采購(gòu)申請(qǐng)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板（成本控制型）一、采購(gòu)成本控制型審批流程的適用范圍與核心價(jià)值（一）適用場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的審批管理，尤其適用于對(duì)成本敏感度較高、需嚴(yán)格管控采購(gòu)支出的中大型企業(yè)或集團(tuán)化公司。具體場(chǎng)景包括但不限于：常規(guī)物料采購(gòu)：生產(chǎn)型企業(yè)原材料、輔料采購(gòu)，零售型企業(yè)商品補(bǔ)貨，辦公型企業(yè)日常耗材采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：設(shè)備、儀器、辦公家具等大額資本性支出；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：IT服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、維修保養(yǎng)服務(wù)等外包服務(wù)采購(gòu)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：研發(fā)項(xiàng)目、市場(chǎng)活動(dòng)、工程項(xiàng)目等專(zhuān)項(xiàng)物資或服務(wù)采購(gòu)。（二）核心價(jià)值體現(xiàn)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審批流程與成本控制節(jié)點(diǎn)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)三大核心價(jià)值：成本可控：通過(guò)預(yù)算前置、比價(jià)審核、歷史價(jià)格對(duì)標(biāo)等環(huán)節(jié)，避免超預(yù)算采購(gòu)和價(jià)格虛高；流程規(guī)范：明確各部門(mén)職責(zé)與審批權(quán)限，減少推諉扯皮，提升審批效率；風(fēng)險(xiǎn)防范：通過(guò)供應(yīng)商資質(zhì)審核、采購(gòu)合規(guī)性檢查，降低采購(gòu)舞弊與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫(xiě)操作主體：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需要、項(xiàng)目進(jìn)度），填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，需明確以下核心信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單號(hào)（自動(dòng)）、申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購(gòu)物品/服務(wù)信息：名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、單位、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)；需求說(shuō)明：采購(gòu)用途（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品急需”“行政辦公日常使用”）、期望到貨日期、特殊要求（如品牌認(rèn)證、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)）；成本控制依據(jù)：如歷史采購(gòu)價(jià)格（需注明最近一次采購(gòu)日期及價(jià)格）、預(yù)算科目（需關(guān)聯(lián)公司年度/季度預(yù)算表）。附件：根據(jù)采購(gòu)金額與物品類(lèi)型，需附以下支撐材料（缺一不可）：金額≥5000元：需附至少2家供應(yīng)商的《書(shū)面報(bào)價(jià)單》或電子比價(jià)截圖（需包含報(bào)價(jià)有效期、聯(lián)系方式）；金額≥20000元：需附《需求部門(mén)成本控制說(shuō)明》（分析采購(gòu)必要性、價(jià)格合理性、替代方案可行性）；固定資產(chǎn)采購(gòu)：需附《設(shè)備采購(gòu)可行性分析報(bào)告》（含投資回報(bào)分析、產(chǎn)能評(píng)估）。關(guān)鍵控制點(diǎn)：預(yù)估單價(jià)不得超過(guò)歷史采購(gòu)價(jià)格的105%（或公司規(guī)定的價(jià)格浮動(dòng)上限），且需在年度預(yù)算額度內(nèi)。（二）第二步：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人初審操作主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管）操作時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成操作內(nèi)容：審核采購(gòu)需求的真實(shí)性：確認(rèn)物品/服務(wù)是否為部門(mén)必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃代替購(gòu)買(mǎi)）；審核預(yù)算的匹配性：核對(duì)預(yù)估總價(jià)是否在部門(mén)剩余預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上注明“超預(yù)算申請(qǐng)”并說(shuō)明理由；審核資料的完整性：檢查附件是否齊全（報(bào)價(jià)單、成本說(shuō)明等），若缺失則退回申請(qǐng)人補(bǔ)充。輸出結(jié)果：審核通過(guò)：在《采購(gòu)申請(qǐng)單》“部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部；審核不通過(guò)：注明原因（如“需求不緊急”“預(yù)算不足”“資料缺失”），退回需求部門(mén)重新發(fā)起。（三）第三步：采購(gòu)部專(zhuān)項(xiàng)審核（價(jià)格與供應(yīng)商資質(zhì)）操作主體：采購(gòu)部專(zhuān)員→采購(gòu)部經(jīng)理操作時(shí)限：收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成操作內(nèi)容：價(jià)格合理性審核（專(zhuān)員職責(zé)）：對(duì)比申請(qǐng)人提供的報(bào)價(jià)單，通過(guò)“公司合格供應(yīng)商庫(kù)”“歷史采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)”“第三方價(jià)格平臺(tái)（如京東企業(yè)購(gòu)、巴巴1688）”進(jìn)行價(jià)格交叉驗(yàn)證；若預(yù)估單價(jià)高于歷史價(jià)格或市場(chǎng)均價(jià)10%以上，需啟動(dòng)議價(jià)程序：聯(lián)系供應(yīng)商重新談判，要求提供價(jià)格構(gòu)成明細(xì)（成本、利潤(rùn)、稅費(fèi)），或推薦替代性?xún)r(jià)比更高的產(chǎn)品。