項(xiàng)目三編校與批量制作Word文檔辦公自動(dòng)化技術(shù)（Windows10+Office2016+AI）（微課版）（第4版）新形態(tài)立體化精品系列教材任務(wù)一編排“畢業(yè)論文”文檔2內(nèi)容導(dǎo)航一、任務(wù)描述二、相關(guān)知識(shí)（一）認(rèn)識(shí)分隔符

（四）頁眉和頁腳設(shè)置（二）頁面設(shè)置

（五）目錄與封面設(shè)置（三）樣式應(yīng)用

三、任務(wù)實(shí)施（一）設(shè)置頁面大小

（四）設(shè)置頁眉和頁腳（二）應(yīng)用樣式排版文檔

（五）制作目錄（三）利用分頁符控制頁面內(nèi)容（六）制作文檔封面任務(wù)二審?！皠?chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)

課后練習(xí)任務(wù)三批量制作“藝術(shù)節(jié)邀請(qǐng)函”文檔一、任務(wù)描述畢業(yè)論文的篇幅一般較長，對(duì)于較長篇幅的文檔，需要進(jìn)行合理編排，本任務(wù)中米拉將在Word2016中編排畢業(yè)論文文檔，包括設(shè)置頁面大小、應(yīng)用樣式排版文檔、利用分頁符控制頁面內(nèi)容，以及設(shè)置頁眉和頁腳、制作目錄和制作文檔封面等。分隔符的作用是控制文檔內(nèi)容在頁面中的顯示位置。Word2016提供若干分隔符，在【布局】/【頁面設(shè)置】組中單擊”分隔符“按鈕，在打開的下拉列表中可選擇需要的分隔符。?分頁符?換行符?分欄符?分節(jié)符（一）認(rèn)識(shí)分隔符二、相關(guān)知識(shí)頁面設(shè)置主要是指對(duì)紙張大小、紙張方向和頁邊距等進(jìn)行設(shè)置。Word2016默認(rèn)的紙張大小為A4（21厘米×29.7厘米），紙張方向?yàn)榭v向，頁邊距為普通模式（“上”“下”頁邊距為2.54厘米，“左”“右”頁邊距為3.18厘米）。根據(jù)需要，可在【布局】/【頁面設(shè)置】組中單擊相應(yīng)按鈕進(jìn)行修改。（二）頁面設(shè)置二、相關(guān)知識(shí)?設(shè)置紙張大小?設(shè)置紙張方向?設(shè)置頁邊距樣式是預(yù)設(shè)了一定格式的對(duì)象，為文本或段落應(yīng)用樣式，可以快速設(shè)置文檔內(nèi)容。Word2016提供豐富的內(nèi)置樣式，包括標(biāo)題、副標(biāo)題、正文、強(qiáng)調(diào)、引用等，用戶在制作、編輯文檔時(shí)可以在【開始】/【樣式】組中的“樣式”下拉列表中直接選擇應(yīng)用，并且為文本或段落應(yīng)用內(nèi)置樣式后，還可以更改樣式。（三）樣式應(yīng)用二、相關(guān)知識(shí)頁眉和頁腳一般指的是文檔上方和下方的區(qū)域，在這些區(qū)域里可以添加一些輔助內(nèi)容，如文檔名稱、頁碼等，使讀者可以更加全面地了解文檔情況。在【頁眉和頁腳工具】/【頁眉】組中單擊“頁眉”按鈕

