第7章

Excel2003

7.1Excel2003的基本操作7.2數(shù)據(jù)的輸入

7.3工作表的編輯7.4單元格的編輯

7.5工作表的格式設(shè)置

7.6公式與函數(shù)

7.7制作數(shù)據(jù)圖表7.8數(shù)據(jù)管理 7.9打印輸出7.1Excel2003的基本操作

Excel2003是電子表格處理軟件，是微軟公司Office2003的組件之一。它可進行簡單、方便的表格制作與處理，具有功能強大的數(shù)據(jù)計算能力、簡單實用的數(shù)據(jù)庫管理能力、方便的圖形生成能力和網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)共享能力。

7.1.1Excel2003的啟動和退出

1．Excel2003的啟動

Excel2003的常用啟動方式有如下幾種：

①單擊“開始”菜單，再單擊“所有程序”菜單中的“MicrosoftOffice2003”菜單，運行“MicrosoftOfficeExcel2003”命令。

②雙擊桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷圖標(biāo)。

③在資源管理器中，雙擊要編輯的Excel工作簿文件(擴展名是.xls)。

2．Excel2003的退出

Excel2003的常用退出方式有如下幾種：

①單擊Excel應(yīng)用程序窗口中的“關(guān)閉”按鈕。

②雙擊Excel應(yīng)用程序的“控制菜單”按鈕。

③單擊Excel應(yīng)用程序的“控制菜單”按鈕，在出現(xiàn)的下拉菜單中選“關(guān)閉”。

④選擇“文件”菜單的“退出”命令。7.1.2Excel2003的窗口結(jié)構(gòu)

Excel2003的窗口結(jié)構(gòu)如圖7.1所示，窗口上部依次為標(biāo)題欄、菜單欄、常用工作欄、格式工具欄、編輯欄，右側(cè)有任務(wù)窗格，窗口底部為狀態(tài)欄，這些窗口組成元素的使用方法和Word2003中的用法基本相同。下面對Excel2003中的特有元素進行解釋：

(1)工作簿。工作簿是用于保存Excel文檔的文件，其擴展名為?.xls。每個工作簿由若干張工作表Sheet1、Sheet2、…所構(gòu)成，默認為3張工作表，一個工作簿內(nèi)最多可以有255張工作表。圖7.1Excel2003的窗口結(jié)構(gòu)

(2)工作表。工作表中橫向的一排稱為一行，每行左端有行標(biāo)簽，用阿拉伯?dāng)?shù)字順序表示，范圍為1～65?536。工作表的上方是列標(biāo)號，編號按英文字母順序排列，Z字母后按AA，AB，…，AZ，BA，BB，…，IV的順序排列，共256列。

(3)工作表標(biāo)簽。工作表標(biāo)簽位于工作表下方，用于顯示工作簿中所包含的所有工作表的名稱。系統(tǒng)默認其名稱為Sheet1、Sheet2、……?單擊某一個工作表標(biāo)簽便激活該工作表，即選中該工作表。

(4)單元格。工作表中行和列交叉所組成的矩形格子被稱為單元格。單元格是對工作表進行操作的基本元素，默認的單元格是用列號和行號來命名的，如C列5行的單元格名稱是C5，用戶也可以自己為單元格命名。

(5)活動單元格。當(dāng)用鼠標(biāo)單擊某單元格時，該單元格被激活，稱為當(dāng)前單元格或活動單元格，并且該單元格的網(wǎng)格線變?yōu)榇趾诰€，其單元格的名稱顯示在編輯欄左端的“名稱框”中。

(6)編輯欄。編輯欄是活動單元格的編輯區(qū)，要在單元格內(nèi)輸入內(nèi)容或編輯單元格中輸入的內(nèi)容，可以在編輯欄中操作。選中某單元格后，其中的內(nèi)容會在編輯欄中顯示。編輯欄還用來編輯輸入到當(dāng)前單元格中的各種函數(shù)和公式，對工作表中的數(shù)據(jù)進行分析計算。這是Excel最重要的功能之一，也是我們要重點學(xué)習(xí)的內(nèi)容。7.1.3Excel2003工作簿的新建、打開與保存

1．新建工作簿

啟動Excel2003后，系統(tǒng)即自動創(chuàng)建一個名為“book1”的空白工作簿，該工作簿默認包含三張空白工作表，其中“Sheet1”由系統(tǒng)默認激活，稱為當(dāng)前工作表。

通過單擊“文件”菜單中的“新建”命令，在任務(wù)窗格中單擊“空白工作簿”或單擊“本機上的模板”，在彈出的“模板”對話框中單擊“常用”選項卡中的“工作簿”圖標(biāo)，都可以新建一個工作簿。比較簡單的方法是單擊常用工具欄上的“新建”按鈕，則立即可以創(chuàng)建一個基于系統(tǒng)默認模板下的新工作簿。如果在彈出的“新建”對話框中選擇“電子方案表格”選項卡，如圖7.2所示，可以基于各種模板來新建工作簿。圖7.2用“新建”對話框的“電子方案表格”選項卡新建Excel工作簿

2．打開工作簿

如同Word2003一樣，可以通過“文件”菜單中的“打開”命令或單擊工具欄上的“打開”按鈕，從彈出的“打開”對話框(見圖7.3)中選擇已保存的文件打開工作簿，也可以單擊“文件”菜單下方所列的文件名打開最近編輯過的工作簿。默認情況下“文件”菜單下方所列的文件數(shù)為4個，可以通過“工具”菜單的“選項”命令中的“常規(guī)”選項卡設(shè)置列出的文件數(shù)。圖7.3“打開”對話框還可以從桌面“開始”中“我最近的文檔”級聯(lián)菜單中打開最近編輯過的工作簿文件。對近期常用的工作簿文件，還可以在桌面或其他合適的位置創(chuàng)建該文件的快捷方式圖標(biāo)，并通過該快捷方式圖標(biāo)將其打開。

3．保存工作簿

新建的工作簿在第一次保存時，用菜單中的“保存”命令或常用工具欄中的“保存”按鈕都會打開“另存為”對話框，當(dāng)確定了“保存位置”，輸入了“文件名”后，該文件將被保存到硬盤上的指定位置上。對已經(jīng)保存過的文件，在操作過程中可以不定時地單擊常用工具欄上的“保存”按鈕進行保存，在保存過程中不會彈出“另存為”對話框。7.2數(shù)?據(jù)?的?輸?入

選定某單元格即可直接通過鍵盤輸入數(shù)據(jù)，此時數(shù)據(jù)既出現(xiàn)在單元格內(nèi)，同時又顯示在編輯欄中。輸入結(jié)束后，可以用Tab鍵、Enter鍵以及方向鍵來確認，同時向右或向下移動活動單元格，以便向新單元格輸入數(shù)據(jù)。單擊編輯欄左邊的“

”按鈕，只表示確認剛才的輸入，不移動單元格。對于已經(jīng)被確認輸入的單元格，在以后輸入數(shù)據(jù)時，原數(shù)據(jù)將丟失，而接收新輸入的數(shù)據(jù)。如果要取消剛才的輸入，可以單擊編輯欄左邊的“

”按鈕，刪除全部輸入的數(shù)據(jù)。7.2.1文本型數(shù)據(jù)的輸入

文本型數(shù)據(jù)包含漢字、英文字母、數(shù)字、空格以及其他合法的符號，也可以是數(shù)字與字符的組合。文本通常不參與計算。每個單元格最多可容納的字符數(shù)是32?000個。默認狀態(tài)下，所有在單元格中的文本型數(shù)據(jù)均設(shè)置為左對齊。7.2.2數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入

Excel中的數(shù)值型數(shù)據(jù)可以是0、1、……,以及正號、負號、小數(shù)點、分數(shù)號“/”、百分號“%”、貨幣符號“￥”等。默認狀態(tài)下，系統(tǒng)把單元格中的所有數(shù)值型數(shù)據(jù)設(shè)置為右對齊。如果在單元格中輸入正數(shù)，則可以直接在單元格中輸入，例如要輸入“30”，首先選中單元格，然后直接輸入數(shù)字“30”；如果在單元格中輸入分數(shù)，則要先輸入“空格”，再輸入分數(shù)；如果在單元格中輸入負數(shù)，則在數(shù)字前加一個負號，或者將數(shù)字括在括號內(nèi)，例如輸入“-10”和“(10)”都可以在單元格中得到?-10。

如果數(shù)字要作為文字輸入，則必須在數(shù)字前加英語輸入狀態(tài)下的“'”(單撇號)，或選中該單元格，單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在“數(shù)字”選項卡的“分類”中選擇“文本”，設(shè)置數(shù)字的格式為“文本”后再輸入數(shù)字。7.2.3日期和時間型數(shù)據(jù)的輸入

輸入日期型數(shù)據(jù)的格式為：按年、月、日的順序，之間用字符“/”或“-”作為間隔符。輸入時間型數(shù)據(jù)的格式為：按時、分、秒的順序，之間用字符“：”作為間隔符。例如輸入3/5，則在單元格中的值是3月5日。日期時間型數(shù)據(jù)在單元格中顯示的格式是多種多樣的，可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡中設(shè)置。對于日期和時間型數(shù)據(jù)，系統(tǒng)默認為右對齊格式。7.2.4數(shù)據(jù)的填充

