單位座機(jī)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位座機(jī)的規(guī)范管理，提高通訊效率，確保通訊暢通，保障信息安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位所有部門及員工使用的單位座機(jī)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝蛔鶛C(jī)由綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理、調(diào)配和維護(hù)。2.規(guī)范使用原則：所有使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用座機(jī)，確保通訊質(zhì)量和信息安全。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)座機(jī)信息的保護(hù)，防止信息泄露。二、座機(jī)配置與管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)工作需要，為各部門合理配置座機(jī)數(shù)量，確保工作通訊需求。2.座機(jī)型號(hào)應(yīng)符合單位辦公要求，具備良好的通訊性能。（二）登記備案1.綜合管理部門對(duì)新配置的座機(jī)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括型號(hào)、號(hào)碼、使用部門、責(zé)任人等信息。2.建立座機(jī)臺(tái)賬，記錄每部座機(jī)的使用情況和維護(hù)記錄。（三）調(diào)配與停用1.因工作變動(dòng)等原因需要調(diào)整座機(jī)使用部門或責(zé)任人的，由綜合管理部門負(fù)責(zé)調(diào)配，并及時(shí)更新臺(tái)賬。2.對(duì)于不再使用的座機(jī)，由綜合管理部門統(tǒng)一收回，辦理停用手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。三、使用規(guī)范（一）接聽要求1.接聽座機(jī)應(yīng)及時(shí)、禮貌，使用規(guī)范的問候語，如“您好，[單位名稱]”。2.認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，準(zhǔn)確記錄重要信息，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。3.如遇不明事項(xiàng)或無法處理的問題，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)接給相關(guān)負(fù)責(zé)人或告知對(duì)方稍后回復(fù)。（二）撥打規(guī)定1.撥打座機(jī)應(yīng)明確對(duì)方部門或人員，避免誤撥。2.通話內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，提高工作效率。3.禁止使用單位座機(jī)撥打與工作無關(guān)的私人電話。（三）特殊情況處理1.如遇座機(jī)故障，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，以便安排維修。2.在緊急情況下，可使用手機(jī)等其他通訊工具代替座機(jī)，但事后應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門說明情況。四、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.單位座機(jī)費(fèi)用按照電信運(yùn)營(yíng)商的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，具體費(fèi)用根據(jù)套餐內(nèi)容和實(shí)際使用情況確定。2.綜合管理部門應(yīng)定期與電信運(yùn)營(yíng)商核對(duì)費(fèi)用清單，確保費(fèi)用準(zhǔn)確無誤。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.座機(jī)費(fèi)用由綜合管理部門統(tǒng)一結(jié)算，各部門根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偂?.員工因工作需要產(chǎn)生的座機(jī)費(fèi)用，按照單位財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)座機(jī)費(fèi)用進(jìn)行分析，監(jiān)控費(fèi)用支出情況，避免不必要的費(fèi)用浪費(fèi)。2.根據(jù)工作實(shí)際，合理調(diào)整座機(jī)套餐內(nèi)容，降低通訊成本。五、安全管理（一）信息安全1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)座機(jī)通訊信息的保護(hù)。2.禁止在單位座機(jī)上談?wù)撋婕皣?guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的信息。3.如發(fā)現(xiàn)信息泄露等安全問題，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門。（二）設(shè)備安全1.定期對(duì)座機(jī)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.注意座機(jī)設(shè)備的防潮、防火、防盜等安全事項(xiàng)，避免設(shè)備損壞或丟失。3.如遇自然災(zāi)害等緊急情況，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)座機(jī)設(shè)備。六、維護(hù)與維修（一）日常維護(hù)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定座機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查等維護(hù)工作。2.使用人員應(yīng)妥善保管座機(jī)設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。（二）故障維修1.座機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告。2.綜合管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系電信運(yùn)營(yíng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。3.對(duì)于因人為原因造成的設(shè)備故障，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)單位座機(jī)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括接聽規(guī)范、撥打規(guī)定、費(fèi)用管理、安全管理等方面。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立單位座機(jī)使用考核機(jī)制，將考核結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤。2.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，