項目合同管理及風險防范工具模板一、適用范圍與核心目標本工具模板適用于企業(yè)各類項目（如建設工程、服務外包、產(chǎn)品采購、技術研發(fā)等）的全流程合同管理，覆蓋從前期準備到終止歸檔的各環(huán)節(jié)。核心目標是通過標準化流程規(guī)范合同行為，識別并防范潛在法律風險、商業(yè)風險及履約風險，保障項目順利推進，維護企業(yè)合法權益。二、合同全生命周期管理流程（一）項目前期：需求與主體審查明確合同需求業(yè)務部門根據(jù)項目目標梳理核心需求（如服務范圍、交付標準、時間節(jié)點、預算限額等），形成《項目需求說明書》，作為合同起草的基礎依據(jù)。涉及跨部門協(xié)作的項目，需組織法務、財務、技術等部門召開需求評審會，確認需求的合規(guī)性與可行性。合同主體資格審查對合作方（甲方/乙方）的主體資質進行全面核查，重點包括：營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內、經(jīng)營范圍是否涵蓋項目內容）；特殊行業(yè)資質（如建筑施工需具備相應等級資質、醫(yī)療服務需持《醫(yī)療機構執(zhí)業(yè)許可證》等）；信用狀況（通過“信用中國”等官方平臺查詢失信記錄，或委托第三方征信機構評估）；授權代表（核實簽約人是否具有合法授權，避免無權代理風險）。主體審查通過后，填寫《合同主體資格審查表》（見模板1），留存審查資料復印件備查。（二）合同談判與起草談判要點確認業(yè)務部門與法務部門共同制定《合同談判要點清單》，明確核心條款的底線（如合同金額、付款方式、違約責任、爭議解決方式等），避免談判偏離目標。談判過程中重點關注對方提出的修改條款，對可能增加企業(yè)風險的條款（如責任免除、管轄變更等）及時溝通協(xié)商，保留書面溝通記錄（如郵件、會議紀要）。合同文本起草優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板，根據(jù)項目需求調整通用條款；無標準模板時，需參考國家相關法律法規(guī)（如《民法典》《合同法》）及行業(yè)慣例起草。合同內容應包含但不限于：當事人信息、標的、數(shù)量/質量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方法、保密條款、不可抗力等核心要素，保證條款明確、無歧義。（三）合同評審與審批多部門聯(lián)合評審起草完成后，提交法務、財務、業(yè)務、技術等部門進行評審，各部門職責法務部門：審核條款合法性、合規(guī)性，排查法律風險（如格式條款是否無效、違約責任是否明確等）；財務部門：審核付款方式、稅務處理、發(fā)票要求等財務條款，評估資金風險；業(yè)務/技術部門：審核服務范圍、交付標準、技術參數(shù)等業(yè)務條款，保證與項目需求一致。評審部門需填寫《合同評審意見表》（見模板2），明確修改建議及結論（通過/不通過/需修改）。分級審批流程根據(jù)合同金額、風險等級確定審批權限（例如：金額≤10萬元由部門負責人審批；10萬＜金額≤50萬元由分管副總審批；金額＞50萬元由總經(jīng)理審批）。審批通過后，形成《合同審批表》（見模板3），最終版本需經(jīng)各方簽字確認，避免未經(jīng)審批擅自簽約。（四）合同簽署與生效簽署形式與份數(shù)合同簽署可采用紙質或電子形式（電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名）。紙質合同至少一式三份（企業(yè)留存兩份，合作方一份），涉及項目或特殊要求的，按需增加份數(shù)。印章管理使用企業(yè)合同專用章或公章簽署，嚴禁以部門章或個人章代替；印章保管人需核對審批手續(xù)是否齊全，保證簽署人與《合同審批表》中的授權人一致。（五）合同履行與跟蹤履行交底與責任分工合同生效后，業(yè)務部門需向履行團隊（如項目組、采購部）進行合同交底，明確履行標準、時間節(jié)點及各方責任，形成《合同履行交底記錄》。動態(tài)跟蹤與風險預警履行過程中，指定專人負責跟蹤進度（如交付時間、付款節(jié)點），對照合同條款核查履行情況，填寫《合同履行跟蹤表》（見模板4）。發(fā)覺對方可能違約（如延期交付、質量不達標）或己方可能無法按時履行時，及時啟動風險預警機制，向法務及上級部門報告，協(xié)商解決方案（如催告、變更合同等）。