業(yè)務(wù)合同審核及管理流程指導(dǎo)手冊(cè)前言為規(guī)范公司業(yè)務(wù)合同的全生命周期管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，保障公司合法權(quán)益，特制定本指導(dǎo)手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)審批人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與要求，提升合同管理效率。一、本手冊(cè)的應(yīng)用范圍與場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司所有對(duì)外業(yè)務(wù)合同的審核、簽署、履行、歸檔等管理環(huán)節(jié)，具體包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等；合作類合同：聯(lián)合開發(fā)、渠道合作、委托代理等；其他類合同：租賃、借款、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等。無論合同金額大小、合作方類型（企業(yè)/個(gè)體/其他組織），均需嚴(yán)格按照本流程執(zhí)行，保證合同管理規(guī)范統(tǒng)一。二、合同全生命周期管理流程詳解合同管理流程分為“發(fā)起起草—部門審核—法務(wù)審核—審批簽署—履行跟蹤—?dú)w檔管理”六個(gè)核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需緊密銜接，責(zé)任到人。（一）第一步：合同發(fā)起與需求對(duì)接操作主體：業(yè)務(wù)部門（合同需求方）操作內(nèi)容：明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作項(xiàng)目?jī)?nèi)容，梳理合同核心要素（合作方信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/支付方式、履行期限、違約責(zé)任等），形成《業(yè)務(wù)需求說明書》。對(duì)接合作方：與合作方就合同核心條款進(jìn)行初步溝通，確認(rèn)合作意向，獲取合作方主體資格證明文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，加蓋合作方公章）。發(fā)起流程：通過公司OA系統(tǒng)或合同管理模塊填寫《合同審批申請(qǐng)單》，《業(yè)務(wù)需求說明書》及合作方資質(zhì)文件，啟動(dòng)合同審批流程。輸出成果：《業(yè)務(wù)需求說明書》、合作方主體資格證明文件、《合同審批申請(qǐng)單》。關(guān)鍵點(diǎn)：合作方資質(zhì)文件需真實(shí)、有效，若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療），需核查其行業(yè)許可證件；需求說明需清晰、無歧義，避免后續(xù)條款爭(zhēng)議。（二）第二步：合同起草與初步審核操作主體：業(yè)務(wù)部門（起草人）、部門負(fù)責(zé)人（初審）操作內(nèi)容：起草合同：業(yè)務(wù)部門根據(jù)《業(yè)務(wù)需求說明書》及合作方溝通結(jié)果，使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無模板時(shí)參考行業(yè)范本）起草合同文本。合同內(nèi)容需包含以下核心條款：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）；合同標(biāo)的（名稱、型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等，需明確可驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；數(shù)量與質(zhì)量（數(shù)量單位、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法）；價(jià)款與支付（含稅/不含稅金額、計(jì)價(jià)方式、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）；履行期限與地點(diǎn)（開始/結(jié)束時(shí)間、交付/服務(wù)地點(diǎn)）；雙方權(quán)利義務(wù)（清晰列明業(yè)務(wù)部門與合作方的責(zé)任）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、損失賠償范圍）；爭(zhēng)議解決方式（建議約定由公司所在地法院訴訟管轄）；其他約定（保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同生效條件等）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容的完整性、業(yè)務(wù)合理性及與公司政策的匹配性，重點(diǎn)檢查：是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃；價(jià)款是否在預(yù)算范圍內(nèi)；履行期限是否滿足項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)需求。初審?fù)ㄟ^后，在《合同審批申請(qǐng)單》上簽署意見，提交法務(wù)部門審核。輸出成果：合同初稿（含修訂痕跡）、《合同審批申請(qǐng)單》（部門負(fù)責(zé)人簽字）。常見問題：避免使用“大概”“左右”等模糊表述；違約責(zé)任需對(duì)等，避免單方面加重公司義務(wù)；爭(zhēng)議解決優(yōu)先選擇訴訟，避免約定仲裁（除非必要）。