家具公司辦公用品采購(gòu)辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)本家具公司辦公用品采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，確保辦公用品及時(shí)、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)，特制定本辦法。同時(shí)，本辦法旨在貫徹公司的企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念，在采購(gòu)過(guò)程中注重社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡，體現(xiàn)對(duì)員工的人文關(guān)懷。2.依據(jù)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本家具公司實(shí)際情況制定本辦法。3.采購(gòu)原則-公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程和采購(gòu)結(jié)果保持公開(kāi)，確保各相關(guān)方能夠了解采購(gòu)情況。-公平競(jìng)爭(zhēng)原則：給予所有符合條件的供應(yīng)商平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不偏袒任何一方。-公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行操作，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁。-誠(chéng)實(shí)信用原則：公司與供應(yīng)商在采購(gòu)活動(dòng)中應(yīng)遵守誠(chéng)實(shí)信用的原則，如實(shí)履行各自的義務(wù)。二、適用范圍本辦法適用于家具公司全體部門及員工所需辦公用品的采購(gòu)活動(dòng)。同時(shí)，對(duì)于與公司有合作關(guān)系的客戶，因業(yè)務(wù)往來(lái)需提供辦公用品的情況，也可參照本辦法執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，組織采購(gòu)活動(dòng)，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，驗(yàn)收采購(gòu)物品，辦理采購(gòu)結(jié)算等工作。同時(shí)，采購(gòu)部門需密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，了解最新的辦公用品信息，為公司提供合理的采購(gòu)建議，以符合公司扁平化管理的要求，提高決策效率。-人員配置：設(shè)采購(gòu)經(jīng)理一名，負(fù)責(zé)整體采購(gòu)工作的規(guī)劃與管理；采購(gòu)專員若干，具體執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。2.需求部門-職責(zé)：根據(jù)工作需要，定期提出辦公用品采購(gòu)需求，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)物品的驗(yàn)收工作。需求部門應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地反饋使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，以便采購(gòu)部門做出相應(yīng)調(diào)整。3.財(cái)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，辦理采購(gòu)付款手續(xù)等。財(cái)務(wù)部門需對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和控制，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司的經(jīng)濟(jì)效益要求。4.行政部門-職責(zé)：協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理，對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行統(tǒng)一登記、保管和發(fā)放。行政部門要從人文關(guān)懷角度出發(fā)，關(guān)注員工對(duì)辦公用品的實(shí)際需求，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。四、管理內(nèi)容與流程1.采購(gòu)需求提出-定期申報(bào)：各部門每月末根據(jù)下月工作安排，填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給采購(gòu)部門。-臨時(shí)需求：對(duì)于臨時(shí)產(chǎn)生的辦公用品需求，需求部門應(yīng)填寫(xiě)《臨時(shí)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，說(shuō)明緊急采購(gòu)原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門匯總各部門的采購(gòu)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，制定《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要充分考慮公司的經(jīng)營(yíng)理念，優(yōu)先選擇環(huán)保、實(shí)用的辦公用品，兼顧社會(huì)效益。3.供應(yīng)商選擇與管理-供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，篩選出合格的供應(yīng)商。-供應(yīng)商評(píng)估與考核：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。-合作關(guān)系建立：與選定的供應(yīng)商簽訂《辦公用品采購(gòu)框架協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。4.采購(gòu)實(shí)施-采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)金額和實(shí)際情況，選擇合適的采購(gòu)方式，包括公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于金額較小的辦公用品采購(gòu)，可采用詢價(jià)采購(gòu)的方式，提高采購(gòu)效率。-采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)部門與供應(yīng)商就采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《辦公用品采購(gòu)合同》。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。-采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確采購(gòu)物品的詳細(xì)信息和交貨要求。5.采購(gòu)驗(yàn)收-到貨通知：供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)將采購(gòu)物品送達(dá)公司后，采購(gòu)部門通知需求部門和行政部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。-驗(yàn)收內(nèi)容：驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，檢查是否與采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單一致。對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的辦公用品，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)。-驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)《辦公用品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或更換貨物。6.采購(gòu)付款-付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。-審核與付款：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定提供符合質(zhì)量要求的辦公用品；有權(quán)對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查；有權(quán)根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲。-義務(wù)：按照合同約定及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款；為供應(yīng)商提供必要的工作條件和協(xié)助；保守供應(yīng)商的商業(yè)秘密。2.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)根據(jù)工作需要申請(qǐng)領(lǐng)取所需的辦公用品；對(duì)采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量和服務(wù)有提出意見(jiàn)和建議的權(quán)利。-義務(wù)：合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)；妥善保管辦公用品，不得隨意損壞或丟失；配合公司做好辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、盤點(diǎn)等工作。3.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求公司按照合同約定支付貨款；有權(quán)了解公司的采購(gòu)需求和相關(guān)政策。-義務(wù)：按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量提供辦公用品；提供良好的售后服務(wù)；接受公司的監(jiān)督和考核。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由行政部門和財(cái)務(wù)部門對(duì)辦公用品采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)流程的執(zhí)行情況，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。-定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行情況，采購(gòu)資金的支付情況，以及采購(gòu)物品的驗(yàn)收、保管和使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.績(jī)效考核-建立采購(gòu)人員績(jī)效考核制度，考核指標(biāo)包括采購(gòu)成本控制、采購(gòu)物品質(zhì)量、采購(gòu)及時(shí)性、供應(yīng)商管理等方面。根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。-對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括辦公用品的節(jié)約情況、損壞率等。對(duì)于辦公用品使用合理、節(jié)約意識(shí)強(qiáng)的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)浪費(fèi)嚴(yán)重的部門進(jìn)行批評(píng)和處罰。3.投訴處理-設(shè)立投訴渠道，接受員工和供應(yīng)商的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。七、附則1.解釋權(quán)本辦