采購管理流程及合同履行通用工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板旨在為企業(yè)構(gòu)建標準化、采購管理體系，覆蓋從需求提報到合同履行的全流程管控，適用于各類企業(yè)的采購部門，尤其適合對流程合規(guī)性、風(fēng)險控制及效率提升有明確要求的制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)企業(yè)。具體應(yīng)用場景包括：日常生產(chǎn)物料采購：如原材料、零部件、包裝材料等直接用于生產(chǎn)的物資采購；辦公用品采購：如辦公設(shè)備、耗材、服務(wù)等間接性支出采購；服務(wù)類項目采購：如IT運維、咨詢服務(wù)、工程外包等服務(wù)型合作；固定資產(chǎn)采購：如生產(chǎn)設(shè)備、運輸工具等長期資產(chǎn)購置。二、全流程操作步驟詳解（一）采購需求發(fā)起與審批目標：保證采購需求真實、必要且符合公司戰(zhàn)略，從源頭控制無效采購。操作步驟：需求提報業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營或工作需要，填寫《采購需求申請表》，明確需求名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、期望交貨期、用途說明等關(guān)鍵信息，并附技術(shù)參數(shù)圖紙、質(zhì)量標準等附件（如有）。示例：生產(chǎn)部因新增生產(chǎn)線需采購“精密檢測儀”，需提供設(shè)備技術(shù)規(guī)格書、檢測精度要求及安裝環(huán)境說明。需求部門初審需求部門負責(zé)人（如*經(jīng)理）對需求的合理性、必要性及預(yù)算準確性進行審核，重點確認：需求是否符合部門年度工作計劃；是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；預(yù)算是否在部門可控額度內(nèi)。審核通過后簽字確認，若不通過需退回需求部門并說明理由?？绮块T復(fù)核采購部門收到需求后，1個工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點核查：需求描述是否清晰完整，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量）；預(yù)算是否符合市場行情（可通過歷史采購數(shù)據(jù)、第三方詢價初步判斷）；是否存在緊急需求（標注“特急”的需求需優(yōu)先處理，說明原因并抄送分管領(lǐng)導(dǎo)）。最終審批根據(jù)采購金額及公司授權(quán)制度，逐級提交審批：金額≤5萬元：采購經(jīng)理*經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：采購總監(jiān)*總監(jiān)審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理*總審批。審批通過后，采購部門正式啟動供應(yīng)商選擇流程；審批不通過，由采購部門反饋需求部門調(diào)整后重新提報。（二）供應(yīng)商選擇與評估目標：通過規(guī)范化的篩選流程，選擇資質(zhì)合格、性價比高、服務(wù)可靠的供應(yīng)商，保證采購質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性。操作步驟：供應(yīng)商尋源采購部門根據(jù)采購需求類型，通過以下渠道尋源：公開招標：金額＞10萬元的采購項目，需在指定招標平臺發(fā)布招標公告，邀請不少于3家合格供應(yīng)商參與；詢價比價：5萬元＜金額≤10萬元，向3家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求提供報價單、產(chǎn)品樣本及資質(zhì)證明；單一來源：獨家代理產(chǎn)品、緊急采購等特殊情形，需填寫《單一來源采購審批表》，說明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批后實施。資質(zhì)初審供應(yīng)商需提供以下基礎(chǔ)資料（復(fù)印件加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認證、特種設(shè)備制造許可證等，根據(jù)采購需求確定）；近三年類似項目業(yè)績合同（至少2份）；法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如委托代理人簽約）。采購部門對資料真實性進行核查，剔除資質(zhì)不全或存在不良記錄的供應(yīng)商。