企業(yè)合同管理操作流程手冊(cè)1總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，明確各部門職責(zé)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同履行效率，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)及所屬各部門對(duì)外簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、工程合同、租賃合同等），不適用于內(nèi)部員工勞動(dòng)合同。1.3術(shù)語定義合同：指企業(yè)與自然人、法人或其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。標(biāo)的：指合同約定的權(quán)利義務(wù)指向的對(duì)象（如貨物、服務(wù)、工程等）。履行期限：指合同當(dāng)事人履行義務(wù)的時(shí)間范圍。違約責(zé)任：指合同當(dāng)事人不履行或不適當(dāng)履行合同義務(wù)應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。2組織架構(gòu)與職責(zé)分工2.1合同管理委員會(huì)由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)合同管理工作，審議重大合同（如金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同），審批合同管理流程優(yōu)化方案。2.2法務(wù)部負(fù)責(zé)制定合同管理規(guī)章制度及模板；審查合同條款的合法性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)；參與重大合同談判，提供法律支持；處理合同爭議，代表企業(yè)參與仲裁或訴訟；監(jiān)督合同管理流程的執(zhí)行。2.3業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求，負(fù)責(zé)合同談判；收集對(duì)方主體資格材料，確認(rèn)業(yè)務(wù)需求的真實(shí)性；跟蹤合同履行進(jìn)度，反饋履行中的問題；配合法務(wù)部處理合同爭議。2.4財(cái)務(wù)部審核合同價(jià)款、支付方式及發(fā)票條款；評(píng)估合同資金風(fēng)險(xiǎn)，確保符合財(cái)務(wù)制度；跟蹤款項(xiàng)支付情況，辦理發(fā)票開具及入賬手續(xù)。2.5檔案管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔及留存；維護(hù)合同檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全性和可查閱性。3合同訂立前流程3.1需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《合同需求申請(qǐng)表》，說明合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限等需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，啟動(dòng)合同訂立流程。3.2對(duì)方主體資格審查3.2.1審查內(nèi)容法人/其他組織：需提供營業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書、社會(huì)團(tuán)體法人登記證書）原件或加蓋公章的復(fù)印件（確認(rèn)存續(xù)狀態(tài)）、法定代表人身份證明書及身份證復(fù)印件；涉及特殊行業(yè)的，需提供相應(yīng)資質(zhì)證書（如建筑工程施工資質(zhì)、醫(yī)療器械經(jīng)營資質(zhì)）。自然人：需提供身份證復(fù)印件（確認(rèn)民事行為能力）。授權(quán)代表：如對(duì)方由授權(quán)代表簽署合同，需提供授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、期限）及授權(quán)代表身份證復(fù)印件。3.2.2信用查詢通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國裁判文書網(wǎng)、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)等平臺(tái)查詢對(duì)方是否存在以下情況：經(jīng)營異常（如未年報(bào)、地址異常）；失信被執(zhí)行人（限制高消費(fèi)）；重大訴訟/仲裁（如涉及巨額債務(wù)）。如有上述情況，業(yè)務(wù)部門需評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)要求對(duì)方提供擔(dān)保（如抵押、質(zhì)押、保證）。3.3談判與條款確認(rèn)業(yè)務(wù)部門與對(duì)方就合同條款進(jìn)行談判，重點(diǎn)確認(rèn)以下關(guān)鍵條款：標(biāo)的：明確標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)等，避免歧義；數(shù)量/質(zhì)量：約定數(shù)量單位（如件、噸）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款：明確單價(jià)、總價(jià)、貨幣種類、支付方式（如轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金）、支付期限（如貨到付款、月結(jié)）；履行期限：約定交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式（如自提、送貨上門）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期履行、質(zhì)量不合格）及責(zé)任承擔(dān)方式（如違約金、賠償金、解除合同）；爭議解決：約定管轄法院（如合同簽訂地、原告所在地）或仲裁委員會(huì)（如中國國際貿(mào)易仲裁委員會(huì)）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：如涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，約定歸屬、許可使用范圍及侵權(quán)責(zé)任；保密：約定保密內(nèi)容（如商業(yè)秘密、技術(shù)信息）、保密期限及違約責(zé)任。