煤炭銷(xiāo)售結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司煤炭銷(xiāo)售結(jié)算管理，規(guī)范銷(xiāo)售結(jié)算流程，確保銷(xiāo)售款項(xiàng)及時(shí)、足額回收，保障公司資金安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司煤炭銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的結(jié)算管理，包括煤炭銷(xiāo)售合同簽訂、發(fā)運(yùn)、計(jì)量、結(jié)算、收款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保銷(xiāo)售結(jié)算活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：銷(xiāo)售結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映煤炭銷(xiāo)售情況。3.及時(shí)性原則：及時(shí)辦理銷(xiāo)售結(jié)算手續(xù)，確?？铐?xiàng)及時(shí)回收，提高資金使用效率。4.安全性原則：加強(qiáng)銷(xiāo)售結(jié)算過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，保障公司資金安全。二、銷(xiāo)售合同管理（一）合同簽訂1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶(hù)洽談煤炭銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，擬定銷(xiāo)售合同條款。合同內(nèi)容應(yīng)明確煤炭品種、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨地點(diǎn)、交貨方式、結(jié)算方式、付款期限等條款。2.銷(xiāo)售合同經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由銷(xiāo)售部門(mén)與客戶(hù)簽訂正式銷(xiāo)售合同。3.銷(xiāo)售合同簽訂后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送交財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（二）合同變更1.在合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、客戶(hù)需求變更等原因需要變更合同條款的，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同變更協(xié)議副本送交財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（三）合同執(zhí)行跟蹤1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，包括煤炭發(fā)運(yùn)、計(jì)量、結(jié)算、收款等環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況。2.對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如客戶(hù)逾期付款、質(zhì)量糾紛等，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。三、發(fā)運(yùn)管理（一）發(fā)運(yùn)計(jì)劃1.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售合同約定，結(jié)合客戶(hù)需求和公司庫(kù)存情況，制定煤炭發(fā)運(yùn)計(jì)劃。發(fā)運(yùn)計(jì)劃應(yīng)明確發(fā)運(yùn)時(shí)間、發(fā)運(yùn)數(shù)量、發(fā)運(yùn)品種、發(fā)運(yùn)地點(diǎn)等內(nèi)容。2.發(fā)運(yùn)計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷(xiāo)售部門(mén)下達(dá)給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)發(fā)運(yùn)計(jì)劃組織煤炭發(fā)運(yùn)工作。（二）發(fā)運(yùn)流程1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)接到發(fā)運(yùn)計(jì)劃后，應(yīng)及時(shí)安排煤炭裝車(chē)發(fā)運(yùn)。裝車(chē)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保煤炭質(zhì)量和數(shù)量符合要求。2.裝車(chē)完畢后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)煤炭發(fā)運(yùn)單，詳細(xì)記錄發(fā)運(yùn)煤炭的品種、數(shù)量、車(chē)號(hào)、發(fā)貨時(shí)間等信息。發(fā)運(yùn)單經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一份留存?zhèn)}儲(chǔ)部門(mén)，一份送交銷(xiāo)售部門(mén)，一份送交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)發(fā)運(yùn)單及時(shí)通知客戶(hù)煤炭發(fā)運(yùn)情況，并要求客戶(hù)確認(rèn)收貨?？蛻?hù)確認(rèn)收貨后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)將客戶(hù)確認(rèn)信息反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）運(yùn)輸管理1.公司應(yīng)選擇具備合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的運(yùn)輸單位承擔(dān)煤炭運(yùn)輸任務(wù)。運(yùn)輸單位應(yīng)與公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.運(yùn)輸過(guò)程中，運(yùn)輸單位應(yīng)采取有效措施確保煤炭安全運(yùn)輸，防止煤炭丟失、損壞等情況發(fā)生。