機(jī)關(guān)單位檔案電子化管理指南前言：檔案電子化的時(shí)代必然在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化、數(shù)字化已成為提升工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的核心驅(qū)動(dòng)力。檔案工作作為機(jī)關(guān)單位行政管理和業(yè)務(wù)運(yùn)行的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，其電子化管理是實(shí)現(xiàn)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵組成部分。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式在存儲(chǔ)容量、檢索效率、利用便捷性及長期保存等方面的局限性日益凸顯，難以滿足新時(shí)代對(duì)政務(wù)信息資源管理與開發(fā)利用的要求。推行檔案電子化管理，不僅是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的內(nèi)在需求，更是機(jī)關(guān)單位適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢、提升治理能力現(xiàn)代化的必然選擇。本指南旨在結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案工作的實(shí)際特點(diǎn)，提供一套系統(tǒng)性、可操作性的檔案電子化管理思路與方法，以期為各單位規(guī)范、高效地推進(jìn)檔案電子化工作提供參考。一、檔案電子化管理的核心理念與基本原則檔案電子化管理并非簡單地將紙質(zhì)檔案掃描存檔，而是一項(xiàng)涉及檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)性工程，其核心在于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、標(biāo)準(zhǔn)化處理、網(wǎng)絡(luò)化管理和知識(shí)化服務(wù)。在推進(jìn)過程中，應(yīng)始終堅(jiān)持以下基本原則：（一）黨管檔案原則檔案工作姓“黨”，機(jī)關(guān)單位檔案電子化管理必須堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案工作的正確政治方向。要將檔案電子化工作納入單位黨建和信息化建設(shè)的總體布局，確保黨對(duì)檔案事業(yè)的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)。（二）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則檔案電子化管理工作應(yīng)在單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門牽頭組織實(shí)施，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同配合。根據(jù)檔案的重要程度和管理權(quán)限，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)，明確各級(jí)各類人員的職責(zé)分工，形成上下聯(lián)動(dòng)、齊抓共管的工作格局。（三）真實(shí)性與可靠性原則電子檔案的真實(shí)性是其生命線。必須采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案的形成、辦理、歸檔、保管、利用等全過程可追溯，其內(nèi)容與形式與紙質(zhì)檔案原件保持一致，防止被篡改、偽造或丟失。（四）完整性與系統(tǒng)性原則檔案電子化管理應(yīng)確保電子檔案的完整收集，不僅包括文件內(nèi)容本身，還應(yīng)包括相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息及關(guān)聯(lián)文件。同時(shí)，要保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和整個(gè)檔案體系的系統(tǒng)性，便于全面、準(zhǔn)確地反映機(jī)關(guān)單位的歷史面貌和工作活動(dòng)。（五）可用性與便捷性原則電子檔案的最終目的是為了利用。應(yīng)建立便捷高效的檢索利用系統(tǒng)，確保授權(quán)用戶能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。同時(shí)，要考慮不同用戶的使用習(xí)慣和需求，提供多樣化的利用方式。（六）安全保密與長期可讀原則機(jī)關(guān)單位檔案往往涉及國家秘密、工作秘密或敏感信息，安全保密是檔案電子化管理的底線。必須建立健全安全保密制度，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計(jì)等技術(shù)和管理措施，嚴(yán)防信息泄露。同時(shí)，要關(guān)注電子檔案的長期保存與可讀問題，應(yīng)對(duì)技術(shù)更新?lián)Q代帶來的挑戰(zhàn)。二、檔案電子化管理的前期規(guī)劃與頂層設(shè)計(jì)凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。檔案電子化管理工作啟動(dòng)前，科學(xué)合理的規(guī)劃與頂層設(shè)計(jì)至關(guān)重要，這直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗和投入產(chǎn)出效益。（一）組織領(lǐng)導(dǎo)與職責(zé)分工1.成立專項(xiàng)工作小組：由單位分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理部門具體負(fù)責(zé)，信息技術(shù)、業(yè)務(wù)部門、保密部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人為成員，明確各自職責(zé)，協(xié)調(diào)解決推進(jìn)過程中的重大問題。