學(xué)生個(gè)人檔案信息采集表一、引言：學(xué)生個(gè)人檔案信息采集表的功能定位學(xué)生個(gè)人檔案信息采集表（以下簡稱“采集表”）是教育系統(tǒng)記錄學(xué)生全生命周期成長軌跡的核心工具，是學(xué)校開展教育教學(xué)、學(xué)生管理、資助幫扶、應(yīng)急處置等工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源。其功能涵蓋身份識別（如學(xué)籍管理）、教育決策（如課程適配）、權(quán)益保障（如資助申請）、成長追溯（如升學(xué)推薦）四大維度，直接關(guān)系到學(xué)生發(fā)展權(quán)益與教育治理效能。根據(jù)《中華人民共和國教育法》第二十九條“學(xué)校應(yīng)當(dāng)維護(hù)受教育者的合法權(quán)益，依法接受監(jiān)督”及《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》（以下簡稱《個(gè)保法》）關(guān)于“處理個(gè)人信息應(yīng)當(dāng)遵循合法、正當(dāng)、必要原則”的規(guī)定，采集表的設(shè)計(jì)與管理需兼顧教育需求與隱私保護(hù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值最大化與風(fēng)險(xiǎn)最小化的平衡。二、學(xué)生個(gè)人檔案信息采集表的設(shè)計(jì)原則采集表的設(shè)計(jì)需以“精準(zhǔn)、合規(guī)、安全”為核心，遵循以下五項(xiàng)原則：（一）合法性原則：以法規(guī)為邊界的信息采集底線采集表的字段設(shè)計(jì)必須符合《教育法》《個(gè)保法》《未成年人保護(hù)法》等法律法規(guī)要求。例如：不得采集與教育無關(guān)的個(gè)人信息（如宗教信仰、父母收入明細(xì)，除非用于學(xué)生資助且經(jīng)監(jiān)護(hù)人同意）；敏感個(gè)人信息（如生物識別信息、健康記錄、家庭經(jīng)濟(jì)狀況）需嚴(yán)格限制采集范圍，僅在“確有必要”且“獲得監(jiān)護(hù)人書面同意”的情況下收集（參考《個(gè)保法》第二十八條）；需明確告知學(xué)生及監(jiān)護(hù)人“信息采集目的、用途、存儲(chǔ)期限”（參考《個(gè)保法》第十七條）。（二）必要性原則：去冗余的精準(zhǔn)化采集邏輯采集表應(yīng)避免“過度采集”，僅保留與教育管理直接相關(guān)的字段。例如：家庭信息中，“家庭主要聯(lián)系人”只需填寫1-2名（如父母），無需擴(kuò)展至其他親屬；教育經(jīng)歷中，“就讀學(xué)?！敝恍杼顚懭罩茖W(xué)歷教育階段的學(xué)校，無需包含課外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)；特長與興趣中，只需填寫“校級及以上獲獎(jiǎng)或長期參與的項(xiàng)目”，無需羅列所有愛好。（三）準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)真實(shí)性的保障機(jī)制采集表的字段設(shè)計(jì)需確?！翱沈?yàn)證、可追溯”。例如：出生日期需與戶口本、出生證明一致，格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”（如____）；學(xué)籍號需符合教育部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》規(guī)定的格式（如“G+身份證號前17位”，但無需填寫具體號碼）；獎(jiǎng)懲情況需注明“獎(jiǎng)勵(lì)/處分名稱、頒發(fā)單位、時(shí)間”（如“202X-202X學(xué)年校級三好學(xué)生，XX學(xué)校，202X年6月”），便于后續(xù)核查。