（三）第三步：法務(wù)審核操作主體：法務(wù)部門（法務(wù)專員）、法務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：合規(guī)性審核：法務(wù)專員重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，包括：主體資格：合作方是否為依法設(shè)立并存續(xù)的企業(yè)，是否超出經(jīng)營(yíng)范圍，法定代表人/授權(quán)代表是否具備簽署權(quán)限；條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”）；權(quán)責(zé)對(duì)等：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行；潛在風(fēng)險(xiǎn)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款是否完善，是否存在履約障礙。反饋與修改：法務(wù)專員對(duì)審核中發(fā)覺的問題，在《合同審核意見表》中列明具體修改建議（如“建議增加‘質(zhì)量保證金條款’”“付款節(jié)點(diǎn)需明確‘驗(yàn)收合格后X日內(nèi)’”），反饋至業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見修改合同，重大爭(zhēng)議問題需組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)三方溝通協(xié)商。法務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核：法務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)審核通過后的合同文本進(jìn)行最終把關(guān)，確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)可控后，在《合同審核意見表》及《合同審批申請(qǐng)單》上簽署意見。輸出成果：《合同審核意見表》、合同修訂稿（法務(wù)審核通過版本）。風(fēng)險(xiǎn)提示：若合作方為首次合作或涉及大額合同（金額≥50萬元），法務(wù)部門可要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充合作方征信報(bào)告、涉訴信息等背景調(diào)查材料。（四）第四步：審批簽署操作主體：財(cái)務(wù)部門（會(huì)簽）、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（審批）、授權(quán)簽署人操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)會(huì)簽：財(cái)務(wù)部門審核合同中的付款方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求等，保證符合公司財(cái)務(wù)管理制度，重點(diǎn)檢查：價(jià)款是否包含稅費(fèi)，稅率是否符合規(guī)定；支付節(jié)點(diǎn)與項(xiàng)目進(jìn)度匹配，是否存在預(yù)付款超比例（一般≤30%）；是否約定“提供合規(guī)發(fā)票”作為付款前置條件。會(huì)簽通過后，在《合同審批申請(qǐng)單》上簽署意見。權(quán)限審批：根據(jù)合同金額及類型，按以下權(quán)限審批（示例）：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理審批。審批人需對(duì)合同的必要性、合理性及風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)最終責(zé)任，審批通過后簽署《合同審批審批單》。正式簽署：由法定代表人或其授權(quán)的簽署人（需持有《授權(quán)委托書》）在合同文本上簽字并加蓋公司公章或合同專用章；合作方簽署并加蓋公章后，合同正式生效。簽署時(shí)需保證合同文本完整（含附件、附件清單），騎縫章需齊全。輸出成果：雙方簽署的正式合同文本（原件至少2份，雙方各執(zhí)1份）、《合同審批審批單》（完整審批鏈）。注意事項(xiàng)：嚴(yán)禁空白合同蓋章或先蓋章后補(bǔ)簽；簽署人需核對(duì)合作方名稱與公章是否一致，避免“認(rèn)章不認(rèn)名”風(fēng)險(xiǎn)。（五）第五步：履行跟蹤與變更管理操作主體：業(yè)務(wù)部門（履行責(zé)任人）、財(cái)務(wù)部門（付款管理）、法務(wù)部門（糾紛處理）操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行跟蹤表》，記錄項(xiàng)目進(jìn)度、交付/服務(wù)驗(yàn)收情況、對(duì)方履約表現(xiàn)（如是否按時(shí)交付、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等），定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。若發(fā)覺對(duì)方可能違約或存在履約風(fēng)險(xiǎn)，需立即上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)對(duì)預(yù)案。驗(yàn)收確認(rèn)：合同標(biāo)的交付/服務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門需按合同約定組織驗(yàn)收（可邀請(qǐng)技術(shù)、質(zhì)量部門參與），出具《驗(yàn)收確認(rèn)單》，由雙方簽字蓋章確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)書面通知對(duì)方整改并明確整改期限。變更管理：若履行過程中需變更合同內(nèi)容（如價(jià)款、履行期限、標(biāo)的等），需由雙方協(xié)商一致并簽署《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需履行原合同審批流程（金額減少可簡(jiǎn)化流程）。