供應(yīng)商資質(zhì)審核（專(zhuān)員職責(zé)）檢查供應(yīng)商是否在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，若為新供應(yīng)商，需要求提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證）、銀行資信證明等材料；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行“三證核查”：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一的營(yíng)業(yè)執(zhí)照），保證其經(jīng)營(yíng)范圍與采購(gòu)物品匹配。綜合審核意見(jiàn)（經(jīng)理職責(zé)）：審核專(zhuān)員的價(jià)格談判結(jié)果與供應(yīng)商資質(zhì)核查報(bào)告，形成采購(gòu)建議：“建議采購(gòu)”：價(jià)格合理、資質(zhì)合規(guī)，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；“建議更換供應(yīng)商”：資質(zhì)合格但價(jià)格偏高，附推薦供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，流轉(zhuǎn)至需求部門(mén)確認(rèn)；“駁回采購(gòu)”：資質(zhì)不達(dá)標(biāo)或價(jià)格嚴(yán)重虛高，注明原因并退回需求部門(mén)。（四）第四步：財(cái)務(wù)部成本控制復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)→財(cái)務(wù)部經(jīng)理操作時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成操作內(nèi)容：預(yù)算符合性復(fù)核（成本會(huì)計(jì)）：登錄公司預(yù)算管理系統(tǒng)，核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算科目是否正確，預(yù)估總價(jià)是否在部門(mén)剩余預(yù)算額度內(nèi)；若為跨部門(mén)預(yù)算采購(gòu)，需確認(rèn)預(yù)算是否已提前調(diào)撥或分?jǐn)?。成本效益分析（成本?huì)計(jì)，僅針對(duì)金額≥30000元的采購(gòu)）：計(jì)算采購(gòu)項(xiàng)目的“單位成本效益”（如設(shè)備采購(gòu)需測(cè)算單位產(chǎn)能投資額、服務(wù)采購(gòu)需測(cè)算人均服務(wù)成本）；對(duì)比歷史同類(lèi)項(xiàng)目成本，分析成本增減原因（如原材料價(jià)格上漲、服務(wù)范圍擴(kuò)大）。資金支付風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（財(cái)務(wù)經(jīng)理）：審核公司當(dāng)前現(xiàn)金流狀況，確認(rèn)采購(gòu)支付是否影響正常運(yùn)營(yíng)資金；大額采購(gòu)（≥100000元）需評(píng)估是否需要分期支付或爭(zhēng)取賬期。輸出結(jié)果：復(fù)核通過(guò)：在《采購(gòu)申請(qǐng)單》“財(cái)務(wù)部意見(jiàn)”欄簽字，流轉(zhuǎn)至公司管理層；復(fù)核不通過(guò)：注明原因（如“預(yù)算不足”“成本效益低下”“資金緊張”），退回采購(gòu)部。（五）第五步：管理層分級(jí)審批操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例：以某制造企業(yè)為例）審批權(quán)限表：采購(gòu)金額（元）審批人＜10000需求部門(mén)負(fù)責(zé)人10000-50000采購(gòu)部經(jīng)理50000-200000分管副總（如運(yùn)營(yíng)副總）200000-500000總經(jīng)理＞500000董事長(zhǎng)操作內(nèi)容：審批人重點(diǎn)審核：采購(gòu)戰(zhàn)略符合性（是否符合公司年度采購(gòu)計(jì)劃、成本控制目標(biāo)）；重大采購(gòu)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制（如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)）；跨部門(mén)協(xié)作的必要性（如是否存在重復(fù)采購(gòu)、資源浪費(fèi)）。審批結(jié)果處理：批準(zhǔn)：在《采購(gòu)申請(qǐng)單》“管理層審批”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部執(zhí)行；暫緩：注明暫緩原因（如“需補(bǔ)充市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告”“待董事會(huì)決議”），并明確后續(xù)處理時(shí)限；駁回：說(shuō)明駁回理由（如“不符合成本控制原則”“戰(zhàn)略?xún)?yōu)先級(jí)低”），終止流程。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購(gòu)部→需求部門(mén)→財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：采購(gòu)執(zhí)行（采購(gòu)部）：審批通過(guò)后，采購(gòu)部在1個(gè)工作日內(nèi)向選定供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》，明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等條款；跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付，若延遲需提前3個(gè)工作日通知需求部門(mén)并協(xié)商解決方案。驗(yàn)收與入庫(kù)（需求部門(mén)+倉(cāng)庫(kù)）：需求部門(mén)在收到物品后1個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，填寫(xiě)《物品驗(yàn)收單》；驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，并在系統(tǒng)中更新庫(kù)存臺(tái)賬；若不合格，需在《驗(yàn)收單》注明原因并聯(lián)系采購(gòu)部退換貨。