公司年度股東大會籌備工作流程清單一、籌備啟動：組建團隊與規(guī)劃timeline（一）成立籌備小組1.小組構(gòu)成：由董事會秘書（以下簡稱“董秘”）擔任組長，成員包括證券事務(wù)代表、財務(wù)負責人、法務(wù)總監(jiān)、行政經(jīng)理及各業(yè)務(wù)部門負責人（如涉及具體議案的業(yè)務(wù)負責人）。2.職責分工：董秘：統(tǒng)籌籌備工作，協(xié)調(diào)各部門進度，對接監(jiān)管機構(gòu)（如證監(jiān)會、交易所）及中介機構(gòu)（如律師、審計師）；證券事務(wù)代表：負責議案初稿起草、會議文件匯編、網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)對接及信息披露前期準備；財務(wù)負責人：牽頭編制年度財務(wù)報告、利潤分配方案、募集資金使用情況報告等財務(wù)類議案，負責解答股東關(guān)于財務(wù)數(shù)據(jù)的疑問；法務(wù)總監(jiān)：審核所有議案及會議文件的法律合規(guī)性（如是否符合《公司法》《證券法》及公司章程規(guī)定），指導授權(quán)委托書、表決票等文件的格式設(shè)計，必要時出具法律意見書；行政經(jīng)理：負責場地預訂、現(xiàn)場布置（如橫幅、桌椅、茶水）、參會人員接待及后勤保障；業(yè)務(wù)部門負責人：配合提供議案相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（如年度經(jīng)營情況說明、項目進展報告），參與議案審議環(huán)節(jié)的答疑。（二）制定籌備timeline根據(jù)《公司法》及交易所規(guī)則，籌備工作需提前2-3個月啟動，以下為典型timeline示例（以會議召開日為T日）：T-60日：成立籌備小組，召開第一次籌備會議，明確各環(huán)節(jié)職責與時間節(jié)點；T-45日：完成議案初稿收集，提交籌備小組審核；T-30日：確定最終議案清單，啟動會議文件（通知、議程、議案全文）起草；T-20日：發(fā)出股東大會通知（符合《公司法》“提前20日通知”要求）；T-10日：確定股權(quán)登記日（通常為T-2至T-5日，具體以交易所規(guī)則為準）；T-5日：完成現(xiàn)場場地預訂與布置方案確認，測試網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)；T-3日：發(fā)送會議提醒（通過短信、郵件告知股東參會時間與注意事項）；T-1日：完成現(xiàn)場布置（如橫幅懸掛、資料擺放），再次測試技術(shù)系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)投票、視頻直播）；T日：召開股東大會。二、議案與文件準備：合規(guī)性與完整性把控（一）議案收集與審核1.議案來源：董事會議案：由董事會提出（如年度報告、董事會工作報告、利潤分配方案、高管薪酬方案）；監(jiān)事會議案：由監(jiān)事會提出（如監(jiān)事會工作報告）；股東議案：單獨或合計持有公司3%以上股份的股東，可在股東大會召開10日前提出臨時提案（需提交書面議案及相關(guān)說明）。2.議案審核要點：合規(guī)性：是否符合《公司法》《證券法》《上市公司治理準則》及公司章程的規(guī)定（如利潤分配方案需符合公司章程關(guān)于分紅比例的要求）；完整性：是否包含議案名稱、具體內(nèi)容、審議理由及相關(guān)附件（如財務(wù)報告需附審計報告）；關(guān)聯(lián)性：是否與股東利益直接相關(guān)，是否存在誤導性陳述或重大遺漏。（二）核心文件起草1.