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文檔簡介

農(nóng)業(yè)公司合同管理管理制度

一、總則本農(nóng)業(yè)公司合同管理制度旨在規(guī)范公司合同管理流程,保障公司合法權(quán)益,提高運(yùn)營效率,促進(jìn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī),并結(jié)合本農(nóng)業(yè)公司的實(shí)際情況制定。本公司秉持“綠色、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化,以“為客戶提供優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品,推動(dòng)農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展”為經(jīng)營理念,在合同管理中充分體現(xiàn)扁平化管理原則,減少管理層次,提高決策與執(zhí)行效率,注重社會(huì)效益,積極履行社會(huì)責(zé)任。同時(shí),制度的實(shí)施將與公司績效考核體系相掛鉤,激勵(lì)員工積極履行合同管理職責(zé),確保公司安全生產(chǎn)與運(yùn)營,給予員工充分的人文關(guān)懷。二、適用范圍本制度適用于農(nóng)業(yè)公司全體員工以及與公司有合同往來的客戶。公司全體員工在參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除及存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)時(shí),均需遵守本制度。與公司進(jìn)行交易的客戶在與公司簽訂各類合同過程中,也需遵循本制度的相關(guān)規(guī)定,以確保合同的合法性、有效性和順利履行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組-由公司高層管理人員組成,是合同管理的決策機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)制定合同管理的重大方針政策,審議合同管理工作中的重大事項(xiàng),協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題,確保合同管理工作符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向。-定期召開合同管理專題會(huì)議,對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo),保障合同管理工作的有效開展,維護(hù)公司整體利益。2.法務(wù)部門-作為合同管理的核心部門,負(fù)責(zé)合同文本的法律審核,確保合同條款符合法律法規(guī)的要求,防范法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同的合法性、有效性進(jìn)行全面審查,提出專業(yè)的法律意見和建議。-參與重大合同的談判和起草工作,從法律角度提供支持和保障。跟蹤合同履行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理合同履行過程中的法律問題,為公司提供法律咨詢和法律援助。3.業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)合同的發(fā)起和前期談判工作。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中,根據(jù)實(shí)際需求提出合同簽訂申請(qǐng),并對(duì)合作方的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估。-起草合同初稿,確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)需求和雙方約定。在合同履行過程中,負(fù)責(zé)按照合同約定履行己方義務(wù),并及時(shí)反饋合同履行情況,對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)提出解決方案。4.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核,包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容,確保財(cái)務(wù)條款清晰、合理、符合公司財(cái)務(wù)管理制度。-參與重大合同的談判,從財(cái)務(wù)角度提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督,協(xié)助相關(guān)部門處理合同糾紛涉及的財(cái)務(wù)問題。5.綜合管理部門-負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔和保管工作,建立完善的合同檔案管理制度,確保合同檔案的完整性和安全性。-對(duì)合同管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,定期向合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)合同管理工作情況。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間在合同管理過程中的工作關(guān)系,保障合同管理工作的順暢進(jìn)行。四、管理內(nèi)容與流程1.合同的起草-業(yè)務(wù)部門在確定合作意向后,根據(jù)業(yè)務(wù)需求和雙方初步協(xié)商內(nèi)容,起草合同初稿。起草過程中應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險(xiǎn),明確雙方的權(quán)利和義務(wù),確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整。-合同初稿應(yīng)包含但不限于合同主體信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、履行地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。涉及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)相關(guān)的合同,還應(yīng)明確農(nóng)產(chǎn)品的品種、規(guī)格、種植或養(yǎng)殖要求、交付標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。-業(yè)務(wù)部門起草合同初稿后,應(yīng)組織內(nèi)部討論,確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況,并征求相關(guān)部門的意見和建議。2.合同的審核-業(yè)務(wù)部門將合同初稿提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)合同的合法性、有效性、完整性等方面進(jìn)行全面審查,重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定等。-法務(wù)部門審核通過后,合同將流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同涉及的財(cái)務(wù)條款,如付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等,確保財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和財(cái)務(wù)管理要求。-綜合管理部門對(duì)合同的格式、編號(hào)、登記等方面進(jìn)行審核,確保合同文本規(guī)范、檔案管理有序。其他相關(guān)部門根據(jù)自身職責(zé)對(duì)合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核,提出意見和建議。-各部門審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。業(yè)務(wù)部門根據(jù)反饋意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善后,再次提交審核,直至各部門審核通過。3.合同的簽訂-合同審核通過后,由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同的簽訂工作。簽訂合同前,應(yīng)確保雙方簽字代表具有合法的授權(quán),核實(shí)簽字代表的身份和權(quán)限。-合同簽訂應(yīng)采用書面形式,使用公司統(tǒng)一的合同模板。合同文本應(yīng)一式多份,雙方各執(zhí)若干份,公司內(nèi)部相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?合同簽訂過程中,應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行簽字蓋章。重大合同的簽訂應(yīng)報(bào)經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后進(jìn)行。4.合同的履行-合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門,應(yīng)按照合同約定組織實(shí)施,確保公司按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。在合同履行過程中,業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注合作方的履行情況,及時(shí)溝通協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。-財(cái)務(wù)部門按照合同約定進(jìn)行款項(xiàng)的收付管理,確保合同款項(xiàng)及時(shí)到賬和支付。對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)通知相關(guān)部門。-其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé),為合同履行提供必要的支持和保障。