建筑公司保險(xiǎn)合同管理辦法

一、總則本建筑公司合同管理辦法旨在加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，促進(jìn)公司持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。本辦法依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況制定。公司秉持“誠(chéng)信為本、質(zhì)量至上、合作共贏”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，在合同管理中貫徹扁平化管理理念，力求高效、透明地處理各項(xiàng)合同事務(wù)。公司在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，注重社會(huì)效益，積極履行社會(huì)責(zé)任，確保合同的履行符合社會(huì)公共利益和安全生產(chǎn)要求。二、適用范圍本辦法適用于公司全體員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類合同的管理，包括但不限于工程承包合同、物資采購(gòu)合同、勞務(wù)分包合同、設(shè)備租賃合同等。同時(shí)，本辦法也適用于與公司簽訂合同的所有客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.公司管理層公司總經(jīng)理對(duì)合同管理工作負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題，確保合同管理工作符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)理念。副總經(jīng)理協(xié)助總經(jīng)理開展合同管理工作，按照分工對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)合同進(jìn)行審核和監(jiān)督執(zhí)行。2.合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，作為公司合同管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度、流程；組織合同的評(píng)審、簽訂、編號(hào)、歸檔等工作；監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛；定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、洽談；起草合同文本；組織本部門內(nèi)部對(duì)合同的審核；負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)反饋合同履行中的問(wèn)題；協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛等工作。4.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行法律審核，提供法律咨詢服務(wù)；參與重大合同的談判；處理合同糾紛案件，維護(hù)公司合法權(quán)益；對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行法律監(jiān)督，確保合同管理活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。5.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等；按照合同約定進(jìn)行款項(xiàng)收付和財(cái)務(wù)核算；協(xié)助合同管理部門監(jiān)督合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。四、管理內(nèi)容與流程1.合同的訂立-項(xiàng)目調(diào)研與洽談：業(yè)務(wù)部門在接到合同項(xiàng)目后，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，了解客戶的基本情況、信用狀況、項(xiàng)目背景等信息。與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目要求、價(jià)格、付款方式等關(guān)鍵條款。-合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確，符合法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。對(duì)于格式合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體項(xiàng)目情況進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充。-合同評(píng)審：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織本部門內(nèi)部審核，重點(diǎn)審核合同條款與業(yè)務(wù)需求的一致性、可行性。審核通過(guò)后，將合同文本提交合同管理部門。合同管理部門組織法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)條款的合理性，其他部門根據(jù)各自職責(zé)提出專業(yè)意見。評(píng)審過(guò)程中，各部門應(yīng)填寫評(píng)審意見表，對(duì)合同提出修改建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)評(píng)審意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，再次提交評(píng)審，直至通過(guò)。-合同簽訂：合同評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由業(yè)務(wù)部門按照公司規(guī)定的審批流程，將合同提交公司管理層審批。經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并注明簽訂日期。2.合同的履行-合同交底：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、施工人員等詳細(xì)介紹合同的主要條款、項(xiàng)目要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度計(jì)劃、付款方式等內(nèi)容，確保相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)。-履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展、質(zhì)量狀況、付款情況等信息。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向合同管理部門報(bào)告。合同管理部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和記錄，定期匯總分析，向公司管理層匯報(bào)。-變更與解除：合同履行過(guò)程中，如因客觀原因需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，并起草變更或解除合同的協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同訂立的流程進(jìn)行評(píng)審、審批和簽訂。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更或解除合同的情況及時(shí)通知相關(guān)部門，并做好記錄和資料歸檔工作。3.合同的結(jié)算與支付-結(jié)算申請(qǐng)：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)向客戶提交結(jié)算申請(qǐng)。結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)包括結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、已付款項(xiàng)、未付款項(xiàng)等內(nèi)容，并附上相關(guān)的結(jié)算資料，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。-結(jié)算審核：財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核對(duì)結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的合規(guī)性等。如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門將結(jié)算申請(qǐng)?zhí)峤还竟芾韺訉徟?款項(xiàng)支付：經(jīng)公司管理層審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。對(duì)于客戶逾期付款的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通催款，并按照合同約定收取逾期利息。4.合同的歸檔與保管-歸檔要求：合同簽訂、履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本、評(píng)審意見、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、結(jié)算資料等相關(guān)文件整理齊全，移交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和管理。-保管期限：合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要合同的保管期限為合同履行完畢后10年，其他合同的保管期限為5年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的合同檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司的權(quán)利-要求客戶按照合同約定履行義務(wù)，包括支付款項(xiàng)、提供相關(guān)資料、配合項(xiàng)目實(shí)施等。-對(duì)客戶的履約情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為，有權(quán)要求客戶承擔(dān)違約責(zé)任，采取補(bǔ)救措施或賠償損失。-在合同履行過(guò)程中，有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況提出合理的變更要求，但應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行協(xié)商和處理。2.公司的義務(wù)-按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，包括按時(shí)完成項(xiàng)目任務(wù)、提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)、保證工程質(zhì)量和安全等。-對(duì)客戶提供的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密，不得泄露給第三方。-在合同履行過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，反饋?lái)?xiàng)目進(jìn)展情況，解答客戶的疑問(wèn)，處理客戶的合理訴求。3.員工的權(quán)利-員工有權(quán)了解與所負(fù)責(zé)合同相關(guān)的信息，包括合同條款、項(xiàng)目要求、工作任務(wù)等。-員工有權(quán)對(duì)合同管理工作提出意見和建議，參與公司合同管理制度的制定和完善。-對(duì)于因履行合同而產(chǎn)生的合理費(fèi)用，員工有權(quán)按照公司規(guī)定報(bào)銷。4.員工的義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求處理合同事務(wù)。-認(rèn)真履行與合同相關(guān)的工作職責(zé)，確保合同的順利履行。如因個(gè)人原因?qū)е潞贤男谐霈F(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-保守公司商業(yè)秘密和合同涉及的客戶信息，不得擅自對(duì)外披露。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-合同管理部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行情況、檔案管理等方面。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，督促業(yè)務(wù)部門限期整改。-法務(wù)部門對(duì)公司合同管理活動(dòng)進(jìn)行法律監(jiān)督，定期開展法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)合同管理中的法律問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)和處理。-財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。-公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同的經(jīng)濟(jì)效益等，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行糾正，并向公司管理層報(bào)告。2.考核機(jī)制-建立合同管理績(jī)效考核制度，將合同管理工作納入員工績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、履行率、糾紛發(fā)生率、經(jīng)濟(jì)效益等方面。-對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。如合同按時(shí)履行率高、為公司節(jié)約成本、成功處理重大合同糾紛等情況，可根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)在合同管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤導(dǎo)致公司損失的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、附則1.本辦法由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。2.本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施。公司原有合