加工公司記錄保管管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強公司記錄保管工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保公司各類記錄的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和可追溯性，充分發(fā)揮記錄在公司運營、決策支持、合規(guī)管理等方面的作用，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實際運營需求和管理理念制定。3.宗旨秉持公司“質(zhì)量至上、客戶為本、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的經(jīng)營理念，通過有效的記錄保管管理，保障公司業(yè)務(wù)活動的順利開展，提升公司的管理水平和綜合競爭力，同時兼顧社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的平衡發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于加工公司全體員工以及涉及公司記錄保管相關(guān)工作的外部合作伙伴和客戶（在涉及與其相關(guān)記錄的情況下）。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.記錄保管管理小組成立以行政主管為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的記錄保管管理小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司記錄保管工作，制定和審核相關(guān)制度與流程，協(xié)調(diào)解決記錄保管過程中的重大問題。2.行政部門作為記錄保管工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善記錄保管的具體操作規(guī)范；組織開展記錄的收集、整理、歸檔、存儲和銷毀等工作；對各部門記錄保管工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)公司重要記錄的集中保管。3.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生記錄的及時收集、初步整理和定期移交；確保本部門記錄的真實性、準(zhǔn)確性和完整性；協(xié)助行政部門開展與本部門記錄相關(guān)的管理工作。4.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為記錄保管工作提供信息技術(shù)支持，包括記錄管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級；保障電子記錄的安全存儲、備份和有效檢索；協(xié)助行政部門制定電子記錄的保管和處置策略。四、管理內(nèi)容與流程1.記錄的分類與編號（1）根據(jù)記錄的來源、性質(zhì)和用途，對公司記錄進(jìn)行分類，如行政記錄、財務(wù)記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量記錄、銷售記錄、人力資源記錄等。（2）為每類記錄編制唯一的編號規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性、唯一性和可識別性，便于記錄的檢索和管理。2.記錄的收集（1）各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門記錄的收集工作，確保記錄的及時收集，避免記錄的散失和遺漏。（2）記錄收集的范圍應(yīng)涵蓋與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各類文件、報表、合同、協(xié)議、信函、圖表、照片、音頻視頻等資料。3.記錄的整理（1）收集到的記錄應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)信息，補齊必要內(nèi)容，確保記錄的完整性和規(guī)范性。（2）按照分類和編號規(guī)則，對記錄進(jìn)行分類整理，并編制相應(yīng)的目錄清單，注明記錄的名稱、編號、日期、來源、保管期限等關(guān)鍵信息。4.記錄的歸檔（1）各部門應(yīng)定期將整理好的記錄移交行政部門進(jìn)行歸檔。歸檔時間一般為每月末或每季度末，具體時間由行政部門統(tǒng)一規(guī)定。（2）行政部門接收歸檔記錄后，應(yīng)按照預(yù)先設(shè)定的存儲方式和位置進(jìn)行存放，確保記錄的存放有序，便于查找和管理。5.記錄的存儲（1）記錄存儲應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式相結(jié)合，互為備份，以確保記錄的安全性和可獲取性。（2）紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施；電子記錄應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲。6.記錄的檢索與利用（1）建立完善的記錄檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)記錄的索引目錄和電子記錄的檢索數(shù)據(jù)庫，方便員工快速準(zhǔn)確地查找所需記錄。（2）員工因工作需要查閱記錄時，應(yīng)按照規(guī)定的流程填寫查閱申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)制、刪除記錄。7.記錄的保管期限（1）根據(jù)法律法規(guī)要求、公司業(yè)務(wù)需求和記錄的重要程度，確定各類記錄的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）和長期（5年以上）。（2）行政部門應(yīng)定期對記錄的保管期限進(jìn)行檢查和清理，對已超過保管期限且無保存價值的記錄，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。8.記錄的銷毀（1）對于需要銷毀的記錄，行政部門應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)記錄保管管理小組審核批準(zhǔn)后實施銷毀。（2）銷毀方式應(yīng)確保記錄信息無法恢復(fù)，對于紙質(zhì)記錄可采用粉碎、焚燒等方式，電子記錄應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲設(shè)備。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)按照規(guī)定的流程查閱與工作相關(guān)的記錄，以獲取必要的信息支持工作開展。（2）對于記錄保管工作中存在的問題，員工有權(quán)提出意見和建議，公司應(yīng)予以重視并及時反饋處理結(jié)果。2.員工義務(wù)（1）員工有義務(wù)按照公司規(guī)定及時收集、整理和移交本崗位工作中產(chǎn)生的記錄，確保記錄的真實、準(zhǔn)確和完整。（2）在記錄查閱、使用過程中，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露記錄中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容。3.公司權(quán)利（1）公司有權(quán)對員工記錄保管工作的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對于違反規(guī)定的行為有權(quán)進(jìn)行糾正和處理。（2）公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，調(diào)整記錄保管的制度、流程和要求。4.公司義務(wù)（1）公司應(yīng)為員工記錄保管工作提供必要的資源支持，包括培訓(xùn)、設(shè)備、存儲空間等。（2）公司應(yīng)保護(hù)員工在記錄保管工作中的合法權(quán)益，對于因履行記錄保管義務(wù)而受到不公正對待的員工，應(yīng)給予公正處理。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制（1）行政部門定期對各部門記錄保管工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的收集、整理、歸檔、存儲、檢索等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（2）內(nèi)部審計部門不定期對公司記錄保管工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查記錄保管制度的執(zhí)行情況、記錄的真實性和完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核機制（1）將記錄保管工作納入員工績效考核體系，對在記錄保管工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、表彰等。?）對于違反記錄保管規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、罰款、解除勞動合同等。處罰措施應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，以起到警示作用。