采購流程管理規(guī)范及操作手冊1.總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)采購行為，優(yōu)化采購流程，提高采購效率，降低采購成本，控制采購風(fēng)險（包括合規(guī)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)風(fēng)險等），保障企業(yè)利益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國政府采購法》（如有涉及）及企業(yè)內(nèi)部管理制度，制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有部門的采購活動，涵蓋物資采購（原材料、設(shè)備、辦公用品等）、服務(wù)采購（咨詢、物流、維修等）、工程采購（建筑、安裝等）三大類。1.3基本原則1.合規(guī)性：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，杜絕違規(guī)操作（如暗箱操作、受賄等）。2.性價比最優(yōu)：在保證質(zhì)量、服務(wù)的前提下，選擇成本最低的采購方案。3.公開透明：采購流程、供應(yīng)商選擇、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等信息公開（涉及商業(yè)秘密的除外）。4.權(quán)責(zé)分明：明確需求部門、采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)方的職責(zé)，避免推諉。5.持續(xù)改進(jìn)：定期評估采購流程，優(yōu)化環(huán)節(jié)，提高效率。2.采購流程概述2.1采購分類分類維度具體類型采購標(biāo)的物資采購（原材料、設(shè)備）、服務(wù)采購（咨詢、物流）、工程采購（建筑、安裝）采購金額小額采購（低于企業(yè)規(guī)定閾值）、大額采購（高于企業(yè)規(guī)定閾值）采購方式競爭性采購（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判）、單一來源采購2.2總體流程框架需求提出→需求審批→預(yù)算審核→供應(yīng)商選擇→采購實施→合同簽訂→執(zhí)行跟蹤→驗收→付款→文檔歸檔3.具體流程操作規(guī)范3.1需求提出與審批3.1.1需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》（模板見附件1），內(nèi)容需具體、明確（避免模糊描述），包括：采購標(biāo)的：名稱、規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（服務(wù)類需明確服務(wù)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)）；數(shù)量與單位：如“10臺”“500公斤”；質(zhì)量要求：如“符合GB/TXXXX-2020標(biāo)準(zhǔn)”“故障率≤1%/年”；交付要求：時間（如“2024年X月X日前”）、地點（如“企業(yè)倉庫”）、方式（如“送貨上門”）；預(yù)算金額：含稅費、運輸費等附加費用；用途說明：關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)項目或部門需求（如“生產(chǎn)車間設(shè)備更新”）。3.1.2需求審批1.部門負(fù)責(zé)人審核：審核需求的必要性（是否為業(yè)務(wù)必需）、合理性（規(guī)格/數(shù)量是否符合實際需求），簽署意見后提交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門預(yù)算審核：依據(jù)《預(yù)算管理制度》，審核預(yù)算是否在年度/季度批準(zhǔn)預(yù)算范圍內(nèi)，確認(rèn)預(yù)算可用性，簽署預(yù)算審核意見。3.需求終審：預(yù)算審核通過后，需求提交采購部門納入采購計劃；若預(yù)算超支，需由需求部門重新調(diào)整需求或申請追加預(yù)算（參照《預(yù)算管理制度》）。3.2預(yù)算審核與下達(dá)財務(wù)部門根據(jù)需求審批結(jié)果，下達(dá)《預(yù)算審批通知書》（模板見附件2），明確預(yù)算金額、使用范圍及有效期。采購部門需在預(yù)算范圍內(nèi)開展采購活動，超預(yù)算部分需重新走預(yù)算審批流程。3.3供應(yīng)商選擇與評估3.3.1供應(yīng)商準(zhǔn)入供應(yīng)商需提供以下資料（復(fù)印件需加蓋公章）：1.營業(yè)執(zhí)照（三證合一）；2.相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO9001認(rèn)證、行業(yè)許可證）；3.近1年財務(wù)報表（或?qū)徲媹蟾妫?.信用報告（如“天眼查”“企查查”截圖）；5.產(chǎn)品/服務(wù)案例（如過往合作合同、客戶評價）。采購部門對資料進(jìn)行初步審核，符合條件的納入《供應(yīng)商庫》（動態(tài)更新）。3.3.2供應(yīng)商評估評估周期：每年至少1次（重大項目可增加評估頻次）。