當(dāng)所輸入的數(shù)據(jù)在行或列中有規(guī)律可循時，可以使用自動填充的方式來輸入這些數(shù)據(jù)。自動填充是根據(jù)初始值和步長的規(guī)律決定以后的填充項。

自動填充可以通過執(zhí)行“編輯”菜單中的“填充”命令來實現(xiàn)，也可通過填充手柄來實現(xiàn)。填充手柄是位于選定單元格粗黑框線右下角的小方塊，如圖7.4所示，當(dāng)鼠標(biāo)指針接近填充手柄時，指針形狀由空心十字變?yōu)楹谏珕尉€十字，這時，如果用鼠標(biāo)按行或列拖動填充手柄，就可以快速自動地在拖過的單元格內(nèi)填充序列數(shù)據(jù)或復(fù)制數(shù)據(jù)。圖7.4填充手柄自動填充日期型數(shù)據(jù)只要在某單元格中輸入起始日期，例如星期一，然后用鼠標(biāo)拖動填充手柄，系統(tǒng)將按順序自動填入星期二、星期三等數(shù)據(jù)。

自動填充數(shù)字型數(shù)據(jù)，例如分別在相鄰的單元格中輸入數(shù)字2和4，然后選定這兩個單元格，再去拖動填充手柄，系統(tǒng)將按默認的等差數(shù)列把數(shù)據(jù)填入單元格。如果需要按其他序列填充，則可以按住鼠標(biāo)右鍵去拖動填充手柄，系統(tǒng)將依據(jù)你在彈出的快捷菜單中所選擇的項進行填充，如圖7.5所示。圖7.5用填充手柄和快捷菜單輸入序列數(shù)據(jù)也可以自定義序列，輸入文本型的序列數(shù)據(jù)，操作步驟如下：

(1)單擊“工具”菜單中的“選項”命令，出現(xiàn)“自定義序列”選項卡，如圖7.6所示。圖7.6“自定義序列”選項卡

(2)在“輸入序列”列表框中輸入序列的項目，項目之間按回車作為分隔符，單擊“添加”按鈕；也可以在“導(dǎo)入”按鈕左邊的文本框中輸入序列數(shù)據(jù)所在的單元格名稱后，單擊“導(dǎo)入”。

(3)單擊“確定”按鈕，完成序列數(shù)據(jù)的自定義。

使用自定義序列數(shù)據(jù)輸入時，只要在單元格中輸入一個項目數(shù)據(jù)，然后用填充手柄拖動就可將該序列數(shù)據(jù)輸入。7.2.5數(shù)據(jù)的有效性

為了對輸入數(shù)據(jù)的類型、范圍加以限制，一旦輸入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，屏幕會出現(xiàn)提示信息和錯誤信息，Excel提供了有效數(shù)據(jù)的功能。設(shè)置有效數(shù)據(jù)的操作步驟如下：

(1)選取要設(shè)置的單元格區(qū)域。

(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，如圖7.7所示。單擊“設(shè)置”選項卡。圖7.7“數(shù)據(jù)有效性”對話框

(3)在“允許”下拉列表框中選擇一項，這里以限制單元格中只輸入1～9的整數(shù)為例，在“數(shù)據(jù)”下拉列表框中選擇一種關(guān)系，本例選擇“介于”，在“最小值”文本框中輸入數(shù)據(jù)的下界值1，在“最大值”文本框中輸入數(shù)據(jù)的上界值9。

(4)單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。

當(dāng)輸入數(shù)據(jù)不在有效性設(shè)置的范圍內(nèi)時，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示框，用戶需重新輸入正確數(shù)據(jù)。7.2.6給單元格加批注

批注是當(dāng)鼠標(biāo)指向單元格時，系統(tǒng)會在提示框中出現(xiàn)設(shè)置的批注內(nèi)容，一般用來提示該單元格數(shù)據(jù)的注釋，以便使用戶了解單元格數(shù)據(jù)的有關(guān)信息，給操作提供方便。

為單元格加批注的操作步驟如下：

(1)選擇要加批注的單元格。

(2)單擊“插入”菜單中的“批注”命令，彈出輸入批注內(nèi)容用的文本框，如圖7.8所示。圖7.8單元格中的批注

(3)在文本框中輸入批注內(nèi)容后，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，批注內(nèi)容框即自動隱藏。

凡是設(shè)置有批注內(nèi)容的單元格，其右上角會呈現(xiàn)紅色三角標(biāo)記，平時批注內(nèi)容自動隱藏，選擇“視圖”菜單中的“批注”，即可打開所有批注的文本框。在排序時，批注與該數(shù)據(jù)單元格一起進行移動，但在數(shù)據(jù)透視表中更改電子表格的布局時，批注不移動。7.3工作表的編輯

7.3.1工作表的選定

如前所述，單擊工作表的標(biāo)簽，即選定了該工作表。如果要選定連續(xù)的若干張工作表，可以在選定了一張工作表之后，按住“Shift”鍵后再單擊最后一張工作表標(biāo)簽。如果工作表太多，可以用工作表標(biāo)簽滾動按鈕將最后一張標(biāo)簽顯示出來后，按住“Shift”鍵去單擊，以選定連續(xù)多張工作表。按住“Ctrl”鍵后再單擊，可以選擇間隔不連續(xù)的多張工作表。這種同時被選中的多張工作表組成工作表組。工作表組用來輸入同樣的數(shù)據(jù)很方便，就像用復(fù)寫紙開多聯(lián)發(fā)票一樣，寫一張就可以復(fù)寫到其余各張表中。7.3.2工作表的插入

選定一張工作表，單擊“插入”菜單中“工作表”命令，新工作表便插入在選定的工作表的左側(cè)。也可以在選定的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的“插入”對話框中選擇“常用”選項卡，再單擊“工作表”圖標(biāo)即可實現(xiàn)工作表的插入。如果選定的是多張工作表，按以上操作后可以插入和選定工作表數(shù)量相等的多張工作表。7.3.3工作表的命名和標(biāo)簽的著色

系統(tǒng)默認的工作表名稱為Sheet1、Sheet2、……用戶可依據(jù)需要重命名工作表。選定工作表后，單擊“格式”菜單中級聯(lián)菜單“工作表”中的“重命名”命令，該工作表標(biāo)簽名稱被反白顯示，即可輸入新工作表的名稱。當(dāng)然，最方便的操作是雙擊工作表標(biāo)簽或右單擊工作表標(biāo)簽，該工作表標(biāo)簽名稱即被反白顯示，輸入新名稱就可以了。

單擊“格式”菜單中級聯(lián)菜單“工作表”中的“工作表標(biāo)簽顏色”命令后，可以在彈出的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對話框中選擇所需要的顏色；也可以右鍵單擊工作表標(biāo)簽，選擇“工作表標(biāo)簽顏色”命令對標(biāo)簽進行著色。7.3.4工作表的移動和復(fù)制

移動和復(fù)制工作表的操作既可以在同一工作簿中進行，也可以在不同的工作簿中進行,還可以同時移動和復(fù)制多張工作表。

如果要在同一個工作簿內(nèi)復(fù)制或移動工作表，可以利用鼠標(biāo)拖動的方法，按住Ctrl鍵拖動就可復(fù)制工作表，直接拖動就可移動工作表。在不同的工作簿之間移動或復(fù)制工作表，可按以下操作步驟進行：圖7.9“移動或復(fù)制工作表”對話框

(1)打開兩個工作簿文件。

(2)在所要移動(復(fù)制)的工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在快捷菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”命令，就會出現(xiàn)“移動或復(fù)制工作表”對話框，如圖7.9所示。圖7.9“移動或復(fù)制工作表”對話框

(3)在對話框中可以選擇要移至的目標(biāo)工作簿以及要移動到的位置。如果是復(fù)制，可選擇“建立副本”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可移動或復(fù)制該工作表到指定位置。

也可以通過單擊“編輯”菜單中的“移動或復(fù)制工作表”命令，在彈出的“移動或復(fù)制工作表”對話框中進行操作。7.3.5工作表的刪除

選定要刪除的工作表，單擊“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令，或在選定要刪除的工作表的標(biāo)簽上右擊鼠標(biāo)，從快捷菜單中選擇“刪除”命令即可。7.4單元格的編輯

7.4.1單元格的選定

在數(shù)據(jù)輸入或單元格編輯時，首先要選擇單元格或單元格區(qū)域。下面具體介紹單元格的選定。

1．單個單元格的選定

只要將鼠標(biāo)在某單元格中單擊一下，該單元格即被選定，成為當(dāng)前活動單元格；也可以在“名稱欄”中直接輸入單元格的名稱來選定，當(dāng)表格很大時用此方法比較方便；最簡單的方法是用鍵盤上的鼠標(biāo)移動鍵(←↑↓←)來選定。

2．整行或整列單元格的選定

用鼠標(biāo)單擊行號(或列號)按鈕，即選定該行(或該列)的所有單元格。若要選定連續(xù)的行(或列)，只要在選定一行(或列)的基礎(chǔ)上拖動鼠標(biāo)即可；也可以在選定一行(或列)的基礎(chǔ)上，按住“Shift”鍵后去單擊欲選擇連續(xù)行(或列)的最后一行(或列)。3．單元格區(qū)域的選定

