北京市員工檔案存檔管理流程及表單一、引言員工檔案是用人單位記錄員工個人信息、職業(yè)經(jīng)歷、考核評價等情況的重要載體，是保障員工權益、規(guī)范企業(yè)管理、防范勞動風險的關鍵依據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《干部人事檔案工作條例》及北京市人力資源和社會保障局相關規(guī)定，用人單位需建立健全員工檔案存檔管理流程，確保檔案材料真實、完整、安全。本文結(jié)合北京市實際情況，梳理員工檔案存檔全生命周期管理流程及常用表單，為企業(yè)提供實操指引。二、員工檔案存檔管理流程員工檔案管理遵循“收集-審核-整理-存檔-日常維護-轉(zhuǎn)出/銷毀”的全生命周期邏輯，具體流程如下：（一）檔案收集：明確范圍與責任1.收集范圍員工檔案材料需覆蓋員工入職前、在職期間及離職后的關鍵信息，具體包括：身份類材料：身份證復印件、戶口本復印件（如需）、港澳臺居民居住證或外國人工作許可證（涉外員工）；學歷學位類材料：學歷證書、學位證書復印件（需與原件核對）、教育部學歷證書電子注冊備案表（有效期內(nèi)）；職業(yè)資格類材料：職業(yè)資格證書、技能等級證書復印件；勞動關系類材料：勞動合同及補充協(xié)議、試用期考核表、離職證明（入職前）、解除/終止勞動合同證明（離職后）；社保與薪酬類材料：社保繳費記錄（可選）、工資發(fā)放記錄（可選）、公積金繳存證明（可選）；考核與獎懲類材料：年度績效考核表、評優(yōu)表彰文件、違紀處分記錄；其他材料：入職體檢報告、競業(yè)限制協(xié)議、培訓協(xié)議等。2.責任主體用人單位人力資源（HR）部門為檔案收集的責任部門，需指定專人（人事檔案管理員）負責；新員工入職時，由HR部門向員工發(fā)放《員工檔案收集清單》（詳見本文第三部分），明確需提交的材料及期限；在職員工的檔案材料更新（如晉升、獎懲、學歷提升），由所在部門配合HR部門收集。3.收集方式紙質(zhì)材料：員工提交原件，HR部門核對后留存復印件（需注明“與原件一致”并由員工簽字）；電子材料：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、郵箱等方式收集，需確保電子文件清晰可辨（如掃描件分辨率不低于300DPI）。（二）檔案審核與整理：確保真實完整1.審核內(nèi)容真實性：核查材料的真實性（如學歷證書通過學信網(wǎng)驗證、職業(yè)資格證書通過人社部官網(wǎng)驗證）；完整性：對照《員工檔案收集清單》檢查是否遺漏必要材料（如未提交離職證明的，需要求員工補充）；規(guī)范性：檢查材料填寫是否規(guī)范（如勞動合同需雙方簽字蓋章、考核表需有負責人簽字）。2.審核處理合格材料：標注“審核通過”，進入整理環(huán)節(jié)；不合格材料：填寫《員工檔案審核記錄表》（詳見本文第三部分），注明問題類型（如“學歷證書未驗證”“勞動合同缺少乙方簽字”），并通知員工在規(guī)定期限內(nèi)補充或更正；無法補充的材料：需在檔案中注明“材料缺失，員工無法提供”，并由HR部門負責人簽字確認。3.整理規(guī)范分類排序：按“身份類-學歷學位類-職業(yè)資格類-勞動關系類-社保薪酬類-考核獎懲類-其他”分類，每類材料按時間順序排列（從早到晚）；裝訂成冊：使用檔案專用裝訂機裝訂，避免損壞材料；編制目錄：每本檔案附《員工檔案目錄》（詳見本文第三部分），注明材料名稱、頁數(shù)、存入日期；編號標識：為每本檔案分配唯一編號（如“用人單位簡稱+員工編號+年份”，例：“京XX-____”），并在檔案封面標注。（三）檔案存檔操作：安全與可追溯1.存檔地點用人單位需設置專用檔案存放場所（如檔案柜、檔案室），具備防火、防潮、防蛀、防盜等條件；檔案柜需加鎖，鑰匙由人事檔案管理員專人保管；電子檔案需存儲在企業(yè)內(nèi)部加密服務器或合規(guī)的云存儲平臺（如阿里云、騰訊云的企業(yè)級存儲服務），定期備份（至少每月一次）。