如因運(yùn)輸單位原因造成煤炭損失的，運(yùn)輸單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期對(duì)運(yùn)輸單位的運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)于運(yùn)輸服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、存在違規(guī)行為的運(yùn)輸單位，應(yīng)及時(shí)終止合作關(guān)系。四、計(jì)量管理（一）計(jì)量方式1.煤炭計(jì)量應(yīng)采用國(guó)家規(guī)定的法定計(jì)量器具進(jìn)行計(jì)量，確保計(jì)量結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.公司可根據(jù)實(shí)際情況選擇軌道衡、汽車(chē)衡等計(jì)量設(shè)備進(jìn)行煤炭計(jì)量。計(jì)量設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保其精度符合要求。（二）計(jì)量流程1.煤炭發(fā)運(yùn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)發(fā)運(yùn)煤炭進(jìn)行計(jì)量，并填寫(xiě)煤炭計(jì)量單。計(jì)量單應(yīng)詳細(xì)記錄煤炭的品種、數(shù)量、車(chē)號(hào)、發(fā)貨時(shí)間等信息。2.計(jì)量過(guò)程中，計(jì)量人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保計(jì)量結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。計(jì)量完成后，計(jì)量人員應(yīng)在計(jì)量單上簽字確認(rèn)。3.計(jì)量單經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一份留存?zhèn)}儲(chǔ)部門(mén)，一份送交銷(xiāo)售部門(mén)，一份送交財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）計(jì)量誤差處理1.如客戶(hù)對(duì)煤炭計(jì)量結(jié)果提出異議的，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，并安排雙方認(rèn)可的第三方計(jì)量機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)測(cè)。2.復(fù)測(cè)結(jié)果與原計(jì)量結(jié)果的誤差在規(guī)定范圍內(nèi)的，以原計(jì)量結(jié)果為準(zhǔn)；誤差超出規(guī)定范圍的，以復(fù)測(cè)結(jié)果為準(zhǔn)。復(fù)測(cè)費(fèi)用由責(zé)任方承擔(dān)。五、結(jié)算管理（一）結(jié)算依據(jù)1.煤炭銷(xiāo)售結(jié)算應(yīng)以銷(xiāo)售合同、發(fā)運(yùn)單、計(jì)量單等相關(guān)憑證為依據(jù)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核相關(guān)憑證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，確保結(jié)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.結(jié)算金額應(yīng)按照銷(xiāo)售合同約定的價(jià)格、數(shù)量等條款進(jìn)行計(jì)算。如遇價(jià)格調(diào)整、質(zhì)量扣款等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并在結(jié)算時(shí)予以體現(xiàn)。（二）結(jié)算流程1.銷(xiāo)售部門(mén)每月定期匯總當(dāng)月煤炭銷(xiāo)售情況，編制煤炭銷(xiāo)售結(jié)算清單，詳細(xì)列出各客戶(hù)的銷(xiāo)售煤炭品種、數(shù)量、金額、結(jié)算方式、付款期限等信息。2.銷(xiāo)售部門(mén)將煤炭銷(xiāo)售結(jié)算清單送交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售結(jié)算清單及相關(guān)憑證，審核無(wú)誤后編制煤炭銷(xiāo)售結(jié)算報(bào)表，并開(kāi)具發(fā)票。3.發(fā)票開(kāi)具后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票及結(jié)算報(bào)表送交銷(xiāo)售部門(mén)。銷(xiāo)售部門(mén)將發(fā)票及結(jié)算報(bào)表送達(dá)客戶(hù)，并要求客戶(hù)確認(rèn)結(jié)算金額及付款期限。4.客戶(hù)確認(rèn)結(jié)算金額及付款期限后，應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付貨款。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤貨款回收情況，對(duì)于逾期未付款的客戶(hù)，應(yīng)及時(shí)通知銷(xiāo)售部門(mén)采取催款措施。（三）結(jié)算方式1.公司煤炭銷(xiāo)售結(jié)算方式主要包括銀行轉(zhuǎn)賬、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等。具體結(jié)算方式由銷(xiāo)售部門(mén)與客戶(hù)在銷(xiāo)售合同中約定。2.采用銀行轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算的，客戶(hù)應(yīng)將貨款直接匯入公司指定的銀行賬戶(hù)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)核對(duì)銀行到賬信息，確保貨款及時(shí)足額到賬。3.采用銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票方式結(jié)算的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核票據(jù)的真實(shí)性、有效性、完整性，確保票據(jù)無(wú)瑕疵。票據(jù)到期前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理票據(jù)托收手續(xù)，確保款項(xiàng)及時(shí)回收。（四）結(jié)算賬戶(hù)管理1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的煤炭銷(xiāo)售結(jié)算賬戶(hù)，用于核算煤炭銷(xiāo)售款項(xiàng)的收付。