企業(yè)合同審查及管理流程標準模板一、適用范圍與場景概述本模板適用于各類企業(yè)（包括但不限于制造業(yè)、服務業(yè)、貿易型企業(yè)等）在經營活動中涉及的各類合同審查與管理工作。具體應用場景包括：采購類合同：原材料、設備、辦公用品等采購協(xié)議的審查與管理銷售類合同：產品銷售、服務提供、代理經銷等協(xié)議的審查與管理合作類合同：戰(zhàn)略合作、技術合作、項目合作等協(xié)議的審查與管理人力資源類合同：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等審查與管理融資類合同：借款合同、擔保合同、投資協(xié)議等審查與管理本模板特別適合建立了基本法務體系但需進一步規(guī)范合同管理流程的中小企業(yè)，以及大型企業(yè)中需要標準化合同審查流程的部門使用。通過本模板的應用，可有效降低合同法律風險，提高合同管理效率，保證企業(yè)經營活動合規(guī)有序進行。二、合同管理標準流程詳解（一）合同準備階段需求確認與發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)實際需求提出合同簽訂申請，填寫《合同需求申請表》，明確合同類型、標的金額、履行期限等關鍵信息部門負責人審核需求合理性，確認合同簽訂的必要性和緊迫性財務部門對預算進行初步審核，保證資金安排可行相對方資質審查收集相對方營業(yè)執(zhí)照、資質證書、法定代表人身份證明等基礎資料通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道核查相對方經營狀態(tài)、行政處罰、失信記錄等信息對特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療等）需核查其行業(yè)特定資質的有效性填寫《相對方資質審查表》，記錄審查過程和結論合同文本草擬優(yōu)先使用企業(yè)標準合同范本，若無可適用范本，由業(yè)務部門草擬合同初稿合同內容應包含：當事人信息、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、解決爭議方法等基本要素特殊條款（如保密、知識產權、不可抗力等）需根據(jù)業(yè)務特性明確約定草擬完成后由業(yè)務部門負責人初審，保證業(yè)務條款準確完整（二）合同審查階段業(yè)務部門審查重點審查合同標的、數(shù)量、質量、履行期限等業(yè)務條款的準確性和可操作性確認合同內容與前期談判結果一致，業(yè)務需求得到滿足評估合同履行的可行性及風險點審查完成后在《合同審查記錄表》中簽署意見財務部門審查審核合同金額、支付方式、發(fā)票要求等財務條款的合規(guī)性評估合同對企業(yè)現(xiàn)金流、財務指標的影響檢查稅收條款的合理性，避免稅務風險對大額合同需進行專項財務風險評估在《合同審查記錄表》中簽署財務意見法務部門審查審查合同主體資格、授權情況等法律要件檢查合同條款的合法性、完整性及嚴謹性識別潛在法律風險，提出修改建議對爭議解決方式、法律適用等條款進行專業(yè)審核出具《合同法律審查意見書》，明確風險等級及處理建議綜合評審與修訂組織業(yè)務、財務、法務等部門召開合同評審會（重大合同需由分管領導參加）匯總各方審查意見，協(xié)調解決分歧根據(jù)評審意見修訂合同文本，形成最終版本填寫《合同評審會議紀要》，記錄決策過程和結論（三）合同簽署階段用印審批填寫《合同用印申請表》，附最終版合同文本及審查記錄按企業(yè)授權體系逐級審批，明確簽署權限超權限合同需提交總經理辦公會或董事會審議審批通過后由印章管理員登記用印正式簽署按照企業(yè)授權規(guī)定，由有權簽字人簽署合同保證簽署頁信息完整（包括合同名稱、編號、簽署日期等）加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證印章清晰完整對方簽署完成后，核對簽字人身份及授權文件簽署確認填寫《合同簽署確認單》，記錄簽署過程及文件份數(shù)將簽署頁與合同裝訂完整，保證頁碼連續(xù)對重要合同進行騎縫章處理簽署完成后及時通知相關部門做好履行準備（四）合同歸檔階段資料整理收集合同正本、附件、補充協