醫(yī)藥公司涉外合同管理細則

一、總則本細則旨在加強公司涉外合同管理，規(guī)范涉外合同的簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理等活動，保障公司合法權益，促進公司國際業(yè)務的健康發(fā)展。以公司“專業(yè)、創(chuàng)新、誠信、共贏”的企業(yè)文化為指導，秉持“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅動，追求卓越品質，創(chuàng)造社會效益與經濟效益”的經營理念，在扁平化管理模式下，確保各項涉外合同管理工作高效、有序進行。二、適用范圍本細則適用于公司全體員工在從事與境外主體（包括但不限于境外企業(yè)、機構、個人等）進行經濟往來活動中簽訂的各類涉外合同。同時，對于與涉外合同相關的客戶權益保障與信息溝通等事宜，也依照本細則相關規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構與職責分工1.合同管理委員會：作為公司涉外合同管理的最高決策機構，由公司高層管理人員組成。負責制定和調整涉外合同管理戰(zhàn)略，審議重大涉外合同，協(xié)調解決合同管理中的重大問題，確保合同管理與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。2.法務部門：是涉外合同管理的核心部門，負責審核合同條款的合法性、合規(guī)性，參與重大合同的談判，處理合同糾紛，提供法律咨詢服務。在扁平化管理模式下，直接與各業(yè)務部門及相關層級溝通協(xié)作，確保合同法律風險可控。3.業(yè)務部門：負責涉外合同的前期洽談、起草，對合同的商務條款負責，及時向法務部門和其他相關部門提供合同簽訂、履行過程中的信息，配合法務部門處理合同糾紛，確保合同目標的實現，兼顧社會效益與經濟效益。4.財務部門：負責審核合同中的財務條款，監(jiān)督合同款項的收付，對合同執(zhí)行過程中的財務狀況進行監(jiān)控和分析，保障公司的資金安全與合理運用，為合同的履行提供財務支持與風險預警。5.其他相關部門：如質量控制部門、物流部門等，根據各自職責，參與合同管理工作，提供專業(yè)支持，確保合同的順利履行，共同維護公司利益。四、管理內容與流程1.合同簽訂前管理-項目評估：業(yè)務部門在與境外主體接觸洽談前，應對項目進行初步評估，包括市場前景、合作方資信狀況、技術可行性、法律風險等方面。形成評估報告，提交合同管理委員會審議，確保項目符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和利益。-合作方資信調查：業(yè)務部門負責對合作方進行詳細的資信調查，收集合作方的注冊信息、財務狀況、經營業(yè)績、信用記錄等資料。法務部門協(xié)助進行合法性審查，評估合作方的履約能力和信用風險，為合同簽訂提供可靠依據。-合同談判：業(yè)務部門牽頭組織合同談判，法務部門、財務部門等相關人員根據需要參與。談判過程中，應明確雙方的權利義務、合作方式、價格條款、交付條款、知識產權歸屬、保密條款、違約責任等核心內容，充分考慮公司的經濟效益和社會效益，同時尊重對方合理訴求。-合同起草：業(yè)務部門根據談判結果起草合同文本，確保合同條款清晰、準確、完整，符合法律法規(guī)和公司利益。合同文本應使用規(guī)范的法律語言，避免模糊不清或易產生歧義的表述。-合同審核：合同起草完成后，業(yè)務部門將合同文本提交法務部門進行審核。法務部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風險防范條款。財務部門審核財務條款的合理性與可行性。其他相關部門根據各自職責對合同涉及的專業(yè)內容進行審核。各部門提出審核意見，業(yè)務部門根據意見對合同進行修改完善。2.合同簽訂管理-合同審批：經審核修改后的合同文本，由業(yè)務部門提交合同管理委員會審批。合同管理委員會根據項目重要性、風險程度等因素進行審議，做出批準或修改的決定。重大涉外合同需經公司董事會批準。-簽字蓋章：合同經審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章前，應再次核對合同文本內容，確保與審批通過的版本一致。同時，要求合作方按照其所在國家或地區(qū)的法律規(guī)定完成簽字蓋章手續(xù)。3.合同履行管理-履行計劃制定：合同簽訂后，業(yè)務部門應制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等，確保合同按時、按質、按量履行。履行計劃應抄送法務部門、財務部門等相關部門，以便協(xié)同監(jiān)督管理。-履行跟蹤與監(jiān)控：業(yè)務部門負責對合同履行情況進行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行進度，收集、整理履行過程中的相關資料和證據。