2.存檔登記人事檔案管理員需填寫《員工檔案存檔登記表》（詳見本文第三部分），記錄檔案編號、員工姓名、身份證號（隱去中間位）、存檔日期、檔案材料清單、管理員簽字等信息；建立電子檔案臺賬（如Excel表格或檔案管理系統(tǒng)），實現(xiàn)檔案信息的快速查詢與統(tǒng)計。3.信息化管理（可選）有條件的用人單位可引入檔案管理系統(tǒng)（如泛微、釘釘?shù)臋n案模塊），實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理；電子檔案需標注“原件掃描件”“與紙質(zhì)檔案一致”等字樣，確保與紙質(zhì)檔案的一致性。（四）檔案日常管理：查閱、借閱與更新1.檔案查閱查閱權限：僅HR部門、員工所在部門負責人及單位領導可查閱檔案，其他人員需經(jīng)HR部門負責人審批；查閱流程：查閱人填寫《員工檔案查閱申請表》（詳見本文第三部分），注明查閱原因（如“辦理社保轉(zhuǎn)移”“員工晉升考核”）、查閱范圍（如“僅查看勞動合同”），經(jīng)部門負責人審批后，由人事檔案管理員陪同查閱；查閱要求：查閱人不得涂改、圈劃、抽取檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案借閱借閱范圍：一般情況下，檔案不得帶出單位；確需帶出的（如辦理公證、仲裁），需經(jīng)HR部門負責人審批；借閱流程：借閱人填寫《員工檔案借閱申請表》（詳見本文第三部分），注明借閱期限（一般不超過3個工作日），經(jīng)審批后，由人事檔案管理員辦理借閱手續(xù)；歸還要求：借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，人事檔案管理員需檢查檔案材料是否完整，確認無誤后在臺賬中登記歸還日期。3.檔案更新更新觸發(fā)條件：員工發(fā)生以下情況時，需更新檔案材料：學歷、職業(yè)資格提升；崗位調(diào)整、晉升；獲得表彰或受到處分；勞動合同續(xù)簽或變更；社保、薪酬信息變更。更新流程：所在部門或員工提交新材料，HR部門審核后，將材料存入檔案，并更新電子檔案臺賬；更新記錄：在《員工檔案目錄》中注明新增材料的名稱、頁數(shù)、存入日期。（五）檔案轉(zhuǎn)出與銷毀：規(guī)范收尾1.檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)出條件：員工離職、調(diào)動至其他單位，或因其他原因需轉(zhuǎn)移檔案；轉(zhuǎn)出流程：（1）接收單位出具《調(diào)檔函》（需注明接收單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）；（2）HR部門審核《調(diào)檔函》的真實性（如通過電話核實接收單位信息）；（3）整理檔案材料，確保無遺漏（如離職證明、解除勞動合同證明需存入檔案）；（4）填寫《員工檔案轉(zhuǎn)出審批表》（詳見本文第三部分），經(jīng)HR部門負責人、單位負責人審批；（5）通過機要交通（首選）或?qū)Ｈ怂瓦_（需兩人同行）將檔案移交接收單位；（6）接收單位出具《檔案接收證明》，HR部門留存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀銷毀條件：員工離職后超過規(guī)定保管期限（一般為10年，具體可根據(jù)用人單位制度調(diào)整）；檔案材料無未了事項（如無未結(jié)清的工資、社保糾紛）；經(jīng)確認無需繼續(xù)保存（如員工已死亡且無遺產(chǎn)糾紛）。銷毀流程：（1）HR部門編制《員工檔案銷毀清單》（詳見本文第三部分），注明檔案編號、員工姓名、銷毀原因、保管期限；（2）經(jīng)HR部門負責人、單位負責人審批；（3）由兩人以上監(jiān)銷（如HR部門負責人、行政部門負責人），監(jiān)銷人需檢查檔案材料是否符合銷毀條件；（4）銷毀后，監(jiān)銷人在《員工檔案銷毀清單》上簽字確認，留存?zhèn)洳?。