行政助理日常工作流程及規(guī)范手冊(cè)一、前言（一）編制目的為規(guī)范公司行政助理日常工作流程，明確崗位職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率與服務(wù)質(zhì)量，確保行政工作的一致性、規(guī)范性及可追溯性，特制定本手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司全體行政助理及從事行政支持工作的相關(guān)崗位人員。（三）修訂說(shuō)明本手冊(cè)根據(jù)公司現(xiàn)行規(guī)章制度及行政工作實(shí)際需求編制，每年12月由行政部組織修訂，經(jīng)總經(jīng)理審批后生效。二、日常工作流程與規(guī)范行政助理日常工作涵蓋辦公環(huán)境管理、會(huì)議與活動(dòng)支持、物資與設(shè)備管理、行政接待、文檔與信息管理、員工服務(wù)支持、應(yīng)急事務(wù)處理七大模塊，具體流程與規(guī)范如下：（一）辦公環(huán)境管理模塊目標(biāo)：維持辦公區(qū)域整潔、安全、舒適，保障員工正常工作秩序。1.每日巡檢流程步驟：（1）到崗后30分鐘內(nèi)啟動(dòng)巡檢，路線為：前臺(tái)→辦公區(qū)（含員工工位）→會(huì)議室→茶水間→衛(wèi)生間→公共通道（樓梯、電梯間）。（2）檢查內(nèi)容：衛(wèi)生狀況：地面是否干凈、桌面是否整潔、垃圾桶是否滿溢；設(shè)備狀態(tài)：照明燈具、空調(diào)、飲水機(jī)、打印機(jī)等是否正常運(yùn)行；物資庫(kù)存：茶水間飲品（咖啡、茶包）、紙巾、紙杯等是否充足；安全隱患：插座是否過(guò)載、通道是否暢通、消防設(shè)施是否完好。（3）記錄與反饋：使用《辦公環(huán)境每日巡檢表》逐項(xiàng)記錄，異常情況（如漏水、設(shè)備故障）需拍照留存，15分鐘內(nèi)上報(bào)行政部經(jīng)理及物業(yè)維修組。規(guī)范要求：巡檢表需每日下班前提交行政部歸檔，保存期限1年；安全隱患需跟蹤整改結(jié)果，確保24小時(shí)內(nèi)解決。2.環(huán)境維護(hù)綠植養(yǎng)護(hù)：每周一上午對(duì)辦公區(qū)綠植澆水（根據(jù)植物品種調(diào)整頻率），每月15日配合綠植供應(yīng)商進(jìn)行施肥、修剪；發(fā)現(xiàn)黃葉、病蟲(chóng)害需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商處理。衛(wèi)生清潔：每日17:30督促保潔人員完成辦公區(qū)全面清潔，重點(diǎn)檢查衛(wèi)生間（無(wú)異味、鏡面無(wú)污漬）、茶水間（臺(tái)面無(wú)積水、設(shè)備無(wú)殘?jiān)?。（二）?huì)議與活動(dòng)支持模塊目標(biāo)：確保會(huì)議/活動(dòng)順利開(kāi)展，提升參會(huì)人員體驗(yàn)。1.會(huì)前準(zhǔn)備流程步驟：（1）確認(rèn)信息：收到會(huì)議通知后，2小時(shí)內(nèi)核對(duì)關(guān)鍵信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、議程、特殊需求（如投影、翻譯））。（2）會(huì)場(chǎng)布置：提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)議室，擺放桌椅（遵循“U型”“圓桌型”等指定布局）；調(diào)試設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、音響、空調(diào)（溫度設(shè)置22-25℃），確保無(wú)故障；準(zhǔn)備物資：根據(jù)參會(huì)人數(shù)放置茶水（常溫/熱水各半）、點(diǎn)心（符合公司健康規(guī)定，如小蛋糕、水果）、紙筆、會(huì)議資料（提前打印并按座位擺放）。（3）通知提醒：會(huì)議前1天通過(guò)企業(yè)微信發(fā)送提醒（含會(huì)議室編號(hào)、議程附件），會(huì)議前30分鐘再次提醒參會(huì)人員。規(guī)范要求：會(huì)議資料需標(biāo)注“機(jī)密”（如有），僅限參會(huì)人員領(lǐng)取；設(shè)備調(diào)試需留存測(cè)試記錄（如投影儀畫(huà)面截圖）。