2025年鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作自查報(bào)告及整改措施為全面落實(shí)檔案管理規(guī)范化要求，我鄉(xiāng)于2024年3月組織開(kāi)展了為期15天的檔案工作專項(xiàng)自查，通過(guò)實(shí)地查看、調(diào)閱資料、訪談核實(shí)等方式，對(duì)全鄉(xiāng)2018年以來(lái)形成的各類檔案（含鄉(xiāng)機(jī)關(guān)、12個(gè)行政村、2個(gè)鄉(xiāng)屬事業(yè)單位）進(jìn)行了全面梳理，涉及文書(shū)檔案、黨建檔案、民生檔案（低保、醫(yī)保、危房改造等）、項(xiàng)目檔案（產(chǎn)業(yè)發(fā)展、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)）、會(huì)計(jì)檔案等5大類，共核查檔案實(shí)體2300余卷（盒），電子檔案數(shù)據(jù)320GB。現(xiàn)將自查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及后續(xù)整改措施報(bào)告如下：一、自查工作開(kāi)展情況本次自查嚴(yán)格對(duì)照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第13號(hào)）、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》（檔發(fā)〔2020〕4號(hào)）及《XX縣檔案工作規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（2023版）》要求，成立了由分管副鄉(xiāng)長(zhǎng)任組長(zhǎng)，黨政辦主任、鄉(xiāng)檔案員、各業(yè)務(wù)口負(fù)責(zé)人為成員的專項(xiàng)工作組，制定《XX鄉(xiāng)檔案工作自查方案》，明確"全面覆蓋、問(wèn)題導(dǎo)向、立行立改"原則。工作組分為3個(gè)小組：第一組負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)綜合檔案（文書(shū)、黨建、會(huì)議記錄等）；第二組負(fù)責(zé)民生及項(xiàng)目檔案（農(nóng)經(jīng)站、社會(huì)事務(wù)辦、鄉(xiāng)村振興辦）；第三組負(fù)責(zé)村級(jí)檔案（12個(gè)行政村及2個(gè)鄉(xiāng)屬單位）。自查采取"查、看、問(wèn)"結(jié)合方式：查檔案實(shí)體是否完整、整理是否規(guī)范；看庫(kù)房設(shè)施是否達(dá)標(biāo)、管理制度是否落實(shí)；問(wèn)檔案員及業(yè)務(wù)人員操作流程是否清晰、日常管理是否存在困難。同時(shí)，調(diào)取2018-2023年檔案接收登記本、借閱登記本、銷(xiāo)毀清冊(cè)等管理臺(tái)賬，核查檔案流轉(zhuǎn)閉環(huán)情況。二、自查發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題（一）檔案管理機(jī)制運(yùn)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)。一是制度執(zhí)行存在"重制定、輕落實(shí)"現(xiàn)象。雖已制定《XX鄉(xiāng)檔案管理制度》《檔案保管保密制度》等6項(xiàng)制度并上墻，但日常歸檔缺乏有效監(jiān)督。例如，2023年鄉(xiāng)黨委會(huì)議記錄未按要求在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔，實(shí)際延遲至次月15日，且未在登記本中注明延遲原因；社會(huì)事務(wù)辦2022年低保動(dòng)態(tài)調(diào)整檔案未按"一戶一檔"要求集中管理，分散存放于3名經(jīng)辦人員個(gè)人抽屜，存在丟失風(fēng)險(xiǎn)。二是檔案工作責(zé)任壓實(shí)不到位。《檔案工作崗位責(zé)任制》中僅籠統(tǒng)規(guī)定"各業(yè)務(wù)口負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案收集"，未明確具體歸檔時(shí)限（如項(xiàng)目檔案應(yīng)在驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如照片檔案需附文字說(shuō)明）及考核細(xì)則，導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)人員認(rèn)為"檔案是檔案員的事"，存在"交差式"歸檔現(xiàn)象。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2022-2023年機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)口移交的檔案中，40%存在目錄填寫(xiě)不規(guī)范（如"文件標(biāo)題"僅寫(xiě)"會(huì)議材料"）、頁(yè)碼漏編、卷內(nèi)文件順序混亂等問(wèn)題。（二）檔案人員配置與能力不足。目前鄉(xiāng)機(jī)關(guān)僅設(shè)1名兼職檔案員（黨政辦副主任兼任），同時(shí)負(fù)責(zé)公文處理、信息宣傳等工作，日均處理檔案時(shí)間不足2小時(shí)，難以兼顧檔案收集、整理、保管等全流程工作。