會議室預(yù)定及使用管理辦法操作手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范公司會議室資源的使用與管理，提高會議室利用率，保障會議有序進(jìn)行，避免資源沖突與浪費(fèi)，特制定本辦法。本辦法通過標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)定流程、明確使用規(guī)范及管理職責(zé)，保證會議室資源高效服務(wù)于各部門工作需求。1.2適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有會議室（包括總部會議室、分部會議室、臨時洽談室等）的預(yù)定、使用及管理流程。所有員工（含正式員工、實(shí)習(xí)生、外包人員）及外部訪客（需經(jīng)相關(guān)部門陪同）均需遵守本辦法。1.3職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)會議室的日常管理、設(shè)備維護(hù)、衛(wèi)生清潔及資源調(diào)配；審核會議室預(yù)定申請，處理預(yù)定沖突；監(jiān)督會議室使用規(guī)范執(zhí)行情況。各部門：負(fù)責(zé)本部門員工會議室使用規(guī)范的培訓(xùn)，保證員工按規(guī)定預(yù)定和使用會議室；配合行政部做好會議室使用后的整理工作。全體員工：嚴(yán)格遵守本辦法，按規(guī)定流程預(yù)定會議室，愛護(hù)會議室設(shè)備，保持環(huán)境整潔，及時反饋使用問題。第二章會議室預(yù)定操作全流程2.1預(yù)定前準(zhǔn)備在預(yù)定會議室前，申請人需明確以下信息，保證預(yù)定信息準(zhǔn)確無誤，避免后續(xù)修改或沖突：會議基本信息：會議主題、會議時間（起止時間精確到30分鐘，如“2024-05-2014:00-16:00”）、預(yù)計參會人數(shù)（需與會議室容納人數(shù)匹配）、會議類型（部門例會、項(xiàng)目評審、客戶接待等）。設(shè)備與資源需求：根據(jù)會議內(nèi)容確定所需設(shè)備，如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)、茶水服務(wù)等；如有特殊需求（如布置橫幅、提供茶歇），需提前向行政部申請。會議室可選范圍：通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)查詢各會議室的位置、容納人數(shù)、設(shè)備配置及實(shí)時預(yù)定狀態(tài)，優(yōu)先選擇距離參會人較近、設(shè)備滿足需求的會議室。2.2在線預(yù)定步驟公司會議室預(yù)定通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)“會議室管理模塊”完成，具體操作2.2.1登錄系統(tǒng)申請人通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)賬號（工號+密碼）登錄，或通過企業(yè)/釘釘小程序進(jìn)入“會議室預(yù)定”功能入口。注意：賬號需具備會議室預(yù)定權(quán)限，新員工需由部門管理員在系統(tǒng)中開通權(quán)限。2.2.2進(jìn)入預(yù)定界面登錄后，“會議室預(yù)定”模塊，系統(tǒng)默認(rèn)顯示當(dāng)前日期可用的會議室列表。界面頂部可切換“日視圖”或“周視圖”，查看會議室每日或每周的預(yù)定情況；支持按“會議室名稱”“容納人數(shù)”“設(shè)備類型”等條件篩選會議室。2.2.3選擇會議室與時段根據(jù)會議需求，從列表中選擇目標(biāo)會議室（如“301會議室-容納20人，含投影儀”）。“預(yù)定”按鈕，在彈出的時間選擇框中設(shè)定會議起止時間（系統(tǒng)默認(rèn)以30分鐘為單位，不可選擇已被預(yù)定的時段）。關(guān)鍵操作：若選擇的會議室已被部分預(yù)定（如“10:00-11:30已被占用”），系統(tǒng)會提示沖突，需更換會議室或調(diào)整會議時間。