現(xiàn)場考察（如需）對金額較大（＞20萬元）或關(guān)鍵物料的供應(yīng)商，組織由采購、技術(shù)、質(zhì)量組成的考察小組，實地考察：生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備狀況、產(chǎn)能匹配度；質(zhì)量管控流程（如原材料檢驗、過程控制、成品檢測）；倉儲物流能力及售后服務(wù)體系。填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》，形成考察結(jié)論作為評估依據(jù)。綜合評估與確定成立供應(yīng)商評估小組（采購、技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)負責(zé)人），采用量化打分法（總分100分），從以下維度評分：價格（30分）：滿足需求的前提下，報價最低者得滿分，其他按比例折算；質(zhì)量（25分）：根據(jù)樣品測試報告、過往質(zhì)量合格率、質(zhì)量體系認證情況評分；交期（20分）：承諾交貨期是否滿足需求，是否有延遲風(fēng)險及應(yīng)對措施；服務(wù)（15分）：售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力、投訴處理機制；資質(zhì)（10分）：行業(yè)資質(zhì)、企業(yè)信譽、財務(wù)狀況（通過征信報告核查）。按得分高低排序，得分最高者為候選供應(yīng)商，若得分差距＜5分，需組織二次評審。確定供應(yīng)商后，由采購部門發(fā)出《中標通知書》或《合作意向函》。（三）合同簽訂與審批目標：通過規(guī)范的合同條款明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范法律風(fēng)險，保障采購雙方合法權(quán)益。操作步驟：合同起草采購部門根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，使用《采購合同模板》起草合同，核心條款包括：標的物信息：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價（含稅/不含稅）；質(zhì)量標準：明確執(zhí)行國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的技術(shù)參數(shù)，附檢測方法及驗收標準；交付條款：交貨地點、時間、運輸方式、運費承擔方；驗收條款：驗收流程（初驗、終驗）、驗收期限、質(zhì)量問題處理方式；付款方式：付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金）、比例、賬戶信息；違約責(zé)任：逾期交貨、質(zhì)量不達標、違約金計算方式（通常為合同總額的0.5%-1%/天）；爭議解決：約定協(xié)商解決，協(xié)商不成提交合同簽訂地人民法院訴訟。法務(wù)審核起草完成后，提交法務(wù)部門（或外聘律師）審核，重點檢查：合同主體是否具備簽約資格（如供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍與標的物匹配）；條款是否完整無歧義，避免“大概”“左右”等模糊表述；違約責(zé)任是否對等，知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確（如涉及技術(shù)采購）；是否存在法律禁止性條款（如“霸王條款”）。法務(wù)部門出具《合同審核意見表》，修改后重新審核直至通過。業(yè)務(wù)部門確認采購部門將法務(wù)審核通過后的合同發(fā)送需求部門及相關(guān)部門（如技術(shù)、財務(wù)），確認：技術(shù)參數(shù)是否與需求一致；付款條件是否符合公司財務(wù)制度；交付時間是否滿足項目進度要求。最終審批與簽訂按合同金額審批權(quán)限逐級審批（同需求審批權(quán)限），審批通過后由法定代表人或授權(quán)代理人簽字，并加蓋公司合同專用章；供應(yīng)商需在3個工作日內(nèi)簽字蓋章并回傳。合同一式四份：采購部門、財務(wù)部門、需求部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份，原件由采購部門統(tǒng)一歸檔。（四）合同履行過程監(jiān)控目標：保證供應(yīng)商按合同約定履行義務(wù)，及時發(fā)覺并解決履約偏差，保障采購項目順利推進。操作步驟：訂單下達采購部門根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》，明確訂單編號、物料信息、交付時間、收貨地址、聯(lián)系人等，并要求供應(yīng)商在24小時內(nèi)確認回傳。