企業(yè)合同結算管理辦法與范本一、引言合同結算是企業(yè)合同履行的核心閉環(huán)環(huán)節(jié)，既是業(yè)務成果轉化為資金流入的關鍵步驟，也是企業(yè)成本控制、資金流動性管理及合規(guī)風險防控的重要抓手。然而，實踐中不少企業(yè)存在以下痛點：結算流程模糊，“先結算后審核”“口頭確認代替書面憑證”等不規(guī)范行為頻發(fā)；責任劃分不清，業(yè)務部門“重簽約輕結算”、財務部門“重審核輕跟蹤”，導致風險推諉；風險防控缺失，合同條款模糊、對賬不及時、發(fā)票不合規(guī)等問題引發(fā)資金損失或法律糾紛。為解決上述問題，企業(yè)需建立標準化、流程化、責任化的合同結算管理體系，通過明確規(guī)則、規(guī)范流程、強化監(jiān)督，實現“結算有依據、流程有管控、風險有防范”的目標。本文結合企業(yè)實際需求，提供合同結算管理辦法框架及常用范本，為企業(yè)提供可落地的實操指南。二、企業(yè)合同結算管理辦法（一）適用范圍本辦法適用于企業(yè)與外部單位/個人簽訂的各類涉及資金結算的合同，包括但不限于：銷售合同、采購合同、服務合同；工程承包合同、租賃合同、技術合作合同；境內外貿易合同（需符合當地法律法規(guī)）。企業(yè)內部部門間協作合同的結算可參照本辦法執(zhí)行。（二）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守《民法典》《稅收征收管理法》《企業(yè)會計準則》等法律法規(guī)，以及企業(yè)《資金管理辦法》《合同管理辦法》等內部制度，確保結算行為合法、合規(guī)。2.準確性原則：結算數據需真實反映合同履行情況，嚴禁虛構結算事項、篡改金額（如“陰陽合同”“虛增工作量”）。3.及時性原則：按合同約定的結算節(jié)點（如“驗收合格后30日內”）提交申請、完成審核及收付，避免拖延導致資金占用或違約。4.責任到人原則：明確“業(yè)務發(fā)起-財務審核-法務合規(guī)-領導審批”各環(huán)節(jié)的責任主體，確保每一筆結算“可追溯、可問責”。5.風險可控原則：對合同條款、對賬、發(fā)票、異常情況等關鍵環(huán)節(jié)建立風險防控機制，提前識別并化解風險（如逾期付款、虛開發(fā)票）。（三）結算流程管理合同結算流程需遵循“準備-審核-審批-收付-歸檔”的閉環(huán)邏輯，具體環(huán)節(jié)如下：1.結算準備（業(yè)務部門負責）觸發(fā)條件：合同履行達到約定結算節(jié)點（如貨物驗收合格、服務完成、工程進度達標）。資料收集：業(yè)務部門需收集以下資料（原件或蓋章復印件）：（1）合同及補充協議（明確結算條款）；（2）履行證明（驗收報告、工作量確認單、服務確認函等）；（3）發(fā)票（對方開具的合規(guī)發(fā)票或己方需開具的發(fā)票信息）；（4）對賬記錄（如有前期未結清款項）；（5）其他佐證材料（如運輸單據、質量檢測報告）。填寫申請表：業(yè)務經辦人根據上述資料填寫《合同結算申請表》（詳見范本3.1），確?！昂贤畔?、結算金額、依據”與原始資料一致。部門審核：業(yè)務部門負責人審核資料的真實性、完整性（如“驗收報告是否有雙方簽字”“工作量是否與合同約定一致”），審核通過后簽字確認。2.審核審批（財務、法務、領導負責）財務審核：財務部門重點審核以下內容：（1）結算金額準確性（如“貨款=單價×數量”是否與驗收報告一致）；（2）發(fā)票合規(guī)性（抬頭、稅號、內容是否與合同一致，是否為虛開發(fā)票）；（3）資金計劃匹配性（是否符合企業(yè)月度/季度資金預算）。審核不通過的，退回業(yè)務部門補充資料；審核通過的，簽字確認。法務審核（可選）：涉及重大合同（如金額超過企業(yè)閾值）或爭議事項（如對方違約）時，法務部門需審核：（1）結算條款的合法性（如“逾期利息約定是否符合法律規(guī)定”）；（2）爭議解決方式的有效性（如“仲裁條款是否明確”）。領導審批：根據企業(yè)《資金審批管理辦法》，按權限分級審批（如“10萬元以下由部門經理審批，10萬元以上由總經理審批”）。審批人需審核“流程完整性、資料合規(guī)性”，避免越權審批。3.款項收付（財務部門負責）支付流程：財務部門根據審批后的《合同結算申請表》，按合同約定的方式（如銀行轉賬、商業(yè)匯票）支付款項，確?！笆湛钊?、賬戶信息”與合同一致。支付后，及時獲取銀行回單并登記入賬。收取流程：對于應收款項，財務部門需跟蹤對方付款進度，收到款項后及時核對“金額、賬戶”，并更新應收賬款臺賬。4.