餐飲公司文件管理規(guī)章

一、總則1.目的：為加強餐飲公司文件管理，確保文件的有效收集、整理、存儲、傳遞、使用和銷毀，提高公司運營效率，保障信息的準(zhǔn)確性和安全性，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)：依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實際運營需求制定本規(guī)章。3.原則：遵循分類清晰、規(guī)范有序、安全保密、高效便捷的原則，確保文件管理工作服務(wù)于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略。二、適用范圍本規(guī)章適用于餐飲公司全體員工，包括總部及各門店的所有在職人員。涉及公司文件管理相關(guān)事宜，均按照本規(guī)章執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負責(zé)制定和完善公司文件管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌公司各類文件的收集、整理、歸檔和保管工作，建立公司文件檔案庫。-負責(zé)文件的對外傳遞和對內(nèi)分發(fā)，確保文件及時、準(zhǔn)確地送達相關(guān)人員。-對各部門文件管理工作進行指導(dǎo)和檢查，定期組織文件管理培訓(xùn)。2.各部門-負責(zé)本部門文件的起草、審核、編號、打印、用印等工作。-按照規(guī)定將本部門產(chǎn)生的有保存價值的文件及時移交行政部門歸檔。-負責(zé)本部門文件的日常管理，包括文件的整理、保管和使用，確保文件的完整性和安全性。3.門店-參照公司總部和所在區(qū)域管理要求，做好門店文件的收集、整理、保管和傳遞工作。-及時向總部反饋門店運營過程中產(chǎn)生的重要文件信息。四、管理內(nèi)容與流程1.文件分類-行政文件：包括公司各類規(guī)章制度、通知、報告、會議紀(jì)要、人事文件等。-業(yè)務(wù)文件：涉及餐飲業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議、訂單、采購文件、食品安全文件等。-財務(wù)文件：財務(wù)報表、預(yù)算報告、費用報銷單、稅務(wù)文件等。-文化宣傳文件：公司宣傳資料、活動策劃文件、企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)文件等。2.文件起草與審核-文件起草應(yīng)明確主題、目的、內(nèi)容和格式要求，語言簡潔、準(zhǔn)確、規(guī)范。-起草完成后，由起草人所在部門負責(zé)人進行初審，審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、合法性以及與公司政策的一致性。-重要文件需經(jīng)相關(guān)部門會簽審核，涉及重大決策的文件還需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件編號與排版-行政部門負責(zé)制定文件編號規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。-文件排版應(yīng)符合公司規(guī)定的格式要求，包括字體、字號、行距、頁邊距等，以保證文件的規(guī)范性和美觀性。4.文件用印-公司印章由行政部門專人保管，嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程。-用印前需填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、用印原因、用印次數(shù)等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可蓋章。-印章管理人員應(yīng)對用印情況進行詳細登記，確保用印記錄可追溯。5.文件傳遞-內(nèi)部傳遞：重要文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式傳遞，確保及時送達相關(guān)人員。緊急文件可采用口頭通知與書面文件相結(jié)合的方式傳遞。-外部傳遞：涉及與供應(yīng)商、客戶等外部單位的文件傳遞，根據(jù)文件性質(zhì)和緊急程度，可選擇郵寄、專人送達或電子傳輸?shù)确绞?。傳遞過程中要確保文件的安全和保密。6.文件歸檔-各部門應(yīng)定期將本部門需要歸檔的文件整理后移交行政部門，一般為每月或每季度進行一次集中歸檔。-行政部門按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件進行整理、編號、編目，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和檢索。-歸檔文件應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，防止文件損壞、丟失或泄密。7.文件借閱與使用-公司員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理人員審批后，方可借閱。-借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還文件。-檔案管理人員應(yīng)對文件借閱情況進行登記，定期檢查借閱文件的歸還情況。8.文件銷毀-對于已過保管期限或無保存價值的文件，由行政部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。-銷毀文件應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。-銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定借閱和使用與工作相關(guān)的文件，以支持工作開展。-對文件管理工作提出意見和建議，促進文件管理工作的改進和完善。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司文件管理的各項規(guī)章制度，不得違規(guī)操作。-妥善保管經(jīng)手的文件，防止文件丟失、損壞或泄密。-積極配合行政部門的文件管理工作，按時完成文件的移交、歸檔等任務(wù)。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門文件管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的整理、歸檔、借閱、保管等方面。-設(shè)立文件管理監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的給予一定獎勵。2.考核機制-將文件管理工作納入員工績效考核體系，對文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予適當(dāng)獎勵，如績效加分、榮譽證書等。-對違反文件管理規(guī)定的行為進行扣分處理，情節(jié)嚴(yán)重的給予警告、罰款、降職降薪等處罰，造成重大損失的依法追究法律責(zé)任。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：-未按時完成文件歸檔任務(wù)的，每次扣績效分[X]分。-擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借文件的，視情節(jié)輕重扣績效分[X]-[X]分，造成嚴(yán)重后果的另行處理。-因保管不善導(dǎo)致文件丟失、損壞的，根據(jù)文件重要程度