企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則及操作流程第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案管理，保障檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及企業(yè)實(shí)際情況，制定本細(xì)則。第二條依據(jù)本細(xì)則依據(jù)以下法律法規(guī)及制度制定：（一）《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）；（二）《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）；（三）企業(yè)《內(nèi)部控制手冊(cè)》《保密管理辦法》。第三條適用范圍本細(xì)則適用于企業(yè)各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理，包括但不限于銷售、采購(gòu)、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、人事、行政等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案。第四條基本原則（一）真實(shí)性：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況，不得偽造、篡改；（二）完整性：檔案應(yīng)包含業(yè)務(wù)全流程的關(guān)鍵資料，不得遺漏；（三）分類管理：按業(yè)務(wù)類型、流程階段分類歸檔，便于檢索；（四）安全保密：嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案泄露或損毀；（五）高效利用：優(yōu)化檔案檢索與利用流程，支持業(yè)務(wù)決策。第二章管理職責(zé)第五條檔案管理部門（如辦公室/檔案中心）職責(zé)（一）統(tǒng)籌制定檔案管理規(guī)章制度，監(jiān)督執(zhí)行；（二）負(fù)責(zé)檔案的集中保管、檢索、統(tǒng)計(jì)與利用服務(wù)；（三）指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展檔案收集、整理、移交工作；（四）組織檔案鑒定與銷毀工作；（五）負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)。第六條業(yè)務(wù)部門職責(zé)（一）指定專人（檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理；（二）按本細(xì)則要求收集、整理本部門業(yè)務(wù)檔案，確保其真實(shí)性、完整性；（三）按時(shí)向檔案管理部門移交歸檔檔案；（四）配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀及檢查工作；（五）遵守檔案利用與保密規(guī)定。第七條IT部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)維與安全保障；（二）支持電子檔案的存儲(chǔ)、備份、檢索等技術(shù)需求；（三）協(xié)助解決電子檔案管理中的技術(shù)問(wèn)題。第八條法務(wù)部門職責(zé)（一）審核檔案的合規(guī)性（如合同條款、法律文書）；（二）參與檔案鑒定與銷毀的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；（三）指導(dǎo)檔案利用中的保密與法律事務(wù)。第三章檔案分類與歸檔范圍第九條分類原則按“業(yè)務(wù)類型-流程階段-文件性質(zhì)”三級(jí)分類，示例如下：一級(jí)分類：銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案、人事業(yè)務(wù)檔案、行政業(yè)務(wù)檔案；二級(jí)分類：銷售業(yè)務(wù)檔案下分為客戶資料、銷售合同、銷售報(bào)表、售后記錄；三級(jí)分類：銷售合同下分為框架合同、單筆合同、補(bǔ)充協(xié)議。第十條具體分類及歸檔范圍（一）銷售業(yè)務(wù)檔案1.客戶資料：客戶基本信息（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、聯(lián)系人信息）、客戶信用評(píng)估報(bào)告、合作歷史記錄；2.銷售合同：框架合同、單筆銷售合同、補(bǔ)充協(xié)議、合同審批流程記錄；3.銷售支持：產(chǎn)品報(bào)價(jià)單、投標(biāo)文件、客戶需求文檔；4.執(zhí)行記錄：發(fā)貨單、驗(yàn)收單、運(yùn)輸憑證、客戶簽收記錄；5.售后記錄：客戶投訴函、維修記錄、退換貨審批單；6.結(jié)算資料：發(fā)票存根、收款憑證、對(duì)賬函。（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案1.供應(yīng)商資料：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、合作協(xié)議；2.采購(gòu)合同：采購(gòu)合同、補(bǔ)充協(xié)議、合同審批流程記錄；3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告；4.結(jié)算資料：付款憑證、發(fā)票、對(duì)賬函。（三）項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案1.項(xiàng)目啟動(dòng)：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件；2.項(xiàng)目執(zhí)行：項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、變更申請(qǐng)及審批；3.項(xiàng)目驗(yàn)收：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果文件、客戶反饋意見；4.項(xiàng)目結(jié)算：費(fèi)用報(bào)銷憑證、項(xiàng)目決算報(bào)告。