建筑公司辦公用品采購管理辦法

一、總則1.目的為加強本建筑公司辦公用品采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高辦公用品使用效率，保障公司日常辦公的順利進行，特制定本辦法。2.依據(jù)本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的整體發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化與經(jīng)營理念制定。公司秉持“質(zhì)量至上、成本可控、高效服務(wù)”的經(jīng)營理念，致力于為員工創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的建筑服務(wù)，辦公用品采購管理辦法需與這一理念相契合。3.目標(biāo)通過科學(xué)合理的采購管理，確保辦公用品供應(yīng)的及時性、質(zhì)量的可靠性，同時實現(xiàn)采購成本的有效控制，提升公司經(jīng)濟效益。在采購過程中注重社會效益，優(yōu)先選擇環(huán)保、可持續(xù)的辦公用品，展現(xiàn)公司的社會責(zé)任感。二、適用范圍本辦法適用于建筑公司全體員工。公司各部門及下屬分支機構(gòu)在辦公用品采購活動中，均應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-負責(zé)制定辦公用品采購計劃，依據(jù)公司各部門需求預(yù)測和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。-建立和維護合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保所采購辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。-組織采購談判、簽訂采購合同，在保證質(zhì)量的前提下，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款，降低采購成本。-跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時到貨，并組織驗收工作，對不合格產(chǎn)品及時處理。2.需求部門-定期提出辦公用品需求計劃，詳細說明所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保需求的準確性和合理性。-協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估，提供使用反饋和質(zhì)量意見，參與驗收工作，確保所采購辦公用品符合實際使用要求。3.財務(wù)部門-負責(zé)審核辦公用品采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。-對采購合同進行財務(wù)審核，監(jiān)督采購款項的支付，防范財務(wù)風(fēng)險。-定期對辦公用品采購成本進行分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.行政部門-負責(zé)辦公用品的庫存管理，建立庫存臺賬，定期盤點，確保庫存數(shù)量準確。-制定辦公用品的發(fā)放制度，按照規(guī)定向員工發(fā)放辦公用品，做好領(lǐng)用登記工作，提高辦公用品的使用效率。-收集員工對辦公用品的使用反饋，及時向采購部門和其他相關(guān)部門溝通，以便對采購工作進行調(diào)整和改進。四、管理內(nèi)容與流程1.需求申報-各部門每月末根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并說明需求原因。-將申請表提交部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人根據(jù)本部門工作實際和預(yù)算情況進行審批，確保需求合理且在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購計劃制定-采購部門收集各部門的需求申請表后，結(jié)合庫存情況進行匯總分析。對于庫存充足的辦公用品，暫不列入采購計劃；對于庫存不足或無庫存且有需求的辦公用品，制定詳細的采購計劃。-采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、預(yù)計采購金額、采購時間等內(nèi)容，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)從整體預(yù)算和公司發(fā)展需求等方面進行審核，批準后采購計劃方可實施。3.供應(yīng)商選擇與管理-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進行分類管理。-定期對供應(yīng)商進行評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機會，對不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰。-與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等條款，確保采購活動有法可依、有章可循。4.采購實施-采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細注明采購產(chǎn)品的各項信息，確保與合同條款一致。-采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進度和發(fā)貨安排。如出現(xiàn)延誤或其他問題，及時協(xié)調(diào)解決，確保按時到貨。5.驗收與入庫-辦公用品到貨后，采購部門組織需求部門、行政部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。-驗收人員根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準進行檢驗，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進行更換、補貨或其他處理措施。-驗收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，行政部門將其存入倉庫，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、數(shù)量、規(guī)格等信息。6.發(fā)放與使用-員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準進行發(fā)放，并做好領(lǐng)用登記。-各部門應(yīng)加強對員工使用辦公用品的管理，倡導(dǎo)節(jié)約使用，避免浪費。鼓勵員工對可重復(fù)使用的辦公用品進行回收利用，如紙張雙面打印、筆芯更換等。7.庫存管理-行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。每月末編制庫存報表，反映庫存數(shù)量、金額、出入庫情況等信息，提交采購部門和財務(wù)部門。-根據(jù)庫存情況和采購周期，設(shè)定安全庫存水平。當(dāng)庫存低于安全庫存時，及時通知采購部門進行補貨，確保辦公用品的正常供應(yīng)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)根據(jù)工作需要申請領(lǐng)取必要的辦公用品，以保障工作的順利開展。對于不符合使用要求的辦公用品，有權(quán)向行政部門提出更換或改進建議。-義務(wù)：員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費和損壞。不得將辦公用品挪作私用，離職時應(yīng)按照規(guī)定歸還所領(lǐng)用的尚未使用完的辦公用品。2.部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：各部門有權(quán)根據(jù)本部門工作實際提出辦公用品需求，并參與采購過程中的供應(yīng)商評估和驗收工作，以確保所采購辦公用品符合本部門使用要求。-義務(wù)：各部門應(yīng)按時提交辦公用品需求計劃，嚴格控制本部門辦公用品的使用量，協(xié)助行政部門做好庫存管理和回收利用工作。3.采購部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：采購部門有權(quán)自主選擇合格供應(yīng)商，進行采購談判和簽訂合同，以確保采購工作的順利進行。有權(quán)要求需求部門提供準確的需求信息，以便制定合理的采購計劃。-義務(wù)：采購部門應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的采購流程和標(biāo)準進行采購活動，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量和價格合理。及時跟進采購訂單的執(zhí)行情況，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，對采購結(jié)果負責(zé)。4.財務(wù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：財務(wù)部門有權(quán)審核辦公用品采購預(yù)算和合同，監(jiān)督采購款項的支付，對不合理的采購行為提出意見和建議。-義務(wù)：財務(wù)部門應(yīng)及時提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門進行成本分析，共同做好采購成本控制工作。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司內(nèi)部審計部門定期對辦公用品采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、采購成本的控制效果等方面。-建立員工監(jiān)督舉報制度，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的員工，給予一定的獎勵。-采購部門定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.考核機制-建立辦公用品采購績效考核指標(biāo)體系，對采購部門、需求部門、行政部門等相關(guān)部門和人員進行考核?？己酥笜?biāo)包括采購成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、庫存管理、員工滿意度等方面。-采購部門的考核重點在于采購成本降低率、供應(yīng)商滿意度、采購計劃完成率等指標(biāo)；需求部門的考核重點在于需求申報的準確性、辦公用品使用效率等指標(biāo)；行政部門的考核重點在于庫存管理水平、辦公用品發(fā)放的及時性和準確性等指標(biāo)。-根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未達到考核要求的部門和個人進行督促整改，情節(jié)嚴