銀行公司公文印制管理規(guī)章

一、總則本銀行公司秉持“誠信、專業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以“為客戶提供卓越金融服務(wù)，助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展”為經(jīng)營理念，致力于打造高效、優(yōu)質(zhì)的金融服務(wù)平臺。為進(jìn)一步規(guī)范公司公文印制管理，確保公文質(zhì)量，提高工作效率，結(jié)合公司扁平化管理模式，特制定本規(guī)章。本規(guī)章旨在通過科學(xué)、合理的管理流程，保障公文準(zhǔn)確、及時、安全地印制與傳遞，既體現(xiàn)公司對內(nèi)部管理的嚴(yán)謹(jǐn)要求，又彰顯對社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的兼顧。同時，在管理過程中融入人文關(guān)懷，關(guān)注員工在公文印制工作中的需求與發(fā)展，通過績效考核激勵員工積極履行職責(zé)，推動公司整體運營的順暢與高效。二、適用范圍本規(guī)章適用于銀行公司全體員工。全體員工在涉及公文印制相關(guān)工作時，均應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)章的各項規(guī)定。同時，對于與公司有公文往來的外部客戶及合作伙伴，在涉及由公司負(fù)責(zé)印制的公文時，也需遵循本規(guī)章的相關(guān)要求，以確保公文的規(guī)范性和一致性。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政管理部門行政管理部門作為公文印制管理的核心部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司公文印制工作。其主要職責(zé)包括制定和完善公文印制管理制度，協(xié)調(diào)各部門之間的公文印制需求，對公文印制過程進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，確保公文印制工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。同時，行政管理部門還承擔(dān)著與外部印制供應(yīng)商的溝通與合作，選擇優(yōu)質(zhì)可靠的供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議，并監(jiān)督供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門公文的起草、審核工作。確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，符合業(yè)務(wù)實際需求和公司政策。在公文提交印制前，業(yè)務(wù)部門需對公文的格式、排版等進(jìn)行初步檢查，保證公文達(dá)到印制要求。同時，各業(yè)務(wù)部門需及時向行政管理部門提交公文印制申請，明確印制數(shù)量、緊急程度等要求，并配合行政管理部門完成公文印制的后續(xù)工作，如校對、簽收等。3.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門在公文印制管理中發(fā)揮著重要的技術(shù)支持作用。負(fù)責(zé)維護(hù)公司公文印制相關(guān)的信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，保障公文電子文檔的安全存儲與傳輸。為公文印制提供必要的技術(shù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，協(xié)助解決公文印制過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，如文檔格式轉(zhuǎn)換、排版軟件使用等。同時，信息技術(shù)部門還需關(guān)注行業(yè)技術(shù)發(fā)展動態(tài)，為公司公文印制管理引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高工作效率和質(zhì)量。四、管理內(nèi)容與流程1.公文起草與審核-起草要求：員工在起草公文時，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的公文格式和內(nèi)容要求進(jìn)行撰寫。公文內(nèi)容要準(zhǔn)確、清晰、簡潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，表達(dá)規(guī)范。涉及重要業(yè)務(wù)信息、數(shù)據(jù)等內(nèi)容時，需確保其真實性和可靠性。同時，要注重公文的語言風(fēng)格，符合公司的文化和經(jīng)營理念，體現(xiàn)專業(yè)、正式的特點。-審核流程：公文起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要從公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行把關(guān)。初審?fù)ㄟ^后，提交至行政管理部門進(jìn)行復(fù)審。行政管理部門重點審核公文的格式是否符合規(guī)范、語言表達(dá)是否通順、排版是否合理等。對于涉及多個部門的公文，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽審核，確保公文內(nèi)容得到各相關(guān)部門的認(rèn)可和支持。2.印制申請與審批-申請?zhí)峤唬航?jīng)審核通過的公文，由公文起草部門填寫《公文印制申請表》，詳細(xì)注明公文名稱、文號、印制數(shù)量、緊急程度、分發(fā)范圍等信息，并將申請表與公文電子文檔一并提交至行政管理部門。-審批流程：行政管理部門收到印制申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。對于常規(guī)公文，由行政管理部門負(fù)責(zé)人直接審批；對于涉及重要事項、緊急情況或印制數(shù)量較大的公文，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政管理部門根據(jù)審批意見安排公文印制工作。3.印制實施-內(nèi)部印制：對于一些簡單、常規(guī)的公文，若公司內(nèi)部具備印制條件，行政管理部門可安排公司內(nèi)部的文印室進(jìn)行印制。