，在打開的下拉列表中可選擇內(nèi)置的頁眉樣式；在【頁眉和頁腳工具】/【頁腳】組中單擊“頁腳”按鈕

，在打開的下拉列表中可選擇內(nèi)置的頁腳樣式。（四）頁眉和頁腳設(shè)置二、相關(guān)知識(shí)長文檔往往需要插入目錄，以方便讀者更好地了解和定位文檔的內(nèi)容。封面則是文檔的第一頁，讀者打開文檔時(shí)，會(huì)先看到封面，為長文檔設(shè)置一個(gè)體現(xiàn)文檔主題的封面可以提高讀者的閱讀興趣。如左圖所示。（五）目錄與封面設(shè)置二、相關(guān)知識(shí)三、任務(wù)實(shí)施畢業(yè)論文通常需要打印出來裝訂成冊(cè)，因此可將左側(cè)頁邊距設(shè)置得更大一些，如將默認(rèn)的“3.18厘米”更改為“4厘米”，同時(shí)將上側(cè)的頁邊距設(shè)置得更大一些，用于突出顯示頁眉內(nèi)容，如將默認(rèn)的“2.54厘米”更改為“3厘米”，具體操作如下。（一）設(shè)置頁面大小1.頁面頁邊距的默認(rèn)效果2.自定義頁邊距3.更改頁邊距后的效果三、任務(wù)實(shí)施為畢業(yè)論文文檔中的“摘要”“降低企業(yè)成本途徑分析”“參考書目”段落文本應(yīng)用修改后的“標(biāo)題1”樣式；為“一、加強(qiáng)資金預(yù)算管理”“二、節(jié)約原材料，減少能源消耗”“三、強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，推行全面質(zhì)量管理工作”“四、合理使用機(jī)器設(shè)備，提高生產(chǎn)設(shè)備使用率”“五、實(shí)行多勞多得的勞動(dòng)制度，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率”段落文本應(yīng)用修改后的“標(biāo)題2”樣式，具體操作如下。（二）應(yīng)用樣式排版文檔1.應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式2.修改“標(biāo)題1”樣式的字體格式三、任務(wù)實(shí)施（二）應(yīng)用樣式排版文檔3.應(yīng)用修改后的“標(biāo)題1”樣式的效果5應(yīng)用修改后的“標(biāo)題2”樣式的效果4.應(yīng)用“標(biāo)題2”樣式三、任務(wù)實(shí)施分頁符可以用于控制文檔內(nèi)容的分頁，從而實(shí)現(xiàn)按需求調(diào)整頁面。下面在畢業(yè)論文文檔中插分頁符，具體操作如下。（三）利用分頁符控制頁面內(nèi)容1.在“降低企業(yè)成本途徑分析”文本前插入分頁符2.在“參考書目”文本前插入分頁符3.分頁效果三、任務(wù)實(shí)施利用分頁符控制頁面內(nèi)容后，繼續(xù)為畢業(yè)論文文檔設(shè)置頁眉和頁腳。其中，頁眉內(nèi)容為論文標(biāo)題“降低企業(yè)成本途徑分析”，頁腳內(nèi)容為頁碼，具體操作如下。（四）設(shè)置頁眉和頁腳1.設(shè)置頁眉的效果2.應(yīng)用“信號(hào)燈”頁腳樣式3.設(shè)置文本顏色三、任務(wù)實(shí)施為畢業(yè)論文文檔制作目錄，引用“標(biāo)題1”“標(biāo)題2”兩級(jí)標(biāo)題，具體操作如下。（五）制作目錄1.選擇“自定義目錄”選項(xiàng)2.設(shè)置目錄“顯示級(jí)別”3.更新目錄頁碼三、任務(wù)實(shí)施完成文檔的目錄制作后，最后根據(jù)Word2016內(nèi)置的封面樣式為畢業(yè)論文文檔制作封面，具體操作如下。（六）制作文檔封面1.?插入“懷舊”封面2.刪除頁眉中的橫線3.封面的最終效果任務(wù)一編排“畢業(yè)論文”文檔16內(nèi)容導(dǎo)航一、任務(wù)描述二、相關(guān)知識(shí)（一）認(rèn)識(shí)文檔視圖

（三）使用批注（二）拼寫和語法檢查

（四）修訂文檔

三、任務(wù)實(shí)施（一）通過大綱視圖調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)

（二）添加批注（三）使用“拼寫和語法”功能修訂文檔項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)