單元格區(qū)域分為連續(xù)的矩形區(qū)域和不連續(xù)的區(qū)域。

選定連續(xù)的矩形區(qū)域：先用鼠標(biāo)選定一個單元格，然后拖動鼠標(biāo)到矩形區(qū)域?qū)蔷€的另一個單元格，釋放鼠標(biāo)即選定了這連續(xù)的矩形區(qū)域。要注意的是，在該連續(xù)的單元格區(qū)域中，活動單元格仍然只有一個，即最先選定的白色單元格，而選定區(qū)域的其余單元格呈灰色。在“名稱”欄中顯示的也是該活動單元格的名稱。當(dāng)然，也可以先用鼠標(biāo)選定一個單元格，按住“Shift”鍵后再去單擊對頂角的單元格，完成連續(xù)的矩形區(qū)域的選定操作。選定不連續(xù)的區(qū)域：先用鼠標(biāo)選定一個單元格，然后按住Ctrl鍵，再用鼠標(biāo)一個一個地單擊所需選定的單元格。和連續(xù)區(qū)域的選定操作不同的是，除了最后被選定的一個單元格為白色外，其余的單元格都為默認的灰色，表明在所選定的不連續(xù)區(qū)域中，最后被選定的一個單元格為活動單元格。當(dāng)然在“名稱”欄中顯示的也是此活動單元格的名稱。

不論是連續(xù)區(qū)域或不連續(xù)區(qū)域被選定之后，該區(qū)域中的活動單元格只有一個，按Tab鍵或回車鍵可以使活動單元格在選定的區(qū)域中移動。

4．整個工作表單元格的選定

單擊位于行號和列號交匯處的按鈕，即可選定整個工作表的所有單元格。

5．常用操作鍵

在選定單元格的操作中，如果使用者能熟練掌握表7.1所示鍵盤的操作，則將給自己帶來很大方便。表7.1選定單元格的鍵盤操作7.4.2單元格的插入

選定一個單元格，單擊“插入”菜單中的“單元格”命令，在彈出的“插入”對話框(見圖7.10)中選擇相應(yīng)命令后，即可插入新單元格，或插入整行單元格。也可以在選定所要插入單元格的位置右單擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，再在“插入”對話框中選擇相應(yīng)命令，同樣可以完成單元格的插入操作。

為了插入多行或多列單元格，可以先選定與插入數(shù)量相等的多行或多列，再按上述操作進行。圖7.10“插入”對話框7.4.3單元格的刪除

所謂刪除單元格，是指將該單元格及其單元格中的內(nèi)容一起從工作表中刪除。

選定所要刪除的單元格，單擊“編輯”菜單中的“刪除”命令，在彈出的“刪除”對話框(見圖7.11)中選擇相應(yīng)命令后即可刪除單元格。也可以在選定所要刪除的單元格后，利用右單擊鼠標(biāo)所彈出的快捷菜單來完成刪除。

為了刪除整行或整列單元格，先選定一行(列)或多行(列)，再執(zhí)行與上述相同的操作即可。圖7.11“刪除”對話框7.4.4單元格的合并

選定要合并的單元格區(qū)域，單擊格式工具欄的“合并及居中”按鈕。要注意的是，在所選定的單元格區(qū)域合并過程中，只保留左上角單元格的數(shù)據(jù)。

合并單元格的操作，還可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在“單元格格式”對話框(見圖7.12)“對齊”選項卡中的“文本控制”選項組進行“合并單元格”操作。圖7.12合并單元格7.4.5單元格數(shù)據(jù)的移動和復(fù)制

單元格中的數(shù)據(jù)可以通過復(fù)制或移動操作，將它們復(fù)制或移動到同一個工作表中的不同位置、另外的工作表中或另外的應(yīng)用程序中。

1．用菜單和工具欄操作

(1)選定要進行數(shù)據(jù)移動的單元格區(qū)域。

(2)單擊“編輯”菜單中的“剪切”命令，或單擊工具欄上的“剪切”按鈕。

(3)選定要粘貼的目標(biāo)單元格或目標(biāo)單元格區(qū)域的左上角的一個單元格位置。

(4)單擊“編輯”菜單中的“粘貼”命令，或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，即可完成移動數(shù)據(jù)的操作。

如果改用“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令后再“粘貼”，則可達到復(fù)制數(shù)據(jù)的目的。當(dāng)然也可以利用右單擊彈出的快捷菜單來進行上述操作。

2．利用鼠標(biāo)操作

選定要操作的數(shù)據(jù)單元格或單元格區(qū)域，移動鼠標(biāo)指針到選定區(qū)域的邊框處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)槭旨^狀，按住鼠標(biāo)左鍵立即變成空心箭頭

時，拖動鼠標(biāo)，使灰色邊框到達目標(biāo)單元格的位置，再釋放鼠標(biāo)，即可完成移動數(shù)據(jù)的操作。如果按住“Ctrl”鍵再去拖動鼠標(biāo)，則可達到復(fù)制數(shù)據(jù)的目的。

3．利用鍵盤操作

“Ctrl+X”鍵為剪切，“Ctrl+C”鍵為復(fù)制，“Ctrl+V”鍵為粘貼，參照上述的步驟即可完成單元格數(shù)據(jù)的移動或復(fù)制。

需要注意的是，利用鼠標(biāo)操作時，被剪切或復(fù)制的數(shù)據(jù)是不被存入剪貼板的，用菜單或鍵盤操作的數(shù)據(jù)都被存放在剪貼板中，用戶可通過任務(wù)窗格中的“剪貼板”查看剪貼板中的內(nèi)容。7.4.6選擇性粘貼

在進行單元格或單元格區(qū)域復(fù)制操作時，有時只需要復(fù)制其中的特定內(nèi)容而不是所有內(nèi)容時，可以使用“選擇性粘貼”命令來完成。其操作步驟和上述大致相同，只是在粘貼時，必須單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，如圖7.13所示，在該對話框中根據(jù)需要選中粘貼方式，單擊“確定”按鈕即可。圖7.13“選擇性粘貼”對話框當(dāng)選擇“選擇性粘貼”對話框中的“轉(zhuǎn)置”項后，粘貼出來的表格將原表格的行變?yōu)榱校凶優(yōu)樾?，達到了轉(zhuǎn)置的目的。7.4.7單元格內(nèi)容的清除

在Excel編輯菜單中，刪除和清除操作是兩個不同的概念，刪除操作是從工作表中移去選定的單元格，清除單元格是指清除單元格中的具體內(nèi)容(公式或數(shù)據(jù))、格式或批注，但單元格依然存在。

清除單元格的內(nèi)容可以用以下方法進行：

(1)選取單元格區(qū)域，單擊“編輯”菜單中級聯(lián)菜單中的“清除”，選取“內(nèi)容”即可。

(2)選取單元格區(qū)域，直接按“Delete”鍵。

(3)選取單元格后單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“清除內(nèi)容”。7.4.8單元格區(qū)域的命名

工作表中的單元格是用行號和列標(biāo)組合來表示的，其序號是唯一確定的。但是為了在以后的操作中便于對單元格及其區(qū)域的引用、定位以及使其內(nèi)部的公式更易理解，還可以為它引入一個具有代表性的名字，這就是單元格區(qū)域的命名。給單元格區(qū)域命名可以用以下方法進行：

(1)選取要命名的單元格區(qū)域，單擊編輯欄左端的名稱框，輸入新名稱后按“Enter”鍵即可。

(2)選取要命名的單元格區(qū)域，單擊“插入”菜單中級聯(lián)菜單“名稱”中的“定義”命令，彈出“定義名稱”對話框。在對話框中輸入新名稱，單擊“添加”按鈕，將名字添加到名稱列表中。單擊“確定”按鈕，完成命名操作。單擊“刪除”按鈕，可從名稱列表中刪除所選中的名字。

單元格區(qū)域命名后，可以從編輯欄的名稱框中單擊名稱，以快速選取該單元格區(qū)域。7.5工作表的格式設(shè)置

對于工作表中的不同單元格，可以根據(jù)需要設(shè)置數(shù)據(jù)的不同格式。例如設(shè)置數(shù)據(jù)類型、文本的對齊方式、字體、單元格的邊框和底紋等。不僅單個單元格和單元格區(qū)域可以設(shè)置格式，一個或多個工作表也可以同時設(shè)置格式。設(shè)置單元格格式的步驟如下：

(1)選定要進行格式設(shè)置的單元格或者單元格區(qū)域。

(2)單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。

(3)在“單元格格式”對話框中設(shè)置單元格格式后，單擊“確定”按鈕。為了打開“單元格格式”對話框，也可以在選擇了單元格區(qū)域后，用鼠標(biāo)右單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令進行操作。

下面將依據(jù)不同格式要求，介紹如何在“單元格格式”對話框中選擇相應(yīng)的選項卡進行操作。由于表格中每一列數(shù)據(jù)的類型都是一致的，因此一般在數(shù)據(jù)輸入之前，先對各列進行格式設(shè)置后再輸入數(shù)據(jù)7.5.1數(shù)字格式的設(shè)置

默認情況下，單元格中的數(shù)字格式是常規(guī)格式，不包含任何特定的數(shù)字格式，即以整數(shù)、小數(shù)、科學(xué)計數(shù)的方式顯示。Excel2003提供了多種數(shù)字顯示格式，如百分比、貨幣、日期等，用戶可以根據(jù)數(shù)字的不同類型設(shè)置其在單元格中的顯示格式。數(shù)字格式設(shè)置的操作方法為：