該同志雖從事檔案工作3年，但未取得檔案管理職業(yè)資格證書(shū)，參加縣級(jí)以上專業(yè)培訓(xùn)僅2次（2021年、2023年各1次），對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）中"件"的界定、保管期限劃分等標(biāo)準(zhǔn)掌握不精準(zhǔn)。例如，在整理2022年文書(shū)檔案時(shí)，將"鄉(xiāng)黨委關(guān)于調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)分工的通知"（永久保管）與"關(guān)于開(kāi)展夏季防火檢查的通知"（定期10年）錯(cuò)誤合并為1件；村級(jí)檔案員均由村文書(shū)兼任，其中7名村文書(shū)年齡超過(guò)55歲，對(duì)電子檔案管理、數(shù)字化加工等新技能掌握困難，2023年村級(jí)檔案數(shù)字化率僅15%（全鄉(xiāng)平均為28%）。（三）檔案基礎(chǔ)設(shè)施存在安全隱患?，F(xiàn)有檔案庫(kù)房為2010年建設(shè)的磚混結(jié)構(gòu)房間，面積25㎡（按全鄉(xiāng)12個(gè)村、2個(gè)單位計(jì)算，人均庫(kù)房面積不足1.8㎡，低于《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》"人均不少于3㎡"要求）。庫(kù)房?jī)?nèi)未安裝恒溫恒濕設(shè)備（僅靠1臺(tái)普通空調(diào)調(diào)節(jié)），2024年3月自查時(shí)實(shí)測(cè)溫度22℃（達(dá)標(biāo)），濕度78%（超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)上限60%），導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)輕微霉斑（經(jīng)檢查，2018年文書(shū)檔案中12卷存在紙張泛黃斑現(xiàn)象）。密集架為2015年購(gòu)置的老式手動(dòng)密集架，3組軌道變形，推拉困難；防磁柜僅1個(gè)（容量500盒），無(wú)法滿足照片、錄音、錄像等特殊載體檔案保管需求（目前照片檔案2000張、錄音檔案30盒均存放在普通檔案盒中）；消防設(shè)施僅有2具干粉滅火器（均為2020年購(gòu)置，未定期檢測(cè)），無(wú)自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)；檔案查閱室與庫(kù)房未物理隔離（共用1間20㎡房間），存在無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入庫(kù)房風(fēng)險(xiǎn)。（四）檔案收集完整性與規(guī)范性欠缺。一是民生檔案存在材料缺失。社會(huì)事務(wù)辦2022年低保檔案中，12戶家庭的"經(jīng)濟(jì)狀況核查表"缺失（因當(dāng)時(shí)經(jīng)辦人員調(diào)動(dòng)未交接）；2023年醫(yī)保參保檔案中，35份電子檔未打印紙質(zhì)件歸檔（僅存放在經(jīng)辦人員個(gè)人U盤(pán)）。二是項(xiàng)目檔案歸檔不及時(shí)、不完整。鄉(xiāng)村振興辦負(fù)責(zé)的2022年XX村產(chǎn)業(yè)路項(xiàng)目（投資120萬(wàn)元）檔案，直至2024年3月自查時(shí)仍未移交（項(xiàng)目2023年6月已驗(yàn)收），經(jīng)核查，缺失"工程監(jiān)理日志""變更設(shè)計(jì)審批單"等關(guān)鍵材料；2023年XX村光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案中，設(shè)備采購(gòu)合同僅有復(fù)印件（原件存于企業(yè)），未注明"復(fù)印件與原件一致"并加蓋公章。三是會(huì)計(jì)檔案整理不規(guī)范。農(nóng)經(jīng)站2021-2022年會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，部分憑證厚度超過(guò)2cm（標(biāo)準(zhǔn)為1.5cm），導(dǎo)致裝訂線松散；2023年會(huì)計(jì)賬簿封面僅標(biāo)注"2023年賬簿"，未注明"總賬""明細(xì)賬"等具體類型，查閱時(shí)需逐本翻找。（五）檔案信息化建設(shè)滯后。目前僅配備1臺(tái)檔案專用電腦（2018年購(gòu)置，內(nèi)存4GB，運(yùn)行緩慢），未與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離（實(shí)際連接鄉(xiāng)政府局域網(wǎng)），存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)；存量檔案數(shù)字化率低，2018-2023年文書(shū)檔案共1200卷，僅完成200卷數(shù)字化（掃描分辨率多為200dpi，低于標(biāo)準(zhǔn)300dpi），且未建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)（僅存圖片文件）；電子檔案管理未使用專業(yè)軟件（目前用Excel登記目錄），2021年以來(lái)形成的電子公文（約5000份）未按要求進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，部分文件格式為doc（非長(zhǎng)期保存格式），存在數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)；村級(jí)檔案數(shù)字化基本處于空白，12個(gè)行政村中僅2個(gè)村配備掃描儀（均為家用型，掃描速度慢），9個(gè)村的電子檔案存放在村文書(shū)個(gè)人手機(jī)或電腦中，未備份至鄉(xiāng)級(jí)檔案管理系統(tǒng)。