履約進度跟蹤采購專員每周跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，通過以下方式監(jiān)控：定期溝通：電話或郵件詢問進度，要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)計劃、出貨清單；現(xiàn)場巡檢：對關(guān)鍵物料或周期較長的項目（如定制設(shè)備），安排人員到廠巡檢，監(jiān)督生產(chǎn)過程；風(fēng)險預(yù)警：若供應(yīng)商可能逾期交貨（如因產(chǎn)能不足、原材料短缺），要求其提供《延期交貨說明》，明確新交貨期及補救措施，評估對采購項目的影響并上報采購總監(jiān)。物流與交付供應(yīng)商發(fā)貨前24小時通知采購部門，提供《發(fā)貨清單》及物流單號；采購部門協(xié)調(diào)需求部門做好收貨準備，保證收貨人員、場地、工具到位；貨物到達后，收貨人員核對到貨數(shù)量、外觀是否與發(fā)貨清單一致，如有破損或短缺，當場拍照取證并聯(lián)系供應(yīng)商處理。（五）驗收與付款管理目標：通過嚴格的驗收流程保證采購物品質(zhì)量合格，按合同約定及時付款，維護企業(yè)信譽。操作步驟：到貨初驗收貨部門對照《發(fā)貨清單》檢查：外包裝是否完好，有無破損、浸濕；數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致；附件、說明書、保修卡等是否齊全。初驗合格后填寫《到貨驗收單》，收貨人簽字確認；若不合格，當場拒收并通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退貨或換貨。質(zhì)量檢驗初驗合格后，需求部門（或質(zhì)檢部門）在3個工作日內(nèi)完成質(zhì)量檢驗：理化指標檢測：按合同約定的標準檢測功能參數(shù)（如原材料的成分、設(shè)備的精度）；試用驗證：對工具、軟件等需試用的物品，安排試用并記錄試用效果；第三方檢測：對無檢測能力或要求高的項目（如特種設(shè)備），委托第三方機構(gòu)出具檢測報告。檢驗合格后，質(zhì)檢人員出具《質(zhì)量檢驗報告》，隨《到貨驗收單》一并提交采購部門；若不合格，填寫《不合格品處理單》，選擇退貨、換貨或折價處理，涉及損失的按合同約定索賠。付款申請采購部門匯總《采購合同》《到貨驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》《發(fā)票》等資料，填寫《付款申請單》，明確：付款階段（如預(yù)付款、到貨款等）；付款金額（根據(jù)合同節(jié)點計算）；供應(yīng)商賬戶信息（需與合同一致，避免個人賬戶）。附上所有單據(jù)復(fù)印件，按審批流程提交財務(wù)部門。財務(wù)審核與付款財務(wù)部門核對單據(jù)的完整性、合規(guī)性：發(fā)票與合同、驗收單的金額、名稱是否一致；付款節(jié)點是否符合合同約定（如質(zhì)保金需在質(zhì)保期滿后支付）；是否存在未處理的違約糾紛。審核通過后，按公司財務(wù)制度安排付款（電匯/承兌匯票等），付款后更新《合同臺賬》中的付款狀態(tài)。（六）合同歸檔與履約評價目標：實現(xiàn)采購全過程資料可追溯，通過履約評價優(yōu)化供應(yīng)商管理，為后續(xù)采購提供決策依據(jù)。操作步驟：資料歸檔采購部門在合同履行完畢（含付款）后5個工作日內(nèi)，整理歸檔資料，包括：《采購需求申請表》《審批表》；供應(yīng)商資質(zhì)文件、招標/詢價資料、評估記錄；《采購合同》《合同審核意見表》；《到貨驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》《付款申請單》《發(fā)票》；溝通記錄（郵件、函件）、問題處理報告等。檔案按“合同編號”分類存放，電子檔同步至公司OA系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限。履約評價采購部門組織需求部門、質(zhì)檢部門對供應(yīng)商履約情況進行評價，填寫《供應(yīng)商履約評價表》，評分維度包括：質(zhì)量（40分）：合格率、投訴次數(shù)、問題整改及時性；交期（30分）：準時交貨率、延遲次數(shù)及原因；服務(wù)（20分）：響應(yīng)速度、配合度、售后滿意度；價格（10分）：報價合理性、降本空間。評分結(jié)果分為A（優(yōu)秀≥90分）、B（良好80-89分）、C（合格70-79分）、D（不合格＜70分）四級，錄入《供應(yīng)商檔案庫》，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)：A級供應(yīng)商：優(yōu)先選擇，可適當增加合作份額；B級供應(yīng)商：保持合作，督促改進；C級供應(yīng)商：限制合作，需提交改進計劃；D級供應(yīng)商：終止合作，納入供應(yīng)商黑名單。流程復(fù)盤與優(yōu)化采購部門每季度組織一次采購流程復(fù)盤會議，分析：本階段采購中的常見問題（如需求變更頻繁、驗收標準不統(tǒng)一）；供應(yīng)商履約中的高頻風(fēng)險點（如交期延遲、質(zhì)量波動）；流程執(zhí)行中的堵點（如審批環(huán)節(jié)過多、跨部門溝通不暢）。