(1)在“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，如圖7.14所示。圖7.14“數(shù)字”選項卡

(2)在“分類”列表框中有多種數(shù)據(jù)選項供選擇，對不同的選項，其“數(shù)字”選項卡中“示例”的內(nèi)容是不一樣的。例如圖7.14中選擇了“數(shù)值”項，就需要輸入“小數(shù)點后位數(shù)”等內(nèi)容，而且在“示例”中會顯示數(shù)據(jù)的實際顯示形式。若用戶認為合適，可單擊對話框中的“確定”按鈕。

(3)在單元格中輸入身份證號碼時，因為數(shù)字的位數(shù)多，就要在“分類”中選擇“文本”，否則按常規(guī)類型會顯示為科學(xué)計數(shù)的形式。

(4)對于輸入的日期或時間型數(shù)據(jù)，同樣需要在“分類”中選擇“日期”或“時間”后，再在示例中選擇所需要的顯示形式。7.5.2字體、邊框、圖案的設(shè)置

單元格的字體、對齊方式、邊框和底紋等和數(shù)字格式的設(shè)置基本一樣，利用“單元格格式”對話框中的“字體”、“邊框”、“圖案”選項卡就可以設(shè)置字體、字形、字號、顏色、效果、單元格邊框和底紋，具體操作和Word2003中類似。

1．文字的字體設(shè)置

選擇“單元格格式”對話框中的“字體”選項卡，如圖7.15所示。利用“字體”列表可以選擇字體；利用“字形”列表可以選擇斜體、加粗等字形；利用“字號”列表可以選擇大小不一的字號；利用“下劃線”列表可以選擇各種效果的下劃線線形；利用“顏色”中的調(diào)色板可以選擇不同的字體顏色；還可以選擇有關(guān)的特殊效果等。設(shè)置結(jié)果都可以從“預(yù)覽”框里顯示出來。圖7.15“字體”選項卡以上設(shè)置除了可以通過右單擊出現(xiàn)的快捷菜單來進行之外，還可以通過格式工具欄的“字體”、“字號”和“字體顏色”等來進行設(shè)置。

2．文字的對齊與旋轉(zhuǎn)設(shè)置

在“單元格格式”對話框“對齊”選項卡的“水平對齊”列表框中可設(shè)置文字的水平對齊方式，如圖7.16所示。圖7.16“對齊”選項卡

(1)?“常規(guī)”為Excel默認的對齊格式，即文本、日期型數(shù)據(jù)左對齊，數(shù)值型數(shù)字右

對齊。

(2)?“靠左(縮進)”為單元格的數(shù)據(jù)左對齊，如果在“縮進”框中設(shè)置了縮進量，則文字在左對齊的同時左端留相應(yīng)的縮進量。

(3)?“居中”為單元格寬度調(diào)整時，數(shù)據(jù)總保持水平位置居中。

(4)?“靠右(縮進)”為數(shù)據(jù)靠右邊框線對齊。

(5)?“填充”為將輸入的數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，直至將單元格填滿。

(6)?“兩端對齊”為當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過當(dāng)前的列寬時，自動換行，并自動增加行高，但最后一行為左對齊。

(7)?“跨列居中”只將該單元格的數(shù)據(jù)按所選擇的列進行跨列居中顯示，但不合并所選擇的列中的單元格。

(8)?“分散對齊(縮進)”為當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過當(dāng)前的列寬時，自動換行，并自動增加行高。在“單元格格式”對話框“對齊”選項卡的“垂直對齊”列表框中可設(shè)置文字的垂直對齊方式。

(1)“靠上”為數(shù)據(jù)在垂直方向上靠上邊框線對齊。

(2)?“靠下”為數(shù)據(jù)在垂直方向上靠下邊框線對齊。

(3)?“居中”為數(shù)據(jù)在垂直方向上的中間位置。

(4)?“兩端對齊”為數(shù)據(jù)是兩行時，在垂直方向上靠上、靠下兩端對齊，在豎寫時除了在垂直方向上會自動換行外，最后一豎行為“靠上”對齊行等對齊方式。

(5)“分散對齊”為數(shù)據(jù)在垂直方向上靠上、靠下對齊，在豎寫時除了在垂直方向上會自動換行外，最后一豎行為垂直方向居中對齊方式。若需要改變數(shù)據(jù)的書寫方向，可以在“方向”選項組中選擇豎寫的“文本”字樣，使單元格的字符垂直顯示；若設(shè)置“度”數(shù)值后，文字將旋轉(zhuǎn)一個規(guī)定的角度。也可以用鼠標(biāo)拖動“方向”選項組中水平“文本”字樣右邊的紅點來改變數(shù)據(jù)的傾斜角度。

3．單元格邊框線的設(shè)置

單元格邊框線的設(shè)置步驟如下：

(1)選定操作的單元格或單元格區(qū)域。

(2)單擊“格式”菜單中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對話框中選擇“邊框”選項卡，如圖7.17所示。圖7.17“邊框”選項卡

(3)在“線條”選項組中選擇所需要的線條樣式和顏色。

(4)在“預(yù)置”選項組中選擇“外邊框”或“內(nèi)部”，還可以在“邊框”選項組中的8個圖例中選擇需要加線的位置，同時可以在中間的“文本”預(yù)覽到所加邊框線的效果。如果不滿意，可以繼續(xù)修改，直至滿意后單擊“確定”按鈕。

以上操作也可以在右單擊出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”來設(shè)置。

4．單元格底紋和顏色的設(shè)置

單元格底紋和顏色的設(shè)置步驟如下：

(1)打開“單元格格式”菜單中的“圖案”選項卡，如圖7.18所示。圖7.18“圖案”選項卡

(2)從顏色面板上選擇所需要的顏色作為單元格的底色。

(3)在“圖案”下拉列表框中選擇所需要的底紋樣式和底紋顏色，同時可以在“示例”中預(yù)覽到設(shè)置效果。如果不滿意，可以繼續(xù)修改，直至滿意后單擊“確定”按鈕。

以上操作也可以在右單擊出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”來設(shè)置。7.5.3行高與列寬的設(shè)置

1．列寬的設(shè)置

Excel2003默認的列寬通常不夠顯示單元格中的全部內(nèi)容。如果正文太長，打印時將被截斷；如果數(shù)字太長，將出現(xiàn)一串“#”。

1)使用菜單改變列寬

(1)單擊“格式”菜單中的級聯(lián)菜單“列”。

(2)在其級聯(lián)菜單中，如果選擇“最適合的列寬”，系統(tǒng)將列寬自動設(shè)置到能夠容納該列中最寬的單元格內(nèi)容。

(3)如果選擇“列寬”，則在“列寬”對話框中輸入需要的列寬值。

(4)單擊“確定”即可。

2)用鼠標(biāo)改變列寬

(1)將鼠標(biāo)指針放在列標(biāo)的右分隔線處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時，將鼠標(biāo)向左或向右拖動來改變列寬。

(2)拖動鼠標(biāo)時，系統(tǒng)將自動顯示列寬的值，供用戶參考。

要同時改變多列的寬度時，先選定多列，接著可輸入列寬的值，也可用鼠標(biāo)拖動其中的一列寬度，當(dāng)釋放鼠標(biāo)按鍵后，所有列將同時改變成相同的寬度。

雙擊列標(biāo)的右邊框也可以使列寬調(diào)整到“最適合的列寬”，以滿足顯示最寬的輸入項。

2．行高的設(shè)置

Excel2003會自動調(diào)整行的標(biāo)準(zhǔn)高度從而適應(yīng)行中使用的最大字體。當(dāng)然用戶也可以自行改變行高，方法與改變列寬的過程相類似，分別使用菜單或鼠標(biāo)進行設(shè)置。

如果單元格中的數(shù)據(jù)要分多行顯示，則將光標(biāo)插入在分行處，按Alt+Enter鍵進行強制分行。7.5.4自動套用格式

為了方便用戶操作格式的設(shè)置，Excel2003為用戶提供了19種專業(yè)報表的格式供選擇，具體操作步驟如下：

(1)選定需要設(shè)置格式的單元格區(qū)域。

(2)單擊“格式”菜單中的“自動套用格式”，彈出“自動套用格式”對話框，如圖7.19所示。圖7.19“自動套用格式”對話框

(3)利用垂直滾動條并單擊示例中所需要的表格格式，還可以進一步通過單擊“選項”按鈕，在向下延伸的“要應(yīng)用的格式”選項框中選擇需要的格式要求，系統(tǒng)默認的是全選。

(4)單擊“確定”按鈕。7.5.5使用條件格式

所謂條件格式，是指當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)值達到規(guī)定的條件值時，系統(tǒng)按照用戶所設(shè)置的格式顯示該數(shù)據(jù)值。例如在學(xué)生成績表中輸入成績時，可以設(shè)置凡是不及格(即小于60分)的用紅色、加粗并傾斜顯示。具體操作步驟如下：

(1)選定需要設(shè)置條件格式的單元格區(qū)域。

(2)單擊“格式”菜單中的“條件格式”，彈出“條件格式”對話框，如圖7.20所示。

(3)在“條件1”中填寫需要的條件關(guān)系，例如小于60。圖7.20“條件格式”對話框

(4)再單擊“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對話框。注意，這里的“單元格格式”對話框中只有“字體”、“邊框”、“圖案”三個選項卡，例如在“字體”選擇字體為紅色、加粗并傾斜。