評估指標(biāo)（定量+定性）：維度指標(biāo)示例質(zhì)量產(chǎn)品合格率、退貨率、投訴率價格價格競爭力（與市場均價對比）、調(diào)價頻率交付交付準(zhǔn)時率、響應(yīng)速度（緊急訂單處理時間）服務(wù)售后服務(wù)態(tài)度、問題解決效率合規(guī)性資質(zhì)有效性、合同履約率評估結(jié)果：分為優(yōu)秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分）。不合格供應(yīng)商需限期整改，整改未通過的從供應(yīng)商庫中剔除。3.4采購方式確定與實施3.4.1采購方式選擇采購方式適用場景公開招標(biāo)大額采購（超過企業(yè)規(guī)定閾值）、標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品/服務(wù)、供應(yīng)商數(shù)量較多邀請招標(biāo)大額采購、有特定資質(zhì)要求、供應(yīng)商數(shù)量較少競爭性談判緊急采購（如設(shè)備故障搶修）、需求不明確（需供應(yīng)商提供解決方案）、供應(yīng)商數(shù)量較少單一來源唯一供應(yīng)商（如專利產(chǎn)品、獨家代理）、不可替代的服務(wù)（如原有系統(tǒng)升級）3.4.2采購實施公開招標(biāo)：1.編制招標(biāo)文件（含招標(biāo)公告、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款）；2.在企業(yè)官網(wǎng)或第三方平臺發(fā)布招標(biāo)公告（不少于規(guī)定期限）；3.接收投標(biāo)文件，組織評標(biāo)委員會（由采購、技術(shù)、財務(wù)、法務(wù)等人員組成）評標(biāo)；4.確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)布中標(biāo)公告。競爭性談判：1.邀請3家及以上符合條件的供應(yīng)商；2.明確談判內(nèi)容（如價格、質(zhì)量、交付時間）；3.進(jìn)行多輪談判，記錄談判過程（模板見附件3）；4.確定成交供應(yīng)商。3.5合同簽訂與審批3.5.1合同起草使用企業(yè)統(tǒng)一合同模板（避免使用供應(yīng)商模板），內(nèi)容需包括：1.雙方主體信息（名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人）；2.采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；3.價款與支付方式（金額、幣種、付款時間、發(fā)票要求）；4.交付條款（時間、地點、運輸方式、保險）；5.違約責(zé)任（延遲交付、質(zhì)量不合格的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；6.爭議解決（仲裁或訴訟，優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院）；7.保密條款（如供應(yīng)商需對企業(yè)信息保密）；8.不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化的處理）。3.5.2合同審批1.采購部門審核：確認(rèn)合同內(nèi)容與采購需求一致；2.法務(wù)部門審核：審核條款的合法性（如違約責(zé)任是否符合法律規(guī)定）、完整性（是否遺漏關(guān)鍵條款）；3.財務(wù)部門審核：審核價款與支付方式的合理性（如價格是否在預(yù)算范圍內(nèi)）、合規(guī)性（如發(fā)票類型是否符合稅務(wù)要求）；4.總經(jīng)理審批：對重大合同（如金額超過規(guī)定閾值）進(jìn)行終審。3.5.3合同簽訂審批通過后，雙方簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章），合同生效。采購部門需將合同原件提交檔案部門歸檔，復(fù)印件發(fā)送需求部門、財務(wù)部門。3.6采購執(zhí)行與跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)/備貨情況，每周至少1次與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)交付進(jìn)度。若供應(yīng)商延遲交付，需及時發(fā)出《整改通知書》（模板見附件4），要求其說明原因并制定補救措施；情節(jié)嚴(yán)重的，可依據(jù)合同追究違約責(zé)任。3.7驗收與入庫3.7.1驗收準(zhǔn)備需求部門、質(zhì)量部門、采購部門組成驗收小組（3人及以上），準(zhǔn)備驗收資料（合同、需求申請表、供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件）。3.7.2驗收實施驗收標(biāo)準(zhǔn)：以合同約定和需求說明書為準(zhǔn)，包括：1.數(shù)量驗收：核對貨物數(shù)量與合同一致；2.質(zhì)量驗收：檢查外觀、規(guī)格、性能（如設(shè)備開機(jī)測試、原材料抽樣檢測）；3.資料驗收：核對供應(yīng)商提供的發(fā)票、合格證、說明書等資料是否齊全。3.7.3驗收結(jié)果處理合格：填寫《驗收報告》（模板見附件5），由驗收小組簽字確認(rèn)，辦理入庫手續(xù)（倉庫開具《入庫單》）。不合格：填寫《不合格品處理單》（模板見附件6），注明不合格原因（如質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量短缺），要求供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)退換貨或賠償；若供應(yīng)商拒絕處理，可依據(jù)合同追究違約責(zé)任。