如涉及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的合同,技術(shù)部門應(yīng)提供技術(shù)指導(dǎo)和支持,確保農(nóng)產(chǎn)品的質(zhì)量和產(chǎn)量符合合同要求。-合同履行過程中,如出現(xiàn)不可抗力或其他特殊情況導(dǎo)致合同無法正常履行,相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并采取有效措施減少損失。同時(shí),按照法律法規(guī)和合同約定,及時(shí)通知合作方并協(xié)商解決相關(guān)問題。5.合同的變更與解除-合同履行過程中,如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容,由業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng),并說明變更的原因和內(nèi)容。變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核,財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核,其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)進(jìn)行審核后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-變更申請(qǐng)獲批后,業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方協(xié)商變更合同條款,并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。-如出現(xiàn)法定或約定的合同解除情形,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出解除合同的申請(qǐng),并按照法律法規(guī)和合同約定的程序通知合作方。解除合同的申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。-合同變更或解除后,相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作安排,做好后續(xù)的結(jié)算、清理等工作。綜合管理部門對(duì)合同變更或解除的相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔。6.合同的存檔與保管-綜合管理部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記和存檔工作。合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交至綜合管理部門。-綜合管理部門按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理,建立電子和紙質(zhì)檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄等相關(guān)資料。-合同檔案應(yīng)妥善保管,確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行,期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔處理。-公司員工因工作需要查閱合同檔案的,應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度,不得擅自涂改、復(fù)制、泄露合同檔案內(nèi)容。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司的權(quán)利-有權(quán)要求合作方按照合同約定履行義務(wù),包括按時(shí)支付款項(xiàng)、交付貨物、提供服務(wù)等。對(duì)合作方的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)合作方存在違約行為,有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任。-在合同履行過程中,如出現(xiàn)不可抗力或其他特殊情況導(dǎo)致公司利益受損,有權(quán)根據(jù)法律法規(guī)和合同約定采取相應(yīng)的措施,維護(hù)公司的合法權(quán)益。-有權(quán)對(duì)合同管理工作進(jìn)行全面管理和監(jiān)督,要求各部門和員工嚴(yán)格遵守合同管理制度,確保合同管理工作的規(guī)范、有效進(jìn)行。2.公司的義務(wù)-按照合同約定全面履行自己的義務(wù),包括按時(shí)交付農(nóng)產(chǎn)品、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等。確保所提供的農(nóng)產(chǎn)品符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同約定的質(zhì)量要求。-對(duì)合作方的商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密,不得泄露合作方的機(jī)密信息。在合同履行過程中,積極與合作方溝通協(xié)調(diào),及時(shí)解決出現(xiàn)的問題,共同推動(dòng)合同的順利履行。-按照法律法規(guī)和合同約定,承擔(dān)因自身原因?qū)е碌倪`約責(zé)任。加強(qiáng)合同管理,不斷完善合同管理制度和流程,提高合同管理水平。3.員工的權(quán)利-有權(quán)了解與自身工作相關(guān)的合同內(nèi)容和要求,在合同管理過程中提出合理的意見和建議。對(duì)于因履行合同管理職責(zé)而獲得的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),享有平等參與的權(quán)利。-當(dāng)員工在合同管理工作中遇到困難或問題時(shí),有權(quán)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)尋求支持和幫助。對(duì)公司合同管理工作中的違規(guī)行為,有權(quán)進(jìn)行舉報(bào)和監(jiān)督。4.員工的義務(wù)-嚴(yán)格遵守合同管理制度,認(rèn)真履行合同管理職責(zé),確保合同管理工作的規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。在合同起草、審核、簽訂、履行等各個(gè)環(huán)節(jié),按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。-保守公司商業(yè)秘密和合同涉及的機(jī)密信息,不得泄露給外部人員。積極配合公司的合同管理工作,及時(shí)提供相關(guān)資料和信息,協(xié)助解決合同管理過程中出現(xiàn)的問題。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司建立合同管理監(jiān)督檢查制度,定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督,協(xié)調(diào)解決監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題。-法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、綜合管理部門等按照各自職責(zé)對(duì)合同管理工作進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督。法務(wù)部門重點(diǎn)監(jiān)督合同的合法性和法律風(fēng)險(xiǎn)防范情況,財(cái)務(wù)部門監(jiān)督合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況,綜合管理部門監(jiān)督合同的檔案管理和流程執(zhí)行情況。-內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì),檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行的合規(guī)性、合同管理的經(jīng)濟(jì)效益等。對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題,提出整改意見和建議,并跟蹤整改落實(shí)情況。-鼓勵(lì)公司員工對(duì)合同管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工,公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),并對(duì)舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密。2.考核機(jī)制-將合同管理工作納入公司績效考核體系,對(duì)各部門和員工的合同管理工作進(jìn)行量化考核??己酥笜?biāo)包括合同起草的質(zhì)量、審核的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、合同簽訂的合規(guī)性、合同履行的情況、合同檔案管理的規(guī)范性等。-對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和員工,給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括績效加分、獎(jiǎng)金、晉升等,以激勵(lì)員工積極履行合同管理職責(zé),提高合同管理工作水平。-對(duì)在合同管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤給公司造成損失的部門和員工,按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。處罰措施包括績效扣分、罰款、降職、辭退等,根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度和損失大小進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施,如有未盡事宜或與

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