(5)如果一個條件不夠，還可以單擊“添加”按鈕，對話框會向下延伸出“條件2”的選擇框供用戶進行第二個條件的設(shè)置，系統(tǒng)可以提供三個條件供選擇。

(6)單擊“確定”按鈕。

當(dāng)設(shè)置完條件格式后，只要單元格中輸入的值滿足“小于60”的條件，系統(tǒng)就按照設(shè)置的格式顯示輸入值。7.5.6工作表的保護

當(dāng)用戶在制作了表格提供給他人使用時，往往需要他人只能夠更改或填寫某些單元格的數(shù)據(jù)，而有些數(shù)據(jù)或表格的標(biāo)題等是不允許他人更改的。為了避免他人的更改，就需要對不允許更改的區(qū)域進行保護。

Excel2003工作表在默認狀態(tài)下，一旦工作表被設(shè)置為保護狀態(tài)，系統(tǒng)將自動使該工作表的所有被鎖定的單元格受到保護，即不允許更改受保護單元格中的數(shù)據(jù)。Excel2003的工作表在系統(tǒng)默認狀態(tài)下，所有單元格處于被鎖定狀態(tài)，所以首先要將受保護的單元格區(qū)域解除“鎖定”狀態(tài)，然后操作工作表。具體操作步驟如下：

(1)解除“鎖定”的單元格區(qū)域：對于允許用戶填寫或更改數(shù)據(jù)的區(qū)域必須先解除其鎖定狀態(tài)，為此選擇該區(qū)域。

(2)單擊“格式”菜單中的“單元格格式”命令，在對話框中選擇“保護”選項卡，如圖7.21左圖所示，單擊鎖定框，取消中間的“√”。

(3)單擊“工具”菜單中級聯(lián)菜單“保護”中的“保護工作表”命令，彈出“保護工作表”對話框，如圖7.21右圖所示，選中“保護工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”項，如果取消保護時需要密碼，可以在“取消工作表保護時使用的密碼”中設(shè)置密碼。圖7.21“保護”選項卡和“保護工作表”對話框

(4)單擊“確定”按鈕。

要取消保護的操作方法是：單擊“工具”菜單中級聯(lián)菜單“保護”中的“撤銷工作表保護”，如果設(shè)置過密碼，則需要輸入密碼。7.6公?式?與?函?數(shù)

7.6.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單

Excel2003對數(shù)據(jù)進行分析、排序、篩選以及分類匯總的計算，是在數(shù)據(jù)清單中進行的。所謂數(shù)據(jù)清單，即一張二維數(shù)據(jù)表，第一行是列標(biāo)志(字段名)，用來標(biāo)識該列的數(shù)據(jù)內(nèi)容，以下的每一行稱為一條記錄，每一列稱為一個字段。對數(shù)據(jù)清單應(yīng)該有一些約束規(guī)則需要遵守，其規(guī)則如下：

(1)一個工作表上不得建立多個數(shù)據(jù)清單。

(2)數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少留出一列或一行空白單元格。在數(shù)據(jù)清單內(nèi)部不得出現(xiàn)空行或空列。

(3)所使用的列標(biāo)志字段名必須互不相同，即必須是唯一的。

(4)同一個字段中的數(shù)據(jù)類型和格式必須一致，但是列標(biāo)志本身所使用的數(shù)據(jù)類型、格式不能和下面數(shù)據(jù)區(qū)的數(shù)據(jù)類型、格式相同，如圖7.22所示。圖7.22數(shù)據(jù)清單

7.6.2單元格的引用

Excel2003的數(shù)據(jù)計算是通過在單元格中輸入計算公式進行的。所謂單元格引用，即在建立計算公式中出現(xiàn)的不是單元格中的數(shù)值，而是單元格的名稱，通過單元格引用，就可將公式與單元格的值聯(lián)系在一起，公式的計算值也就依賴于引用的單元格的位置。公式中的計算值隨單元格的位置發(fā)生變化而變化。單元格引用是Excel2003中數(shù)據(jù)計算的一個重要概念。

1．用鼠標(biāo)輸入單元格引用

下面通過在“總分”F2單元格中輸入對“數(shù)學(xué)”B2、“物理”C2、“計算機”D2、“英語”E2單元格內(nèi)成績求和的引用，介紹如何使用鼠標(biāo)來輸入單元格引用。

(1)選擇F2單元格，然后在其編輯欄內(nèi)鍵入一個等號“=”。

(2)單擊B2單元格，這時用戶可以看到閃爍的邊框環(huán)繞著該單元格，同時在F2中插入了對該單元格的名稱引用B2，這就是在公式中引用了單元格B2。

(3)在編輯欄的B2后鍵入一個加號“+”。單擊C2，插入對C2的引用，依次類推，直至在F2的編輯欄中完整地輸入求和公式“=B2+C2+D2+E2”后回車，表示公式輸入結(jié)束。

(4)單元格F2的公式中引用了B2、C2、D2、E2四個單元格，這四個單元格的值按照公式中的運算符進行運算，運算結(jié)果顯示在F2單元格中，如圖7.23所示。

在結(jié)束公式的輸入時，應(yīng)按回車鍵。若沒按回車鍵并且選擇了別的單元格，Excel便認為要在公式中包括該單元格的引用。圖7.23使用單元格的引用輸入公式

2．相對引用、絕對引用和混合引用

相對引用是在公式中引用的單元格直接使用單元格的名稱。所謂相對，是指相對于公式所在單元格F2，與所引用的單元格的相對位置不變，當(dāng)輸入公式的單元格F2被復(fù)制到其他單元格時，其引用的單元格位置也隨之改變，但是它們的相對位置不變。例如將上例F2單元格的公式用填充手柄向下拖到F3、F4、F5等單元格時，F(xiàn)3的公式為“=B3+C3+D3+E3”，F(xiàn)4的公式為“=B4+C4+D4+E4”。絕對引用是在公式中引用的單元格名稱中，在行號或列號前加符號“$”。所謂絕對，是指相對于公式所在單元格F2，與所引用的單元格的相對位置無關(guān)，當(dāng)輸入公式的單元格F2被復(fù)制到其他單元格時，其引用的單元格位置不改變。例如F2單元格中公式“=$B$2+$C$2”，則F2單元格顯示單元格B2和C2的相加之和。當(dāng)公式被填充手柄拖到F3時，F(xiàn)3單元格內(nèi)的計算公式仍為“=$B$2+$C$2”，表示F3單元格仍然顯示單元格B2和C2的相加之和。

混合引用是指在公式中引用單元格名稱的行號或列號中，一個是相對引用，而另一個是絕對引用。例如?$A1，由于列號A前冠以“$”符號，而行號1前沒有“$”符號，因此表示列位置是絕對引用，行位置是相對引用。下面以制作九九乘法口訣表作為實例，來學(xué)習(xí)單元格的引用(見圖7.24)。

具體制作步驟如下：

(1)選擇單元格A2，輸入1，按回車鍵，活動單元格下移到A3，輸入2。用鼠標(biāo)選擇A2并拖動填充手柄到A10，形成從A2到A10單元格的等差數(shù)列1，2，…，9。

(2)選擇A2至A10的單元格區(qū)域，單擊工具欄的“復(fù)制”按鈕，選擇B1單元格，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“轉(zhuǎn)置”，形成從B1到J1單元格的等差數(shù)列1，2，…，9。

(3)選擇B2單元格，在編輯欄中輸入“=”，表示現(xiàn)在將對B2單元格輸入公式進行計算。單擊A2單元格，輸入“*”，再單擊B1單元格，即會在編輯欄中出現(xiàn)公式“=A2*B1”，當(dāng)回車后可在B2單元格中出現(xiàn)公式運算的結(jié)果“1”。

注意：由于公式中引用了兩個單元格A2和B1，在單元格名稱前沒有“$”符號，說明是相對引用，如果這時將B2單元格的填充手柄向下拖動填充公式，當(dāng)選擇B10單元格時，其公式是“=A10*B9”，而我們要求的是“=A10*B1”，造成錯誤的原因就是用相對引用來填寫公式。為了得到正確計算，引用的B1單元格的行號應(yīng)該是絕對引用，即填寫公式的單元格變動，要求引用的B1單元格的行號不變。

(4)再次選擇B2單元格，在編輯欄的B1單元格名稱行號1前面輸入“$”，公式成為“=A2*B$1”，這時再將B2單元格的填充手柄向下拖動填充公式，就得到如圖7.24右圖所示的正確結(jié)果。為了繼續(xù)將填充柄向水平方向拖到J10單元格，還需要將B2單元格的公式改為“=$A2*B$1”，就可以得到如圖7.24下圖所示的正確結(jié)果了。圖7.24制作九九乘法口訣表通過下面這個實例，我們了解如何向單元格輸入公式進行計算：

(1)在輸入公式之前，必須先向單元格輸入“=”。

(2)在引用單元格時可以直接用鼠標(biāo)單擊引用的單元格，也可以直接在編輯欄中輸入單元格的名稱。

(3)必須注意在用填充手柄填寫公式之前，所引用的單元格是絕對引用還是相對引用。

(4)輸入絕對引用符號“$”,可以直接在編輯欄中輸入，也可以將光標(biāo)放到編輯欄的單元格名稱處，反復(fù)按F4鍵，獲取所需要的引用符號。7.6.3運算符