課后練習(xí)任務(wù)三批量制作“藝術(shù)節(jié)邀請(qǐng)函”文檔任務(wù)二審?！皠?chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔一、任務(wù)描述公司需要對(duì)一份創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書進(jìn)行審校，米拉將對(duì)該創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書進(jìn)行初審，對(duì)其中明顯的錯(cuò)誤進(jìn)行修改和調(diào)整，對(duì)有疑問的地方進(jìn)行批注，然后交由老洪復(fù)審。本任務(wù)主要涉及通過大綱視圖調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)、添加批注、使用”拼寫和語法“功能修訂文檔等操作。二、相關(guān)知識(shí)為滿足不同用戶的文檔編輯需求，Word2016提供多種視圖模式供用戶使用。在【視圖】/【視圖】組中單擊相應(yīng)的視圖按鈕即可在不同視圖之間切換，各視圖說明如下。（一）認(rèn)識(shí)文檔視圖?頁面視圖?閱讀視圖?Web版式視圖?大綱視圖?草稿在一定范圍內(nèi)，Word2016的“拼寫和語法”功能能夠自動(dòng)檢查文字的拼寫和語法錯(cuò)誤，便于用戶及時(shí)糾正。文檔中字符下方出現(xiàn)紅色或藍(lán)色的波浪線，就表示W(wǎng)ord2016認(rèn)為這些字符出現(xiàn)了拼寫或語法錯(cuò)誤，因此，當(dāng)文檔中出現(xiàn)錯(cuò)誤標(biāo)識(shí)時(shí)，需要及時(shí)檢查并糾正錯(cuò)誤。在文檔中進(jìn)行拼寫和語法檢查的方法是：在【審閱】/【校對(duì)】組中單擊“拼寫和語法”按鈕

，若檢查出可能存在的錯(cuò)誤，文字內(nèi)容呈被選擇狀態(tài)，右側(cè)打開的窗格中顯示說明信息，確認(rèn)錯(cuò)誤的，進(jìn)行修改，如果認(rèn)為是正確的，則單擊“忽略”按鈕，繼續(xù)檢查，直至完成對(duì)所有可能存在的錯(cuò)誤的檢查。（二）拼寫和語法檢查二、相關(guān)知識(shí)批注是用戶審閱文檔時(shí)常用的工具。在文檔中添加批注，輸入具體的批注內(nèi)容，這樣將審閱后的文檔轉(zhuǎn)發(fā)給他人瀏覽時(shí)，其就能通過批注了解審閱者對(duì)該文檔的相關(guān)意見和建議。在文檔中插入批注的方法為：選擇需要添加批注的文本或在段落中單擊定位文本插入點(diǎn)，在【審閱】/【批注】組中單擊“插入批注”按鈕，然后在批注框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容。如下圖所示。（三）使用批注二、相關(guān)知識(shí)審閱文檔時(shí)，如果審閱者要直接在文檔中修改內(nèi)容，一般會(huì)在修訂狀態(tài)下進(jìn)行，因?yàn)閃ord2016會(huì)自動(dòng)跟蹤對(duì)文檔進(jìn)行的所有修改，同時(shí)也可以標(biāo)記出文檔的修改位置。因此，采用這種方法一方面可以方便他人查看審閱者對(duì)文檔的修改，另一方面也可以方便他人拒絕或接受審閱者對(duì)文檔進(jìn)行的修改。如下圖所示。（四）修訂文檔二、相關(guān)知識(shí)三、任務(wù)實(shí)施用戶在審閱篇幅較長的文檔時(shí)，需注意各級(jí)標(biāo)題的級(jí)別和文檔內(nèi)容的順序是否正確。下面通過大綱視圖調(diào)整“創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔結(jié)構(gòu)，一是將“三、推廣”標(biāo)題級(jí)別設(shè)置為“1級(jí)”，二是調(diào)整“八、運(yùn)營策略”部分在文中的順序，具體操作如下。（一）通過大綱視圖調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)1.選擇”1級(jí)“選項(xiàng)3.調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)后的效果2.調(diào)整標(biāo)題級(jí)別三、任務(wù)實(shí)施下面在“創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔中添加批注，對(duì)需要補(bǔ)充和更改的內(nèi)容進(jìn)行批注，具體操作如下。（二）添加批注1.新建批注（1）4.輸入批注內(nèi)容（2）3.新建批注（2）2.輸入批注內(nèi)容（1）三、任務(wù)實(shí)施下面在“創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔中進(jìn)入修訂狀態(tài)，使用“拼寫和語法”功能檢查文檔的拼寫和語法錯(cuò)誤，并對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行修改，具體操作如下。（三）使用“拼寫和語法”功能修訂文檔1.進(jìn)入修訂狀態(tài)2.檢查出第一處錯(cuò)誤三、任務(wù)實(shí)施（三）使用“拼寫和語法”功能修訂文檔3.將“末”修改為“未”4.將“擅?！毙薷臑椤吧瞄L”5.將“場”修改為“市場”任務(wù)一編排“畢業(yè)論文”文檔26內(nèi)容導(dǎo)航一、任務(wù)描述二、相關(guān)知識(shí)（一）郵件合并方式（二）合并域與Next域的區(qū)別