三、整改措施及推進(jìn)計(jì)劃針對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，我鄉(xiāng)已于2024年3月25日召開(kāi)黨委會(huì)專題研究，制定《XX鄉(xiāng)檔案工作整改方案》，明確責(zé)任主體、整改時(shí)限和具體措施，確保2024年12月底前全面完成整改。（一）健全檔案管理機(jī)制，壓實(shí)工作責(zé)任。一是修訂完善制度體系。2024年4月底前，結(jié)合自查問(wèn)題修訂《XX鄉(xiāng)檔案管理制度》，新增《業(yè)務(wù)口檔案歸檔責(zé)任清單》《檔案延遲歸檔處罰辦法》等細(xì)則，明確各業(yè)務(wù)口歸檔時(shí)限（文書(shū)檔案按月歸檔、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)歸檔、民生檔案按季度歸檔）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如照片檔案需附"時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件"說(shuō)明）及考核分值（納入鄉(xiāng)干部年度考核，占比5%）。二是建立檔案工作聯(lián)席會(huì)議制度。每季度末由分管副鄉(xiāng)長(zhǎng)牽頭，組織黨政辦、農(nóng)經(jīng)站、社會(huì)事務(wù)辦等部門(mén)召開(kāi)會(huì)議，通報(bào)各業(yè)務(wù)口檔案歸檔情況，協(xié)調(diào)解決跨部門(mén)檔案管理問(wèn)題（如項(xiàng)目檔案涉及鄉(xiāng)村振興辦、財(cái)政所、施工方等多方材料收集）。三是強(qiáng)化臺(tái)賬管理。統(tǒng)一印制《檔案接收登記本》《借閱登記本》《銷(xiāo)毀清冊(cè)》，要求接收檔案時(shí)填寫(xiě)"文件標(biāo)題、數(shù)量、缺失情況、移交人"等信息，借閱檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并注明歸還時(shí)間（最長(zhǎng)不超過(guò)7天），逾期未還由黨政辦跟蹤提醒。（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)能力。一是配強(qiáng)專職檔案人員。2024年5月前，從鄉(xiāng)機(jī)關(guān)選拔1名責(zé)任心強(qiáng)、熟悉電腦操作的年輕干部（已確定為黨政辦科員張某，30歲，本科計(jì)算機(jī)專業(yè)）擔(dān)任專職檔案員，不再兼任其他業(yè)務(wù)工作；同時(shí)為每個(gè)行政村配備1名兼職檔案員（優(yōu)先選擇45歲以下、會(huì)使用電腦的村文書(shū)），全鄉(xiāng)共配備13名村級(jí)檔案員（12村+1鄉(xiāng)屬單位）。二是開(kāi)展分層分類培訓(xùn)。2024年7月中旬邀請(qǐng)縣檔案館專家開(kāi)展為期3天的專題培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋《歸檔文件整理規(guī)則》《電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)培訓(xùn)專職檔案員檔案數(shù)字化、軟件操作等技能；8月下旬由鄉(xiāng)專職檔案員對(duì)村級(jí)檔案員開(kāi)展"手把手"實(shí)操培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案收集范圍、整理步驟、數(shù)字化基本操作（如使用高拍儀掃描）。三是推動(dòng)持證上崗。鼓勵(lì)專職檔案員參加2024年11月檔案管理專業(yè)資格考試（已為其購(gòu)買(mǎi)教材并安排2周備考時(shí)間），2025年底前實(shí)現(xiàn)專職檔案員持證率100%；村級(jí)檔案員每年至少參加1次鄉(xiāng)級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)（納入村干部年度培訓(xùn)計(jì)劃）。（三）改善基礎(chǔ)設(shè)施，消除安全隱患。一是改造檔案庫(kù)房。2024年6月底前，申請(qǐng)縣財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)20萬(wàn)元，將原黨政辦閑置辦公室（35㎡）改造為新檔案庫(kù)房，完成地面防潮處理（鋪設(shè)防水卷材+木地板）、墻面防霉處理（涂刷防霉涂料）；更換12組智能密集架（帶溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)功能），新增2個(gè)防磁柜（容量各1000盒）、1臺(tái)除濕機(jī)（工業(yè)型，除濕量20L/天）、1臺(tái)溫濕度自動(dòng)記錄儀；配備自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)（煙感+溫感），更換4具新干粉滅火器（2024年4月已采購(gòu)，5月安裝）。二是規(guī)范功能分區(qū)。