會議通知：需包含以下內(nèi)容（符合交易所《股票上市規(guī)則》要求）：會議時間（現(xiàn)場會議時間與網(wǎng)絡(luò)投票時間）、地點（現(xiàn)場會議地址）；審議事項（逐項列出，明確議案類型如“普通決議”或“特別決議”）；參加方式（現(xiàn)場參加或網(wǎng)絡(luò)投票，網(wǎng)絡(luò)投票的具體流程）；股權(quán)登記日（確定有權(quán)參加會議的股東范圍）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式（證券事務(wù)代表姓名、電話、郵箱）。2.會議議程：明確會議流程的時間節(jié)點，示例：9:00-9:30股東簽到（領(lǐng)取會議資料與表決票）；9:30-9:40主持人宣布會議開幕，介紹參會人員（董事會、監(jiān)事會、高管、律師、審計師）；9:40-9:50宣讀會議須知（會議紀律、表決規(guī)則、提問方式）；9:50-11:00審議議案（按順序逐項審議，每議案包含“議案說明-股東提問-負責人答疑”環(huán)節(jié)）；11:00-11:15現(xiàn)場投票（股東填寫表決票并投入投票箱）；11:15-11:30統(tǒng)計表決結(jié)果（監(jiān)票人計票，律師見證）；11:30-11:40宣布表決結(jié)果與會議決議；11:40會議閉幕。3.其他文件：議案全文（附審計報告、獨立董事意見等附件）；股東簽到表（需包含股東姓名/名稱、股東賬戶號、持股數(shù)量、簽到時間、聯(lián)系方式）；授權(quán)委托書（格式需注明委托人、受托人、委托事項、委托權(quán)限（如“代為出席會議并表決”）、委托期限）；表決票（格式需注明審議事項、表決意見（同意/反對/棄權(quán)）、股東簽名/蓋章、日期）；會議記錄模板（需包含會議時間、地點、出席人員、審議事項、表決結(jié)果、股東發(fā)言要點）；法律意見書（由律師出具，確認會議程序與表決結(jié)果的合法性）。三、會議通知：合規(guī)性與覆蓋性保障（一）股權(quán)登記日確定根據(jù)交易所規(guī)則，股權(quán)登記日通常為會議召開前2至5個交易日（如深交所規(guī)定“股權(quán)登記日與會議召開日之間的間隔應(yīng)當不少于2個交易日，不多于7個交易日”）。需確保股權(quán)登記日的確定不違反《公司法》關(guān)于“通知時間”的要求（即通知發(fā)出日至會議召開日不少于20日）。（二）通知內(nèi)容與發(fā)送1.通知內(nèi)容：除上述“會議通知”的核心內(nèi)容外，需補充：網(wǎng)絡(luò)投票的具體操作流程（如深交所“交易系統(tǒng)投票”“互聯(lián)網(wǎng)投票系統(tǒng)”的入口與步驟）；現(xiàn)場參會的注意事項（如需攜帶身份證、股東賬戶卡，授權(quán)代理人需攜帶授權(quán)委托書）；會議聯(lián)系人的詳細信息（如證券事務(wù)代表的手機、辦公電話、郵箱）。2.發(fā)送方式：記名股東：通過郵件、傳真或?qū)Ｈ怂瓦_（需留存送達記錄，如郵件回執(zhí)、傳真確認單）；公眾股東：通過交易所網(wǎng)站、公司官網(wǎng)、巨潮資訊網(wǎng)（深交所）或上證路演中心（上交所）公告；境外股東（如H股股東）：按照境外監(jiān)管要求（如香港聯(lián)交所規(guī)則）發(fā)送通知（如通過香港交易所網(wǎng)站公告、郵寄紙質(zhì)通知）。（三）確認回復要求股東在通知發(fā)出后5個工作日內(nèi)回復是否參加會議（現(xiàn)場或網(wǎng)絡(luò)），以便統(tǒng)計參會人數(shù)、安排現(xiàn)場座位及準備會議資料?；貜头绞娇刹捎绵]件、傳真或電話（需留存回復記錄）。四、現(xiàn)場與技術(shù)籌備：場景化與穩(wěn)定性保障（一）現(xiàn)場場地籌備1.場地選擇：容量：需容納預計參會人數(shù)的1.2倍（如預計100人參加，選擇可容納120人的場地）；交通：位于交通便利區(qū)域（附近有地鐵、公交或停車場）；設(shè)施：配備投影儀、麥克風（無線與有線）、音響、空調(diào)、茶水間（或提供瓶裝水）、衛(wèi)生間（數(shù)量充足）。