三、任務(wù)實(shí)施（一）導(dǎo)入數(shù)據(jù)源

（三）預(yù)覽合并效果（二）插入合并域

（四）合并文檔項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)

課后練習(xí)任務(wù)二審?！皠?chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔任務(wù)三批量制作“藝術(shù)節(jié)邀請(qǐng)函”文檔一、任務(wù)描述為促進(jìn)員工之間的互動(dòng)，營造一個(gè)多元化和具有包容性的工作環(huán)境，以及提升品牌形象、體現(xiàn)公司社會(huì)責(zé)任感，吸引潛在客戶的關(guān)注，公司將舉辦一場藝術(shù)節(jié)活動(dòng)。在活動(dòng)開始之前，需要給來參加藝術(shù)節(jié)的嘉賓發(fā)送邀請(qǐng)函，于是老洪安排米拉根據(jù)提供的邀請(qǐng)名單制作相應(yīng)嘉賓的邀請(qǐng)函。由于這些邀請(qǐng)函的主體內(nèi)容相同，所以米拉將通過Word2016的郵件合并功能批量制作邀請(qǐng)函。簡單地說，郵件合并是用于批量制作賀卡、信件、工資條、成績單等的高級(jí)工具。當(dāng)創(chuàng)建一組除特定元素外內(nèi)容相同的文檔時(shí)，可以使用郵件合并功能。Word2016提供多種郵件合并方式，各合并方式的作用如下。（一）郵件合并方式二、相關(guān)知識(shí)合并到新文檔：將合并內(nèi)容輸出到新文檔中，且每條數(shù)據(jù)單獨(dú)顯示在一頁。合并到打印機(jī)：將合并內(nèi)容輸出到打印機(jī)中進(jìn)行打印。合并到電子郵件：將合并內(nèi)容通過電子郵件批量發(fā)送。在郵件合并文檔中既可以插入合并域，也可以插入Next域。其中，插入合并域是指插入收件人列表中的域，也就是收件人列表中的字段，只有插入合并域后，才能將文檔中需要變化的內(nèi)容與收件人列表中的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，從而實(shí)現(xiàn)批量制作。執(zhí)行郵件合并操作后，每一條記錄單獨(dú)顯示在一頁，當(dāng)需要在同一頁中顯示多條記錄時(shí)，就需要插入Next域來解決郵件合并中的換頁問題，如果一頁中要顯示n行，則需要插入n-1個(gè)Next域?？傊?，使用郵件合并功能批量制作文檔時(shí)，可以有Next域，也可以沒有Next域，但不能沒有合并域。（二）合并域與Next域的區(qū)別二、相關(guān)知識(shí)三、任務(wù)實(shí)施“藝術(shù)節(jié)邀請(qǐng)函”文檔的收件人數(shù)據(jù)可能來自不同的途徑。Word2016支持多種格式的數(shù)據(jù)源，如Excel電子表格、Access數(shù)據(jù)庫、文本文檔等，下面在素材文檔中導(dǎo)入Excel電子表格中的數(shù)據(jù)源，具體操作如下。（一）導(dǎo)入數(shù)據(jù)源1.選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)4.“郵件”選項(xiàng)卡中部分按鈕被激活3.單擊“確定”按鈕2.選擇數(shù)據(jù)源文件三、任務(wù)實(shí)施在文檔中導(dǎo)入數(shù)據(jù)源后，可以通過插入合并域?qū)⑽臋n與導(dǎo)入的數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)起來，這是批量制作文檔的關(guān)鍵，具體操作如下。（二）插入合并域1.插入合并域2.插入“稱謂”域的效果三、任務(wù)實(shí)施插入合并域后，預(yù)覽合并效果查看插入合并域的結(jié)果是否正確，具體操作如下。（三）預(yù)覽合并效果1.單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕2.顯示第二條記錄三、任務(wù)實(shí)施預(yù)覽完所有邀請(qǐng)函的效果并確認(rèn)郵件合并的內(nèi)容無誤后，選擇“合并到新文檔”合并方式，根據(jù)每位收件人生成單獨(dú)的一頁邀請(qǐng)函內(nèi)容，具體操作如下。（四）合并文檔1.選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)2.單擊“全部”單選項(xiàng)并單擊“確定”按鈕任務(wù)一編排“畢業(yè)論文”文檔34內(nèi)容導(dǎo)航實(shí)訓(xùn)一編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔實(shí)訓(xùn)二批量制作名片課后練習(xí)任務(wù)二審?！皠?chuàng)業(yè)計(jì)劃書”文檔任務(wù)三批量制作“藝術(shù)節(jié)邀請(qǐng)函”文檔項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)

