企業(yè)合同管理制度與審查工具使用指南引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的核心工具。規(guī)范的合同管理制度和科學(xué)的審查流程，能夠有效降低履約糾紛、保障企業(yè)合法權(quán)益。本指南旨在為企業(yè)提供一套系統(tǒng)化的合同管理操作框架及標(biāo)準(zhǔn)化審查工具，涵蓋合同全生命周期管理要點(diǎn)、實(shí)操步驟、模板表格及風(fēng)險(xiǎn)控制建議，助力企業(yè)建立科學(xué)、高效的合同管理體系。一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用主體范圍本制度適用于各類企業(yè)（含有限責(zé)任公司、股份有限公司、合伙企業(yè)等）的合同管理活動(dòng)，涵蓋企業(yè)內(nèi)部各部門（如采購(gòu)部、銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）及外部合作方（供應(yīng)商、客戶、服務(wù)商、員工等）之間的各類合同關(guān)系。（二）適用合同類型本制度適用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中常見(jiàn)的各類合同，但不限于：買賣合同：原材料采購(gòu)、產(chǎn)品銷售、設(shè)備采購(gòu)等；服務(wù)合同：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、加工承攬、物流運(yùn)輸?shù)?；勞?dòng)合同：?jiǎn)T工錄用、崗位協(xié)議、保密協(xié)議等；租賃合同：廠房租賃、設(shè)備租賃、辦公室租賃等；合作開(kāi)發(fā)合同：技術(shù)合作、項(xiàng)目聯(lián)合開(kāi)發(fā)等；其他合同：保密協(xié)議、擔(dān)保合同、廣告合同等。（三）核心應(yīng)用場(chǎng)景日常合同管理：規(guī)范合同起草、審批、簽署、履行、歸檔全流程，保證管理閉環(huán)；風(fēng)險(xiǎn)控制：通過(guò)事前審查、事中監(jiān)控、事后評(píng)估，識(shí)別并規(guī)避合同主體、條款、履約等風(fēng)險(xiǎn)；合規(guī)管理：保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；效率提升：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化模板和流程，減少重復(fù)勞動(dòng)，縮短合同審批周期。二、合同管理全流程操作步驟合同管理需遵循“需求發(fā)起—起草—評(píng)審—簽署—履行—?dú)w檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任部門、操作內(nèi)容及輸出成果（一）合同需求發(fā)起：明確交易背景與核心訴求責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)原材料、銷售產(chǎn)品、提供服務(wù)），填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)表1），明確以下核心信息：合同相對(duì)方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）；合同標(biāo)的（貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容等）；合同金額（含單價(jià)、總價(jià)、幣種）及支付方式；履行期限、地點(diǎn)、方式；雙方主要權(quán)利義務(wù)（如交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、違約責(zé)任等）；特殊要求（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，保證符合企業(yè)戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。（二）合同起草：基于模板構(gòu)建條款框架責(zé)任部門：法務(wù)部（或指定起草部門，如業(yè)務(wù)部門自行起草需經(jīng)法務(wù)審核）操作內(nèi)容：起草人根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》，選擇對(duì)應(yīng)類型的《標(biāo)準(zhǔn)合同模板》（見(jiàn)表2），結(jié)合交易細(xì)節(jié)調(diào)整條款，保證：合同要素完整（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等）；條款表述清晰無(wú)歧義，避免“盡量”“力爭(zhēng)”等模糊用語(yǔ)；權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免單方加重企業(yè)責(zé)任或排除對(duì)方主要義務(wù)。涉及專業(yè)技術(shù)條款（如設(shè)備參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)），需業(yè)務(wù)部門提供書面說(shuō)明并作為附件。輸出成果：合同草案（含附件）、《合同需求申請(qǐng)表》。（三）合同評(píng)審：多維度審查風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)性責(zé)任部門：法務(wù)部（牽頭）、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部（視合同重要性參與）操作內(nèi)容：形式審查：法務(wù)部檢查合同文本完整性（簽字頁(yè)、附件是否齊全）、編號(hào)規(guī)范性（按“年份-部門-序號(hào)”規(guī)則編號(hào)，如“2024-采-001”）。實(shí)質(zhì)審查：法務(wù)審查：重點(diǎn)審查主體資格（對(duì)方是否為合法注冊(cè)主體、是否具備履約資質(zhì)）、條款合法性（如違約責(zé)任是否符合《民法典》規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)）；財(cái)務(wù)審查：財(cái)務(wù)部審核金額準(zhǔn)確性、支付方式與企業(yè)資金政策匹配度、稅費(fèi)承擔(dān)條款；業(yè)務(wù)審查：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)標(biāo)的、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否符合實(shí)際需求。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，各審查部門在《合同評(píng)審表》（見(jiàn)表3）中簽署意見(jiàn)；存在爭(zhēng)議的，由法務(wù)部組織協(xié)調(diào)，達(dá)成一致后修改草案。