憑證歸檔（財務部門負責）結算完成后，財務部門需將以下資料整理歸檔：（1）《合同結算申請表》及審批記錄；（2）合同及補充協議；（3）履行證明（驗收報告、工作量確認單）；（4）發(fā)票及銀行回單；（5）對賬確認函（如有）；（6）異常結算處理單（如有）。歸檔資料需按“合同編號+年份”分類存儲，保存期限符合《會計檔案管理辦法》（一般為10年）。（四）關鍵環(huán)節(jié)風險防控1.合同條款風險防控前置審核：合同簽訂前，法務與財務部門需共同審核結算條款，確保“四明確”：（1）金額明確：避免“按實際發(fā)生額結算”等模糊表述，需明確單價、數量、總價及計價方式（如“固定價”“浮動價”）；（2）時間明確：避免“驗收后結算”，需明確觸發(fā)條件（如“貨到驗收合格后30日內”）；（3）方式明確：避免現金支付（特殊情況除外），需明確銀行轉賬、票據等方式及賬戶信息；（4）責任明確：明確逾期結算的違約責任（如“逾期付款按日萬分之三支付利息”）及救濟措施（如“暫停履行合同”）。條款修訂：若合同條款存在不利于企業(yè)的約定（如“對方可任意延遲結算”），需通過補充協議修改后再簽訂。2.對賬風險防控定期對賬：每季度末（或合同約定時間），業(yè)務部門需與對方核對結算情況，填寫《結算對賬確認函》（詳見范本3.2），雙方簽字蓋章確認。差異處理：若對賬存在差異（如“己方多計運費，對方少計貨款”），需及時查明原因（如“運輸單據遺漏”“對方記賬錯誤”），協商解決后重新確認。證據留存：對賬確認函需一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為后續(xù)結算及爭議解決的重要依據。3.發(fā)票風險防控收取發(fā)票：業(yè)務部門需審核發(fā)票的“三性”：（1）真實性：通過稅務系統(tǒng)查詢發(fā)票真?zhèn)?；?）合法性：抬頭、稅號、內容需與合同一致（如“服務名稱需與合同約定的服務項目一致”）；（3）完整性：發(fā)票需有對方公章、開票日期、金額等信息。若收到虛開發(fā)票，需及時退回并要求重新開具。開具發(fā)票：己方開具發(fā)票時，需符合稅務規(guī)定（如“及時開具”“內容與實際業(yè)務一致”），避免因發(fā)票問題引發(fā)稅務處罰。4.異常情況風險防控異常類型：包括“逾期未結算、金額不符、對方違約、發(fā)票缺失”等。處理流程：（1）上報：業(yè)務部門發(fā)現異常后，需在2個工作日內填寫《異常結算處理單》（詳見范本3.3），描述異常情況、原因及擬采取的措施；（2）審核：財務、法務部門審核處理方案的“合規(guī)性、可行性”（如“收取逾期利息是否符合合同約定”）；（3）執(zhí)行：責任部門按審批后的方案執(zhí)行（如“發(fā)送催款函”“提起訴訟”），并跟蹤處理進度；（4）記錄：異常處理完成后，需將處理結果錄入合同管理系統(tǒng)，以便后續(xù)分析。（五）責任劃分**部門****責任****業(yè)務部門**收集結算資料、填寫申請表、與對方對賬、處理異常情況；對資料真實性負責。**財務部門**審核金額準確性、發(fā)票合規(guī)性、辦理款項收付、歸檔資料；對數據準確性負責。**法務部門**審核合同條款合法性、處理法律爭議；對條款合法性負責。**審批人員**按權限審批申請表；對審批結果負責（避免越權）。（六）監(jiān)督與考核1.內部審計監(jiān)督內部審計部門每季度對結算流程進行全面審計，重點檢查：（1）結算資料是否完整、真實；（2）審核審批流程是否符合規(guī)定；（3）異常情況處理是否及時、有效。審計結束后，出具審計報告，對問題部門提出整改要求（如“未按規(guī)定對賬的，扣減部門獎金”）。2.績效考核將結算管理納入部門及員工績效考核，設置以下指標：（1）結算及時率：按合同約定時間完成結算的比例（目標值≥95%）；（2）結算準確率：結算金額與實際履行情況一致的比例（目標值≥98%）；（3）風險事件發(fā)生率：因結算問題導致的法律糾紛、資金損失次數（目標值=0）?？冃Э己私Y果與部門獎金、員工晉升掛鉤（如“結算及時率達標，獎勵部門經理1個月獎金”；“發(fā)生風險事件，扣減經辦人當月獎金”）。三、企業(yè)合同結算常用范本（一）《合同結算申請表》范本合同結算申請表編號：[XXXX]（企業(yè)編碼規(guī)則）日期：[YYYY-MM-DD]一、合同基本信息1.合同編號：[XXXX]2.合同名稱：[XX產品銷售合同]3.對方單位：[XX有限公司]4.簽訂日期：[YYYY-MM-DD]5.履行期限：[YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD]二、結算信息1.結算期間：[YYYY-MM至YYYY-MM]2.結算類型：□首次結算□中期結算□最終結算3.結算金額：貨款：[XX]元（大寫：[XX]）服務費：[XX]元（大寫：[XX]）合計：[XX]元（大寫：[XX]）4.