實(shí)訓(xùn)一編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔【實(shí)訓(xùn)要求】“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔參考效果（部分）在Word2016中編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔，要求文檔的格式統(tǒng)一、層次分明、美觀大方，并修訂文檔的錯(cuò)誤內(nèi)容。本實(shí)訓(xùn)制作完成后的文檔的參考效果如右圖所示。實(shí)訓(xùn)一編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔【實(shí)訓(xùn)思路】【步驟提示】首先編輯文本的字體和段落格式，包括設(shè)置文檔標(biāo)題的字體格式和正文段落的縮進(jìn)，為各級(jí)標(biāo)題應(yīng)用標(biāo)題樣式，為正文添加編號(hào)；然后編輯頁眉、頁腳，插入封面和目錄；最后在修訂狀態(tài)下修改文本內(nèi)容并添加批注。（1）打開素材文檔（配套資源:\素材文件\項(xiàng)目三\大學(xué)生日常行為規(guī)范.docx），選擇全部文內(nèi)容，將字體設(shè)置為“方正精品楷體簡體、四號(hào)”，段落設(shè)置為“首行縮進(jìn)、2字符”。（2）將文檔標(biāo)題“大學(xué)生日常行為規(guī)范”的字體設(shè)置為“方正粗宋簡體、一號(hào)”，段落設(shè)置為“居中”對(duì)齊，“無”縮進(jìn)。（3）為“第一章

總則”“第二章

思想表現(xiàn)”“第三章

日常規(guī)范”“第四章

附則”應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式，然后修改“標(biāo)題1”樣式，其中字體設(shè)置為“方正大標(biāo)宋簡體、二號(hào)、取消加粗”，段落設(shè)置為“無”縮進(jìn)，“居中”對(duì)齊，段前和段后的間距均為“0.5行”。實(shí)訓(xùn)一編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔【步驟提示】（4）為“第三章

日常規(guī)范”標(biāo)題下方的“第一節(jié)

校園規(guī)范”“第二節(jié)