（四）動(dòng)態(tài)性原則：適應(yīng)學(xué)生發(fā)展的全周期管理學(xué)生信息處于動(dòng)態(tài)變化中（如戶籍遷移、家庭住址變更、學(xué)業(yè)進(jìn)展），采集表需設(shè)計(jì)“更新字段”與“變更流程”。例如：增設(shè)“信息變更記錄頁”，記錄“變更項(xiàng)目、原信息、新信息、變更時(shí)間、證明材料”；明確“更新頻率”：每學(xué)期末由班主任組織學(xué)生核對信息，如有變化需在15日內(nèi)提交變更申請。（五）隱私保護(hù)原則：敏感信息的分級管控根據(jù)《個(gè)保法》，采集表需對信息進(jìn)行“敏感等級劃分”，實(shí)施差異化管理：普通信息（如姓名、性別、就讀學(xué)校）：可在教育系統(tǒng)內(nèi)部共享（如班主任、任課教師）；敏感信息（如家庭經(jīng)濟(jì)狀況、心理測試結(jié)果、健康病史）：需加密存儲(chǔ)，僅授權(quán)給“必要崗位”（如檔案管理員、心理教師、資助專員），且訪問需留痕；極敏感信息（如生物識別數(shù)據(jù)、父母身份證號）：原則上不采集，確需采集的需經(jīng)省級教育行政部門批準(zhǔn)。三、學(xué)生個(gè)人檔案信息采集表的核心內(nèi)容框架采集表的內(nèi)容需覆蓋學(xué)生“身份-家庭-教育-身心-個(gè)性”五大維度，具體框架如下：（一）基本信息：身份識別的基礎(chǔ)維度字段名稱字段說明填寫要求姓名與戶口本一致不得使用別名、昵稱性別男/女選擇項(xiàng)，不得填寫其他表述出生日期YYYY-MM-DD與出生證明一致民族全稱（如漢族、苗族）不得使用簡稱（如“漢”“苗”）戶籍所在地XX省XX市XX區(qū)（縣）XX鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）需具體到鄉(xiāng)鎮(zhèn)/街道，避免填寫“XX省”等過粗表述學(xué)籍號符合教育部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》格式無需填寫具體號碼，由學(xué)校學(xué)籍管理員統(tǒng)一錄入政治面貌少先隊(duì)員/共青團(tuán)員/群眾按實(shí)際情況選擇（二）家庭信息：教育支持系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)字段名稱字段說明填寫要求家庭成員關(guān)系父親/母親/監(jiān)護(hù)人僅填寫主要監(jiān)護(hù)人家庭成員姓名與戶口本一致不得使用別名家庭成員職業(yè)如教師、醫(yī)生、工人填寫規(guī)范職業(yè)名稱，避免“打工”等模糊表述家庭主要聯(lián)系人電話格式示例：138****1234僅填寫監(jiān)護(hù)人常用手機(jī)，隱藏中間四位；如需填寫固定電話，格式為“010-****1234”家庭常住地址XX市XX區(qū)XX街道XX小區(qū)XX棟需具體到樓棟，避免填寫具體門牌號（如“XX棟3單元501室”）（三）教育經(jīng)歷：學(xué)業(yè)發(fā)展的軌跡記錄字段名稱字段說明填寫要求入學(xué)時(shí)間YYYY-MM如____（小學(xué)入學(xué)）畢業(yè)時(shí)間YYYY-MM如____（小學(xué)畢業(yè)）就讀學(xué)校全稱（如XX市XX區(qū)第一小學(xué)）不得使用簡稱學(xué)歷層次小學(xué)/初中/高中/中職選擇項(xiàng)主要獎(jiǎng)懲情況獎(jiǎng)勵(lì)/處分名稱、頒發(fā)單位、時(shí)間如“202X年XX學(xué)科競賽市級二等獎(jiǎng)，XX市教育局，202X年5月”；處分需注明“撤銷時(shí)間”（四）身心發(fā)展?fàn)顩r：全面成長的綜合反映字段名稱字段說明填寫要求健康狀況健康/亞健康/患?。ㄈ缦?