文印室工作人員在接到印制任務(wù)后，應(yīng)按照公文印制規(guī)范和要求進(jìn)行排版、印刷、裝訂等工作。在印制過程中，要嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保公文的字跡清晰、頁面整潔、裝訂牢固。-外部委托印制：對于一些專業(yè)性較強、印制要求較高或公司內(nèi)部無法完成的公文印制任務(wù)，行政管理部門應(yīng)選擇合格的外部印制供應(yīng)商進(jìn)行委托印制。在委托印制前，行政管理部門需與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的委托印制合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括印制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、保密要求等。供應(yīng)商在印制過程中，應(yīng)定期向行政管理部門反饋印制進(jìn)度，行政管理部門要對印制質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保符合要求。4.校對與簽收-校對工作：公文印制完成后，無論是內(nèi)部印制還是外部委托印制，都需進(jìn)行嚴(yán)格的校對。校對工作由公文起草部門負(fù)責(zé)，可安排專人或多人交叉校對，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。校對過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給印制部門或供應(yīng)商進(jìn)行修改，直至公文質(zhì)量符合要求。-簽收流程：校對無誤的公文，由公文起草部門指定專人負(fù)責(zé)簽收。簽收人要仔細(xì)核對公文的數(shù)量、質(zhì)量等信息，確認(rèn)無誤后在《公文簽收單》上簽字。對于外部委托印制的公文，簽收人還需檢查包裝是否完好，如有問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)獲得關(guān)于公文印制管理的培訓(xùn)與指導(dǎo)，以提高自身在公文起草、審核等方面的能力。行政管理部門和信息技術(shù)部門應(yīng)定期組織相關(guān)培訓(xùn)活動，為員工提供必要的技術(shù)支持和知識講解。-員工對公文印制過程中存在的問題或不合理之處，有權(quán)提出意見和建議。公司應(yīng)建立暢通的溝通渠道，鼓勵員工積極參與公文印制管理的改進(jìn)工作，對于合理的建議給予采納和獎勵。-在符合公司規(guī)定的情況下，員工有權(quán)根據(jù)工作需要申請印制相關(guān)公文，公司應(yīng)及時、合理地安排印制工作，保障員工的工作需求。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照公司規(guī)定的公文格式和內(nèi)容要求起草、審核公文，確保公文質(zhì)量。嚴(yán)格遵守公文印制的流程和規(guī)范，不得擅自簡化或變更流程，影響公文印制工作的正常進(jìn)行。-員工在公文印制過程中，要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的公文，不得泄露給無關(guān)人員。妥善保管公文電子文檔和紙質(zhì)文件，防止丟失、損壞或被篡改。-積極配合行政管理部門和其他相關(guān)部門完成公文印制工作，如按時提交公文、參與校對、簽收等環(huán)節(jié)，不得拖延或推諉責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政管理部門作為公文印制管理的監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)對公文印制的全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對各部門的公文起草、審核情況進(jìn)行抽查，檢查公文質(zhì)量是否符合要求，流程是否規(guī)范。對內(nèi)部文印室和外部印制供應(yīng)商的工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查印制質(zhì)量、交貨時間等是否符合合同約定。-建立內(nèi)部監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對公文印制過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫剟?，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。-定期對公文印制管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，收集各部門和員工的反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)，不斷完善公文印制管理工作。2.考核機制-將公文印制管理工作納入員工績效考核體系。對在公文起草、審核、校對等工作中表現(xiàn)出色，公文質(zhì)量高、工作效率快的員工給予適當(dāng)?shù)目冃Ъ臃趾酮剟?；對因工作失誤導(dǎo)致公文出現(xiàn)錯誤、延誤印制等情況的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予績效扣分、警告等處罰。-對各部門的公文印制管理工作進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括公文質(zhì)量合格率、印制任務(wù)按時完成率、流程規(guī)范執(zhí)行情況等。對于考核優(yōu)秀的部門，公司將給予一定的表彰和獎勵；對于考核不達(dá)標(biāo)的部門，要求限期整改，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評。-對外部印制供應(yīng)商的考核。根據(jù)委托印制合同的約定，對供應(yīng)商的印制質(zhì)量、交貨時間、服務(wù)態(tài)度等方面進(jìn)行定期考核。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司將優(yōu)先考慮繼續(xù)合作；對于存在嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系，并追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜，由行政管