結(jié)算賬戶(hù)應(yīng)與公司其他賬戶(hù)嚴(yán)格分開(kāi)，確保資金安全。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期核對(duì)結(jié)算賬戶(hù)余額，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬戶(hù)余額異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.結(jié)算賬戶(hù)的開(kāi)立、變更、撤銷(xiāo)等事項(xiàng)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和辦理。六、收款管理（一）收款責(zé)任1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)煤炭銷(xiāo)售款項(xiàng)的催收工作，應(yīng)建立客戶(hù)應(yīng)收賬款臺(tái)賬，及時(shí)掌握客戶(hù)欠款情況，并采取有效措施督促客戶(hù)按時(shí)付款。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助銷(xiāo)售部門(mén)做好收款工作，及時(shí)提供客戶(hù)應(yīng)收賬款信息，對(duì)逾期未付款的客戶(hù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，并配合銷(xiāo)售部門(mén)采取法律手段追收欠款。（二）催收措施1.對(duì)于逾期未付款的客戶(hù)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，了解客戶(hù)逾期付款的原因，并根據(jù)客戶(hù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的催收方案。2.催收方案可采取電話(huà)催收、上門(mén)催收、發(fā)函催收等方式。對(duì)于長(zhǎng)期拖欠貨款、惡意拖欠貨款的客戶(hù)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，通過(guò)訴訟等方式追收欠款。3.在催收過(guò)程中，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)注意收集客戶(hù)的還款承諾、還款計(jì)劃等相關(guān)證據(jù)，以便在必要時(shí)維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）壞賬處理1.對(duì)于確實(shí)無(wú)法收回的壞賬，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)壞賬核銷(xiāo)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明壞賬形成的原因、金額、處理意見(jiàn)等內(nèi)容。2.壞賬核銷(xiāo)申請(qǐng)表經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，送交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行壞賬核銷(xiāo)處理，并在財(cái)務(wù)報(bào)表中予以體現(xiàn)。七、財(cái)務(wù)核算與報(bào)表（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，對(duì)煤炭銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算。財(cái)務(wù)核算應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄銷(xiāo)售收入、銷(xiāo)售成本、應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款等相關(guān)科目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)煤炭銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)異常情況，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)每月定期編制煤炭銷(xiāo)售財(cái)務(wù)報(bào)表，包括煤炭銷(xiāo)售明細(xì)表、應(yīng)收賬款明細(xì)表、預(yù)收賬款明細(xì)表等。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司煤炭銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.煤炭銷(xiāo)售財(cái)務(wù)報(bào)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)報(bào)表報(bào)送相關(guān)部門(mén)和單位。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)煤炭銷(xiāo)售結(jié)算管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查銷(xiāo)售合同簽訂、發(fā)運(yùn)、計(jì)量、結(jié)算、收款等環(huán)節(jié)是否符合公司相關(guān)規(guī)定和國(guó)家法律法規(guī)要求。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注銷(xiāo)售結(jié)算數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，以及應(yīng)收賬款的回收情況。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)煤炭銷(xiāo)售結(jié)算管理情況進(jìn)行自查，檢查財(cái)務(wù)核算、報(bào)表編制、收款管理等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正財(cái)務(wù)工作中存在的問(wèn)題，確保財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)制定相應(yīng)的整改措施，并認(rèn)真加以落實(shí)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、撤職等。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成