、近視）患病需注明“是否影響正常學(xué)習(xí)”（如“近視，佩戴眼鏡，不影響學(xué)習(xí)”）心理狀態(tài)正常/有心理咨詢記錄（如情緒問題、適應(yīng)障礙）有記錄需注明“咨詢時(shí)間、問題描述、當(dāng)前狀態(tài)”（如“202X年3月因適應(yīng)障礙接受咨詢，目前穩(wěn)定”）體質(zhì)測試結(jié)果身高、體重、肺活量等指標(biāo)（等級表示）如“身高：165cm（良好）；體重：55kg（正常）；肺活量：優(yōu)秀”（五）其他信息：個(gè)性化特征的補(bǔ)充描述字段名稱字段說明填寫要求特長與興趣如繪畫、籃球、編程需注明“等級或參與情況”（如“繪畫，校級美術(shù)比賽一等獎(jiǎng)”；“籃球，班級籃球隊(duì)主力”）社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷如志愿者活動(dòng)、社區(qū)服務(wù)需注明“時(shí)間、內(nèi)容、時(shí)長”（如“202X年7月參與社區(qū)疫情防控志愿者活動(dòng)，服務(wù)XX小時(shí)”）特殊教育需求如視力障礙、聽力障礙需注明“輔助工具使用情況”（如“視力障礙，佩戴近視眼鏡，度數(shù)XX度”）四、學(xué)生個(gè)人檔案信息的填寫與審核規(guī)范采集表的填寫與審核是確保數(shù)據(jù)真實(shí)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需明確“誰填、怎么填、誰審、怎么審”的流程：（一）填寫責(zé)任主體：誰來填？怎么填？小學(xué)低年級學(xué)生（1-3年級）：由監(jiān)護(hù)人填寫，學(xué)生簽字確認(rèn)；小學(xué)高年級及以上學(xué)生（4年級及以上）：由學(xué)生本人填寫，監(jiān)護(hù)人核對后簽字；特殊學(xué)生（如殘障學(xué)生）：由監(jiān)護(hù)人或指定代理人填寫，學(xué)校心理教師協(xié)助核對。（二）填寫要求：確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的操作準(zhǔn)則1.字跡與格式：紙質(zhì)采集表需用黑色鋼筆或簽字筆填寫，字跡清晰；電子采集表需使用統(tǒng)一模板（如Excel、教育系統(tǒng)專用表單），格式一致（如日期為“YYYY-MM-DD”，性別為選擇項(xiàng)）。2.真實(shí)性要求：不得填寫虛假信息（如偽造獲獎(jiǎng)證書、隱瞞健康病史），否則需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（如取消資助資格、影響升學(xué)）。3.完整性要求：不得遺漏必填字段（如姓名、出生日期、學(xué)籍號），可選字段需根據(jù)實(shí)際情況填寫（如無特長可填“無”）。（三）審核流程：多層級的真實(shí)性校驗(yàn)機(jī)制1.一級審核（班主任）：收到采集表后，需核對學(xué)生提供的原件（如戶口本、出生證明、獲獎(jiǎng)證書），確認(rèn)信息一致后在“班主任審核欄”簽字，并標(biāo)注“審核日期”。2.二級審核（檔案管理員）：對班主任提交的采集表進(jìn)行復(fù)查，重點(diǎn)檢查“敏感信息”（如家庭經(jīng)濟(jì)狀況）的真實(shí)性，確認(rèn)無誤后加蓋“學(xué)校檔案專用章”，并存檔。3.三級審核（教育行政部門）：每年抽取一定比例的采集表進(jìn)行抽查（如10%），重點(diǎn)檢查“合規(guī)性”（如是否采集無關(guān)信息、是否符合隱私保護(hù)要求），對違規(guī)學(xué)校進(jìn)行通報(bào)批評。（四）更新機(jī)制：保持信息鮮活的動(dòng)態(tài)管理1.定期更新：每學(xué)期末（如6月、12月），由班主任組織學(xué)生核對采集表信息，如有變化（如戶籍遷移、家庭住址變更），需填寫《學(xué)生信息變更申請表》，并提供證明材料（如戶口本復(fù)印件、房產(chǎn)證）。2.即時(shí)更新：如學(xué)生發(fā)生重大變化（如轉(zhuǎn)學(xué)、患?。?，需在15日內(nèi)提交變更申請，班主任審核后更新采集表，并同步至教育系統(tǒng)。