（四）財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證（發(fā)票、收據(jù)）、記賬憑證；2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬；3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度/季度/年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告；4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)繳款憑證、稅務(wù)備案文件。（五）人事業(yè)務(wù)檔案1.員工基本信息：簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書；2.勞動(dòng)合同：勞動(dòng)合同、補(bǔ)充協(xié)議、解除/終止勞動(dòng)合同證明；3.薪酬福利：工資表、社保繳納記錄、福利發(fā)放憑證；4.培訓(xùn)考核：培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)表、晉升/獎(jiǎng)懲文件。（六）行政業(yè)務(wù)檔案1.公章管理：公章使用登記本、公章刻制/銷毀審批文件；2.會(huì)議管理：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員簽到表；3.固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)購(gòu)置合同、驗(yàn)收單、折舊記錄；4.證照管理：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書的正副本及年檢記錄。第四章歸檔操作流程第十一條收集環(huán)節(jié)（一）收集時(shí)間：業(yè)務(wù)完成后5個(gè)工作日內(nèi)（如合同簽訂后、項(xiàng)目驗(yàn)收后），由業(yè)務(wù)部門檔案管理員收集相關(guān)文件；（二）收集范圍：本細(xì)則第三章規(guī)定的歸檔范圍，確保無(wú)遺漏；（三）收集要求：1.紙質(zhì)文件：原件優(yōu)先，如無(wú)原件需留存復(fù)印件并注明“與原件一致”；2.電子文件：與紙質(zhì)文件同步收集，格式為PDF（不可編輯）或企業(yè)指定格式，確保內(nèi)容完整、清晰；3.零散文件：及時(shí)整理，避免丟失。第十二條整理環(huán)節(jié)（一）分類：按第三章的分類原則，將收集的文件歸入對(duì)應(yīng)類別；（二）編號(hào)：采用“業(yè)務(wù)類型代碼-年份-流水號(hào)”的編碼規(guī)則，示例：銷售合同（XS-HT）-____；（三）裝訂：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，加裝封面（注明檔案名稱、編號(hào)、日期、整理人）；（四）編制目錄：填寫《檔案歸檔目錄》（模板見附件1），包含文件名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容；（五）電子檔案：將電子文件上傳至企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)。第十三條審核環(huán)節(jié)（一）業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)；（二）檔案部門審核：檔案管理部門對(duì)檔案的分類、編號(hào)、裝訂、目錄編制等進(jìn)行審核，不符合要求的退回整改。第十四條移交環(huán)節(jié)（一）移交時(shí)間：每月25日前，業(yè)務(wù)部門將上月整理完畢的檔案移交至檔案管理部門；（二）移交手續(xù)：填寫《檔案交接清單》（模板見附件2），雙方核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)后簽字確認(rèn)，清單一式兩份，雙方各留存一份；（三）電子檔案移交：同步將電子檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)，確保與紙質(zhì)檔案一致。第十五條入庫(kù)環(huán)節(jié)（一）檔案管理部門收到檔案后，在3個(gè)工作日內(nèi)完成入庫(kù)登記，錄入《檔案管理臺(tái)賬》（模板見附件3）；（二）紙質(zhì)檔案：存入檔案庫(kù)房，按編號(hào)順序排列，標(biāo)注存放位置（如貨架號(hào)、層號(hào)）；（三）電子檔案：存入企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保安全。第五章檔案保管與利用第十六條保管要求（一）紙質(zhì)檔案保管1.庫(kù)房環(huán)境：溫度14-24℃，濕度45%-60%，避免陽(yáng)光直射、潮濕、蟲害；2.存放方式：使用防磁、防火、防潮的檔案柜，檔案盒標(biāo)注清晰；3.定期檢查：每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時(shí)修復(fù)。（二）電子檔案保管1.存儲(chǔ)方式：采用企業(yè)級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)，支持異地備份（如阿里云、華為云）和離線備份（如移動(dòng)硬盤）；2.安全保障：設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如只讀、修改、刪除），啟用加密技術(shù)（如AES-256），定期檢測(cè)病毒；3.版本管理：保留電子檔案的歷史版本，避免誤刪或修改；4.遷移與歸檔：定期將電子檔案遷移至新的存儲(chǔ)介質(zhì)，確保兼容性。第十七條利用流程（一）內(nèi)部借閱1.申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（模板見附件4），注明借閱檔案名稱、編號(hào)、用途、借閱期限；2.審批：部門負(fù)責(zé)人審核（確認(rèn)用途合理），檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批（確認(rèn)檔案可借閱）；3.借閱：檔案管理部門核對(duì)申請(qǐng)表信息，發(fā)放檔案（紙質(zhì)檔案需登記《檔案借閱登記本》，電子檔案需記錄訪問(wèn)日志）；4.歸還：借閱人應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還檔案（如需延長(zhǎng)，需重新申請(qǐng)），檔案管理部門檢查檔案完整性后，在登記本上標(biāo)注“已歸還”。