教室規(guī)范”“第三節(jié)

圖書館規(guī)范”“第四節(jié)

會(huì)議規(guī)范”“第五節(jié)

宿舍規(guī)范”“第六節(jié)

就餐規(guī)范”“第七節(jié)

網(wǎng)絡(luò)規(guī)范”“第八節(jié)

校外活動(dòng)規(guī)范”文本應(yīng)用“標(biāo)題2”樣式，然后修改“標(biāo)題2”樣式，其中字體設(shè)置為“方正蘭亭細(xì)黑簡體、三號(hào)、加粗”，段落設(shè)置為“無”縮進(jìn)，“居中”對(duì)齊，段前和段后的間距均為“0.3行”。（5）將文本插入點(diǎn)定位到“第一章

總則”下方的第一個(gè)段落中，在【開始】/【段落】組中單擊“編號(hào)”按鈕

右側(cè)的下拉按鈕

，在打開的下拉列表中選擇“定義新編號(hào)格式”選項(xiàng)，打開“定義新編號(hào)格式”對(duì)話框，在“編號(hào)樣式”下拉列表框中選擇“一，二，三（簡）...”選項(xiàng)，將“編號(hào)格式”設(shè)置為“第一條”，其字體為“方正精品楷體簡體、四號(hào)、加粗”。實(shí)訓(xùn)一編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔【步驟提示】（6）利用格式刷將標(biāo)題外的文本應(yīng)用“第一條

第二條

第三條”編號(hào)樣式，然后選擇編號(hào)，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“調(diào)整列表縮進(jìn)”，打開“調(diào)整列表縮進(jìn)量”對(duì)話框，將“編號(hào)位置”設(shè)置為“0厘米”，將“文本縮進(jìn)”設(shè)置為“2.2厘米”，再將每個(gè)標(biāo)題下段落的編號(hào)設(shè)置為重新從一開始。（7）編輯頁眉，輸入“大學(xué)生日常行為規(guī)范”，將字體設(shè)置為“方正精品楷體簡體、小五”，段落設(shè)置為“左對(duì)齊”；插入“邊線型”內(nèi)容頁腳樣式。（8）插入“切片（深色）”內(nèi)置封面，在標(biāo)題文本框中輸入“大學(xué)生日常行為規(guī)范”，將字體設(shè)置為“方正琥珀簡體、小初”；在“副標(biāo)題”文本框中輸入“××大學(xué)”，將字體設(shè)置為“方正粗宋簡體、二號(hào)”。實(shí)訓(xùn)一編排與修訂“大學(xué)生日常行為規(guī)范”文檔【步驟提示】（9）將文本插入點(diǎn)定位至文檔標(biāo)題“大學(xué)生日常行為規(guī)范”的左側(cè)，插入分頁符。（10）將文本插入點(diǎn)定位至第2頁，輸入“目

錄”文本，字體設(shè)置為“方正粗宋簡體、一號(hào)”，按【Enter】鍵切換至下一行，然后插入自定義目錄，設(shè)置“顯示級(jí)別”為“3”，然后將目錄內(nèi)容的字體格式設(shè)置為“方正大標(biāo)宋簡體、小四”。（11）進(jìn)入修訂狀態(tài)，通過“拼音與語法”功能檢查文檔中的拼音與語法錯(cuò)誤，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改，包括將“況課”修改為“曠課”，將“真實(shí)友好”修改為“誠實(shí)友好”。（12）添加批注，批注內(nèi)容為“‘第八節(jié)

校外活動(dòng)規(guī)范’第一條內(nèi)容不完整”。實(shí)訓(xùn)二批量制作名片【實(shí)訓(xùn)要求】名片合并文檔”參考效果在Word2016中根據(jù)提供的“名片.docx”素材文檔和員工名單（配套資源:\素材文件\項(xiàng)目三\名片.docx、員工名單.txt）批量制作統(tǒng)一樣式的名片。本實(shí)訓(xùn)制作完成后