五、學(xué)生個(gè)人檔案信息的管理與安全保障采集表的管理需遵循“集中存儲(chǔ)、分級授權(quán)、全程留痕”的原則，確保信息安全：（一）存儲(chǔ)方式：紙質(zhì)與電子檔案的雙軌制管理1.紙質(zhì)檔案：需存放在專用檔案柜（防火、防潮、防盜），檔案室內(nèi)需安裝監(jiān)控設(shè)備（監(jiān)控保存期限不少于6個(gè)月）；檔案柜鑰匙由檔案管理員專人保管，不得轉(zhuǎn)借。2.電子檔案：需存儲(chǔ)在教育系統(tǒng)專用服務(wù)器（不得存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或第三方云盤），采用AES-256加密算法（目前國際通用的高強(qiáng)度加密標(biāo)準(zhǔn)），定期備份至異地服務(wù)器（如省級教育數(shù)據(jù)中心）。（二）訪問權(quán)限：基于職責(zé)的分級授權(quán)體系崗位訪問權(quán)限訪問流程班主任本班學(xué)生的基本信息、教育經(jīng)歷、身心發(fā)展?fàn)顩r直接訪問教育系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄訪問日志檔案管理員全校學(xué)生的所有檔案信息需輸入密碼登錄，訪問日志需包含“訪問時(shí)間、訪問內(nèi)容、操作人”學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特定學(xué)生的檔案信息（如評優(yōu)評先、應(yīng)急處置）需經(jīng)校長批準(zhǔn)，填寫《檔案調(diào)閱申請表》，注明“調(diào)閱目的、調(diào)閱范圍”教育行政部門區(qū)域內(nèi)學(xué)生的統(tǒng)計(jì)信息（如性別比例、學(xué)業(yè)水平）需通過教育系統(tǒng)接口獲取，不得訪問個(gè)人具體信息（三）隱私保護(hù)：敏感信息的全生命周期防護(hù)1.采集階段：敏感信息需經(jīng)監(jiān)護(hù)人書面同意（如《家庭經(jīng)濟(jì)狀況信息采集同意書》），并明確“用途”（如用于學(xué)生資助）。2.存儲(chǔ)階段：敏感信息需單獨(dú)存儲(chǔ)（如“家庭經(jīng)濟(jì)狀況”存儲(chǔ)在加密數(shù)據(jù)庫中），與普通信息隔離。3.使用階段：敏感信息的使用需符合“最小必要”原則（如資助專員僅能訪問“家庭經(jīng)濟(jì)狀況”字段），不得用于與教育無關(guān)的用途（如商業(yè)營銷）。4.共享階段：如需向第三方共享敏感信息（如醫(yī)院、高校），需經(jīng)學(xué)生本人或監(jiān)護(hù)人書面同意，并簽訂《信息共享保密協(xié)議》。（四）銷毀流程：合規(guī)性與安全性的最終閉環(huán)1.紙質(zhì)檔案：學(xué)生畢業(yè)時(shí)，需移交至下一階段學(xué)校（如高中畢業(yè)生檔案移交至高校）；學(xué)生退學(xué)后，需移交至戶籍所在地檔案管理部門（如XX市XX區(qū)檔案館）；如無接收單位，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，采用碎紙機(jī)銷毀（碎紙顆粒度不超過5mm×5mm）。2.電子檔案：需保留至學(xué)生畢業(yè)10年后（參考《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》），經(jīng)省級教育行政部門批準(zhǔn)后，采用格式化處理（使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)）。六、結(jié)語：從“數(shù)據(jù)采集”到“價(jià)值挖掘”的未來展望學(xué)生個(gè)人檔案信息采集表不僅是“數(shù)據(jù)記錄工具”，更是“學(xué)生成長畫像”的核心載體。隨著教育數(shù)字化的推進(jìn)，未來可通過大數(shù)據(jù)分析挖掘檔案信息的價(jià)值