三、常用表單及填寫?guī)范以下為北京市用人單位員工檔案管理常用表單，需根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整：（一）《員工檔案收集清單》用途：用于明確員工需提交的檔案材料及收集進度。填寫說明：材料類型材料名稱份數(shù)提交期限員工簽字收集人簽字備注身份類身份證復印件1入職后3個工作日張三李四與原件一致學歷學位類本科畢業(yè)證復印件1入職后3個工作日張三李四學信網(wǎng)驗證通過勞動關系類離職證明1入職后5個工作日張三李四未提交，需補充留存要求：隨員工檔案留存，直至檔案銷毀。（二）《員工檔案審核記錄表》用途：記錄檔案材料的審核過程及結(jié)果。填寫說明：檔案編號員工姓名審核日期審核材料名稱審核結(jié)果問題描述處理意見審核人簽字京XX-____張三____本科畢業(yè)證復印件不合格未提供學信網(wǎng)驗證要求員工3日內(nèi)補充李四京XX-____張三____學信網(wǎng)驗證表合格無存入檔案李四留存要求：隨員工檔案留存，直至檔案銷毀。（三）《員工檔案存檔登記表》用途：記錄檔案的存檔信息，便于追溯。填寫說明：檔案編號員工姓名身份證號（隱去中間位）存檔日期檔案材料清單（摘要）管理員簽字備注京XX-____張三____XXXXXX0012____身份證復印件、本科畢業(yè)證、勞動合同李四電子檔案已同步留存要求：單獨裝訂成冊，留存期限不少于10年。（四）《員工檔案查閱/借閱申請表》用途：控制檔案查閱/借閱權限，防止濫用。填寫說明（以查閱為例）：申請人所在部門查閱日期查閱原因查閱范圍部門負責人審批HR部門負責人審批管理員簽字王五銷售部____辦理員工晉升考核勞動合同、績效考核表趙六周七李四留存要求：單獨裝訂成冊，留存期限不少于5年。（五）《員工檔案轉(zhuǎn)出審批表》用途：規(guī)范檔案轉(zhuǎn)出流程，確保檔案安全。填寫說明：檔案編號員工姓名轉(zhuǎn)出原因接收單位名稱接收單位地址調(diào)檔函編號HR部門負責人審批單位負責人審批管理員簽字京XX-____張三離職北京XX公司北京市朝陽區(qū)XX路京XX-____周七吳八李四留存要求：隨員工檔案轉(zhuǎn)出記錄留存，直至檔案銷毀。（六）《員工檔案銷毀審批表》用途：確保檔案銷毀的合法性和規(guī)范性。填寫說明：檔案編號員工姓名銷毀原因保管期限銷毀日期HR部門負責人審批單位負責人審批監(jiān)銷人簽字管理員簽字京XX-____張三離職超過10年10年____周七吳八鄭九、王十李四留存要求：單獨裝訂成冊，永久留存。四、注意事項（一）合規(guī)性要求嚴格遵守《中華人民共和國勞動合同法》《干部人事檔案工作條例》及北京市人力資源和社會保障局相關規(guī)定，確保檔案材料真實、完整；不得偽造、篡改檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容（如員工的身份證號、薪酬信息）。（二）保密性要求人事檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，明確保密義務；檔案存放場所需限制無關人員進入，電子檔案需設置訪問權限（如僅HR部門負責人可查看全部檔案）。（三）信息化要求電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步更新，確保一致性；定期備份電子檔案（至少每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。（四）責任分工HR部門負責人：統(tǒng)籌管理員工檔案工作，審批檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、銷毀等事項；人事檔案管理員：