在Excel2003中能進行很多種類的運算，運算符也不少，這里僅舉一些常用的算術(shù)運算符，如表7.2所示。表7.2常用的算術(shù)運算符及運算順序7.6.4運算公式及函數(shù)的輸入

1．公式的自動填充

在7.6.2節(jié)中已經(jīng)較詳細介紹了公式的輸入。所謂公式的自動填充，即借助填充手柄的拖動，將某單元格的公式拖到其相鄰單元格中。如上例在F2單元格中輸入了求和的計算公式之后，只要拖動填充手柄，由于公式中單元格的引用都是相對引用，于是F列中各單元格中的總分都是各自行記錄的成績總分(見圖7.25)。圖7.25用填充手柄填入公式求總分

2．函數(shù)的輸入

Excel2003除提供了200多個內(nèi)部函數(shù)外，還允許用戶使用VisualBasic建立外部函數(shù)。

函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)組成，其形式為：函數(shù)名(參數(shù)1，參數(shù)2，…)。所謂參數(shù)，即參與運算的數(shù)據(jù)，可以是引用單元格的名稱、單元格的區(qū)域、數(shù)組、常數(shù)、函數(shù)運算的結(jié)果等。參數(shù)的個數(shù)依據(jù)函數(shù)的不同而不同。可以直接在編輯欄或單元格中輸入函數(shù)，也可以使用菜單插入函數(shù)。單擊“插入”菜單中的“函數(shù)”命令或單擊編輯欄上的“”，彈出“插入函數(shù)”對話框，如圖7.26所示。在“或選擇類別”的下拉列表中選擇要使用的函數(shù)類別，然后在“選擇函數(shù)”列表框中選取所需要的函數(shù)名，這時在對話框的下部出現(xiàn)函數(shù)的書寫格式和函數(shù)的功能說明。當(dāng)單擊了“確定”按鈕后，又會彈出函數(shù)功能說明及參數(shù)的說明。依據(jù)提示輸入函數(shù)的參數(shù)，單擊“確定”按鈕，即完成了函數(shù)的輸入。圖7.26“插入函數(shù)”對話框下面介紹幾個常用函數(shù)：

●?SUM(number1,number2,…)：返回由number1、number2等指定的單元格區(qū)域中數(shù)字之和，最多可以指定30個單元格區(qū)域。

●?AVERAGE(number1,number2,…)：返回由number1、number2等指定的單元格區(qū)域中數(shù)字之平均值，最多可以指定30個單元格區(qū)域。

●?MAX(number1,number2,…)：返回由number1、number2等指定的單元格區(qū)域中數(shù)字之最大值，最多可以指定30個單元格區(qū)域。

●?MIN(number1,number2,…)：返回由number1、number2等指定的單元格區(qū)域中數(shù)字之最小值，最多可以指定30個單元格區(qū)域。

●?ABS(number)：返回由number指定的單元格中數(shù)字的絕對值。

●?COUNT(number1,number2,…)：返回由number1、number2等指定的單元格區(qū)域中數(shù)字數(shù)據(jù)的個數(shù)，忽略指定區(qū)域中的空格和非數(shù)字的數(shù)據(jù)，最多可以指定30個單元格區(qū)域。

●?COUNTA(number1,number2,…)：返回由number1、number2等指定的單元格區(qū)域中非空格數(shù)據(jù)的個數(shù)，最多可以指定30個單元格區(qū)域?！?IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)：對由logical_test指定的條件表達式進行運算，若運算結(jié)果為真，返回由value_if_true指定的表達式運算的結(jié)果值；若運算結(jié)果為假，返回由value_if_false指定的表達式運算的結(jié)果值。

●?COUNTIF(range,criteria)：對于由range指定的單元格區(qū)域中的數(shù)字，依據(jù)由criteria指定的條件表達式進行判斷，返回符合條件的數(shù)字個數(shù)。7.7制作數(shù)據(jù)圖表

7.7.1圖表的構(gòu)成

Excel2003為用戶提供了14種各式各樣的圖表，每一類又有若干種圖表的樣式。用戶只要將數(shù)據(jù)區(qū)域選定，就可以直接轉(zhuǎn)換成圖表，以便直觀地分析數(shù)據(jù)。圖表可以直接顯示在數(shù)據(jù)區(qū)的工作表頁面上，稱為嵌入圖表，也可以將其獨立放置在一張新的工作表上，稱為工作表圖表。無論是嵌入圖表還是工作表圖表，它們都與所選定的數(shù)據(jù)區(qū)域中各項數(shù)據(jù)相鏈接，即當(dāng)數(shù)據(jù)區(qū)域中數(shù)據(jù)發(fā)生改變，圖表中的對應(yīng)值也改變。7.7.2圖表的創(chuàng)建

Excel2003是以向?qū)Х绞綖橛脩羯蓤D表的。生成圖表的操作步驟如下：

(1)單擊數(shù)據(jù)清單中任意位置，然后單擊“常用”工具欄的“圖表向?qū)А卑粹o，或單擊“插入”菜單中“圖表”命令。

(2)在彈出的“圖表向?qū)А钡牡谝粋€對話框(見圖7.27)中，Excel給出了圖表類型的圖庫，用戶從中選擇合適的圖表類型后，單擊“下一步”按鈕，則進入“圖表向?qū)А钡牡诙€對話框，如圖7.28所示。圖7.27圖表向?qū)е粓D7.28圖表向?qū)е?/p>

(3)在這個對話框中，用戶還可以通過選擇“行”或“列”單選按鈕以確定數(shù)據(jù)系列是橫排還是豎排。

(4)單擊對話框的“系列”選項卡，用戶還可以對圖表中的數(shù)據(jù)引用進行更細的設(shè)置。如果在繪制一個區(qū)域時沒有包含數(shù)據(jù)系列標(biāo)記，Excel將給每個系列賦一個名字，第一個系列叫做“系列1”，第二個叫做“系列2”，等等。

(5)在設(shè)置好數(shù)據(jù)引用后，單擊“下一步”按鈕，進入“圖表向?qū)А钡牡谌齻€對話框，如圖7.29所示。圖7.29圖表向?qū)е?/p>

(6)在這個對話框中，主要是對圖表中的一些選項進行設(shè)置。在“標(biāo)題”選項卡中為三個坐標(biāo)軸分別命名。用戶還可以根據(jù)自己的需要，對生成圖表的其他選項進行設(shè)置。對于用戶所設(shè)置或取消的每一個選項，都可以在對話框的示例中看到效果。

(7)在設(shè)置好圖表的各個選項后，單擊“下一步”按鈕進入圖表向?qū)У淖詈笠粋€對話框，如圖7.30所示。圖7.30圖表向?qū)е?/p>

(8)在這個對話框中，用戶要選擇“作為新工作表插入”還是“作為其中的對象插入”，本例選擇“作為新工作表插入”。如果選擇“作為其中的對象插入”，用戶需指定新生成的圖表嵌入在工作表什么位置上。

(9)在完成了以上的操作后，單擊“完成”按鈕退出“圖表向?qū)А薄?.7.3圖表的編輯與修飾

在生成了圖表之后，用戶就可以著手對圖表進行編輯與修飾了。當(dāng)然，在編輯修飾之前必須先選中圖表。對于嵌入圖表，用戶只要在圖表上單擊就可以選中；對于新工作表的圖表，用戶要切換到圖表所在的工作表，就等于選中了它。當(dāng)圖表被選中后，菜單欄中的“數(shù)據(jù)”菜單會變?yōu)椤皥D表”菜單，其他菜單中的內(nèi)容也會有一些小的變化。使用這些菜單命令，可以對圖表進行進一步的修改?？梢詫D表中的對象用鼠標(biāo)右單擊，在彈出的快捷菜單中選擇適合的命令進行操作。例如修改背景墻的顏色，只要右單擊背景墻，在彈出的快捷菜單中選擇“背景墻格式”，再在“背景墻格式”對話框中選擇合適的顏色即可。最簡單的方法是對所選的編輯對象用鼠標(biāo)雙擊，會立即彈出對應(yīng)的格式對話框，提供給用戶使用。7.8數(shù)據(jù)管理

7.8.1數(shù)據(jù)的排序

1.使用菜單命令排序

對圖7.25中的學(xué)生成績按總分進行排序的操作步驟如下：

(1)選取數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。

(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，Excel2003將檢查并確定用于排序的數(shù)據(jù)清單范圍，彈出“排序”對話框，如圖7.31所示。圖7.31“排序”對話框

(3)選擇“我的數(shù)據(jù)區(qū)域”選項組中的“有標(biāo)題行”項目，這樣，在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”的下拉式列表框中，就包含了所要排序的數(shù)據(jù)清單的各字段名。

(4)選擇“主要關(guān)鍵字”中的“總分”及右側(cè)的“降序”，Excel2003將按“總分”列的數(shù)據(jù)大小進行降序排序。默認的排序順序是升序，即A在Z之前，1在2之前。

