醫(yī)藥公司采購合同管理細則

一、總則1.目的為加強本醫(yī)藥公司采購合同管理，規(guī)范采購合同的簽訂、履行、變更與解除等行為，有效防范合同風險，保障公司的合法權益，提高公司經(jīng)濟效益，結合醫(yī)藥行業(yè)特點和公司實際情況，特制定本細則。2.依據(jù)本細則依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)以及公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營理念制定。3.原則（1）合法性原則：采購合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。（2）公平公正原則：在合同簽訂過程中，應確保雙方權利義務對等，公平交易。（3）效益優(yōu)先原則：采購合同管理要以提高公司經(jīng)濟效益為核心目標，注重成本控制和資源優(yōu)化配置。（4）誠實守信原則：公司及員工在采購合同管理過程中應秉持誠實守信的態(tài)度，維護公司良好聲譽。二、適用范圍本細則適用于本醫(yī)藥公司所有涉及采購業(yè)務的部門及員工，以及與公司有采購合同往來的供應商（客戶范疇中的合作方）。三、組織架構與職責分工1.采購部門（1）負責收集供應商信息，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫，對供應商進行初步篩選和評估。（2）組織采購合同的談判，起草合同文本，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。（3）跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時反饋給相關部門。2.法務部門（1）對采購合同文本進行法律審核，審查合同條款的合法性、完整性和有效性，防范法律風險。（2）為采購合同糾紛的處理提供法律支持，參與糾紛的協(xié)商、調解、仲裁或訴訟等活動。3.財務部門（1）參與采購合同涉及的資金預算編制，對合同的付款條款進行審核，確保公司資金的合理使用。（2）負責采購合同的賬務處理，監(jiān)督合同款項的支付和結算，及時與采購部門溝通款項支付情況。4.質量部門（1）參與對供應商提供的醫(yī)藥產(chǎn)品質量標準的制定和審核，確保采購的醫(yī)藥產(chǎn)品符合國家質量要求和公司標準。（2）在合同執(zhí)行過程中，對采購的醫(yī)藥產(chǎn)品進行質量檢驗和驗收，如發(fā)現(xiàn)質量問題及時反饋并協(xié)助處理。5.公司管理層（1）對重大采購合同進行審批，確保采購決策符合公司戰(zhàn)略和整體利益。（2）協(xié)調各部門在采購合同管理過程中的工作，解決部門間的爭議和問題。四、管理內容與流程1.采購合同的準備階段（1）需求確認：各部門根據(jù)工作需要提出采購申請，明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交采購部門。（2）供應商選擇：采購部門根據(jù)采購需求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選合適的供應商，或通過市場調研、招標等方式尋找新的供應商。對供應商的資質、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量等進行綜合評估，選擇至少兩家符合要求的供應商作為候選對象。（3）談判準備：采購部門組織相關人員（包括法務、質量等部門人員）與候選供應商進行商務和技術談判。談判前應明確談判目標、策略和底線，收集整理相關資料，如市場價格信息、產(chǎn)品技術參數(shù)等。2.采購合同的簽訂階段（1）合同起草：采購部門根據(jù)談判結果，起草采購合同文本。合同應包含雙方當事人信息、采購產(chǎn)品詳情、價格條款、交貨條款、質量條款、付款方式、違約責任、爭議解決方式等主要內容。（2）審核會簽：合同文本起草完成后，依次提交法務部門進行法律審核、財務部門進行付款條款審核、質量部門進行質量條款審核。各部門審核通過后，由采購部門組織相關領導和部門負責人進行會簽。（3）簽訂合同：經(jīng)審核會簽后的合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。合同簽訂應采用書面形式，確保合同條款清晰、準確、完整，雙方簽字蓋章齊全。3.采購合同的履行階段（1）訂單下達：合同簽訂后，采購部門及時向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。（2）進度跟蹤：采購部門定期跟蹤采購合同的執(zhí)行進度，與供應商保持溝通，了解產(chǎn)品生產(chǎn)、運輸?shù)惹闆r。如發(fā)現(xiàn)可能影響合同按時履行的問題，及時協(xié)調解決。（3）驗收交付：采購產(chǎn)品到達公司后，質量部門按照合同約定的質量標準進行檢驗和驗收。驗收合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的產(chǎn)品，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如換貨、退貨、補貨等。（4）付款結算：財務部門根據(jù)合同約定的付款方式和驗收情況，審核付款申請，辦理款項支付手續(xù)。付款過程中要嚴格按照公司財務制度進行操作，確保資金安全。4.采購合同的變更與解除階段（1）變更申請：在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，由提出變更的部門填寫《采購合同變更申請表》，說明變更原因、變更內容等，經(jīng)部門負責人審核后提交采購部門。（2）協(xié)商變更：采購部門收到變更申請后，與供應商進行協(xié)商，達成一致意見后，起草《采購合同變更協(xié)議》，按照合同簽訂的審核會簽流程進行審批，雙方簽字蓋章后生效。（3）解除申請：如出現(xiàn)合同無法繼續(xù)履行或需要解除合同的情形，由相關部門提出《采購合同解除申請表》，說明解除原因，經(jīng)部門負責人審核后提交采購部門。（4）協(xié)商解除：采購部門與供應商協(xié)商解除合同事宜，達成一致后簽訂《采購合同解除協(xié)議》，明確雙方的權利義務和責任承擔，按照審核流程審批后生效。五、權利與義務1.公司權利（1）有權要求供應商按照合同約定提供符合質量要求的醫(yī)藥產(chǎn)品和服務。（2）有權對供應商的合同履行情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題有權要求供應商及時整改。（3）在供應商違反合同約定時，有權依據(jù)合同條款和法律法規(guī)要求供應商承擔違約責任。2.公司義務（1）按照合同約定的時間、方式和金額向供應商支付貨款。（2）為供應商履行合同提供必要的協(xié)助和配合，如提供相關資料、場地等。（3）對供應商的商業(yè)秘密和技術秘密予以保密。3.供應商權利（1）有權要求公司按照合同約定支付貨款。（2）在公司違反合同約定時，有權要求公司承擔違約責任。4.供應商義務（1）按照合同約定的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質量標準、交貨時間和地點等要求提供醫(yī)藥產(chǎn)品和服務。（2）向公司提供產(chǎn)品合格證明、質量檢驗報告等相關資料。（3）接受公司對合同履行情況的監(jiān)督和檢查，對公司提出的問題及時整改。六、監(jiān)督與考核機制1.內部監(jiān)督（1）公司審計部門定期對采購合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更與解除等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（2）采購部門內部建立合同臺賬，對采購合同的簽訂、執(zhí)行、付款等情況進行詳細記錄，便于跟蹤和查詢。同時，定期對合同執(zhí)行情況進行總結分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題。2.供應商評價（1）采購部門聯(lián)合質量、財務等部門定期對供應商進行評價，評價內容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評價結果對供應商進行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、暫停合作或終止合作等處理。3.績效考核（1）將采購合同管理工作納入相關部門和員工的績效考核體系，設置合理的考核指標和權重，如合同簽訂的及時性、準確性，合同執(zhí)行的完成率，供應商評價得分等。（2）對在采購合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對因工作失誤導致公司利益受損的部門和個人進行相應的處罰。七、附則1.本細