輸出成果：《合同評(píng)審表》（各審查部門簽字）、修訂版合同草案。（四）合同簽署：授權(quán)審批與用章管理責(zé)任部門：總經(jīng)理辦公室（或指定用章部門）、法務(wù)部操作內(nèi)容：審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性，分級(jí)審批（示例）：金額≤10萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)負(fù)責(zé)人審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管副總+法務(wù)負(fù)責(zé)人審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理+董事會(huì)（如需）審批。簽署用章：審批通過(guò)后，由法務(wù)部核對(duì)合同文本與審批意見(jiàn)一致，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁用空白合同章或個(gè)人章）；騎縫章需覆蓋合同連接處，防止拆換。簽署份數(shù)：合同至少一式三份（企業(yè)留存、對(duì)方留存、財(cái)務(wù)備案），重要合同可增加公證備案份。輸出成果：正式合同文本（簽署版）、《合同用章審批單》。（五）合同履行：動(dòng)態(tài)監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（履約主體）、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部操作內(nèi)容：履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)表4），按節(jié)點(diǎn)記錄履行情況（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款進(jìn)度），對(duì)逾期未履行或存在履約風(fēng)險(xiǎn)的，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取補(bǔ)救措施（如發(fā)催告函、協(xié)商變更合同）。付款管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的支付節(jié)點(diǎn)，審核業(yè)務(wù)部門提交的《付款申請(qǐng)表》（附驗(yàn)收證明、發(fā)票等憑證），保證付款與履約進(jìn)度匹配，避免超付或早付。糾紛處理：發(fā)生履約糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門第一時(shí)間收集證據(jù)（書面函件、驗(yàn)收記錄、溝通記錄等），法務(wù)部評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)，制定解決方案（協(xié)商、仲裁、訴訟）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《付款申請(qǐng)表》、糾紛處理報(bào)告。（六）合同歸檔：系統(tǒng)化存儲(chǔ)與查詢責(zé)任部門：檔案管理部門（或行政部）、法務(wù)部操作內(nèi)容：歸檔范圍：正式合同文本、評(píng)審記錄、簽署審批單、履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、函件、驗(yàn)收證明等全部材料。歸檔要求：電子歸檔：掃描合同文本及附件，按“合同編號(hào)-名稱-簽署日期”命名，存儲(chǔ)至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置查詢權(quán)限；紙質(zhì)歸檔：將材料裝入檔案袋，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、歸檔日期，存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲。查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部批準(zhǔn)，查閱人登記《合同查閱登記表》（見(jiàn)表5），嚴(yán)禁復(fù)制或外傳涉密內(nèi)容。輸出成果：電子檔案及紙質(zhì)檔案、查閱記錄。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板與審查工具清單（一）合同需求申請(qǐng)表（表1）項(xiàng)目?jī)?nèi)容說(shuō)明填寫示例合同名稱簡(jiǎn)明概括合同核心內(nèi)容，如“設(shè)備采購(gòu)合同”2024年辦公電腦采購(gòu)合同需求部門提出需求的業(yè)務(wù)部門采購(gòu)部合同相對(duì)方對(duì)方單位全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式科技有限公司；91110108；；138合同標(biāo)的貨物名稱/型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容/范圍聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本電腦；20臺(tái)合同金額含稅總價(jià)（大寫+小寫）、幣種人民幣壹拾伍萬(wàn)元整（￥150,000.00）履行期限交貨/服務(wù)開(kāi)始時(shí)間至結(jié)束時(shí)間2024年6月30日前交付，驗(yàn)收合格后付款特殊要求保密條款、質(zhì)保期、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等質(zhì)保期2年；免費(fèi)上門維修附件清單需作為合同組成部分的技術(shù)參數(shù)、圖紙等《設(shè)備技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書》1份部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字+日期同意，，2024-05-20（二）標(biāo)準(zhǔn)合同模板（以“采購(gòu)合同”為例，表2節(jié)選核心條款）采購(gòu)合同合同編號(hào)：2024-采-001甲方（采購(gòu)方）：有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：91110108法定代表人：地址：市區(qū)路號(hào)乙方（供應(yīng)商）：科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：91110109法定代表人：地址：市區(qū)路號(hào)第一條合同標(biāo)的1.1貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)及金額：貨物名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）辦公電腦ThinkPadX1Carbon臺(tái)207,500150,0001.2質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及乙方提供的技術(shù)參數(shù)（詳見(jiàn)附件1）。