談判過程中，業(yè)務(wù)部門需記錄談判要點(diǎn)，形成《談判記錄》，如需修改合同條款，需雙方簽字確認(rèn)。4合同訂立階段流程4.1文本起草模板使用：企業(yè)已制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板的（如買賣合同模板、服務(wù)合同模板），業(yè)務(wù)部門需使用模板起草合同，不得擅自修改關(guān)鍵條款（如違約責(zé)任、爭議解決）。非模板合同：如無標(biāo)準(zhǔn)模板，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，提交法務(wù)部審核。文本要求：合同文本需字跡清晰、條款完整、邏輯嚴(yán)密，避免使用模糊表述（如“盡快”“大概”）。4.2審核審批4.2.1審核節(jié)點(diǎn)及內(nèi)容審核節(jié)點(diǎn)審核內(nèi)容業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同需求真實(shí)性、可行性，確認(rèn)條款與業(yè)務(wù)需求一致法務(wù)部審核條款合法性、完整性，重點(diǎn)審查違約責(zé)任、爭議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等條款財(cái)務(wù)部審核價(jià)款、支付方式、發(fā)票條款，確認(rèn)符合財(cái)務(wù)制度和稅收規(guī)定分管領(lǐng)導(dǎo)綜合評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，決定是否批準(zhǔn)簽署4.2.2審批流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起審批，填寫《合同審批表》，附上合同文本、《談判記錄》、對(duì)方主體資格材料等；2.依次提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部審核，每個(gè)節(jié)點(diǎn)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，簽署意見；3.審核通過后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批；4.如審核未通過，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)審核意見修改合同，重新發(fā)起審批。4.3簽署與用印4.3.1簽署要求簽署人：合同需由法定代表人或授權(quán)代表簽署。法定代表人簽署的，需出示法定代表人身份證明；授權(quán)代表簽署的，需出示授權(quán)委托書及身份證。簽署規(guī)范：使用黑色簽字筆簽署，字跡清晰，不得涂改；如需修改，需雙方在修改處簽字蓋章確認(rèn)。份數(shù)：合同一式多份（如雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份），每份均需簽署并蓋章。4.3.2用印流程1.業(yè)務(wù)部門填寫《用印申請(qǐng)表》，注明合同名稱、對(duì)方名稱、用印份數(shù)、用印理由，附上《合同審批表》、合同文本；2.提交法務(wù)部審核，確認(rèn)合同已審批通過、材料齊全；3.檔案管理部門核對(duì)合同文本與審批內(nèi)容一致后，加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），并登記《用印記錄》（包括用印日期、合同名稱、用印份數(shù)、用印人、審批人）；4.用印后，業(yè)務(wù)部門需將合同原件交檔案管理部門歸檔，留存復(fù)印件用于履行跟蹤。5合同履行階段流程5.1履行跟蹤5.1.1跟蹤內(nèi)容進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門需定期（如每周、每月）核對(duì)合同履行進(jìn)度，填寫《合同履行情況表》，記錄以下內(nèi)容：標(biāo)的交付情況（如是否按時(shí)交付、交付數(shù)量）；工程進(jìn)度（如完成百分比、驗(yàn)收情況）；服務(wù)履行情況（如是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)）?？铐?xiàng)跟蹤：財(cái)務(wù)部需跟蹤款項(xiàng)支付情況，確認(rèn)對(duì)方是否按合同約定支付價(jià)款，如有逾期，需及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。質(zhì)量跟蹤：業(yè)務(wù)部門需檢查標(biāo)的質(zhì)量是否符合約定，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，需填寫《質(zhì)量問題反饋表》，要求對(duì)方整改或賠償。5.1.2問題處理如對(duì)方逾期履行或履行不符合約定，業(yè)務(wù)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出《履行通知書》（注明違約情形、整改期限），并將情況反饋給法務(wù)部；法務(wù)部需在收到反饋后2個(gè)工作日內(nèi)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，提出處理建議（如要求支付違約金、解除合同）；業(yè)務(wù)部門需配合法務(wù)部收集證據(jù)（如合同原件、《履行通知書》、對(duì)方回復(fù)），為爭議處理做好準(zhǔn)備。5.2變更與解除5.2.1變更條件雙方協(xié)商一致；因不可抗力致使合同無法履行；對(duì)方違約，致使合同目的無法實(shí)現(xiàn)；法律規(guī)定的其他情形（如情勢(shì)變更）。