公文庫(kù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文庫(kù)的規(guī)范化管理，提高公文處理效率，確保公文的安全、完整與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在公文的起草、審核、簽發(fā)、登記、歸檔、保管、查閱、借閱等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格依法依規(guī)原則：公文處理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保公文的合法性、規(guī)范性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，處理流程應(yīng)及時(shí)高效，避免延誤和差錯(cuò)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密制度，確保公文信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和工作秩序。4.集中統(tǒng)一原則：公文庫(kù)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證公文管理的一致性和協(xié)調(diào)性。二、公文庫(kù)管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公文庫(kù)管理辦法的制定、修訂和解釋。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門公文處理工作，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。3.負(fù)責(zé)公文的登記、編號(hào)、分類、歸檔和保管，定期對(duì)公文庫(kù)進(jìn)行清查和整理。4.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門及員工提供公文查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。5.負(fù)責(zé)公文庫(kù)的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，防止公文丟失、損壞和泄密。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公文的起草、審核、簽發(fā)，并按規(guī)定及時(shí)送交綜合管理部門登記、歸檔。2.嚴(yán)格執(zhí)行公文處理流程，確保公文質(zhì)量和處理效率。3.負(fù)責(zé)本部門公文的查閱、借閱管理，指定專人負(fù)責(zé)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.協(xié)助綜合管理部門做好公文庫(kù)的管理工作，提供必要的支持和配合。（三）公文起草人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照公文格式和要求起草公文，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.認(rèn)真核對(duì)公文內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)病等問(wèn)題。3.及時(shí)將起草好的公文送交本部門負(fù)責(zé)人審核。（四）公文審核人員職責(zé)1.對(duì)公文內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行全面審核，提出修改意見和建議。2.重點(diǎn)審核公文的政策依據(jù)、事實(shí)依據(jù)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等，確保公文質(zhì)量。3.審核通過(guò)后，在公文上簽署審核意見。（五）公文簽發(fā)人員職責(zé)1.對(duì)審核后的公文進(jìn)行最終審定，簽署簽發(fā)意見。2.對(duì)重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，應(yīng)認(rèn)真研究，慎重簽發(fā)。三、公文的分類與編號(hào)（一）公文分類1.按照公文的性質(zhì)和用途，分為上行文、下行文、平行文。上行文：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、請(qǐng)示問(wèn)題等，如報(bào)告、請(qǐng)示等。下行文：用于向下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作、傳達(dá)指示等，如決定、通知、通報(bào)等。平行文：用于同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等，如函等。2.按照公文的內(nèi)容，分為行政公文、業(yè)務(wù)公文、黨務(wù)公文等。行政公文：涉及公司行政管理事務(wù)的公文，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)公文：與公司業(yè)務(wù)工作相關(guān)的公文，如業(yè)務(wù)報(bào)告、項(xiàng)目方案等。黨務(wù)公文：有關(guān)黨的建設(shè)、組織工作等方面的公文，如黨委文件、黨支部工作記錄等。（二）公文編號(hào)1.公文編號(hào)由年份、發(fā)文機(jī)關(guān)代字、順序號(hào)組成。2.年份用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文機(jī)關(guān)代字一般為公司名稱的簡(jiǎn)稱；順序號(hào)不編虛位，不加“第”字。3.例如：〔20XX〕XX字第XX號(hào)。四、公文的起草與審核（一）起草要求1.公文應(yīng)主題明確、內(nèi)容詳實(shí)、條理清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。2.嚴(yán)格按照公文格式要求起草，使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和計(jì)量單位。3.涉及公司重要決策、重大事項(xiàng)等公文，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究和論證。（二）審核流程1.公文起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合部門工作實(shí)際、格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，送交綜合管理部門進(jìn)行核稿，核稿人員對(duì)公文的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.核稿通過(guò)后，根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容，分別送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽發(fā)。五、公文的簽發(fā)與登記（一）簽發(fā)權(quán)限1.公司文件由公司總經(jīng)理簽發(fā)。2.部門文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.涉及多個(gè)部門的聯(lián)合發(fā)文，由各部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，送公司總經(jīng)理簽發(fā)。（二）登記內(nèi)容1.公文登記應(yīng)詳細(xì)記錄公文的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、分發(fā)范圍等信息。2.登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保公文信息的完整性。六、公文的歸檔與保管（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔。歸檔的公文應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求。2.歸檔公文應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制目錄，便于查找和利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的公文：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的公文。長(zhǎng)期保管的公文：保存期限為10年至50年不等，主要是公司重要的業(yè)務(wù)文件、規(guī)章制度等。短期保管的公文：保存期限為1年至10年，一般為一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性通知等。2.具體保管期限按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（三）保管方式1.公文庫(kù)應(yīng)配備專門的檔案柜、防潮防蟲設(shè)施等，確保公文的安全保管。2.電子公文應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。七、公文的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱公文，應(yīng)填寫《公文查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、公文名稱、文號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將公文帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)公文，不得在公文中圈畫、涂改、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱公文的，應(yīng)填寫《公文借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的公文，不得遺失、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露公文內(nèi)容。歸還時(shí)應(yīng)確保公文完好無(wú)損，如有損壞或遺失，應(yīng)照價(jià)賠償。八、公文的保密與銷毀（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等公文進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.公文庫(kù)管理人員應(yīng)具備保密意識(shí)，不得泄露公文內(nèi)容。3.查閱、借閱涉密公文應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行。（二）銷毀規(guī)定1.公文保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由綜合管理部門提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行