第二條交貨及驗(yàn)收2.1交貨時(shí)間：2024年6月30日前；2.2交貨地點(diǎn)：甲方倉(cāng)庫(kù)（市區(qū)路號(hào)）；2.3驗(yàn)收：甲方收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收合格單》。第三條付款方式3.1合同簽訂后7個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付預(yù)付款30%（￥45,000.00）；3.2驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日內(nèi)，支付至合同總價(jià)的95%（￥142,500.00）；3.3剩余5%（￥7,500.00）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后10日內(nèi)支付。第四條違約責(zé)任4.1逾期交貨：每逾期1日，按逾期金額的0.05%支付違約金；逾期超過(guò)15日，甲方有權(quán)解除合同。4.2質(zhì)量問(wèn)題：驗(yàn)收不合格的，乙方應(yīng)在7日內(nèi)更換合格貨物，否則甲方解除合同并要求賠償損失。爭(zhēng)議解決：因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：有限公司乙方（蓋章）：科技有限公司法定代表人（簽字）：法定代表人（簽字）：日期：2024年5月25日日期：2024年5月25日（三）合同評(píng)審表（表3）合同編號(hào)2024-采-001合同名稱辦公電腦采購(gòu)合同評(píng)審環(huán)節(jié)審查部門審查意見(jiàn)簽字/日期形式審查法務(wù)部合同要素完整，編號(hào)規(guī)范，附件齊全趙六，2024-05-22主體資格審查法務(wù)部乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效，經(jīng)營(yíng)范圍含計(jì)算機(jī)銷售趙六，2024-05-22合法性審查法務(wù)部違約責(zé)任條款符合《民法典》，爭(zhēng)議解決約定明確趙六，2024-05-22金額及支付審查財(cái)務(wù)部金額準(zhǔn)確，支付節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度匹配，無(wú)資金風(fēng)險(xiǎn)周七，2024-05-23業(yè)務(wù)需求匹配審查采購(gòu)部標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合采購(gòu)需求，2024-05-23評(píng)審結(jié)論□同意簽署□修改后重新評(píng)審□不同意簽署同意簽署法務(wù)負(fù)責(zé)人：趙六，2024-05-24（四）合同履行跟蹤表（表4）合同編號(hào)2024-采-001合同名稱辦公電腦采購(gòu)合同履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間履約狀態(tài)乙方備貨2024-06-152024-06-14已完成貨物送達(dá)2024-06-302024-06-30已完成驗(yàn)收2024-07-032024-07-02已完成預(yù)付款支付2024-05-312024-05-30已完成尾款支付2024-07-12-待支付（五）合同查閱登記表（表5）查閱日期查閱人所在部門合同編號(hào)合同名稱查閱目的審批人歸還日期2024-05-25王明財(cái)務(wù)部2024-采-001辦公電腦采購(gòu)合同付款憑證核對(duì)周七2024-05-252024-05-26劉芳審計(jì)部2024-銷-002產(chǎn)品銷售合同年度審計(jì)趙八2024-05-26四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)把合作方“準(zhǔn)入關(guān)”審查范圍：簽約方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時(shí)）；涉及特殊行業(yè)的，需提供資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑施工資質(zhì)等）。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對(duì)方是否被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄或嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單，避免與無(wú)履約能力的主體合作。（二）條款風(fēng)險(xiǎn)：杜絕“模糊條款”與“霸王條款”核心條款明確化：標(biāo)的：需寫明名稱、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)等，避免“同類產(chǎn)品”等模糊表述；履行期限：約定具體日期或“收到預(yù)付款后X日內(nèi)”，避免“盡快”“適時(shí)”等不確定性表述；違約責(zé)任：明確違約金計(jì)算方式（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)約定。格式條款提示義務(wù)：若使用企業(yè)單方制定的格式合同，需提示對(duì)方注意免除或限制企業(yè)責(zé)任的條款（如“最終解釋權(quán)歸企業(yè)所有”），否則該條款可能被認(rèn)定無(wú)效。（三）印章管理風(fēng)險(xiǎn)：防范“用章失控”專人專管：合同專用章由行政部門指定專人保管，用章需經(jīng)《合同用章審批單》（含合同編號(hào)、名稱、金額、審批人簽字）審批，嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋印章。用章核對(duì)：用章前需核對(duì)合同文本與審批單內(nèi)容一致，保證簽署頁(yè)無(wú)修改（如有修改需雙方蓋章或簽字確認(rèn)）。（四）履約監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)：避免“重簽署、輕管理”動(dòng)態(tài)跟蹤：業(yè)務(wù)部門每月更新《合同履行跟蹤表》，對(duì)逾期履約、質(zhì)量瑕疵等問(wèn)題，及時(shí)發(fā)《履約催告函》（書面形式），并保留送達(dá)證據(jù)（如快遞簽收回執(zhí)）。證據(jù)留存：履行過(guò)程中的重要文件（如驗(yàn)收單、溝通函件、會(huì)議紀(jì)要）需書面化并由雙