2.明確檔案管理部門核心地位：檔案管理部門應(yīng)在檔案電子化工作中發(fā)揮主導(dǎo)作用，負(fù)責(zé)制定工作方案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等。3.落實(shí)業(yè)務(wù)部門責(zé)任：各業(yè)務(wù)部門是電子文件形成和收集的第一責(zé)任人，應(yīng)按照要求做好本部門電子文件的整理、著錄和向檔案部門移交等工作。（二）需求分析與可行性研究1.現(xiàn)狀調(diào)研：全面梳理本單位檔案管理的現(xiàn)狀，包括檔案存量、種類、載體形式、管理流程、人員配備、現(xiàn)有軟硬件條件等。2.需求分析：深入分析各層級(jí)、各部門對(duì)檔案信息的利用需求，以及未來業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案管理的新要求。明確檔案電子化的范圍、目標(biāo)和預(yù)期效益。3.可行性研究：結(jié)合單位實(shí)際，從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理、法律（如電子簽名法、數(shù)據(jù)安全法等）等方面進(jìn)行可行性論證，評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提出應(yīng)對(duì)措施。（三）制定實(shí)施方案與工作計(jì)劃1.明確工作目標(biāo)與階段任務(wù)：根據(jù)需求分析結(jié)果，設(shè)定清晰、可量化的總體目標(biāo)和階段性目標(biāo)，如在多長時(shí)間內(nèi)完成哪些門類檔案的電子化，達(dá)到何種利用效率等。2.制定詳細(xì)實(shí)施步驟：包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、人員培訓(xùn)、歷史檔案數(shù)字化加工、電子文件在線歸檔、系統(tǒng)開發(fā)與部署、數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)試運(yùn)行與優(yōu)化等環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。3.經(jīng)費(fèi)預(yù)算與資源保障：根據(jù)實(shí)施方案，科學(xué)測算所需經(jīng)費(fèi)，包括軟硬件采購、數(shù)字化加工服務(wù)、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)運(yùn)維等，并納入單位年度預(yù)算，確保資金到位。（四）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案電子化管理的基石，是確保電子檔案質(zhì)量和互通共享的前提。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下標(biāo)準(zhǔn)：1.數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位檔案特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的檔案著錄規(guī)則，明確元數(shù)據(jù)項(xiàng)、字段定義、數(shù)據(jù)類型、取值范圍等。2.文件格式標(biāo)準(zhǔn)：選擇通用、開放、穩(wěn)定的文件格式用于電子檔案的存儲(chǔ)，如文本文件采用PDF/A格式，圖像文件采用TIFF或JPEG格式（根據(jù)保真要求），音頻視頻文件采用相應(yīng)的主流壓縮格式等，并確保其長期可讀性。3.數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描分辨率、色彩模式、圖像質(zhì)量、去污、拼接、命名規(guī)則等做出明確規(guī)定。4.元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)范電子檔案元數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和可追溯性。5.管理流程規(guī)范：制定電子文件從形成、辦理、歸檔到保管、利用、鑒定銷毀的全流程管理規(guī)范。6.安全保密規(guī)范：制定電子檔案的安全保密管理制度，包括訪問權(quán)限控制、密碼策略、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、應(yīng)急處置等。三、檔案電子化管理的實(shí)施步驟與核心環(huán)節(jié)檔案電子化管理的實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要按照規(guī)劃有序推進(jìn)，重點(diǎn)把握以下核心環(huán)節(jié)：（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與技術(shù)選型1.硬件環(huán)境：根據(jù)檔案數(shù)量和訪問需求，配置適當(dāng)?shù)姆?wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備（如磁盤陣列、磁帶庫等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、備份設(shè)備以及必要的終端設(shè)備。對(duì)于歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，還需配備符合標(biāo)準(zhǔn)的高速掃描儀、計(jì)算機(jī)、條碼打印機(jī)等。2.軟件系統(tǒng)：*檔案管理系統(tǒng)（DMS/EDMS）：這是核心平臺(tái)，應(yīng)具備電子文件接收與采集、著錄標(biāo)引、存儲(chǔ)管理、檢索利用、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定銷毀、日志管理等功能，并支持與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。