（二）外部借閱1.申請(qǐng)：外部單位（如律師事務(wù)所、審計(jì)機(jī)構(gòu)）需提交書面申請(qǐng)，注明借閱目的、檔案范圍、借閱期限；2.審批：法務(wù)部門審核（確認(rèn)符合法律規(guī)定），檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批（確認(rèn)檔案可借閱），企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（重大事項(xiàng)）；3.借閱：外部單位需提供介紹信及經(jīng)辦人身份證復(fù)印件，檔案管理部門留存復(fù)印件并登記；4.監(jiān)督：借閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)派專人監(jiān)督，避免檔案損毀或泄露。（三）復(fù)制與摘錄1.復(fù)制：如需復(fù)制紙質(zhì)檔案，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件需注明“復(fù)制件”及復(fù)制日期；2.摘錄：如需摘錄電子檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，摘錄內(nèi)容需與原始檔案一致，不得修改。第十八條利用限制（一）涉及企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱；（二）未歸檔的零散文件，不得對(duì)外提供；（三）借閱人不得涂改、損毀、丟失檔案，否則承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第六章檔案銷毀第十九條銷毀條件符合以下條件之一的檔案，可申請(qǐng)銷毀：（一）超過(guò)保管期限（按國(guó)家規(guī)定或企業(yè)制度，如會(huì)計(jì)檔案保管30年、銷售合同保管10年）；（二）無(wú)保存價(jià)值（如重復(fù)文件、過(guò)時(shí)的宣傳資料）；（三）經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)需繼續(xù)保存（如已結(jié)清的小額采購(gòu)合同）。第二十條銷毀流程（一）申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門或檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》（模板見附件5），注明銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因。（二）鑒定檔案管理部門組織鑒定小組（由檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門組成），對(duì)申請(qǐng)銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，出具《檔案鑒定報(bào)告》（模板見附件6），確認(rèn)是否符合銷毀條件。（三）審批1.一般檔案：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；2.重要檔案（如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案）：由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批；3.涉及法律糾紛的檔案：需經(jīng)法務(wù)部門確認(rèn)無(wú)未了結(jié)事項(xiàng)后審批。（四）實(shí)施1.銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀或指定機(jī)構(gòu)焚燒（需符合環(huán)保要求），電子檔案采用不可逆刪除（如格式化、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)）；2.監(jiān)督：銷毀過(guò)程需由檔案管理部門、法務(wù)部門、紀(jì)檢部門共同監(jiān)督，確保銷毀徹底；3.禁止事項(xiàng)：不得將銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給第三方。（五）記錄銷毀完成后，填寫《檔案銷毀記錄》（模板見附件7），包含銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、監(jiān)督人員等內(nèi)容，記錄需留存10年。第七章監(jiān)督與考核第二十一條監(jiān)督檢查（一）定期檢查：檔案管理部門每季度對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查收集、整理、移交、保管情況；（二）不定期抽查：企業(yè)管理層或?qū)徲?jì)部門不定期抽查檔案管理情況，防范違規(guī)行為；（三）檢查結(jié)果：形成《檔案管理檢查報(bào)告》，向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并存檔備查。第二十二條考核與獎(jiǎng)懲（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人（如及時(shí)移交、檔案完整、利用高效），給予通報(bào)表?yè)P(yáng)或績(jī)效加分；（二）處罰：1.未按規(guī)定收集、整理檔案的，責(zé)令整改，扣減部門績(jī)效5%；2.未按時(shí)移交檔案的，每延遲1天，扣減部門績(jī)效1%；3.泄露檔案內(nèi)容或損毀、丟失檔案的，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效或解除勞動(dòng)合同，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任；4.違規(guī)銷毀檔案的，給予記過(guò)處分，并追究相關(guān)人員責(zé)任。第八章附則第二十三條制度修訂本細(xì)則由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，如需修訂，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布。第二十四條生效日期本細(xì)則自2023年X月X日起施行，原《企業(yè)檔案管理辦法》同時(shí)廢止。附件清單1.《檔