企業(yè)檔案保密管理制度模板第一章總則1.1目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案保密管理，保護(hù)企業(yè)核心信息安全，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。1.2依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)及企業(yè)《檔案管理辦法》制定。1.3原則1.分級(jí)管理：按檔案秘密程度劃分等級(jí)，實(shí)行差異化保密措施；2.全程管控：對(duì)檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、利用、銷毀等全生命周期進(jìn)行保密管理；3.責(zé)任到人：堅(jiān)持“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體；4.最小化授權(quán)：嚴(yán)格限制檔案訪問(wèn)權(quán)限，僅向需要知悉的人員提供必要信息。第二章適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬全資、控股子公司（以下統(tǒng)稱“企業(yè)”）的所有檔案管理活動(dòng)，包括但不限于：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)決策、財(cái)務(wù)信息、技術(shù)資料等各類檔案；涉及客戶、供應(yīng)商、員工等第三方信息的檔案；與外部合作單位交換的涉密檔案。第三章檔案保密等級(jí)劃分3.1等級(jí)定義企業(yè)檔案按秘密程度分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，具體定義如下：等級(jí)定義泄露后果絕密企業(yè)最重要的秘密信息，關(guān)系企業(yè)生存與發(fā)展的核心利益會(huì)導(dǎo)致企業(yè)喪失競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、重大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)崩潰機(jī)密企業(yè)重要的秘密信息，涉及企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)或核心資源會(huì)導(dǎo)致企業(yè)較大經(jīng)濟(jì)損失或業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)受阻秘密企業(yè)一般的秘密信息，涉及企業(yè)內(nèi)部管理或未公開(kāi)的常規(guī)業(yè)務(wù)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)輕微經(jīng)濟(jì)損失或內(nèi)部管理混亂3.2等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)3.2.1絕密檔案企業(yè)核心技術(shù)方案、專利申請(qǐng)文件、未公開(kāi)的重大研發(fā)成果；企業(yè)未披露的戰(zhàn)略規(guī)劃、并購(gòu)重組方案、重大投資計(jì)劃；企業(yè)最高層決策會(huì)議記錄、涉及國(guó)家安全或重大利益的合作協(xié)議；客戶或供應(yīng)商的絕密信息（如核心客戶的獨(dú)家合作條款、供應(yīng)商的關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)）。3.2.2機(jī)密檔案企業(yè)重要客戶名單、銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告；企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算、審計(jì)報(bào)告、未公開(kāi)的財(cái)務(wù)報(bào)表；企業(yè)人力資源規(guī)劃、高管薪酬方案、核心員工勞動(dòng)合同；企業(yè)重要業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件、未公開(kāi)的合作協(xié)議。3.2.3秘密檔案企業(yè)內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范、普通員工信息；企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要（非決策類）；企業(yè)一般性業(yè)務(wù)文件、未公開(kāi)的宣傳資料；外部單位提供的非涉密合作資料（標(biāo)注“秘密”的除外）。3.3等級(jí)標(biāo)注與調(diào)整1.檔案形成部門應(yīng)在檔案生成時(shí)，根據(jù)本制度3.2條款初步判定保密等級(jí)，標(biāo)注于檔案首頁(yè)右上角（格式：“保密等級(jí)：絕密/機(jī)密/秘密”）；2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)保密等級(jí)進(jìn)行復(fù)核，如有異議，應(yīng)與形成部門協(xié)商調(diào)整；3.檔案保密等級(jí)應(yīng)定期評(píng)估（每?jī)赡曛辽僖淮危?，因業(yè)務(wù)變化需調(diào)整的，由形成部門提出申請(qǐng)，經(jīng)保密工作機(jī)構(gòu)審核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后調(diào)整。第四章職責(zé)分工4.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子審批檔案保密管理制度及重大保密事項(xiàng)（如絕密檔案的借閱、解密）；督促各部門落實(shí)檔案保密責(zé)任；協(xié)調(diào)解決檔案保密管理中的重大問(wèn)題。4.2保密工作機(jī)構(gòu)（如保密委員會(huì)）制定、修訂檔案保密管理制度及相關(guān)流程；監(jiān)督檢查各部門檔案保密工作落實(shí)情況；組織檔案保密培訓(xùn)及宣傳教育；審核檔案保密等級(jí)調(diào)整、解密及銷毀申請(qǐng)；調(diào)查處理檔案泄密事件。4.3檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的集中存儲(chǔ)、分類管理及保密措施落實(shí)；建立檔案保密臺(tái)賬（包括保密等級(jí)、存儲(chǔ)位置、訪問(wèn)權(quán)限等）；審核檔案借閱、復(fù)制、傳遞等申請(qǐng)，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限；定期檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性（如加密服務(wù)器、保險(xiǎn)柜等）。4.4業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、整理及初步保密審查；標(biāo)注檔案保密等級(jí)，向檔案管理部門移交時(shí)提供《檔案保密信息清單》；監(jiān)督本部門員工遵守檔案保密規(guī)定，及時(shí)報(bào)告泄密風(fēng)險(xiǎn)；配合保密工作機(jī)構(gòu)及檔案管理部門開(kāi)展檢查與整改。4.5員工個(gè)人遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露知悉的企業(yè)秘密；妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳遞；發(fā)現(xiàn)檔案泄密或疑似泄密情況，立即向所在部門或保密工作機(jī)構(gòu)報(bào)告。