2.2.4填寫預(yù)定信息確認(rèn)會議室和時間后，進(jìn)入“預(yù)定信息填寫”頁面，需完整填寫以下字段：會議主題：簡潔明了，如“2024年Q2產(chǎn)品規(guī)劃評審會”；預(yù)定部門：選擇本部門名稱（如“產(chǎn)品研發(fā)部”）；申請人：填寫本人姓名（系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)登錄賬號，不可修改）；參會人員：輸入主要參會人員工號或姓名（支持批量添加，系統(tǒng)可自動同步參會人日程）；所需設(shè)備：勾選會議所需設(shè)備（如“投影儀”“視頻會議系統(tǒng)”“白板筆”等）；特殊需求：如需茶水服務(wù)、桌椅特殊擺放等，需在文本框中詳細(xì)說明（如“需提供礦泉水10瓶，桌椅按U型擺放”）；審批人：根據(jù)會議類型選擇審批人（部門內(nèi)部會議選擇“部門經(jīng)理”，跨部門或重要會議選擇“分管副總”）。2.2.5提交申請與等待審批確認(rèn)信息無誤后，“提交申請”按鈕，系統(tǒng)將申請信息推送至審批人。申請人可在“我的預(yù)定”中查看申請狀態(tài)（“待審批”“已批準(zhǔn)”“已駁回”），審批結(jié)果將通過系統(tǒng)消息通知申請人。2.3預(yù)定審批與確認(rèn)2.3.1審批流程部門內(nèi)部會議：由部門經(jīng)理*審批，重點(diǎn)審核會議時間是否與部門工作沖突、會議室資源是否合理。跨部門/重要會議：由分管副總*審批，需同步協(xié)調(diào)相關(guān)部門資源，保證會議優(yōu)先級。緊急會議：如遇臨時緊急會議（如客戶投訴處理、項(xiàng)目突發(fā)問題），申請人可直接聯(lián)系行政部經(jīng)理*，通過電話或即時通訊工具申請“臨時預(yù)定”，行政部在系統(tǒng)中標(biāo)記“緊急”狀態(tài)后，申請人需在2小時內(nèi)補(bǔ)全線上申請流程。2.3.2預(yù)定確認(rèn)審批通過后，系統(tǒng)自動“會議室預(yù)定憑證”，包含會議室名稱、會議時間、會議主題、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。申請人需在會議開始前1小時內(nèi)再次查看預(yù)定狀態(tài)，避免因系統(tǒng)延遲或?qū)徟蜂N導(dǎo)致預(yù)定失效。2.4預(yù)定修改與取消修改預(yù)定：如需調(diào)整會議時間、更換會議室或增減參會人數(shù)，申請人需在“我的預(yù)定”中找到對應(yīng)記錄，“修改”按鈕重新填寫信息并提交審批（審批流程與新預(yù)定一致）。會議開始前2小時內(nèi)不可修改預(yù)定，避免資源調(diào)配混亂。取消預(yù)定：如會議取消，申請人需在“我的預(yù)定”中“取消”，系統(tǒng)將釋放會議室資源；會議開始前4小時內(nèi)取消的，需在“取消原因”中注明（如“會議改期”“取消會議”）；未按時參會且未取消預(yù)定的，視為“違規(guī)預(yù)定”，將納入部門考核。第三章會議室使用規(guī)范3.1使用前準(zhǔn)備提前到場：申請人需在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，檢查會議室設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)）是否正常，確認(rèn)桌椅擺放、茶水服務(wù)等是否按預(yù)定要求準(zhǔn)備。設(shè)備調(diào)試：如需使用視頻會議系統(tǒng)，需提前測試網(wǎng)絡(luò)連接、攝像頭及麥克風(fēng)；如遇設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部（內(nèi)線*），由技術(shù)人員協(xié)助處理或更換會議室。安全檢查：確認(rèn)會議室門窗、電源插座等安全設(shè)施正常，禁止私拉亂接電線，避免用電安全隱患。3.2使用中管理會議秩序：參會人員需保持會議室安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式；禁止在會議室吸煙、飲食（特殊會議如客戶接待需茶水服務(wù)的，可在指定區(qū)域飲用，避免潑灑）。