5.2.2變更流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、變更內(nèi)容（如標(biāo)的、價(jià)款、履行期限）；2.提交法務(wù)部審核，確認(rèn)變更條款的合法性；3.提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4.雙方簽署《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需與原合同具有同等法律效力；5.業(yè)務(wù)部門將變更協(xié)議交檔案管理部門歸檔，同時(shí)更新《合同履行情況表》。5.2.3解除流程解除條件：與變更條件一致；解除流程：參照變更流程，簽署《合同解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、責(zé)任承擔(dān)、結(jié)算方式等內(nèi)容；解除后，業(yè)務(wù)部門需停止履行合同義務(wù)，財(cái)務(wù)部需辦理結(jié)算手續(xù)（如退還預(yù)付款、收取違約金）。5.3爭議處理5.3.1協(xié)商解決爭議發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門需首先與對(duì)方協(xié)商解決，協(xié)商過程中需記錄協(xié)商要點(diǎn)（如協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、意見），形成《協(xié)商記錄》。5.3.2仲裁/訴訟如協(xié)商不成，根據(jù)合同約定的爭議解決方式處理：約定仲裁的，需向約定的仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁（如中國國際貿(mào)易仲裁委員會(huì)）；約定訴訟的，需向約定的管轄法院起訴（如合同簽訂地法院）。法務(wù)部需負(fù)責(zé)仲裁/訴訟的具體事務(wù)（如起草仲裁申請(qǐng)書/起訴狀、收集證據(jù)、出庭應(yīng)訴），業(yè)務(wù)部門需配合提供相關(guān)材料（如合同原件、履行情況表、協(xié)商記錄）。5.3.3執(zhí)行仲裁裁決或法院判決生效后，對(duì)方未履行的，法務(wù)部需向法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行（如查封、扣押對(duì)方財(cái)產(chǎn)）；業(yè)務(wù)部門需跟蹤執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)向法務(wù)部反饋執(zhí)行情況。6合同歸檔與留存6.1歸檔范圍合同原件（包括主合同、變更協(xié)議、解除協(xié)議）；合同審批材料（如《合同審批表》、《談判記錄》、對(duì)方主體資格材料）；履行材料（如《合同履行情況表》、《質(zhì)量問題反饋表》、《履行通知書》）；爭議處理材料（如《協(xié)商記錄》、仲裁裁決書、法院判決書）。6.2歸檔流程歸檔時(shí)間：合同履行完畢后10個(gè)工作日內(nèi)（或解除/終止后5個(gè)工作日內(nèi)）；歸檔責(zé)任：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理歸檔材料，填寫《合同歸檔申請(qǐng)表》，交檔案管理部門；歸檔要求：歸檔材料需齊全、完整，不得遺漏；檔案管理部門需對(duì)歸檔材料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，存入檔案管理系統(tǒng)（如電子檔案系統(tǒng)）。6.3留存期限一般合同：留存期限為合同履行完畢后10年；重大合同（如金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同）：留存期限為合同履行完畢后20年；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密的合同：留存期限為保密期限屆滿后10年；法律規(guī)定的其他情形：如勞動(dòng)合同留存期限為員工離職后2年（本手冊(cè)不適用于勞動(dòng)合同，但需符合相關(guān)規(guī)定）。7監(jiān)督與優(yōu)化7.1流程審計(jì)內(nèi)部審計(jì)：企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門需每年對(duì)合同管理流程進(jìn)行一次審計(jì)，檢查以下內(nèi)容：合同訂立前的主體資格審查是否到位；審核審批流程是否符合規(guī)定；合同履行跟蹤是否及時(shí)；歸檔留存是否符合要求。外部審計(jì)：如需外部審計(jì)（如年度財(cái)務(wù)審計(jì)），法務(wù)部需配合提供合同管理相關(guān)材料。7.2流程優(yōu)化反饋收集：定期向業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部收集合同管理流程的反饋意見（如審批時(shí)間過長、模板不合理）；分析改進(jìn)：合同管理委員會(huì)需對(duì)反饋意見進(jìn)行分析，識(shí)別流程中的問題（如節(jié)點(diǎn)冗余、責(zé)任不清），提出優(yōu)化方案（如簡化審批流程、修訂合同模板）；修訂發(fā)布：優(yōu)化方案經(jīng)合同管理委員會(huì)審批后，修訂本手冊(cè)及相關(guān)模板，及時(shí)通知相關(guān)部門，并組織培訓(xùn)。7.3培訓(xùn)與考核培訓(xùn)：新員工入職培訓(xùn)：講解合同管理流程、風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)；定期培訓(xùn)：每年至少組織一次合同管理培訓(xùn)（如法律新規(guī)解讀、案例分析）；專項(xiàng)培訓(xùn)：如涉及新業(yè)務(wù)、新模板，組織專項(xiàng)培訓(xùn)?？己耍簩⒑贤芾砉ぷ骷{入部門績效考核（如業(yè)務(wù)部門的合同履行跟蹤情況、法務(wù)部的審核及時(shí)性）；對(duì)違