范、簡潔、莊重，有無錯別字、語病，標點符號使用是否正確。特別注意避免使用口語化、模糊不清或易產(chǎn)生歧義的詞語。4.格式：檢查是否符合公文的特定格式要求，如字體、字號、行距、頁碼、附件、落款、印章位置等。校核工作應(yīng)認真細致，必要時可請他人代為審閱，以發(fā)現(xiàn)自己不易察覺的問題。三、公文的格式規(guī)范公文格式是公文嚴肅性和規(guī)范性的重要體現(xiàn)，必須嚴格遵守《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____）的規(guī)定。主要包括以下要素：1.份號：涉密公文應(yīng)當標注份號。2.密級和保密期限：涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。7.標題：如前所述。8.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。14.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。18.頁碼：公文頁數(shù)順序號。四、常用公文種類及寫作要點提示行政辦公中常用的公文種類包括：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要等。以下簡要介紹幾種最常用公文的寫作要點：1.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。寫作時要明確通知的事項、要求和執(zhí)行時限。內(nèi)容應(yīng)具體、明確，讓受文單位清楚做什么、怎么做、何時做。2.報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告要客觀真實地反映情況，不夾帶請示事項。結(jié)尾常用“特此報告”、“以上報告，請審閱”等。3.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)。理由要充分，事項要明確，請求要具體。結(jié)尾常用“妥否，請批示”、“以上請示，請予批準”等。4.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。函的語氣要平和、禮貌。商洽函要明確商洽的事項和己方意見；詢問函要清晰列出需詢問的問題；答復(fù)函要針對來函內(nèi)容逐一明確答復(fù)。5.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。紀要應(yīng)如實反映會議內(nèi)容，突出重點，簡明扼要。要準確記錄會議達成的共識、作出的決定和待辦事項，明確責任單位和完成時限。五、公文寫作的注意事項1.嚴守政策法規(guī)：公文內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，不得與之相抵觸。2.尊重機關(guān)慣例：了解并遵循本單位、本系統(tǒng)在公文寫作方面的傳統(tǒng)做法和習慣，保持公文風格的連續(xù)性和統(tǒng)一性。3.注重保密：嚴格遵守保密紀律，對涉密內(nèi)容要按規(guī)定標注密級，并采取相應(yīng)保密措施。4.力戒形式主義：公文寫作應(yīng)實事求是，注重實效，避免空話、套話、官話，反對形式主義和文牘主義。5.加強學習積累：公文寫作能力的提升非一日之功，需要