付款管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)《驗(yàn)收確認(rèn)單》及合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，辦理付款手續(xù)；涉及預(yù)付款、進(jìn)度款的，需業(yè)務(wù)部門提供履約證明（如交付憑證、進(jìn)度報(bào)告）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《驗(yàn)收確認(rèn)單》、《合同變更協(xié)議》（如有）。關(guān)鍵點(diǎn)：履行跟蹤需“動(dòng)態(tài)化”，避免重簽署輕管理；變更協(xié)議需明確原合同效力（如“變更內(nèi)容與本協(xié)議不一致的，以本協(xié)議為準(zhǔn)”）。（六）第六步：歸檔管理操作主體：行政部/檔案管理部門（歸檔責(zé)任人）、業(yè)務(wù)部門（配合）操作內(nèi)容：歸檔范圍：合同全生命周期文件，包括但不限于：《合同審批申請(qǐng)單》《合同審核意見表》、合作方資質(zhì)文件、合同文本（含附件）、簽署頁、《驗(yàn)收確認(rèn)單》《合同變更協(xié)議》、往來函件、付款憑證等。歸檔流程：合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將完整合同檔案移交至行政部/檔案管理部門；檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，錄入檔案管理系統(tǒng)，保證檔案可檢索、可追溯；紙質(zhì)檔案需存入專用檔案盒，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽署日期等電子標(biāo)簽；電子檔案需加密存儲(chǔ)，定期備份。查閱權(quán)限：合同檔案僅限相關(guān)部門因工作需要查閱，查閱需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁帶出或復(fù)?。ń?jīng)批準(zhǔn)可復(fù)印并加蓋檔案章）。輸出成果：完整合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《檔案登記臺(tái)賬》。要求：檔案保存期限與合同履行期限一致，重要合同（如長(zhǎng)期合作、大額合同）需永久保存。三、合同管理核心模板表格表1：合同審批申請(qǐng)單合同編號(hào)合同名稱合作方名稱合同金額（元）履行期限發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期合同主要內(nèi)容（可附頁）：標(biāo)的：數(shù)量/質(zhì)量：價(jià)款及支付方式：雙方權(quán)利義務(wù)：違約責(zé)任：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)審核意見簽字：日期：———————————————–財(cái)務(wù)會(huì)簽意見簽字：日期：———————————————–分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批簽字：日期：表2：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱合作方履行階段（□洽談□執(zhí)行□驗(yàn)收□付款□歸檔）跟蹤日期跟蹤內(nèi)容（進(jìn)度/問題/反饋）責(zé)任人處理結(jié)果驗(yàn)收情況：□合格□不合格（不合格原因：________）驗(yàn)收人簽字：日期：合作方確認(rèn)：日期：表3：合同變更協(xié)議原合同編號(hào)原合同名稱變更原因變更內(nèi)容：條款變更：金額變更：履行期限變更：其他約定：本變更協(xié)議生效后，原合同相關(guān)條款自動(dòng)失效，其他條款保持不變。

審批意見：按原合同審批流程執(zhí)行（□簡(jiǎn)化流程□重新審批）審批人簽字：日期：簽署頁：甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表：法定代表人/授權(quán)代表：日期：日期：|四、風(fēng)險(xiǎn)提示與關(guān)鍵控制點(diǎn)主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：合作方為分支機(jī)構(gòu)或無獨(dú)立法人資格的，需提供其總公司授權(quán)文件；合作方為自然人的，需核查身份證原件及無失信記錄。條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)：避免使用“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等無效條款；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體參數(shù)，而非“優(yōu)良”“合格”等模糊表述。印章管理風(fēng)險(xiǎn)：合同專用章需專人保管，用印需登記（《印章使用登記表》），嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。保密義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：涉及商業(yè)秘密的合同，需單獨(dú)約定保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任），并對(duì)合作方知悉密密的人員進(jìn)行背景核實(shí)。履約監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)：大額合同（≥100萬元）需設(shè)置履約里程碑節(jié)點(diǎn)，業(yè)務(wù)部門每