2.現(xiàn)場布置：入口：懸掛會議橫幅（如“XX公司第X屆年度股東大會”），放置指示牌（如“簽到處”“會場方向”）；簽到處：設(shè)置2-3個簽到臺，擺放股東簽到表、授權(quán)委托書模板、會議資料袋（內(nèi)裝議案全文、會議議程、表決票）；會場：擺放桌椅（按U型或劇院式排列），每桌放置瓶裝水、紙筆；前方設(shè)置主席臺（擺放主持人、董事會成員、監(jiān)事會成員的名牌），配備投影儀與麥克風；投票區(qū)：設(shè)置2個投票箱（標注“現(xiàn)場投票箱”“網(wǎng)絡(luò)投票回執(zhí)箱”），放置表決票模板；休息區(qū)：如有需要，設(shè)置休息區(qū)（擺放沙發(fā)、茶幾、茶水），供股東等待或休息。（二）技術(shù)系統(tǒng)測試1.網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)：提前與交易所對接（如深交所“投資者服務(wù)中心”、上交所“信息網(wǎng)絡(luò)部”），測試網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)的穩(wěn)定性（如投票入口是否暢通、表決結(jié)果是否實時統(tǒng)計）；準備網(wǎng)絡(luò)投票操作指南（印刷版與電子版），在簽到處發(fā)放或通過公司官網(wǎng)發(fā)布。2.視頻直播系統(tǒng)（可選）：如公司計劃進行視頻直播，需選擇可靠的直播平臺（如騰訊會議、釘釘直播），測試畫質(zhì)與音質(zhì)（確保無卡頓、無雜音）；3.電子簽名系統(tǒng)（可選）：如使用電子簽名系統(tǒng)進行簽到或表決，需測試系統(tǒng)的安全性（如加密技術(shù)）與穩(wěn)定性（如是否支持多人同時簽名）；準備電子簽名操作指南，安排專人在簽到處指導股東使用。五、會議召開：流程執(zhí)行與風險控制（一）簽到與入場管理1.簽到流程：股東或代理人出示身份證（或護照）、股東賬戶卡（或持股證明）、授權(quán)委托書（如為代理人）；簽到人員核對股東身份（通過證券登記結(jié)算公司提供的股東名冊），在股東簽到表上登記（姓名/名稱、持股數(shù)量、簽到時間）；發(fā)放會議資料袋（內(nèi)裝議案全文、會議議程、表決票）與參會證件（如嘉賓證、股東證）。2.入場管理：要求股東憑參會證件入場，禁止無關(guān)人員進入會場；安排保安或行政人員在入口處值守，維護現(xiàn)場秩序。（二）會議流程執(zhí)行1.開幕環(huán)節(jié)：主持人（通常為董事長）宣布會議開幕，介紹參會人員（董事會成員、監(jiān)事會成員、高管、律師、審計師）；宣讀會議須知（重點強調(diào)：會議紀律（如禁止大聲喧嘩、禁止拍照錄像需經(jīng)允許）、表決規(guī)則（如“普通決議需經(jīng)出席會議股東所持表決權(quán)的過半數(shù)通過，特別決議需經(jīng)出席會議股東所持表決權(quán)的2/3以上通過”）、提問方式（如“舉手提問，由主持人點名發(fā)言”））。2.議案審議環(huán)節(jié)：按會議議程依次審議每個議案，由董事會成員或相關(guān)負責人（如財務(wù)負責人）宣讀議案說明（如“關(guān)于2023年度利潤分配方案的說明”）；股東舉手提問（主持人需控制提問時間，每個股東提問不超過3分鐘，總提問時間不超過30分鐘）；相關(guān)負責人（如財務(wù)負責人、董秘）回答股東問題（需簡潔、準確，避免誤導性陳述）。3.表決環(huán)節(jié)：主持人宣布“開始投票”，現(xiàn)場股東填寫表決票（需注明股東姓名/名稱、持股數(shù)量、表決意見），投入“現(xiàn)場投票箱”；網(wǎng)絡(luò)股東通過交易所網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)進行表決（投票時間通常為現(xiàn)場會議時間或延長至當日15:00）；主持人宣布“投票截止”，關(guān)閉投票箱與網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)。