2.會(huì)中服務(wù)流程步驟：（1）會(huì)議開(kāi)始前5分鐘引導(dǎo)參會(huì)人員入場(chǎng)，協(xié)助簽到（使用電子簽到系統(tǒng)或紙質(zhì)簽到表）；（2）會(huì)議進(jìn)行中全程在場(chǎng)，及時(shí)補(bǔ)充茶水（每30分鐘巡視一次）、調(diào)整空調(diào)溫度、處理設(shè)備故障（如麥克風(fēng)無(wú)聲，立即更換備用設(shè)備）；（3）記錄會(huì)議關(guān)鍵信息（決議、行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），如需直播/錄像，提前調(diào)試設(shè)備并全程監(jiān)控。規(guī)范要求：會(huì)中服務(wù)需保持安靜，避免干擾會(huì)議；行動(dòng)項(xiàng)需實(shí)時(shí)錄入《會(huì)議紀(jì)要模板》，確保準(zhǔn)確。3.會(huì)后跟進(jìn)流程步驟：（1）會(huì)議結(jié)束后10分鐘內(nèi)清理會(huì)場(chǎng)：整理桌椅、回收剩余物資（未開(kāi)封的點(diǎn)心可存入茶水間）、關(guān)閉設(shè)備電源；（2）24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門；（3）跟蹤行動(dòng)項(xiàng)落實(shí)情況，每周五向行政部經(jīng)理匯報(bào)進(jìn)展。（三）物資與設(shè)備管理模塊目標(biāo)：保障物資供應(yīng)充足、設(shè)備運(yùn)行正常，降低運(yùn)營(yíng)成本。1.辦公用品管理流程步驟：（1）需求收集：每月25日通過(guò)企業(yè)微信收集各部門下月辦公用品需求（使用《辦公用品需求表》）；（2）匯總審核：核對(duì)庫(kù)存（通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢），剔除重復(fù)需求，編制《辦公用品采購(gòu)清單》；（3）采購(gòu)執(zhí)行：從合格供應(yīng)商列表中選擇2家比價(jià)，確定供應(yīng)商后填寫(xiě)《采購(gòu)審批單》（經(jīng)行政部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審批）；（4）驗(yàn)收入庫(kù)：收到貨物后24小時(shí)內(nèi)驗(yàn)收（核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量），填寫(xiě)《入庫(kù)單》并錄入ERP系統(tǒng)；（5）發(fā)放：通知各部門領(lǐng)?。ㄐ韬炞执_認(rèn)），更新《辦公用品發(fā)放臺(tái)賬》。規(guī)范要求：合格供應(yīng)商每半年評(píng)估一次（考核指標(biāo)：價(jià)格、質(zhì)量、交貨期）；庫(kù)存預(yù)警：當(dāng)物資庫(kù)存低于30%時(shí)，啟動(dòng)緊急采購(gòu)流程。2.設(shè)備管理流程步驟：（1）設(shè)備登記：新設(shè)備入職后，24小時(shí)內(nèi)錄入《設(shè)備臺(tái)賬》（含設(shè)備名稱、型號(hào)、購(gòu)買日期、責(zé)任人）；（2）日常維護(hù)：每月10日聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)檢修（如打印機(jī)、空調(diào)）；（3）故障處理：收到設(shè)備故障申報(bào)后，30分鐘內(nèi)聯(lián)系維修人員，跟蹤維修進(jìn)度（確保24小時(shí)內(nèi)修復(fù)），修復(fù)后填寫(xiě)《設(shè)備維修記錄》。規(guī)范要求：設(shè)備責(zé)任人需每日檢查設(shè)備狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)上報(bào)；報(bào)廢設(shè)備需填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部審批后處理。（四）行政接待模塊目標(biāo)：展示公司形象，提供專業(yè)、貼心的接待服務(wù)。1.