銀行公司電子公文管理細則

一、總則1.目的：為加強本銀行公司電子公文管理，規(guī)范電子公文處理流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保電子公文的安全、準確、及時傳輸與存儲，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本公司實際情況，制定本細則。2.指導思想：秉承本銀行公司“以客戶為中心，以創(chuàng)新求發(fā)展”的經(jīng)營理念，遵循高效、規(guī)范、安全的原則，通過科學合理的電子公文管理，促進公司內(nèi)部信息流通與協(xié)同工作，提升整體運營效率，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。3.基本原則：遵循合法性、真實性、規(guī)范性、保密性原則，確保電子公文符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，內(nèi)容真實可靠，格式規(guī)范統(tǒng)一，信息安全保密。二、適用范圍本細則適用于銀行公司全體員工。涉及與外部客戶相關(guān)的電子公文往來，在符合法律法規(guī)及監(jiān)管要求的前提下，參照本細則執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部門-負責制定和完善電子公文管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-承擔電子公文的統(tǒng)一收發(fā)、登記、歸檔等管理工作，確保公文流轉(zhuǎn)的順暢與有序。-對電子公文系統(tǒng)進行日常維護與管理，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，及時處理系統(tǒng)故障與問題。2.信息技術(shù)部門-負責電子公文系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)與升級，確保系統(tǒng)功能滿足公司業(yè)務發(fā)展和公文管理需求。-保障電子公文系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全，采取有效的安全防護措施，防止公文信息泄露、篡改等安全事件發(fā)生。-為員工提供電子公文系統(tǒng)操作的技術(shù)支持與培訓，提高員工的系統(tǒng)使用技能。3.各業(yè)務部門-負責本部門電子公文的起草、審核、發(fā)送等工作，確保公文內(nèi)容準確、規(guī)范，符合業(yè)務實際。-及時接收、處理、反饋涉及本部門的電子公文，嚴格按照規(guī)定的流程和時限完成公文處理任務。-配合行政部門和信息技術(shù)部門做好電子公文管理相關(guān)工作，如提供業(yè)務需求、協(xié)助系統(tǒng)測試等。四、管理內(nèi)容與流程1.電子公文的起草-員工起草電子公文時，應明確公文主題、目的和內(nèi)容，語言表達準確、簡潔、規(guī)范。-公文格式應符合公司規(guī)定的模板要求，包括字體、字號、排版等，確保公文的規(guī)范性和美觀性。-涉及重要事項或敏感信息的公文，起草人應進行必要的保密處理，防止信息泄露。2.電子公文的審核-起草完成的電子公文應提交本部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括公文內(nèi)容的準確性、合規(guī)性，格式的規(guī)范性，以及與公司政策和業(yè)務要求的一致性等。-對于涉及多個部門的公文，需進行會簽審核。相關(guān)部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核并反饋意見，確保公文涉及的各項工作協(xié)調(diào)一致。-審核通過的電子公文，由審核人簽署意見后提交行政部門進行進一步審核與登記。3.電子公文的發(fā)送-行政部門對審核通過的電子公文進行再次審核，確認無誤后進行編號、登記，并通過電子公文系統(tǒng)發(fā)送至相關(guān)接收部門或人員。-發(fā)送電子公文時，應準確填寫接收人信息，確保公文能夠及時、準確送達。對于緊急公文，應通過適當方式提醒接收人及時處理。4.電子公文的接收與處理-員工應定期登錄電子公文系統(tǒng)，及時接收電子公文。收到公文后，應認真閱讀公文內(nèi)容，按照要求進行處理。-對于需要辦理的公文，接收人應在規(guī)定的時限內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門。如因特殊原因無法按時完成，應提前說明情況并申請延期。-對于僅供參考的公文，接收人應進行必要的閱讀和存檔，以備后續(xù)查閱。5.電子公文的歸檔-電子公文辦理完畢后，行政部門應按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，及時對電子公文進行歸檔。歸檔的電子公文應完整、準確，包括公文正文、附件、處理過程中的相關(guān)記錄等。-建立電子公文檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找和調(diào)閱歸檔公文。同時，定期對電子公文檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定的流程和權(quán)限查閱、使用電子公文系統(tǒng)，獲取與工作相關(guān)的公文信息。-對電子公文管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，以促進管理工作的改進和完善。-在電子公文處理過程中，如遇到問題或困難，有權(quán)向行政部門或信息技術(shù)部門尋求幫助和支持。2.員工義務-嚴格遵守本細則的各項規(guī)定，認真履行電子公文處理職責，確保公文處理的及時、準確、規(guī)范。-保守電子公文中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息，不得擅自泄露或傳播。-積極配合公司電子公文管理工作的開展，如參加相關(guān)培訓、提供必要的信息等。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對電子公文處理情況進行檢查和監(jiān)督，重點檢查公文的收發(fā)、處理、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程，公文處理的及時性和準確性等。-信息技術(shù)部門負責對電子公文系統(tǒng)的運行情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)故障和安全隱患。同時，對員工使用系統(tǒng)的行為進行監(jiān)督，防止違規(guī)操作。-設(shè)立投訴舉報渠道，接受員工和客戶對電子公文管理工作中違規(guī)行為的舉報。對于舉報事項，應及時進行調(diào)查核實，并按照規(guī)定進行處理。2.考核機制-將電子公文處理工作納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括公文處理的及時性、準確性、規(guī)范性，以及對保密規(guī)定的遵守情況等。-對于在電子公文管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)莫剟睿缈冃Ъ臃?、表彰等。對于違反本細則規(guī)定，導致公文處理延誤、信息泄露等問題的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如績效扣分、警告、處分等。七、附則