選擇時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮成熟穩(wěn)定、安全可靠、符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、具有良好擴(kuò)展性和售后服務(wù)的產(chǎn)品。*操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫：選擇安全穩(wěn)定、技術(shù)成熟的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。*安全軟件：配備必要的殺毒軟件、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密軟件等。3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行在安全、穩(wěn)定、高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離或邏輯隔離，保障數(shù)據(jù)傳輸安全。（二）歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工對(duì)于大量的歷史紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化加工是實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的基礎(chǔ)。此環(huán)節(jié)工作量大、專業(yè)性強(qiáng)，應(yīng)嚴(yán)格把控質(zhì)量。1.檔案整理與清點(diǎn)：數(shù)字化前，需對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括區(qū)分保管期限、件號(hào)排列、去除裝訂物、檢查檔案完整性和狀況等，并詳細(xì)清點(diǎn)，建立臺(tái)賬。2.著錄標(biāo)引：按照既定的著錄規(guī)則，對(duì)檔案的題名、文號(hào)、責(zé)任者、形成時(shí)間、保管期限、主題詞等核心元數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確著錄。3.掃描與圖像處理：*掃描：根據(jù)檔案類型和紙張狀況選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式（平板、高速、書刊等），設(shè)置適當(dāng)?shù)姆直媛剩ㄍǔＮ臅鴻n案不低于200dpi，特殊檔案可適當(dāng)提高）和色彩模式（黑白、灰度、彩色）。*圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、去黑邊、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像清晰、完整、端正。4.OCR文字識(shí)別（可選）：對(duì)需要全文檢索的檔案，可進(jìn)行OCR文字識(shí)別，將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可檢索的文本信息。5.數(shù)據(jù)掛接與校驗(yàn)：將掃描形成的圖像文件、OCR文本（如有）與著錄的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，形成完整的電子檔案數(shù)據(jù)。并通過人工抽檢和系統(tǒng)校驗(yàn)相結(jié)合的方式，對(duì)數(shù)字化成果的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，包括圖像質(zhì)量、著錄準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性等。6.成果驗(yàn)收與移交：數(shù)字化加工完成后，由檔案管理部門組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理成果移交手續(xù)，包括電子數(shù)據(jù)、加工過程中產(chǎn)生的各種表單等。（三）電子文件的在線歸檔與管理對(duì)于新形成的電子文件，應(yīng)實(shí)現(xiàn)從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的在線歸檔，這是保證電子檔案真實(shí)性、完整性和及時(shí)性的關(guān)鍵。1.歸檔范圍與要求：明確各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)歸檔電子文件的范圍、類型、格式和質(zhì)量要求。2.元數(shù)據(jù)捕獲：在電子文件形成和流轉(zhuǎn)過程中，自動(dòng)或半自動(dòng)捕獲必要的元數(shù)據(jù)，如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、流轉(zhuǎn)軌跡等，確保電子檔案的可追溯性。3.歸檔接口開發(fā)：推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行對(duì)接，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)電子文件及其元數(shù)據(jù)的自動(dòng)或半自動(dòng)導(dǎo)入歸檔。4.在線著錄與審核：歸檔過程中，可由業(yè)務(wù)人員在線完成初步著錄，檔案管理人員進(jìn)行審核、補(bǔ)充和完善。5.電子簽名與時(shí)間戳：對(duì)于具有法律效力或重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)采用可靠的電子簽名和時(shí)間戳技術(shù)，確保其來源真實(shí)、內(nèi)容完整、簽署有效、時(shí)間準(zhǔn)確。（四）電子檔案的存儲(chǔ)與備份電子檔案的存儲(chǔ)與備份是保障其長期安全保管和可用的核心。1.存儲(chǔ)策略：根據(jù)電子檔案的重要程度和訪問頻率，采用分級(jí)存儲(chǔ)策略。核心數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在高性能、高可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中。2.