針對問題制定改進措施，更新采購管理模板及制度，持續(xù)優(yōu)化流程效率。三、核心工具表格模板（一）采購需求申請表字段名填寫說明示例需求部門提出需求的部門全稱生產(chǎn)部申請人需求提出人姓名（用*代替）*經(jīng)理聯(lián)系方式申請人電話/內(nèi)部郵箱138需求名稱采購物品或服務(wù)的規(guī)范名稱高精度數(shù)控機床規(guī)格型號詳細技術(shù)參數(shù)（附技術(shù)圖紙作為附件）XH-2024型，定位精度±0.005mm單位采購計量單位臺數(shù)量需求數(shù)量2預(yù)算金額（元）最高限價（含稅）1,200,000期望交貨期要求到貨日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-09-30用途說明用于生產(chǎn)/項目/維護等具體場景用于精密零部件加工生產(chǎn)線附件清單技術(shù)圖紙、參數(shù)表、樣品圖片等文件名詳見《技術(shù)規(guī)格書V1.0》需求部門負責(zé)人意見簽字+日期*經(jīng)理，2024-05-01（二）供應(yīng)商評估打分表評估維度評分標準權(quán)重得分備注價格（30分）最低報價得30分，每高于最低1%扣1分30%28最低報價100萬元，供應(yīng)商報價102萬元質(zhì)量（25分）合格率100%得25分，每降1%扣1分25%23過往3次交貨合格率97%交期（20分）按時交貨得20分，延遲1天扣2分20%20承諾交貨期30天，未延遲服務(wù)（15分）售后響應(yīng)24小時內(nèi)得10分，技術(shù)支持完善得5分15%12響應(yīng)及時，但技術(shù)文檔不完整資質(zhì)（10分）行業(yè)資質(zhì)齊全、財務(wù)狀況良好得10分10%9具有ISO9001認證，無不良記錄總分100%92綜合評級：A級（三）合同履行跟蹤表合同編號供應(yīng)商名稱標的物名稱關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間偏差說明責(zé)任人處理措施CG202405001*科技有限公司數(shù)控機床合同簽訂2024-05-152024-05-15無偏差*專員-CG202405001*科技有限公司數(shù)控機床預(yù)付款支付（30%）2024-05-202024-05-20無偏差*會計-CG202405001*科技有限公司數(shù)控機床生產(chǎn)完成2024-08-202024-08-25延遲5天（供應(yīng)商產(chǎn)能不足）*專員協(xié)商延期至8月30日，每日扣0.5%違約金CG202405001*科技有限公司數(shù)控機床到貨驗收2024-08-31-待驗收*主管跟蹤物流進度（四）供應(yīng)商履約評價表供應(yīng)商名稱合同編號履約周期評價維度得分評價等級改進建議*貿(mào)易有限公司CG2024030022024-03-01至2024-06-30質(zhì)量38B加強來料檢驗，降低次品率*貿(mào)易有限公司CG2024030022024-03-01至2024-06-30交期27B優(yōu)化生產(chǎn)計劃，避免旺季延遲*貿(mào)易有限公司CG2024030022024-03-01至2024-06-30服務(wù)18B提供定期技術(shù)培訓(xùn)*貿(mào)易有限公司CG2024030022024-03-01至2024-06-30價格9B摸索年度采購折扣合作綜合評價92A保持合作，增加年度采購份額四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點（一）需求管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：需求描述模糊、預(yù)算超標、重復(fù)采購。控制措施：需求部門必須提供技術(shù)參數(shù)或樣品，采購部門通過歷史數(shù)據(jù)核驗預(yù)算；建立《采購需求臺賬》，定期分析各部門采購需求，避免重復(fù)提報。（二）供應(yīng)商選擇風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假、圍標串標、惡意低價中標。控制措施：通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查供應(yīng)商信用；招標項目采用資格預(yù)審，設(shè)置最高限價；對惡意低價中標供應(yīng)商，要求其提供成本分析說明。（三）合同條款風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：違約責(zé)任不對等、質(zhì)量標準不明確、爭議解決方式無效。控制措施：法務(wù)部門審核合同條款，保證“違約金”“爭議解決”等核心條款合法有效；質(zhì)量標準需引用國標/行標或雙方簽字確認的技術(shù)附件，避免口