(5)單擊“確定”按鈕完成排序。

如果排序的不是數(shù)據(jù)清單，而是一張簡單的數(shù)據(jù)表，并且沒有數(shù)據(jù)清單中第一行的列標(biāo)志行，這時，可以在“我的數(shù)據(jù)區(qū)域”選項組中選擇“無標(biāo)題行”。此時，在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”的下拉式列表框中顯示的是列標(biāo)題。

在前面的例子中，我們只按一列(即“總分”)排序了圖7.25所示的學(xué)生成績表。如果出現(xiàn)“總分”相等時，再按照“英語”成績的高低排序，只需在“排序”對話框的“次要關(guān)鍵字”列表框中選擇“英語”即可?！暗谌P(guān)鍵字”排序是在次要關(guān)鍵字的值相同時才起作用。

2.使用工具欄按鈕排序

用戶還可以利用“常用”工具欄中的“升序”按鈕和“降序”按鈕對數(shù)據(jù)清單或選中的數(shù)據(jù)區(qū)域進行排序。選定列中一個單元格，Excel2003將以該列的標(biāo)志作為排序關(guān)鍵字，然后單擊排序的“升序”或“降序”工具按鈕即可排序。

和使用菜單命令排序相比較，使用工具按鈕只能按一個關(guān)鍵字字段進行排序，而菜單命令排序可以同時對三個關(guān)鍵字字段進行排序。7.8.2數(shù)據(jù)的篩選

Excel2003為用戶提供了兩種方法來篩選數(shù)據(jù)：自動篩選和高級篩選。自動篩選是一種非常容易壓縮數(shù)據(jù)清單的方法，它可以方便地顯示滿足條件的記錄；高級篩選稍微復(fù)雜一些，但它能使用戶選擇更多的篩選條件。

1.篩選條件

1)條件表達式

不論使用哪一種篩選方法，都必須先學(xué)會如何指定想要查找的數(shù)據(jù)。想要查找的數(shù)據(jù)的技術(shù)要求稱為條件。條件可以有許多種形式，它可以是一個字符，比如“數(shù)學(xué)”，或是一個比較條件，比如“數(shù)學(xué)>80”，也可以是一個計算公式。

用戶在什么位置輸入條件表達式，將取決于使用的是自動篩選還是高級篩選。

如果用戶想要查找一個大于或小于某個數(shù)的數(shù)字，可以使用類似于“>50”這樣的表達式，告訴Excel2003查找值大于50的記錄。表7.3列出了用戶可以使用的比較運算符。當(dāng)使用日期數(shù)據(jù)作為比較條件時，日期的輸入方法和向單元格中輸入日期時相同。例如，要查找大于2000年2月17日的日期，可以表達為“>2000-2-17”。當(dāng)然，用戶也可以在條件中使用Excel2003預(yù)先定義的任何日期格式。表7.3公式中的比較運算符

2)使用通配符查找相似的匹配

用戶可以使用兩個文本條件通配符“*”和“？”?！埃俊贝硪粋€任何單個字符，而“*”代表多個任意字符。

例如“N*公司”可以代表“NewOrleans公司”、“Nord漁業(yè)公司”和“NorskeMeierier公司”等多家公司。如果使用“N？”，代表的是以N打頭的兩個字符組成的公司名稱。

3)帶“與”和“或”條件的多重條件的匹配

在Excel2003中，可以使用兩個邏輯運算符“與”和“或”來連接多重條件。

“與”的運算規(guī)則是：當(dāng)全部條件都能被滿足時，這個多重條件才能夠被滿足。例如要查找60分和69分之間的記錄，條件可以寫為“>60與<69”，也就是說，要查找的記錄必須滿足大于60分之外，還必須滿足小于69分。

“或”的運算規(guī)則是：只要其中的一個條件被滿足，這個多重條件即被滿足。

2.使用“自動篩選”

1)在數(shù)據(jù)清單上建立“自動篩選”

在數(shù)據(jù)清單上建立“自動篩選”的方法如下：

(1)選定數(shù)據(jù)清單內(nèi)任一個單元格。

(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的級聯(lián)菜單“篩選”，選擇“自動篩選”命令，如圖7.32所示，數(shù)據(jù)清單的標(biāo)題行字段變成了下拉式列表。圖7.32自動篩選窗口

(3)單擊列標(biāo)志中顯示的下拉三角標(biāo)記，在下拉列表中顯示出供用戶選擇的條件。下面介紹各個條件選擇項的含義：

全部：顯示本字段的全部記錄。

前10個：對數(shù)字型列，當(dāng)選擇“前10個”即彈出對話框，允許用戶查看指定數(shù)量的數(shù)據(jù)，例如可以查看最多10個記錄或最少5個記錄等。

自定義：顯示“自定義自動篩選方式”對話框，使用戶能夠建立復(fù)雜的查詢條件，包括“與”和“或”。本字段的值：本字段的值是把本字段的唯一值按照升序排列顯示的，當(dāng)選擇了其中的某個值，立即顯示出數(shù)據(jù)清單中等于這個字段值的所有記錄。如果需要選定多個字段值，可使用“自定義”方式查找。

一旦從下拉式列表中做了“自動篩選”選擇后，工作表就隱藏了那些不滿足條件的行，用戶能立即看到篩選的結(jié)果。被篩選出的數(shù)據(jù)行行號是藍色的，以指示正在查看整個數(shù)據(jù)清單的一個子集。另外，被篩選出的數(shù)據(jù)的列標(biāo)志右邊的下拉式箭頭也是藍色的。

2)在多列中使用“自動篩選”條件

用戶可以為數(shù)據(jù)清單在任意多列中指定“自動篩選”條件，當(dāng)用戶從每個下拉式列表中選定了條件后，這些從其他字段中選定的條件都是“與”的關(guān)系。即在滿足第一次篩選的基礎(chǔ)上又篩選出滿足第二個條件的記錄，以此類推。最后顯示出的記錄必須同時滿足所有被選擇字段上的所有條件，即“與”的關(guān)系。

3)刪除“自動篩選”

首先要注意的是刪除“自動篩選”含有兩個含義：一是退出“自動篩選”；二是取消某字段的刪除條件。

退出“自動篩選”的操作是，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的級聯(lián)菜單“篩選”，選擇“自動篩選”，取消“自動篩選”命令旁邊的復(fù)選標(biāo)記“√”使其消失，“自動篩選”功能被關(guān)閉，數(shù)據(jù)清單恢復(fù)原樣。

在多列中使用“自動篩選”條件時，為了取消某字段的刪除條件，單擊該字段標(biāo)志旁的下拉三角標(biāo)記，在下拉列表中選擇“全部”。這樣就取消了對該字段原設(shè)條件的篩選。余下的記錄當(dāng)然就是滿足其他篩選條件的記錄了。

4)復(fù)制“自動篩選”后的數(shù)據(jù)到另一位置

有時可能要復(fù)制或抽取滿足“自動篩選”條件的記錄到工作表的其他部分或其他工作表?？梢韵駨?fù)制其他類型的工作表數(shù)據(jù)一樣，在篩選的結(jié)果中選擇需要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，利用“編輯”菜單的“復(fù)制”和“粘貼”命令，復(fù)制已篩選出來的記錄。

3．使用“高級篩選”

使用“高級篩選”可以同時按兩列或兩列以上條件進行篩選。和“自動篩選”中的多列篩選不同點在于，“自動篩選”中多列的篩選條件是邏輯“與”的關(guān)系，在“高級篩選”中既可以是“與”的關(guān)系，也可以是“或”的關(guān)系。要執(zhí)行“高級篩選”，數(shù)據(jù)清單必須有列標(biāo)志。

使用“高級篩選”之前，需要建立一個條件區(qū)域，在條件區(qū)域的首行中包含的字段名必須同數(shù)據(jù)清單上面的字段名一致。在條件區(qū)域的字段名下輸入篩選條件，Excel2003系統(tǒng)將該條件同數(shù)據(jù)清單中同一字段名下的數(shù)據(jù)進行比較，來進行篩選。

兩個條件不在同一行時，Excel2003認為這兩個條件是“或”的關(guān)系。如果兩個條件在同一行上，Excel認為這兩個條件是“與”的關(guān)系。

條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間必須相隔一行或一列以上的空白行、空白列。

“高級篩選”的操作步驟如下：

(1)在數(shù)據(jù)清單中選定一個單元格。

(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中級聯(lián)菜單“篩選”的“高級篩選”命令，顯示“高級篩選”對話框，如圖7.33所示。圖7.33“高級篩選”對話框

(3)選定“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”選項，這樣用戶在工作表的數(shù)據(jù)清單區(qū)域內(nèi)就只能看見滿足條件的項。選定“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”選項，可不擾亂原來數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)。

(4)選定“列表區(qū)域”編輯框，如果沒有自動顯示出列表區(qū)域或者用戶想要改變顯示的區(qū)域，那么就在編輯框中輸入列表區(qū)域。

(5)選定“條件區(qū)域”編輯框，如果沒有自動顯示出條件區(qū)域或者用戶想要改變顯示的區(qū)域，那么就在編輯框中輸入條件區(qū)域。

(6)如果不篩選重復(fù)的記錄，則選定“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框，這樣將只顯示出滿足條件的相同記錄中的第一個記錄，而去掉重復(fù)的記錄。如果沒有選定此復(fù)選框，那么將顯示滿足條件的全部記錄。