（三）表決與計票監(jiān)票1.計票人員：由監(jiān)事會成員（2-3人）擔任計票人，負責統(tǒng)計現(xiàn)場投票與網(wǎng)絡(luò)投票的結(jié)果；2.監(jiān)票人員：由律師（或獨立董事）擔任監(jiān)票人，負責監(jiān)督計票過程（如檢查投票箱是否密封、表決票是否有效）；3.計票流程：現(xiàn)場投票：計票人打開“現(xiàn)場投票箱”，清點表決票數(shù)量（需與簽到人數(shù)核對，如表決票數(shù)量超過簽到人數(shù)，需查明原因）；網(wǎng)絡(luò)投票：交易所系統(tǒng)自動生成網(wǎng)絡(luò)投票結(jié)果（需打印并加蓋交易所公章）；合并統(tǒng)計：將現(xiàn)場投票與網(wǎng)絡(luò)投票結(jié)果合并，計算每個議案的同意率、反對率、棄權(quán)率；制作計票報告：包含審議事項、出席人數(shù)（現(xiàn)場+網(wǎng)絡(luò)）、持股數(shù)量、表決結(jié)果（同意/反對/棄權(quán)的數(shù)量與比例），由計票人、監(jiān)票人簽字確認。4.結(jié)果宣布：主持人宣讀計票報告，宣布每個議案的表決結(jié)果（如“《2023年度利潤分配方案》同意率為95%，反對率為3%，棄權(quán)率為2%，符合公司章程規(guī)定的普通決議通過條件，議案通過”）；對于特別決議（如修改公司章程、重大資產(chǎn)重組），需強調(diào)“同意率達到出席會議股東所持表決權(quán)的2/3以上”；對于未通過的議案（如反對率超過50%），需說明原因（如“股東對利潤分配比例不滿”）。六、后續(xù)工作：歸檔與披露（一）文件歸檔將以下文件整理歸檔（需保存10年以上，符合《公司法》及公司章程的要求）：會議通知（原件及送達記錄）；會議議程（原件）；議案全文（原件及附件，如審計報告、獨立董事意見）；股東簽到表（原件）；授權(quán)委托書（原件）；表決票（原件，需保存至會議結(jié)束后6個月）；計票報告（原件，由計票人、監(jiān)票人簽字）；會議記錄（原件，由主持人、董秘簽字）；會議決議（原件，由董事會成員簽字）；法律意見書（原件，由律師事務(wù)所蓋章及律師簽字）；網(wǎng)絡(luò)投票結(jié)果（原件，加蓋交易所公章）。（二）信息披露根據(jù)交易所《股票上市規(guī)則》要求，在股東大會結(jié)束后2個交易日內(nèi)，披露以下信息：股東大會決議公告（刊登于交易所網(wǎng)站、公司官網(wǎng)及指定媒體，如《中國證券報》《上海證券報》）；法律意見書（如律師出席會議并出具意見，需與決議公告同時披露）；股東大會會議記錄（如需，根據(jù)交易所要求披露）。（三）決議執(zhí)行與反饋1.決議執(zhí)行：對于通過的議案，由董事會或相關(guān)部門負責執(zhí)行（如利潤分配方案由財務(wù)部門負責實施，換屆選舉由董秘負責辦理工商變更）；執(zhí)行期限需符合公司章程及監(jiān)管要求（如利潤分配方案需在股東大會通過后2個月內(nèi)實施）。2.股東反饋：收集股東在會議中的意見與建議（如“股東建議增加現(xiàn)金分紅比例”“股東關(guān)注公司研發(fā)投入”）；整理反饋意見，提交董事會或管理層（如在下次董事會會議上討論）；對于重要意見，可通過公司官網(wǎng)或年度報告向股東反饋（如“公司已考慮股東建議，擬在2024年度提高現(xiàn)金分紅比例”）。七、風險控制要點1.合規(guī)風險：所有議案與文件需經(jīng)過法務(wù)審核，確保符合法律法規(guī)與公司章程；2.流程風險：嚴格按照timeline推進籌備工作，避免因延遲導致會議無法按時召開；3.技術(shù)風險：提前測試網(wǎng)絡(luò)投票、視頻直播等系統(tǒng)，避免因技術(shù)故障導致股東無法參與；