接待前準(zhǔn)備流程步驟：（1）了解來(lái)賓信息：收到接待通知后，1小時(shí)內(nèi)確認(rèn)來(lái)賓姓名、職務(wù)、人數(shù)、到達(dá)時(shí)間、行程安排（如參觀車間、會(huì)談）、特殊需求（如素食、接送）；（2）制定接待方案：包括迎接人員（行政助理+相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）、接待路線（前臺(tái)→會(huì)議室→參觀區(qū)域→餐廳）、物資準(zhǔn)備（茶水、資料、禮品）；（3）提前溝通：與相關(guān)部門（如市場(chǎng)部、生產(chǎn)部）確認(rèn)參觀流程，與餐廳確認(rèn)用餐安排（符合來(lái)賓飲食需求）。規(guī)范要求：接待方案需經(jīng)行政部經(jīng)理審批；禮品需符合公司規(guī)定（如公司紀(jì)念品、特產(chǎn)），價(jià)值不超過(guò)200元/人。2.接待中服務(wù)流程步驟：（1）迎接：來(lái)賓到達(dá)前10分鐘在公司門口等候，微笑鞠躬（30度），主動(dòng)握手（力度適中），稱呼“XX總/先生/女士”；（2）引導(dǎo)：用右手示意方向，走在來(lái)賓左側(cè)（距離1米），介紹公司環(huán)境（如“這邊是我們的辦公區(qū)，共有200名員工”）；（3）會(huì)談服務(wù)：引導(dǎo)來(lái)賓至?xí)h室，奉茶（雙手遞上，茶杯放在來(lái)賓右手邊），發(fā)放資料（如公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品手冊(cè)）；（4）參觀服務(wù)：陪同參觀時(shí)，提前提醒注意事項(xiàng)（如“車間內(nèi)禁止拍照”），解答來(lái)賓問(wèn)題（如“這條生產(chǎn)線的產(chǎn)能是多少”）。規(guī)范要求：接待中需保持熱情、專業(yè)，避免提及公司機(jī)密信息；奉茶溫度控制在40-50℃，避免燙傷。3.接待后跟進(jìn)流程步驟：（1）送別：來(lái)賓離開(kāi)時(shí)，送至公司門口，揮手告別，說(shuō)“歡迎下次再來(lái)”；（2）整理：接待結(jié)束后30分鐘內(nèi)清理會(huì)議室，歸還借用物資（如資料、禮品）；（3）反饋：24小時(shí)內(nèi)撰寫(xiě)《接待總結(jié)報(bào)告》（含來(lái)賓反饋、改進(jìn)建議），提交給行政部經(jīng)理。（五）文檔與信息管理模塊目標(biāo)：確保文檔信息安全、準(zhǔn)確、可追溯。1.文件歸檔流程步驟：（1）收集：每日下班前收集當(dāng)日文件（如會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)審批單、接待總結(jié)）；（2）分類：按“部門-項(xiàng)目-類型”分類（如“行政部-2024年會(huì)議-會(huì)議紀(jì)要”）；（3）編號(hào)：使用公司統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則（如“XZ-2024-HY-001”，XZ代表行政部，2024代表年份，HY代表會(huì)議，001代表序號(hào)）；（4）錄入：將文件信息錄入文檔管理系統(tǒng)（含文件名、編號(hào)、分類、存放位置）；（5）保存：紙質(zhì)文件存放在檔案柜（上鎖，鑰匙由行政助理保管），電子文件存放在指定服務(wù)器（設(shè)置權(quán)限，僅限相關(guān)人員查看）。規(guī)范要求：檔案柜需標(biāo)注“機(jī)密文件”“普通文件”分區(qū)；電子文件需定期備份（每周一次），防止數(shù)據(jù)丟失。2.信息傳遞流程步驟：（1）接收信息：收到郵件、微信消息后，30分鐘內(nèi)回復(fù)“已收到，將盡快處理”；（2）核實(shí)信息：對(duì)模糊或有疑問(wèn)的信息，及時(shí)與發(fā)送方確認(rèn)（如“請(qǐng)問(wèn)這份需求表中的‘辦公用品’具體指哪些？”）；（3）傳遞信息：根據(jù)信息類型選擇合適的傳遞方式（如機(jī)密信息用加密郵件，緊急信息用電話），確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)。規(guī)范要求：禁止通過(guò)個(gè)人微信、QQ傳遞公司機(jī)密信息；信息傳遞需留存記錄（如郵件截圖、聊天記錄），保存期限1年。（六）員工服務(wù)支持模塊目標(biāo)：為員工提供便捷、高效的行政服務(wù)，提升員工滿意度。1.