（六）合同變更、終止與歸檔合同變更管理履行過程中需變更合同的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內容、影響及責任變更；變更協(xié)議需履行與原合同相同的評審審批流程。合同終止與結算合同正常終止（如履行完畢）或提前終止（如違約、不可抗力），需及時辦理結算手續(xù)，確認債權債務；涉及違約的，收集違約證據(jù)（如催告函、驗收報告），依法主張權利。合同歸檔合同履行完畢或終止后，由業(yè)務部門整理合同正本、審批文件、變更協(xié)議、履行記錄等資料，按“一合同一檔”原則歸檔，保存期限不少于合同履行結束后5年（涉及訴訟或仲裁的，保存至案件終結）。三、必備工具模板模板1：合同主體資格審查表審查項目審查內容審查結果（通過/不通過）備注（如營業(yè)執(zhí)照編號、資質等級等）企業(yè)名稱與營業(yè)執(zhí)照、公章一致統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人經(jīng)營范圍是否包含本項目內容行業(yè)資質（如需）是否在有效期內，等級是否符合要求信用記錄是否被列入失信被執(zhí)行人名單、重大稅收違法案件當事人名單授權代表簽約人是否持有有效《授權委托書》，授權范圍是否包含本合同簽署審查人日期：模板2：合同評審意見表合同名稱編號評審部門評審人評審日期評審類型□初評□復評評審維度評審意見修改建議（如有）合法性條款是否符合法律法規(guī)，是否存在無效情形業(yè)務合規(guī)性是否滿足項目需求，服務范圍/技術參數(shù)是否明確財務風險付款方式、稅務處理是否合理，是否存在資金風險違約責任違約責任是否明確、對等，是否覆蓋主要風險場景其他評審結論|□通過□不通過（需修改后重新評審）□建議修改（可先簽署，但需完善條款）||

部門負責人簽字||日期：|模板3：合同審批表合同名稱合同編號合作方簽約主體□甲方□乙方合同金額人民幣履行期限業(yè)務部門意見負責人簽字：日期：部門蓋章法務部門意見負責人簽字：日期：部門蓋章財務部門意見負責人簽字：日期：部門蓋章分管副總意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：最終審批結論□同意簽署□不同意簽署□需進一步協(xié)商模板4：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號履行階段□前期準備□中期執(zhí)行□后期驗收□質保期責任人本階段履行內容計劃時間節(jié)點實際履行情況存在問題解決措施責任部門跟蹤人日期：部門負責人簽字日期：四、關鍵風險點與防范建議（一）主體資質風險風險表現(xiàn)：合作方無相應資質、超越經(jīng)營范圍或信用不良，導致合同無效或無法履行。防范建議：嚴格審查合作方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質及信用記錄，對資質要求高的項目（如施工、醫(yī)療等）需核驗原件；禁止與失信主體合作，必要時要求對方提供銀行保函或保證金擔保。（二）條款漏洞風險風險表現(xiàn)：合同條款模糊（如“盡快”“合理范圍”）、權利義務不對等、違約責任缺失，引發(fā)爭議。防范建議：使用標準化合同模板，明確約定標的、質量、價款、履行方式等核心要素，避免歧義；平衡雙方權利義務，設置對等的違約責任（如逾期付款的違約金比例、質量不達標時的補救措施）；增加“爭議解決方式”條款（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄或仲裁機構仲裁）。（三）履行過程風險風險表現(xiàn)：對方未按約定履行（如延期、質量不合格）、己方履行證據(jù)缺失（如未簽收交付物）。防范建議：建立履行臺賬，及時記錄履行進度，要求對方簽署書面確認文件（如驗收報告、簽收單）；發(fā)覺對方違約后，在法定期限內（如3年訴訟時效）發(fā)出書面催告函，保留送達證據(jù)；涉及分階段履行的，明確各階段的驗收標準及未通過驗收的處理方式。（四）印章與文件管理風險風險表現(xiàn)：未經(jīng)審批擅自蓋章、用章未登記，導致合同效力爭議或印章失控。防范建議：嚴格執(zhí)行“先審批后用章”制度，印章保管人需核驗《合同審批表》與合同文本一致性；建立印章使用登記臺賬，記錄用章時間、合同名稱、