(7)單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果的記錄立即顯示出來。

如果是在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果，需要取消“高級篩選”，只需選擇“數(shù)據(jù)”菜單中級聯(lián)菜單“篩選”的“全部顯示”命令，工作表就會恢復(fù)到未進行篩選前的樣子。7.8.3數(shù)據(jù)的分類匯總

1．創(chuàng)建分類匯總

所謂分類匯總，是指依據(jù)表格中的某個字段進行分類，來匯總其他有關(guān)的數(shù)據(jù)項。例如圖7.34所示的教師工資表，我們將介紹如何按照“職稱”進行分類，來匯總出教授、副教授、講師這三類的工資合計分別是多少。把分類的依據(jù)字段稱為分類字段，這里的“職稱”就是分類字段。計算總和的字段稱為“匯總項”。圖7.34教師工資表分類匯總的具體步驟如下：

(1)對分類字段“職稱”進行排序。這是進行分類匯總操作必須首先要進行的步驟。

(2)在數(shù)據(jù)清單里選定任意單元格，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，顯示“分類匯總”對話框，如圖7.35所示。圖7.35“分類匯總”對話框

(3)在“分類字段”下拉式列表里選定需要進行匯總的字段名“職稱”。Excel在默認情況下自動選定最左列字段為分類字段。

(4)在“匯總方式”的下拉列表中選擇匯總的方式。常用的匯總方式有“求和”、“計數(shù)”、“平均值”、“最大值”、“最小值”等。這里選擇的是“求和”。

(5)在“選定匯總項”的下拉列表中選定復(fù)選框。這里顯示了數(shù)據(jù)清單中字段的列標(biāo)志，供用戶選擇匯總計算的列，且可以選擇多個列。本例選定“基本工資”和“獎金”兩個匯總項。

(6)在默認情況下“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框是被選中的，表示匯總的結(jié)果將顯示在原數(shù)據(jù)清單的位置上，而匯總的值顯示在每個分類字段的下方。一般情況下采用默認值即可。

(7)單擊“確定”按鈕，完成分類匯總。

分類匯總的結(jié)果如圖7.36所示，Excel2003將為每個組插入分類匯總并在選定列上執(zhí)行選定計算，Excel2003還將插入均值行。Excel2003會自動對分類匯總進行分級顯示，在列標(biāo)志的左端用數(shù)字1、2、3表示分為三級，單擊數(shù)字1，只顯示總計項；單擊數(shù)字2，顯示到副教授、講師、教授的匯總項；單擊數(shù)字3，全部顯示明細、匯總項和總計。也可以單擊行號左邊的“＋”、“－”來伸展或壓縮顯示內(nèi)容。圖7.36按“職稱”分類匯總“基本工資”和“獎金”

2．刪除分類匯總

由于分類匯總操作的結(jié)果一般顯示在原表位置上，如果想返回到原表，可以對匯總結(jié)果進行刪除操作。其步驟是單擊“編輯”菜單中的“撤消分類匯總”命令，返回到原表。如果因為已做過其他修改，“撤消分類匯總”命令不可再用時，可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單中“分類匯總”命令，然后在“分類匯總”對話框的下部單擊“全部刪除”按鈕返回到原表。7.8.4數(shù)據(jù)的合并計算

在數(shù)據(jù)匯總過程中，還經(jīng)常遇到需要將各個部門報來的數(shù)據(jù)表進行匯總，而分類匯總的操作是對一張表進行的，Excel2003提供的合并計算功能就是解決對多個表進行數(shù)據(jù)匯總的。在合并計算中，用于計算的多個工作表稱為源工作表，其中被引用的數(shù)據(jù)區(qū)域稱為源數(shù)據(jù)區(qū)域。合并計算結(jié)果得到的工作表稱為目標(biāo)工作表，在目標(biāo)工作表中存放合并計算結(jié)果數(shù)據(jù)的區(qū)域稱為目標(biāo)區(qū)域。

依據(jù)源工作表的格式不同，合并計算分為兩種類型：按位置的合并計算和按類的合并計算。

1．按位置的合并計算

如圖7.37所示，要求將咸陽市上半年和下半年的汽車銷售表合并為全年銷售表。由于表的格式完全一致，因此符合按位置合并計算的條件。圖7.37按位置的合并計算具體操作如下：

(1)在一個新工作簿中，單擊Sheet1工作表的標(biāo)簽，按住Shift鍵，單擊Sheet3工作表的標(biāo)簽，這樣就將3張工作表同時被選中成為工作表組(參照7.3.1節(jié)工作表的選定)。

(2)將標(biāo)題中的“咸陽市上半年汽車銷售表(輛)”復(fù)制到Sheet1工作表，依據(jù)工作表組的原理，Sheet1、Sheet2、Sheet3三張表都出現(xiàn)“咸陽市上半年汽車銷售表(輛)”。再將Sheet2表標(biāo)題改為下半年，把原來下半年的數(shù)據(jù)也復(fù)制到這里；Sheet3表的標(biāo)題改為全年，把數(shù)據(jù)全部刪除。如圖7.38所示，其中Sheet1和Sheet2是源工作表，Sheet3是目標(biāo)工作表。圖7.38按位置合并計算實例

(3)選中Sheet3表的B3:C11，這就是目標(biāo)區(qū)域。

(4)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框，如圖7.39所示，在“函數(shù)”下拉列表中選擇匯總方式為“求和”。

(5)在“引用位置”選擇Sheet1表的B3:C11，然后單擊“添加”按鈕，同樣再選擇和添加Sheet2表的B3:C11。至此，兩張源工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域都被添加到“所有引用位置”中。“標(biāo)簽位置”按默認狀況不選，單擊“確定”即完成合并計算。

按位置合并計算時要求多張源工作表和目標(biāo)工作表的格式及排列順序必須一致。圖7.39按位置“合并計算”對話框

2．按類的合并計算

由上述可知，按位置的合并計算有很大局限性，如果各部門上報的表格格式不全一致，品種的類型也不盡相同，即同一個報表中同一個品種也可能出現(xiàn)多條記錄，這時就需要使用按類合并計算。

例如圖7.40所示的表1和表2，產(chǎn)品名稱的排列不全相同，即同一張表內(nèi)部同一種產(chǎn)品名稱出現(xiàn)多條記錄。為了匯總這兩張表的各類產(chǎn)品的合計銷售額，只能使用按類合并計算。具體步驟如下：圖7.40按類合并計算實例

(1)在圖7.40的“統(tǒng)計表”中選擇“產(chǎn)品名稱”單元格(即A11)。

需要注意的是，“產(chǎn)品名稱”字段名必須寫出，而“銷售額”字段名可以不寫入，在完成合并計算后的顯示結(jié)果中，系統(tǒng)會自動加上這個字段名。如果合并計算是求平均值時，“銷售額”字段名也要改為“銷售平均額”，只能在完成合并計算后，再去人工更改這個字段名。

(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框，如圖7.41所示，在“函數(shù)”下拉列表中選擇“求和”。圖7.41按類“合并計算”對話框

(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框，如圖7.41所示，在“函數(shù)”下拉列表中選擇“求和”。

(3)在引用位置選擇Sheet3表1的A2:B8，然后單擊“添加”按鈕，同樣再選擇和添加Sheet3表2的D2:E7。在“標(biāo)簽位置”選中“首行”和“最左列”，其含義是系統(tǒng)在匯總計算時參照首行的字段名和最左列的產(chǎn)品名稱，分別在源工作表的表1和表2中搜尋，按同類的產(chǎn)品將銷售額進行匯總計算，再將計算結(jié)果填入目標(biāo)區(qū)域。

(4)單擊“確定”即完成合并計算。

按位置和按類合并計算操作的共同點是：選擇目標(biāo)區(qū)域然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計算”，在彈出的“合并計算”對話框中選擇匯總計算的函數(shù)、數(shù)據(jù)源區(qū)域，并進行添加操作。區(qū)別在于“合并計算”對話框的操作中，對于“標(biāo)簽位置”的選擇上，由于按位置合并計算的源表格格式位置都一致，因此合并計算是依據(jù)數(shù)據(jù)的位置進行匯總的，和源表的標(biāo)簽沒有關(guān)系；而按類合并計算是依據(jù)源表的首行標(biāo)簽和最左列的標(biāo)簽進行匯總的，所以必須選中對話框中“標(biāo)簽位置”項的“首行”和“最左列”。

3．刪除、添加參與合并計算的源數(shù)據(jù)區(qū)域

合并計算過程中一旦源工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域發(fā)生變化，則需要刪除或再添加源表的數(shù)據(jù)區(qū)域。其操作步驟如下：

(1)將原先合并計算結(jié)果的目標(biāo)工作表除首行外，其余數(shù)據(jù)全部刪除。

(2)選擇目標(biāo)區(qū)域的左上角單元格。

(3)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框，在對話框的“所有引用位置”欄中可以看到的是原來添加的源數(shù)據(jù)區(qū)域。

(4)如果要增加源表的數(shù)據(jù)區(qū)域，可以參照上述方法先在“引用位置”欄中輸入新的源數(shù)據(jù)區(qū)域。如果源數(shù)據(jù)區(qū)域在其他工作簿時，需要使用單擊“瀏覽”按鈕進行操作。單擊“添加”按鈕，將新的數(shù)據(jù)區(qū)域添加到“引用位置