第五章檔案保密措施5.1形成與收集環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)部門在生成檔案時(shí)，應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一的涉密文檔模板（標(biāo)注保密等級(jí)）；禁止在非企業(yè)設(shè)備（如個(gè)人電腦、公共網(wǎng)絡(luò)）上生成或存儲(chǔ)涉密檔案；收集檔案時(shí)，應(yīng)核對(duì)保密等級(jí)標(biāo)注，未標(biāo)注的需補(bǔ)充判定后再收集。5.2存儲(chǔ)與保管環(huán)節(jié)絕密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在企業(yè)專用加密服務(wù)器或防火、防盜保險(xiǎn)柜中，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人直接管理；機(jī)密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部加密存儲(chǔ)設(shè)備中，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅授權(quán)人員可查看）；秘密檔案可存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部普通存儲(chǔ)設(shè)備中，但需限制訪問(wèn)范圍（如僅本部門員工可查看）；檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行安全檢測(cè)（如病毒查殺、加密升級(jí)），防止信息泄露。5.3傳遞與交換環(huán)節(jié)傳遞絕密檔案：需由兩人以上專人送達(dá)，或通過(guò)企業(yè)內(nèi)部加密郵件系統(tǒng)發(fā)送（附電子簽名）；傳遞機(jī)密檔案：可通過(guò)企業(yè)內(nèi)部加密郵件、傳真或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，禁止通過(guò)普通郵件、即時(shí)通訊工具（如微信、QQ）傳遞；傳遞秘密檔案：可通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或正規(guī)快遞（標(biāo)注“涉密”）傳遞，需確認(rèn)接收方身份；與外部單位交換涉密檔案時(shí)，應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方保密責(zé)任。5.4利用與復(fù)制環(huán)節(jié)利用涉密檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附件1），注明利用目的、范圍及期限，按權(quán)限審批；絕密檔案：需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，僅限在檔案管理部門指定場(chǎng)所查閱，不得復(fù)制；機(jī)密檔案：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，可復(fù)制但需標(biāo)注“機(jī)密”及復(fù)制日期；秘密檔案：需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，可復(fù)制但需登記復(fù)制數(shù)量；利用檔案時(shí)，不得在檔案上標(biāo)注、涂改或損壞，查閱后及時(shí)歸還。第六章檔案解密與銷毀6.1解密條件符合下列情形之一的，檔案應(yīng)解密：1.保密期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保密必要；2.檔案內(nèi)容已公開(kāi)或不再涉及企業(yè)秘密；3.因業(yè)務(wù)變化，原保密等級(jí)已不符合實(shí)際需要。6.2解密流程1.檔案形成部門提出解密申請(qǐng)，填寫《檔案解密申請(qǐng)表》（附件2），說(shuō)明解密理由；2.保密工作機(jī)構(gòu)審核申請(qǐng)，評(píng)估解密風(fēng)險(xiǎn)；3.企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4.檔案管理部門更新檔案保密等級(jí)標(biāo)注，在臺(tái)賬中記錄解密信息。6.3銷毀條件符合下列情形之一的，檔案應(yīng)銷毀：1.檔案已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值；2.檔案內(nèi)容已解密且無(wú)保存必要；3.檔案損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值。6.4銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》（附件3），注明檔案名稱、保密等級(jí)、數(shù)量、銷毀原因；2.保密工作機(jī)構(gòu)審核清單，確認(rèn)銷毀必要性；3.企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4.由檔案管理部門、保密工作機(jī)構(gòu)各一人監(jiān)銷，銷毀過(guò)程需全程記錄（如拍照、錄像）；5.銷毀完成后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清單》上簽字，檔案管理部門更新臺(tái)賬。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究7.1監(jiān)督檢查1.保密工作機(jī)構(gòu)每季度對(duì)各部門檔案保密工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查：檔案保密等級(jí)標(biāo)注是否準(zhǔn)確；存儲(chǔ)設(shè)備安全性是否符合要求；借閱、傳遞流程是否規(guī)范；員工保密培訓(xùn)是否到位。2.檔案管理部門每月對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行自查，及時(shí)整改安全隱患；3.鼓勵(lì)員工舉報(bào)檔案泄密行為，企業(yè)對(duì)舉報(bào)者予以保密并給予獎(jiǎng)勵(lì)（如獎(jiǎng)金、表?yè)P(yáng)）。7.2責(zé)任追究1.員工違反本制度，有下列情形之一的，給予警告或記過(guò)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)、撤職或解除勞動(dòng)合同：擅自泄露、復(fù)制、傳遞涉密檔案；未按規(guī)定標(biāo)注或調(diào)整檔案保密等級(jí)；未妥善保管借閱的檔案，導(dǎo)致丟失或損壞；發(fā)現(xiàn)泄密情況未及時(shí)報(bào)告。2.部門負(fù)責(zé)人未履行本制度規(guī)定的職責(zé)，導(dǎo)致本部門發(fā)生檔案泄密事件的，給予記過(guò)或降級(jí)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，撤職或解除勞動(dòng)合同。3.因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案泄密，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第八章附則8.1制度解釋本制度由企業(yè)保密工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。8.2修訂程序本制度如需修訂，由保密工作機(jī)構(gòu)提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)