格式轉(zhuǎn)換與遷移：為應(yīng)對(duì)技術(shù)更新帶來的格式過時(shí)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定電子檔案格式轉(zhuǎn)換和載體遷移計(jì)劃，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或遷移到新的存儲(chǔ)介質(zhì)和平臺(tái)。優(yōu)先采用開放格式或主流格式。3.備份與恢復(fù)：建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，實(shí)行“異地、異質(zhì)、多副本”備份策略。定期進(jìn)行備份，并對(duì)備份數(shù)據(jù)的有效性進(jìn)行驗(yàn)證，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠快速恢復(fù)。4.存儲(chǔ)介質(zhì)管理：對(duì)用于長期保存的存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、藍(lán)光光盤等）進(jìn)行規(guī)范管理，包括登記、標(biāo)識(shí)、存放環(huán)境控制、定期檢查等。（五）電子檔案的檢索與利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效檢索和便捷利用，是檔案電子化管理的最終目的，也是體現(xiàn)其價(jià)值的關(guān)鍵。1.檢索功能：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供強(qiáng)大的檢索功能，支持多字段組合檢索、全文檢索、模糊檢索、分類導(dǎo)航等，方便用戶快速準(zhǔn)確找到所需檔案。2.利用權(quán)限控制：嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用權(quán)限管理，根據(jù)用戶身份、崗位職責(zé)等設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。對(duì)于涉密檔案，必須按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。4.檔案編研與知識(shí)服務(wù)：利用檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能，開展檔案編研工作，提煉有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供知識(shí)服務(wù)。5.用戶反饋機(jī)制：建立用戶反饋渠道，收集用戶對(duì)檔案利用服務(wù)的意見和建議，持續(xù)優(yōu)化檢索功能和服務(wù)質(zhì)量。四、檔案電子化管理的保障體系與長效機(jī)制檔案電子化管理的順利推進(jìn)和持續(xù)發(fā)展，離不開健全的保障體系和長效機(jī)制。（一）組織保障強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案電子化工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理部門的獨(dú)立性和權(quán)威性。定期召開檔案工作會(huì)議，研究解決檔案電子化管理中遇到的問題。（二）制度保障建立健全覆蓋電子檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理制度體系，并根據(jù)技術(shù)發(fā)展和實(shí)際情況及時(shí)修訂完善。重點(diǎn)包括：*電子檔案管理辦法*檔案數(shù)字化加工管理制度*電子檔案安全保密制度*檔案管理系統(tǒng)使用與維護(hù)制度*電子檔案利用與借閱制度*數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制度等（三）人員保障1.隊(duì)伍建設(shè)：培養(yǎng)一支既懂檔案業(yè)務(wù)又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。加強(qiáng)對(duì)檔案人員的思想政治教育、職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。2.全員檔案意識(shí)：通過宣傳和培訓(xùn)，提高機(jī)關(guān)單位全體人員的檔案意識(shí)和電子檔案管理素養(yǎng)，使其了解并遵守電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定。（四）安全保障1.技術(shù)防護(hù)：采用防火墻、入侵檢測、病毒防護(hù)、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全審計(jì)等技術(shù)手段，構(gòu)建多層次的安全防護(hù)體系。2.物理安全：確保機(jī)房、服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施的物理安全，防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防磁等。3.管理安全：嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員和用戶的權(quán)限管理，定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定應(yīng)急預(yù)案并定期演練。4.涉密檔案管理：對(duì)于涉密檔案的電子化，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，采用符合保密要求的技術(shù)和設(shè)備，確保國家秘密安全。原則上，涉密檔案不得接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)。（五）經(jīng)費(fèi)保障將檔案電子化管理所需經(jīng)費(fèi)（包括系統(tǒng)建設(shè)、軟硬件購置與維護(hù)、數(shù)字化加工、人員培訓(xùn)、數(shù)據(jù)備份、技術(shù)升級(jí)等）納入單位年度預(yù)算，確保資金的持續(xù)投入。（六）監(jiān)督檢查與績效考核建立檔案電子化管理工作的監(jiān)督檢查機(jī)制和績效考核辦法，定期對(duì)檔案電子化工作的進(jìn)展、質(zhì)量、