(xié)議等全套文件整理合同談判記錄、審查意見、審批文件等過程資料核對文件完整性，保證無遺漏對合同文本進行掃描，形成電子版?zhèn)浞莘诸惥幋a按合同類型、部門、年度等維度進行分類編制唯一合同編號，規(guī)則建議：部門代碼+年份+流水號（如：CG2023-001）在合同首頁標注歸檔編號及歸檔日期填寫《合同歸檔登記表》，記錄歸檔信息存儲保管紙質合同存放在專用檔案柜，環(huán)境符合防火、防潮、防蟲要求電子版合同存儲在企業(yè)指定服務器或云存儲平臺，設置訪問權限建立合同索引目錄，便于快速檢索明保證管責任人，定期檢查檔案狀況（五）合同履行監(jiān)控階段履行跟蹤業(yè)務部門指定專人負責合同履行跟蹤按合同關鍵節(jié)點（如付款、交貨、驗收等）建立跟蹤計劃定期更新《合同履行進度表》，記錄實際履行情況對履行偏差及時分析原因并采取糾正措施變更管理合同變更需簽訂書面補充協(xié)議，嚴禁口頭變更補充協(xié)議按原合同審查流程審批變更內容及時更新到合同檔案及履行跟蹤表重大變更需重新進行風險評估糾紛處理發(fā)覺合同糾紛苗頭時，立即報告法務部門收集保存相關證據(jù)材料，如往來函件、履行記錄等法務部門制定糾紛處理方案，必要時啟動訴訟或仲裁程序糾紛解決后形成《合同糾紛處理報告》，總結經驗教訓履行評估合同履行完畢后，業(yè)務部門填寫《合同履行評估表》從經濟效益、履約質量、合作滿意度等維度進行評價對相對方履約能力進行信用評級更新評估結果作為未來合作決策的重要參考三、核心管理工具表格（一）合同信息登記表合同編號合同名稱合同類型□采購□銷售□合作□人力資源□融資□其他：簽訂日期相對方名稱統(tǒng)一社會信用代碼相對方地址聯(lián)系人聯(lián)系電話電子郵箱合同標的數(shù)量單價總金額（大寫）總金額（小寫）幣種履行期限自年月日至年月日履行地點支付方式□現(xiàn)金□轉賬□支票□其他：支付期限業(yè)務部門負責人法務審查人審查日期財務審查人審查日期簽署權限□部門經理□分管副總□總經理□董事會實際簽署人合同狀態(tài)□草擬□審查中□已簽署□履行中□已履行□已終止歸檔編號附件清單1.2.3.備注（二）合同審查清單審查項目審查要點審查結果問題描述修改建議主體資格1.相對方是否具備合法經營資格2.簽署人是否有合法授權3.特殊行業(yè)資質是否齊全□通過□不通過□待補充業(yè)務條款1.標的描述是否準確清晰2.數(shù)量質量標準是否明確3.履行期限地點是否合理4.驗收標準是否可操作□通過□不通過□待補充財務條款1.金額計算是否準確2.支付方式是否可行3.稅收條款是否合規(guī)4.發(fā)票要求是否明確□通過□不通過□待補充法律條款1.違約責任是否對等2.爭議解決方式是否明確3.不可抗力條款是否完備4.保密條款是否必要□通過□不通過□待補充風險控制1.是否存在重大法律風險2.履約風險是否可控3.擔保措施是否充分4.退出機制是否明確□通過□不通過□待補充其他條款1.知識產權歸屬是否清晰2.合同生效條件是否明確3.合同份數(shù)及效力是否約定4.附件是否完整有效□通過□不通過□待補充綜合意見風險等級：□低□中□高審查結論：□通過□有條件通過□不通過（三）合同簽署確認單合同基本信息合同編號：合同名稱：合同類型：簽訂日期：相對方名稱：合同金額：簽署文件清單1.合同正本（共頁）□2.合同附件（共份）□3.補充協(xié)議（共份）□4.授權委托書□5.資質證明文件□6.其他：我方簽署信息簽署人姓名：職務：授權依據(jù)：□崗位職責□專項授權□其他：簽署日期：用印類型：□公章□合同章□其他：對方簽署信息簽署人姓名：職務：授權文件名稱：授權編號：簽署日期：用印情況：□已蓋章□未蓋章文件交接接收人：接收日期：文件份數(shù)：正本份，副本份交接方式：□當面交接□郵寄□其他：確認事項1.合同內容與審批版本一致□2.簽署頁信息完整準確□3.印章清晰有效□4.文件裝訂完整□5.電子版已備份□備注（四）合同歸檔索引表歸檔編號歸檔日期保管期限合同編號合同名稱合同類型□采購□銷售□合作□人力資源□融資□其他：簽訂日期相對方名稱合同金額業(yè)務部門負責人存放位置柜號：層號：位置號：文件清單1.合同正本（頁）2.合同副本（份）3.附件（份）4.審批文件（份）5.