企業(yè)行政公文寫作與審核工具使用指南一、工具適用范圍與典型應用場景本工具適用于各類企業(yè)行政公文的規(guī)范化起草、多級審核及流程管理，覆蓋日常辦公中的高頻公文類型，包括但不限于：通知類：如會議通知、工作安排、制度發(fā)布等；請示報告類：如事項請示、工作進展匯報、資源申請等；會議紀要類：如專題會議、部門例會、項目推進會等會議記錄；規(guī)章制度類：如管理辦法、實施細則、行為規(guī)范等；對外函件類：如合作邀請、問題回復、事務函告等。典型使用場景包括：行政部門統(tǒng)籌公司級事項發(fā)文、各業(yè)務部門向上級請示工作、跨部門協(xié)作事項的流程確認、重要會議的決議固化等，旨在通過標準化模板和流程，提升公文寫作效率與審核規(guī)范性，保證公文內容準確、合規(guī)、傳達有效。二、公文寫作與審核全流程操作指南（一）公文起草階段明確公文類型與核心要素根據(jù)發(fā)文目的確定公文類型（如“通知”“請示”），梳理核心信息：通知類：需明確事由、執(zhí)行范圍、具體要求、截止時間；請示類：需說明請示緣由、具體事項、期望批復；會議紀要類：需記錄會議時間、地點、參會人、議題及決議事項。選擇對應模板并填寫內容登錄企業(yè)公文管理系統(tǒng)，選擇“公文寫作”模塊，根據(jù)類型調用標準模板（參考本文“三、常用公文模板示例”），按模板提示逐項填寫內容：簡明扼要，如“關于召開2024年度第三季度安全生產專題會議的通知”；主送/抄送機關：準確填寫需知悉或執(zhí)行公文的部門/人員（如“各部門：”“各分公司負責人：”）；邏輯清晰，分點闡述，避免口語化表達（如用“特此通知”代替“請大家注意一下”）；附件：如有支撐材料（如會議議程、申請表單），需注明附件名稱及數(shù)量。起草人自查與初步修改完成填寫后，對照以下標準自查：內容完整性：是否涵蓋所有必要信息（如請示類需注明“妥否，請批示”）；格式規(guī)范性：標題字體（二號黑體）、字體（三號仿宋）、行距（28磅）等是否符合模板要求；表述準確性：數(shù)據(jù)、日期、部門名稱等是否有誤（如“2024年9月30日”而非“24年9月30日”）。（二）公文審核階段提交審核與流程發(fā)起起草人自查無誤后，在系統(tǒng)中“提交審核”，按預設流程選擇審核人（一般流程為：部門負責人初審→分管領導復審→總經理終審，根據(jù)公文重要性調整），并填寫審核意見（如“內容完整，請分管領導審核”）。各級審核要點部門負責人初審：重點審核公文內容的部門職責匹配度、數(shù)據(jù)準確性、執(zhí)行可行性（如“請示事項是否在本部門權限范圍內”“會議時間是否與部門重點工作沖突”）；分管領導復審：重點審核公文與公司戰(zhàn)略/制度的合規(guī)性、跨部門事項的協(xié)調性（如“是否需征求其他部門意見”“是否符合公司《費用管理辦法》規(guī)定”）；總經理終審：重點審核公文的重大事項決策一致性、對外公文的品牌影響（如“對外函件是否符合公司對外口徑”“制度發(fā)布是否經法務合規(guī)預審”）。審核意見處理與反饋審核人需在1-2個工作日內完成審核，通過系統(tǒng)填寫具體意見（如“第三點建議補充‘責任人及完成時限’”“附件缺失《參會人員回執(zhí)表》，請補充”）。若審核通過，公文自動進入下一環(huán)節(jié)；若需修改，起草人根據(jù)意見調整后重新提交，并注明“已根據(jù)審核意見修改，請再次審核”。（三）公文定稿與發(fā)布階段最終確認與簽發(fā)所有審核環(huán)節(jié)通過后，由系統(tǒng)自動“公文簽發(fā)單”，需簽發(fā)人（如總經理/分管領導）在系統(tǒng)中電子簽章，確認公文最終版本。