設(shè)備使用：嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)范使用，投影儀使用后需關(guān)閉電源并拔下HDMI線，白板筆用后需蓋好筆帽放回原位；禁止私自拆卸、挪用會議室設(shè)備。隱私保護(hù)：會議涉及敏感信息的，需關(guān)閉門窗，會議結(jié)束后及時清理紙質(zhì)資料，刪除電子設(shè)備中的相關(guān)文件，避免信息泄露。3.3使用后整理環(huán)境清理：會議結(jié)束后，申請人需組織參會人員清理會議室垃圾（如礦泉水瓶、紙巾），歸位桌椅（將桌椅恢復(fù)至初始擺放狀態(tài)），關(guān)閉投影儀、空調(diào)、燈光等設(shè)備。設(shè)備檢查：再次檢查設(shè)備是否完好，如發(fā)覺設(shè)備損壞或故障，需在系統(tǒng)中提交“設(shè)備報修”申請（描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時間），并同步告知行政部。反饋確認(rèn)：申請人需在“我的預(yù)定”中“使用完成”，系統(tǒng)將自動記錄會議室使用時長；如需對會議室服務(wù)提出建議（如設(shè)備更新、衛(wèi)生改進(jìn)），可在“反饋意見”中填寫，行政部將在3個工作日內(nèi)回復(fù)。第四章會議室管理維護(hù)4.1管理員職責(zé)資源統(tǒng)籌：每月25日前下月會議室開放預(yù)定權(quán)限，節(jié)假日（如春節(jié)、國慶）提前3天發(fā)布會議室開放調(diào)整通知；定期統(tǒng)計會議室使用率（按月/季度），分析高/低峰時段，優(yōu)化資源分配。預(yù)定沖突處理：當(dāng)出現(xiàn)多個申請預(yù)定同一會議室同一時段時，優(yōu)先級排序?yàn)椋壕o急會議>重要客戶會議>跨部門會議>部門內(nèi)部會議；無法協(xié)調(diào)時，行政部需在1個工作日內(nèi)聯(lián)系申請人，提供替代會議室方案。人員培訓(xùn)：每季度組織一次“會議室使用規(guī)范”培訓(xùn)，內(nèi)容包括設(shè)備操作、預(yù)定流程、應(yīng)急處理等，培訓(xùn)記錄存檔并同步至各部門。4.2設(shè)備維護(hù)日常巡檢：行政部每周一對所有會議室設(shè)備進(jìn)行全面檢查（包括投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)、空調(diào)等），填寫《會議室設(shè)備檢查表》（詳見第五章），發(fā)覺故障及時維修，并在系統(tǒng)中標(biāo)注“設(shè)備維修中”，避免預(yù)定后無法使用。定期保養(yǎng)：投影儀每半年清理一次濾網(wǎng)，視頻會議系統(tǒng)每季度升級一次軟件，空調(diào)每年清洗一次濾網(wǎng)；設(shè)備使用年限超過5年或維修成本超過原值50%的，由行政部提交《設(shè)備報廢申請》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后更新。4.3衛(wèi)生與安全清潔標(biāo)準(zhǔn)：會議室每日上班前由保潔人員完成清潔（地面、桌面、門窗、垃圾桶），會議結(jié)束后及時清理垃圾；每周五進(jìn)行一次深度清潔（包括白板、設(shè)備表面、沙發(fā)縫隙等）。安全管理：行政部每月檢查一次會議室消防設(shè)施（滅火器、煙感報警器），保證在有效期內(nèi)；禁止在會議室內(nèi)存放易燃、易爆、有毒物品，下班前關(guān)閉所有電源、鎖好門窗。第五章常用工具模板5.1會議室預(yù)定申請表表5-1會議室預(yù)定申請表申請編號預(yù)定部門申請人聯(lián)系方式（內(nèi)線）會議主題會議類型預(yù)定日期開始時間結(jié)束時間預(yù)計人數(shù)所需設(shè)備|□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風(fēng)□其他：________|

