水利公司文件借閱登記細則

一、總則1.目的為加強公司文件管理，規(guī)范文件借閱登記流程，確保文件的安全、完整與有效利用，特制定本細則。2.依據(jù)根據(jù)公司整體管理制度以及水利行業(yè)相關規(guī)范，結(jié)合公司實際運營需求制定本細則。3.原則遵循嚴格審批、規(guī)范登記、按時歸還、確保安全的原則，保障公司文件信息的有序流轉(zhuǎn)與合理使用。二、適用范圍本細則適用于水利公司全體員工。對于涉及外部客戶借閱公司文件的情況，需經(jīng)公司高層特別批準后，參照本細則執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部門-負責文件借閱登記制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行。-設立專門的文件借閱登記管理崗位，負責文件借閱申請的受理、登記、跟蹤與催還。-定期對文件借閱情況進行統(tǒng)計分析，向公司管理層匯報。2.文件保管部門-負責本部門所保管文件的借閱申請初審工作，確認借閱需求的合理性與必要性。-協(xié)助行政部門做好文件借閱過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，確保文件及時出借與收回。3.借閱人-負責按照規(guī)定填寫文件借閱申請表，說明借閱目的、借閱期限等信息。-嚴格遵守文件借閱規(guī)定，妥善保管借閱文件，按時歸還。四、管理內(nèi)容與流程1.文件借閱申請-員工因工作需要借閱文件時，需填寫《文件借閱申請表》，詳細注明借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱文件名稱、文號、借閱目的、預計歸還日期等信息。-將填寫完整的申請表提交至所在部門負責人進行審批，部門負責人應根據(jù)工作實際需求，判斷借閱申請的合理性，并簽署審批意見。-對于涉及重要機密或關鍵業(yè)務的文件，需經(jīng)公司分管領導審批同意后方可進入下一步流程。2.借閱登記-行政部門文件借閱登記管理崗位收到經(jīng)審批通過的申請表后，對借閱信息進行詳細登記，包括借閱日期、申請表編號、借閱人信息、文件信息等。-在文件上粘貼借閱標識，注明借閱人及借閱期限等信息，同時將文件借閱信息錄入公司文件管理系統(tǒng)，以便實時跟蹤查詢。3.文件借閱-行政部門根據(jù)登記信息，將文件交付給借閱人，并要求借閱人在《文件借閱登記表》上簽字確認收到文件。-借閱人應在收到文件后仔細檢查文件的完整性與準確性，如有問題及時與行政部門或文件保管部門溝通。4.文件歸還-借閱人應在預計歸還日期前將文件歸還至行政部門。歸還時，行政部門文件借閱登記管理崗位人員應檢查文件的完整性、是否有損壞或丟失等情況。-確認文件無誤后，在《文件借閱登記表》上記錄歸還日期，并在公司文件管理系統(tǒng)中進行相應操作，核銷借閱記錄。-如借閱人因特殊原因無法按時歸還文件，應提前向行政部門提出續(xù)借申請，填寫《文件續(xù)借申請表》，經(jīng)原審批人同意后，辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限一般不超過原借閱期限。5.逾期處理-對于逾期未歸還文件且未辦理續(xù)借手續(xù)的借閱人，行政部門將發(fā)出催還通知，提醒借閱人盡快歸還文件。-若催還后仍未及時歸還，行政部門將暫停該借閱人其他文件的借閱申請，并視情節(jié)輕重，按照公司相關規(guī)定進行處理。五、權(quán)利與義務1.借閱人權(quán)利-有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請借閱公司相關文件。-在借閱期限內(nèi)，有權(quán)合理使用借閱文件，但需遵守公司保密規(guī)定。2.借閱人義務-嚴格遵守本細則規(guī)定的文件借閱登記流程，如實填寫申請信息，不得提供虛假資料。-妥善保管借閱文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、摘抄、傳播文件內(nèi)容，確保文件安全。-按時歸還借閱文件，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。3.行政部門權(quán)利-有權(quán)對文件借閱申請進行審核，拒絕不合理的借閱申請。-有權(quán)對文件借閱情況進行監(jiān)督檢查，對違反規(guī)定的行為進行糾正與處理。4.行政部門義務-為員工提供文件借閱登記相關的咨詢服務，解答疑問。-確保文件借閱登記工作的規(guī)范、高效進行，保障員工正常的文件借閱需求。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對文件借閱登記情況進行自查，檢查借閱流程是否規(guī)范、登記信息是否準確完整、文件是否按時歸還等。-公司內(nèi)部審計部門不定期對文件借閱登記工作進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-鼓勵員工對文件借閱過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報信息進行核實處理，并對舉報人進行保密與適當獎勵。2.考核機制-將文件借閱登記情況納入員工績效考核體系，對于嚴格遵守規(guī)定、積極配合工作的員工，在績效考核中給予適當加分；對于違反規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重扣除相應的績效分數(shù)。-對文件保管部門和行政部門的文件借閱管理工作進行考核，考核指標包括文件借閱流程的執(zhí)行情況、文件歸還率、員工滿意度等，考核結(jié)果與部門績效掛鉤。七、附則1.本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未