正式發(fā)布與歸檔內部發(fā)布：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、公告欄、部門工作群等渠道發(fā)布，明確“發(fā)布日期”“執(zhí)行日期”；對外發(fā)布：如需對外發(fā)送，加蓋公司公章后，通過快遞/電子郵箱等方式送達，并留存發(fā)送憑證；歸檔管理：發(fā)布后3個工作日內，由行政部門將公文電子版及紙質版同步歸檔至公司檔案系統(tǒng)，按“年度-類型-文號”分類存儲，保存期限不少于5年（涉密公文按保密規(guī)定執(zhí)行）。三、常用公文模板示例（一）通知類模板要素內容要求標題關于[事由]的通知（居中，二號黑體）主送機關各部門/各分公司/全體員工（頂格，三號仿宋）一、事由：簡述發(fā)文背景（如“為保障年度安全生產目標達成……”）；二、具體事項：分條列明執(zhí)行要求（如“1.各部門于9月30日前完成安全隱患自查；2.安全管理部于10月10日前組織專項檢查……”）；三、其他說明：如“執(zhí)行中如有問題，請聯(lián)系*某某（聯(lián)系方式：分機號）”。附件附件：1.《安全生產自查表》2.《專項檢查安排表》（如有，注明附件名稱及數(shù)量）發(fā)文機關*某某部門（右對齊，三號仿宋，加蓋公章）發(fā)文日期2024年9月15日（右對齊，三號仿宋，阿拉伯數(shù)字）（二）請示類模板要素內容要求標題關于[請示事項]的請示（居中，二號黑體）主送機關*總經理/分管領導（頂格，三號仿宋）一、請示緣由：說明背景及必要性（如“為推進項目落地，需采購設備，經市場調研……”）；二、請示事項：明確需批復的具體內容（如“1.申請采購預算萬元；2.請授權某某部門負責采購流程”）；三、附件說明：隨請示提交的材料（如“附件：*項目設備采購預算表”）。附件附件：*項目設備采購預算表（注明附件名稱）發(fā)文機關*某某部門（右對齊，三號仿宋，加蓋部門章）發(fā)文日期2024年9月20日（右對齊，三號仿宋）聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人：*某某；聯(lián)系方式：分機號（末尾左對齊，三號仿宋）（三）會議紀要類模板要素內容要求標題*會議名稱紀要（如“2024年度第三季度安全生產專題會議紀要”，居中，二號黑體）會議基本信息時間：2024年9月25日14:00-16:00地點：公司301會議室參會人員：總經理、分管副總、各部門負責人缺席人員：某某（因出差）主持人：總經理記錄人：*某某會議議題1.審議2024年上半年安全生產工作總結；2.部署2024年下半年安全生產重點任務。會議內容及決議一、*總經理通報上半年安全生產情況：……二、決議事項：1.各部門于10月15日前完成下半年安全培訓計劃（責任部門：人力資源部）；2.安全管理部于10月20日前組織消防應急演練（責任部門：行政管理部）。附件附件：1.《2024年上半年安全生產工作總結報告》2.《下半年安全生產重點任務清單》分發(fā)范圍*總經理辦公室、各部門、檔案室（左對齊，三號仿宋）歸檔日期2024年9月28日（右對齊，三號仿宋）四、使用過程中的關鍵要點提醒（一）格式規(guī)范不可忽視標題應準確概括公文核心內容，避免使用“通知一則”“請示”等模糊表述；結構需邏輯清晰，采用“一、（一）、1.、（1）”層級序號，避免交叉使用；日期格式統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”，金額標注為“元”或“萬元”，避免使用“幾萬”“塊”等口語化表述。（二）用語需正式且精準避免歧義表述，如“盡快完成”改為“于X月X日前完成”，“原則上同意”改為“經審議，同意方案”；涉及部門/人員名稱時，需使用公司全稱或規(guī)范簡稱（如“人力資源部”而非“人資部”）；請示類公文需明確“請批示”“請批復”等結束語，通知類公文需注明“特此通知”。（三）審核流程務必合規(guī)嚴禁跳過審核環(huán)節(jié)直接發(fā)布，重大事項（如制度發(fā)布、大額資金請示）需經三級及以上審核；審核意見需具體明確，避免“同意”“再看”等模糊反饋，便于起草人針對性修改；涉密公文需通過加密系