特殊需求|__________________________________________________________________|審批人審批狀態(tài)提交時間審批時間填寫說明：申請編號由系統(tǒng)自動，格式為“YMD-部門代碼-序號”（如“20240520-PRD-001”）；會議類型勾選“部門例會/項(xiàng)目會議/客戶接待/培訓(xùn)/其他”；所需設(shè)備可多選，其他需求需詳細(xì)說明（如“需提供4瓶礦泉水，桌椅按分組擺放”）；審批狀態(tài)由系統(tǒng)自動更新（待審批/已批準(zhǔn)/已駁回）。5.2會議室使用登記表表5-2會議室使用登記表會議室名稱使用日期使用時段會議主題申請人參會人數(shù)設(shè)備使用情況|□投影儀（正常/故障）□視頻會議系統(tǒng)（正常/故障）□白板（正常/故障）□麥克風(fēng)（正常/故障）|

衛(wèi)生情況|□整潔□有垃圾□桌椅未歸位□其他：________|

設(shè)備報修|□是（故障描述：______________________）□否|使用人簽字管理員簽字反饋意見填寫說明：使用人需在會議結(jié)束后30分鐘內(nèi)完成登記；設(shè)備使用情況勾選“正?！被颉肮收稀?，故障需詳細(xì)描述；反饋意見可填寫對會議室服務(wù)的建議或投訴（如“投影儀亮度不足”“白板筆不夠用”）。5.3會議室設(shè)備檢查表表5-3會議室設(shè)備檢查表檢查日期檢查人會議室名稱檢查項(xiàng)目檢查結(jié)果處理意見投影儀□正?！豕收弦曨l會議系統(tǒng)□正?！豕收习装寮肮P□正?！豕收峡照{(diào)□正常□故障電源插座□正常□故障消防設(shè)施□正?！豕收峡傮w評價□合格□不合格需維修項(xiàng)目______________填寫說明：檢查項(xiàng)目包括所有會議室設(shè)備及安全設(shè)施；檢查結(jié)果勾選“正?！被颉肮收稀?，故障需在“處理意見”中注明維修方式（如“立即聯(lián)系維修”“更換備用設(shè)備”）；總體評價為“不合格”的，需在24小時內(nèi)完成維修并復(fù)檢。5.4會議室使用反饋表表5-4會議室使用反饋表反饋人所在部門反饋日期會議室名稱使用日期反饋類型|□設(shè)備問題□衛(wèi)生問題□服務(wù)建議□其他：________|

問題描述|__________________________________________________________________|建議改進(jìn)措施|__________________________________________________________________|

處理結(jié)果|□已解決□處理中□暫不處理|處理時間||聯(lián)系方式|內(nèi)線：________|反饋人簽字||填寫說明：反饋類型可多選，問題描述需具體（如“2024-05-2015:00使用301會議室，投影儀無法連接筆記本電腦”）；建議改進(jìn)措施可由反饋人或行政部填寫；處理結(jié)果由行政部在3個工作日內(nèi)更新并反饋給反饋人。第六章關(guān)鍵注意事項(xiàng)與問題處理6.1預(yù)定沖突處理沖突場景：兩個及以上部門同時預(yù)定同一會議室同一時段。處理流程：系統(tǒng)自動駁回后提交的申請，并通過消息通知申請人“會議室時段已被占用”；申請人聯(lián)系行政部，說明會議優(yōu)先級（如“客戶簽約會議，需優(yōu)先安排”）；行政部根據(jù)優(yōu)先級排序（見4.1.2）協(xié)調(diào)，若無法協(xié)調(diào)，提供替代會議室（如同樓層備用會議室或相鄰會議室）；申請人確認(rèn)替代方案后，行政部修改預(yù)定信息并通知相關(guān)方。6.2設(shè)備故障應(yīng)對故障場景：會議進(jìn)行中設(shè)備突發(fā)故障（如投影儀黑屏、麥克風(fēng)無聲）。應(yīng)急處理：申請人立即停止使用設(shè)備，檢查電源連接、線路接口等簡單故障點(diǎn)；若無法解決，聯(lián)系行政部（內(nèi)線*），說明故障會議室、設(shè)備類型及故障現(xiàn)象；行政部10分鐘內(nèi)派技術(shù)人員到場處理，若短時間內(nèi)無法修復(fù)，協(xié)調(diào)更換會議室（需在30分鐘內(nèi)完成參會人員轉(zhuǎn)移）；會議結(jié)束后，申請人需在《會議室使用登記表》中記錄故障情況，行政部24小時內(nèi)完成設(shè)備維修。6.3違規(guī)使用管理違規(guī)情形：未經(jīng)預(yù)定擅自使用會議室；超時使用會議室且未申請延長；損壞會議室設(shè)備或設(shè)