結算依據：驗收報告編號：[XXXX]工作量確認單編號：[XXXX]三、附件清單（打“√”）□合同及補充協議□驗收報告□發(fā)票（號碼：[XXXX]）□對賬確認函四、審批流程1.業(yè)務部門：經辦人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]負責人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]2.財務部門：審核人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]負責人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]3.法務部門（可選）：審核人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]4.審批人（按權限）：[XXX]（總經理）簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]填寫說明：結算金額需分項列出，大寫與小寫一致；附件需齊全，避免“先審批后補資料”；審批流程需按企業(yè)權限執(zhí)行，不得越權。（二）《結算對賬確認函》范本結算對賬確認函致：[XX有限公司]編號：[XXXX]日期：[YYYY-MM-DD]根據《[合同名稱]》（編號：[XXXX]），現核對[YYYY-MM至YYYY-MM]結算情況，請確認：一、己方信息1.結算金額：[XX]元（大寫：[XX]）2.已收金額：[XX]元（大寫：[XX]）3.未收金額：[XX]元（大寫：[XX]）二、貴方信息（請?zhí)顚懀?.結算金額：[XX]元（大寫：[XX]）2.已付金額：[XX]元（大寫：[XX]）3.未付金額：[XX]元（大寫：[XX]）三、差異說明（如有）差異金額：[XX]元（大寫：[XX]）差異原因：[XX]（如“己方多計運費，貴方少計貨款”）四、確認意見1.己方確認無誤：單位：[XX有限公司]蓋章：[XX]代表：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]2.貴方確認無誤：單位：[XX有限公司]蓋章：[XX]代表：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]填寫說明：對賬函需每季度末發(fā)出，避免“年底集中對賬”；差異原因需具體，雙方協商解決后重新確認；原件雙方各執(zhí)一份，作為結算依據。（三）《異常結算處理單》范本異常結算處理單編號：[XXXX]日期：[YYYY-MM-DD]一、合同基本信息1.合同編號：[XXXX]2.合同名稱：[XX工程承包合同]3.對方單位：[XX有限公司]4.合同金額：[XX]元（大寫：[XX]）二、異常情況1.異常類型：□逾期未結算□金額不符□對方違約2.情況描述：[XX]（如“貴方未按合同約定在2023年5月30日前支付貨款，逾期30天，未付金額10萬元”）3.發(fā)生時間：[YYYY-MM-DD]三、原因分析1.內部原因：□資料延遲□審核拖延2.外部原因：□對方資金緊張□對金額有異議3.具體原因：[XX]（如“貴方因經營困難，資金周轉不暢”）四、處理方案1.措施：□發(fā)送催款函□協商調整時間□收取逾期利息□訴訟2.內容：[XX]（如“2023年6月15日發(fā)送催款函，要求6月30日前支付貨款及利息（日萬分之三）”）3.責任部門：[業(yè)務部門]4.責任人：[XXX]5.完成期限：[YYYY-MM-DD]五、審批流程1.業(yè)務部門：經辦人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]負責人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]2.財務部門：審核人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]3.法務部門：審核人：[XXX]簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]4.審批人：[XXX]（總經理）簽字：[XXX]日期：[YYYY-MM-DD]填寫說明：異常情況需及時上報（2個工作日內）；處理方案需符合合同約定（如“逾期利息按合同條款計算”）；跟蹤處理進度，及時更新結果。四、結語企業(yè)合同結算管理是“業(yè)務-財務-法務”協同的關鍵節(jié)點，其核心目標是“規(guī)范流程、防控風險、保障權益”。本辦法及范本為企業(yè)提供了一套可落地的工具，但需注意以下幾點：1.個性化調