付款與歸檔（財(cái)務(wù)部+采購(gòu)部）：財(cái)務(wù)部收到《驗(yàn)收單》《采購(gòu)訂單》《發(fā)票》等完整單據(jù)后，按合同約定支付款項(xiàng)（如“貨到付款”“30天賬期”）；采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《報(bào)價(jià)單》《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格設(shè)計(jì)（一）采購(gòu)申請(qǐng)單（核心模板）申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)類(lèi)型物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)技術(shù)參數(shù)（如適用，附頁(yè)說(shuō)明）單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算科目需求用途期望到貨日期特殊要求（如品牌、認(rèn)證、交付地點(diǎn)等）附件清單□報(bào)價(jià)單（≥2家）□成本說(shuō)明□可行性報(bào)告□其他：________部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字日期采購(gòu)部審核意見(jiàn)審核人經(jīng)理簽字日期財(cái)務(wù)部復(fù)核意見(jiàn)成本會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理日期管理層審批意見(jiàn)審批人職務(wù)日期（二）采購(gòu)成本控制審核表（輔助模板）申請(qǐng)單號(hào)物品名稱(chēng)供應(yīng)商名稱(chēng)報(bào)價(jià)日期規(guī)格型號(hào)數(shù)量報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)有效期歷史采購(gòu)價(jià)格對(duì)比最近采購(gòu)日期：最近采購(gòu)單價(jià)：價(jià)格偏差率：（歷史價(jià)格來(lái)源：□系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)□合同檔案□其他：____）市場(chǎng)價(jià)格對(duì)比第三方平臺(tái)（如京東/1688）：市場(chǎng)均價(jià)：價(jià)格優(yōu)勢(shì)：供應(yīng)商資質(zhì)核查□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書(shū)□銀行資信證明□其他：____議價(jià)記錄談判后價(jià)格：讓利金額：讓利比例：審核結(jié)論□價(jià)格合理，建議采購(gòu)□需更換供應(yīng)商□價(jià)格偏高，需進(jìn)一步議價(jià)□駁回采購(gòu)審核人日期年月日（三）采購(gòu)審批進(jìn)度跟蹤表（管理工具）申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)物品名稱(chēng)當(dāng)前節(jié)點(diǎn)處理人預(yù)計(jì)完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間備注四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）關(guān)鍵控制紅線預(yù)算控制：嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)、超預(yù)算采購(gòu)（特殊情況需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行）；價(jià)格控制：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≥10000元，必須執(zhí)行“貨比三家”原則，且最終價(jià)格不得高于市場(chǎng)均價(jià)的105%；供應(yīng)商控制：嚴(yán)禁向未在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商采購(gòu)（特殊情況需經(jīng)分管副總審批并備案）；審批時(shí)效：每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，若超時(shí)未處理，系統(tǒng)自動(dòng)升級(jí)至上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并記錄考核扣分。（二）常見(jiàn)問(wèn)題與解決方案問(wèn)題場(chǎng)景解決方案緊急采購(gòu)需求（如生產(chǎn)設(shè)備故障需立即更換）1.需求部門(mén)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明“緊急”原因并附生產(chǎn)部證明；2.采購(gòu)部先電話請(qǐng)示采購(gòu)部經(jīng)理同意后啟動(dòng)采購(gòu)，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批流程；3.價(jià)格可適當(dāng)放寬市場(chǎng)均價(jià)的10%，但需在《成本控制審核表》中說(shuō)明原因。供應(yīng)商報(bào)價(jià)全部高于預(yù)算1.采購(gòu)部與需求部門(mén)協(xié)商，調(diào)整采購(gòu)數(shù)量或規(guī)格，尋找替代品；2.若無(wú)法調(diào)整，需提交《成本超支說(shuō)明報(bào)告》，分析原因并報(bào)總經(jīng)理審批。審批人出差或無(wú)法及時(shí)審批1.提前在系統(tǒng)中設(shè)置“授權(quán)代理人”，或通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起“審批委托”；2.若無(wú)法委托，可由下一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)代為審批，事后需補(bǔ)簽確認(rèn)。（三）持續(xù)優(yōu)化機(jī)制數(shù)據(jù)復(fù)盤(pán)：財(cái)務(wù)部每季度對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括：平均采購(gòu)價(jià)格偏差率、預(yù)算執(zhí)行率、審批時(shí)效達(dá)標(biāo)率等，形成《采購(gòu)成本分析報(bào)告》提交管理層；供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：采購(gòu)部每半年對(duì)《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行評(píng)估，淘汰價(jià)格偏高、質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，新增優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；流程迭代：根據(jù)復(fù)盤(pán)結(jié)果與業(yè)務(wù)變化，每年度對(duì)審批流程與模板進(jìn)行修訂，保證適配公司戰(zhàn)略與成本控制目標(biāo)。五、總結(jié)本采購(gòu)