財務部門監(jiān)控合同款項的收付情況，確保資金安全。法務部門關注合同履行過程中的法律風險，及時提供法律支持和指導。各部門定期向合同管理委員會匯報合同履行情況，對出現的問題及時研究解決。-變更與解除：如因客觀原因需要變更或解除合同，業(yè)務部門應及時與合作方協(xié)商，并書面通知法務部門。法務部門審核變更或解除合同的合法性和必要性，指導業(yè)務部門起草相關協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議需經合同管理委員會審批，并按照原合同簽訂程序辦理簽字蓋章手續(xù)。4.合同糾紛處理-糾紛報告：在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向法務部門報告，提供糾紛的詳細情況和相關證據材料。法務部門對糾紛進行初步評估，確定糾紛的性質、嚴重程度和可能的解決方案。-處理方案制定：法務部門會同業(yè)務部門制定糾紛處理方案，根據糾紛的具體情況，選擇協(xié)商、調解、仲裁或訴訟等方式解決。處理方案應充分考慮公司的利益和聲譽，盡量通過友好協(xié)商或調解解決糾紛，降低糾紛處理成本和對公司業(yè)務的影響。-處理執(zhí)行：糾紛處理方案經合同管理委員會批準后，由法務部門牽頭組織實施。業(yè)務部門配合法務部門收集證據、參與談判、仲裁或訴訟活動。在糾紛處理過程中，應及時向合同管理委員會匯報進展情況，根據需要調整處理策略。-總結與反饋：糾紛處理結束后，法務部門應及時總結經驗教訓，形成書面報告提交合同管理委員會。報告內容包括糾紛產生的原因、處理過程、結果分析以及防范建議等。相關部門應根據報告提出的建議，完善合同管理措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。五、權利與義務1.公司權利-有權要求合作方按照合同約定履行義務，包括按時支付款項、交付貨物、提供服務等。-對合作方的履約情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現合作方存在違約行為，有權按照合同約定追究其違約責任，維護公司的合法權益。-在合同履行過程中，根據實際情況有權提出合理的變更或解除合同的要求，但應按照法律規(guī)定和合同約定的程序進行。2.公司義務-按照合同約定全面履行自己的義務，包括按時交付貨物、提供服務、支付款項等，確保合同目標的實現。-對合作方提供的商業(yè)秘密、技術秘密等信息予以保密，不得泄露給第三方，維護合作方的合法權益。-在合同糾紛處理過程中，應遵循誠實信用原則，積極配合相關機構的工作，如實提供證據和信息。3.員工權利-有權了解所參與合同的相關情況，包括合同背景、目標、條款等，以便更好地履行工作職責。-在合同管理工作中，有權提出合理的意見和建議，對合同管理工作進行監(jiān)督，促進公司合同管理水平的提高。-因履行合同管理職責遭受人身傷害或其他損失的，有權按照公司規(guī)定和法律法規(guī)獲得相應的補償和賠償。4.員工義務-嚴格遵守公司涉外合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求參與合同管理工作，確保合同管理工作的規(guī)范化和標準化。-保守公司商業(yè)秘密和合同涉及的機密信息，不得擅自泄露給外部人員。-積極配合公司其他部門開展合同管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同完成合同目標。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內部審計部門定期對公司涉外合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同款項的收付情況等，發(fā)現問題及時提出整改建議。-合同管理委員會對合同管理工作進行不定期抽查，重點關注重大涉外合同的履行情況和風險防范措施的落實情況，確保合同管理工作符合公司戰(zhàn)略和利益要求。-法務部門對合同管理過程中的法律風險進行實時監(jiān)控，對發(fā)現的法律問題及時進行預警和處理，保障公司合法權益。2.考核機制-建立健全涉外合同管理績效考核體系，將合同管理工作納入員工績效考核范疇?？己酥笜税ê贤炗喌募皶r性、準確性、合規(guī)性，合同履行的進度、質量，合同糾紛的發(fā)生率及處理結果等。-對在合同管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書等，激勵員工積極參與合同管理工作，提高工作質量和效率。-對在合同管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤給公司造成損失的部門和個人，按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，包括扣減績效獎金、警告、降職、辭退等，追究相應的責任。