其他：電子檔案存儲路徑：文件名：備份日期：校驗碼：借閱記錄借閱人借閱日期歸還日期用途銷毀記錄銷毀日期：銷毀方式：批準人：經辦人：備注（五）合同履行監(jiān)控表合同基本信息合同編號：合同名稱：相對方：總金額：履行期限：年月日至年月日負責人：關鍵履行節(jié)點計劃時間實際時間1.2.3.4.付款記錄期次計劃付款日1.2.3.變更記錄變更日期變更內容風險監(jiān)控風險描述發(fā)生概率□高□中□低□高□中□低□高□中□低□高□中□低履行評價履約質量：□優(yōu)秀□良好□一般□較差經濟效益：□超預期□達標□未達標合作滿意度：□滿意□一般□不滿意評估人：評估日期：四、關鍵注意事項與風險防范（一）合同審查核心要點主體資格審查必須嚴格保證相對方是合法存續(xù)的法人或其他組織，避免與已注銷或吊銷營業(yè)執(zhí)照的主體簽約核查簽署人的授權文件，保證其有權代表相對方簽署合同對分支機構簽約的，需審查其授權范圍，必要時要求總公司確認特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療器械等）必須核查其行業(yè)資質證書的有效性合同條款表述要嚴謹避免使用”大約”、“左右”等模糊表述，數(shù)量、質量、期限等關鍵要素必須明確具體違約責任條款要具有可操作性，避免籠統(tǒng)的”承擔法律責任”等表述爭議解決方式應明確選擇訴訟或仲裁，并確定具體管轄法院或仲裁機構附件清單要完整列明，保證附件與主合同具有同等法律效力財務條款需特別關注金額必須同時注明大小寫，保證一致稅收條款要明確約定稅費承擔方，避免爭議支付方式應考慮企業(yè)資金狀況，避免集中支付壓力發(fā)票要求要明確類型、開具時間及交付方式（二）合同簽署規(guī)范要求用印管理要規(guī)范嚴格執(zhí)行用印審批流程，嚴禁越權用印保證用印文件與審批版本完全一致，避免”陰陽合同”用印位置要正確，通常在簽署人姓名或單位名稱上蓋章重要合同建議加蓋騎縫章，防止換頁風險簽署過程要完整保證合同所有頁碼齊全，無缺頁、漏頁簽署日期必須填寫，避免合同生效時間爭議多頁合同應在每頁邊緣由簽署人小簽或加蓋騎縫章對方簽署后要核對簽字人身份及授權文件（三）合同履行監(jiān)控要點動態(tài)跟蹤履行情況建立合同履行時間表，明確關鍵節(jié)點和責任人定期檢查實際履行情況與合同約定的一致性對履行偏差要及時分析原因并采取補救措施重大合同履行情況應定期向管理層報告變更管理要規(guī)范任何合同變更必須簽訂書面補充協(xié)議補充協(xié)議應明確變更內容、生效時間及原條款處理方式變更審批流程與原合同一致，保證合規(guī)性變更后及時更新合同檔案及履行跟蹤記錄證據(jù)保存要完整履行過程中的往來函件、郵件、會議紀要等要及時歸檔貨物交付、驗收、付款等關鍵環(huán)節(jié)要保留書面憑證電子證據(jù)要注意保存原始載體，必要時進行公證建立證據(jù)目錄，保證在發(fā)生糾紛時能夠快速舉證（四）檔案管理特殊要求歸檔要及時完整合同簽署完成后3個工作日內完成歸檔保證歸檔文件包括合同正本、所有附件及審批文件電子版與紙質版內容要完全一致建立多級目錄索引，便于快速檢索保管要安全規(guī)范紙質檔案存放環(huán)境要符合防火、防潮、防蟲要求電子檔案要定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失建立檔案借閱登記制度，控制接觸人員范圍超過保管期限的合同要按規(guī)定程序銷毀保密管理要到位涉及商業(yè)秘密的合同要標注密級，限制知悉范圍電子檔案設置訪問權限，記錄查閱日志離職人員辦理交接時，要確認其未帶走合同信息定期開展保密檢查，防止信息泄露五、模板使用說明本模板為企業(yè)合同審查及管理的標準化工具，使用時應注意以下幾點：靈活調整適用性根據(jù)企業(yè)規(guī)模和行業(yè)特點，可適當簡化或強化某些環(huán)節(jié)小額合同可簡化審查流程，但主體資格和基本條款審查不可特殊行業(yè)合同（如建設工程、涉外合同等）需增加針對性審查內容定期根據(jù)實際使用情況修訂完善模板內容強化執(zhí)行監(jiān)督明確各環(huán)節(jié)責任部門和責任人，避免推諉扯皮建立合同管理考核機制，將執(zhí)行情況納入部門績效定期開展合同管理培訓，提升全員合同意識法務