3.8付款與結(jié)算3.8.1付款條件付款需滿足以下條件：1.驗收合格（《驗收報告》簽字確認(rèn)）；2.供應(yīng)商提供合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票，抬頭、內(nèi)容與合同一致）；3.合同約定的付款時間到期。3.8.2付款流程1.采購部門填寫《付款申請表》（模板見附件7），附上《驗收報告》《發(fā)票》《合同》復(fù)印件；2.財務(wù)部門審核：確認(rèn)發(fā)票真實性（通過“增值稅發(fā)票查驗平臺”驗證）、驗收結(jié)果有效性、付款金額與合同一致；3.審批：小額付款（低于規(guī)定閾值）由財務(wù)經(jīng)理審批；大額付款（高于規(guī)定閾值）由總經(jīng)理審批；4.付款：財務(wù)部門依據(jù)審批結(jié)果，通過電匯、匯票等方式支付款項。3.8.3結(jié)算歸檔付款完成后，財務(wù)部門將《付款憑證》提交檔案部門，與采購文檔一并歸檔。4.關(guān)鍵節(jié)點風(fēng)險控制4.1預(yù)算控制建立預(yù)算預(yù)警機(jī)制：當(dāng)預(yù)算使用達(dá)到80%時，財務(wù)部門向采購部門發(fā)出預(yù)警；超過100%時，停止采購活動，需重新申請預(yù)算。禁止“拆單”（將大額采購拆分為小額采購）規(guī)避預(yù)算審批。4.2供應(yīng)商管理控制避免單一供應(yīng)商依賴：關(guān)鍵物資/服務(wù)的供應(yīng)商數(shù)量不少于2家（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批）。供應(yīng)商庫動態(tài)更新：每年清理不合格供應(yīng)商，補充新供應(yīng)商（通過公開招標(biāo)或推薦）。4.3合同風(fēng)險控制禁止簽訂模糊條款（如“盡快交付”“質(zhì)量合格”），需明確具體標(biāo)準(zhǔn)。法務(wù)部門需對合同進(jìn)行合法性審查，避免因條款漏洞導(dǎo)致企業(yè)損失（如違約責(zé)任不明確）。4.4驗收質(zhì)量控制驗收小組需獨立開展工作，不得受采購部門或供應(yīng)商干擾。不合格品需及時處理，避免流入生產(chǎn)或運營環(huán)節(jié)（如原材料不合格導(dǎo)致產(chǎn)品報廢）。4.5廉潔與合規(guī)控制采購人員需遵守《廉潔從業(yè)規(guī)定》，不得接受供應(yīng)商的賄賂、禮品或宴請。建立回避制度：采購人員與供應(yīng)商有親屬關(guān)系或利益關(guān)聯(lián)的，需主動回避。設(shè)立舉報機(jī)制：員工可通過舉報電話、郵箱舉報采購違規(guī)行為，舉報信息嚴(yán)格保密，對舉報屬實的員工給予獎勵。5.采購文檔管理5.1文檔分類與內(nèi)容要求文檔類型內(nèi)容示例需求類《采購需求申請表》《需求審批表》預(yù)算類《預(yù)算審批通知書》供應(yīng)商類《供應(yīng)商準(zhǔn)入資料》《供應(yīng)商評估表》采購實施類《招標(biāo)文件》《投標(biāo)文件》《評標(biāo)報告》《談判記錄》合同類《合同草案》《合同審批表》《正式合同》驗收類《驗收報告》《不合格品處理單》《入庫單》付款類《付款申請表》《發(fā)票》《付款憑證》5.2歸檔流程與保存期限1.歸檔流程：采購活動結(jié)束后，采購部門整理所有文檔，提交檔案部門；檔案部門分類編號，錄入《采購文檔臺賬》（模板見附件8）。2.保存期限：一般采購文檔：保存5年；重大項目（如金額超過規(guī)定閾值）：保存10年；涉及法律糾紛的文檔：保存至糾紛解決后3年。6.監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)6.1內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部審計：審計部門每季度對采購流程進(jìn)行審計，重點檢查：1.流程執(zhí)行情況（如是否按規(guī)定選擇供應(yīng)商、合同是否經(jīng)過審批）；2.合規(guī)性（如是否遵守法律法規(guī)、廉潔規(guī)定）；3.效益性（如采購成本是否合理、供應(yīng)商績效是否達(dá)標(biāo)）。審計結(jié)果向管理層報告，對違規(guī)行為進(jìn)行處罰（如警告、降薪、辭退）。6.2反饋與改進(jìn)流程需求部門反饋：需求部門可通過《采購流程反饋表》（模板見附件9）提出改進(jìn)建議（如審批時間過長、供應(yīng)商交付延遲）。供應(yīng)商反饋：供應(yīng)商可通過郵件或電話反饋采購流程中的問題（如溝通不暢、付款延遲）。改進(jìn)實施：采購部門收集反饋意見，組織需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等討論，制定改進(jìn)方案（如引入電子審批系統(tǒng)縮短審批時間、優(yōu)化供應(yīng)商評估指標(biāo)），實施后評估效果。7.附則7.1手冊修訂本手冊每年修訂1次，或根據(jù)企業(yè)內(nèi)部制度變化、流程優(yōu)化需要及時修訂。修訂流程：采購部門起草修訂草案，提交管理層審批，審批通過后發(fā)布實施。7.2解釋權(quán)本手冊的解釋權(quán)歸企業(yè)采購部門所有。7.3生效日期