請(qǐng)假流程處理流程步驟：（1）接收申請(qǐng)：收到員工請(qǐng)假申請(qǐng)（線上通過(guò)HR系統(tǒng)，線下通過(guò)《請(qǐng)假申請(qǐng)表》）后，1小時(shí)內(nèi)核對(duì)信息（請(qǐng)假類型、時(shí)間、是否符合公司規(guī)定（如病假需提供醫(yī)院證明））；（2）審批流轉(zhuǎn)：將申請(qǐng)?zhí)峤唤o員工部門經(jīng)理審批（1個(gè)工作日內(nèi)完成），再提交給人力資源部備案；（3）反饋結(jié)果：審批完成后，1小時(shí)內(nèi)通知員工（通過(guò)HR系統(tǒng)或企業(yè)微信）；（4）記錄歸檔：將請(qǐng)假記錄錄入員工檔案（通過(guò)HR系統(tǒng)），保存期限2年。規(guī)范要求：請(qǐng)假類型需符合《員工手冊(cè)》規(guī)定（如事假每年不超過(guò)10天）；未提交證明材料的病假申請(qǐng)，不予審批。2.其他服務(wù)快遞管理：每日10:00、16:00收取員工快遞，登記《快遞臺(tái)賬》（含收件人、快遞單號(hào)、快遞公司），通知員工領(lǐng)??；福利發(fā)放：節(jié)日福利（如春節(jié)、中秋）發(fā)放前，核對(duì)員工名單（通過(guò)HR系統(tǒng)），準(zhǔn)備福利物資，通知員工領(lǐng)?。ㄐ韬炞执_認(rèn)）。（七）應(yīng)急事務(wù)處理模塊目標(biāo)：快速響應(yīng)突發(fā)情況，將損失降至最低。1.突發(fā)停電流程步驟：（1）立即聯(lián)系物業(yè)（電話：XXX），了解停電原因及恢復(fù)時(shí)間；（2）通過(guò)企業(yè)微信通知各部門：“因XX原因，公司暫時(shí)停電，請(qǐng)大家保存電腦文件，注意安全”；（3）準(zhǔn)備應(yīng)急物資：手電筒（放在前臺(tái)）、蠟燭（如需），發(fā)放給需要的員工；（4）安撫員工情緒：解答員工疑問(wèn)（如“停電期間可以使用手機(jī)熱點(diǎn)嗎？”），提醒員工注意臺(tái)階、障礙物。規(guī)范要求：應(yīng)急物資需每月檢查一次（確保手電筒電量充足、蠟燭未過(guò)期）；停電超過(guò)2小時(shí)，需聯(lián)系行政部經(jīng)理安排員工下班。2.來(lái)賓突然增加流程步驟：（1）立即調(diào)整會(huì)議室：如原會(huì)議室容量不足，更換為大會(huì)議室（提前聯(lián)系會(huì)議室使用部門，協(xié)調(diào)時(shí)間）；（2）增加物資：聯(lián)系茶水間管理員，補(bǔ)充茶水、點(diǎn)心（如不夠，聯(lián)系食堂加急準(zhǔn)備）；（3）通知相關(guān)部門：如市場(chǎng)部、銷售部，增加接待人員（確保每5位來(lái)賓有1位接待人員）；（4）調(diào)整行程：如來(lái)賓需要參觀車間，聯(lián)系生產(chǎn)部提前準(zhǔn)備（如清理車間、安排講解人員）。規(guī)范要求：大會(huì)議室需預(yù)留1間作為應(yīng)急使用，不得提前預(yù)訂；接待人員需熟悉公司情況，能解答來(lái)賓問(wèn)題。三、通用規(guī)范（一）溝通規(guī)范與同事溝通：使用企業(yè)微信，語(yǔ)言禮貌（如“請(qǐng)”“謝謝”“麻煩您”），及時(shí)回復(fù)（30分鐘內(nèi)）；與領(lǐng)導(dǎo)溝通：提前準(zhǔn)備資料（如《會(huì)議紀(jì)要》《采購(gòu)清單》），簡(jiǎn)潔明了（重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)）；與外部人員溝通：使用公司統(tǒng)一話術(shù)（如“您好，這里是XX公司行政部，請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫您？”），維護(hù)公司形象。（二）行為規(guī)范著裝：遵守公司《員工著裝管理規(guī)定》（如周一至周四穿職業(yè)裝，周五穿休閑裝）；考勤：按時(shí)到崗（早8:30前），不得遲到早退；如需請(qǐng)假，提前提交申請(qǐng)；保密：不得泄露公司機(jī)密信息（如員工工資、客戶資料、會(huì)議決議），違者將追究法律責(zé)任。（三）考核規(guī)范行政助理工作考核每月進(jìn)行一次，考核指標(biāo)包括：工作完成率（90%以