將原庫(kù)房改為"庫(kù)房+查閱室"分區(qū)管理，查閱室單獨(dú)設(shè)置（面積15㎡），安裝門(mén)禁系統(tǒng)（僅檔案員及經(jīng)審批人員可進(jìn)入），配備檔案查閱專用電腦（與庫(kù)房電腦物理隔離）、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。三是建立安全巡查制度。由專職檔案員每日登記庫(kù)房溫濕度（上午9:00、下午3:00各記錄1次），每月檢查密集架、消防設(shè)施運(yùn)行情況，每季度對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行抽樣清點(diǎn)（每次不少于10%），發(fā)現(xiàn)霉斑、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題及時(shí)采取去酸、殺蟲(chóng)措施（已聯(lián)系縣檔案館提供技術(shù)支持）。（四）規(guī)范檔案收集整理，提升管理質(zhì)量。一是開(kāi)展檔案專項(xiàng)清理。2024年4-6月，組織各業(yè)務(wù)口對(duì)2018-2023年檔案進(jìn)行全面清查，建立《缺失檔案清單》《不規(guī)范檔案清單》，明確補(bǔ)辦/整改責(zé)任人及時(shí)限。例如，社會(huì)事務(wù)辦負(fù)責(zé)的2022年低保缺失材料（12戶核查表），由原經(jīng)辦人員（現(xiàn)調(diào)至縣民政局）協(xié)助復(fù)印并加蓋公章，4月底前補(bǔ)全；鄉(xiāng)村振興辦負(fù)責(zé)的XX村產(chǎn)業(yè)路項(xiàng)目檔案，5月底前完成"工程監(jiān)理日志"（從施工方復(fù)?。?、"變更設(shè)計(jì)審批單"（聯(lián)系縣交通局調(diào)?。┑炔牧鲜占６峭菩星鍐位瘹w檔。為各業(yè)務(wù)口制定《歸檔范圍與保管期限清單》（參考《XX縣機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》），例如：文書(shū)檔案中"黨委會(huì)議記錄"（永久）、"一般性工作通知"（定期10年）；項(xiàng)目檔案中"立項(xiàng)批復(fù)""竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告"（永久）、"會(huì)議紀(jì)要"（定期30年）。三是加強(qiáng)整理規(guī)范指導(dǎo)。專職檔案員對(duì)各業(yè)務(wù)口移交的檔案進(jìn)行"雙審核"（初審看數(shù)量是否完整、目錄是否齊全，終審看整理是否符合《歸檔文件整理規(guī)則》），對(duì)不符合要求的退回整改（2024年4月已退回社會(huì)事務(wù)辦2023年醫(yī)保檔案3次，均因電子檔未打印紙質(zhì)件）。（五）推進(jìn)檔案信息化，強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理。一是完善硬件設(shè)備。2024年5月前，采購(gòu)檔案專用電腦1臺(tái)（配置：i5處理器、16GB內(nèi)存、1TB硬盤(pán)）、高速掃描儀1臺(tái)（A4幅面，掃描速度30頁(yè)/分鐘，分辨率300dpi）、移動(dòng)硬盤(pán)2個(gè)（4TB，用于數(shù)據(jù)備份），確保檔案專用電腦與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離（僅連接鄉(xiāng)政府內(nèi)網(wǎng)）。二是加快存量檔案數(shù)字化。2024年7-12月，集中開(kāi)展2018-2023年文書(shū)檔案數(shù)字化工作，計(jì)劃每月掃描200卷（共1200卷），掃描文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（附OCR識(shí)別文本），建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)；同步對(duì)照片、錄音等特殊載體檔案進(jìn)行數(shù)字化（照片掃描分辨率600dpi，錄音檔案轉(zhuǎn)錄為MP3格式并標(biāo)注關(guān)鍵信息）。三是啟用檔案管理軟件。2024年6月前，采購(gòu)縣級(jí)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)（已與縣檔案館對(duì)接，使用"XX縣檔案管理平臺(tái)"鄉(xiāng)鎮(zhèn)版），實(shí)現(xiàn)檔案目錄錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能在線操作；2024年9月底前，完成2018年以來(lái)電子公文元數(shù)據(jù)采集（包括文件標(biāo)題、時(shí)間、責(zé)任者、文種等15項(xiàng)元數(shù)據(jù)），確保電子檔案與紙質(zhì)檔案"雙套制"管理。四是推動(dòng)村級(jí)檔案數(shù)字化。2024年8月前，為12個(gè)行政村各配備1臺(tái)高拍儀（便攜式，支持A4幅面掃描），由鄉(xiāng)專職檔案員指導(dǎo)村檔案員每月將新增紙質(zhì)檔案掃描上傳至鄉(xiāng)檔案管理平臺(tái)；2024年12月底前，完成2020-2023年村級(jí)檔案數(shù)字化（計(jì)劃完成50%，約2000件），2025年底前實(shí)現(xiàn)全覆蓋。（六）強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保整改實(shí)效。將檔案工作納入鄉(xiāng)重點(diǎn)督查事項(xiàng)，由鄉(xiāng)紀(jì)委牽