備案章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司備案章的管理，規(guī)范備案章的刻制、使用、保管等行為，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類備案章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保備案章管理合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確專人負責備案章的管理，確保責任落實到人。3.安全保密原則：采取有效措施，確保備案章的安全，防止印章信息泄露。4.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定的程序和權限使用備案章，確保印章使用的準確性和嚴肅性。二、備案章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制備案章的部門或個人，應填寫《備案章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《備案章刻制申請表》應提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行初步審核。（二）審核批準1.行政管理部門對《備案章刻制申請表》進行審核，重點審核申請理由是否充分、印章用途是否明確等。2.審核通過后，《備案章刻制申請表》報公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司實際情況進行審批，批準后方可進行印章刻制。（三）刻制要求1.公司備案章必須由具有合法資質(zhì)的印章刻制單位刻制。2.刻制單位應按照公安部門規(guī)定的印章規(guī)格、樣式、材質(zhì)等要求進行刻制，確保印章質(zhì)量符合標準。3.刻制完成后，刻制單位應向公司提供印章印模，并在印章登記冊上進行登記備案。三、備案章的領取與交接（一）領取1.經(jīng)批準刻制的備案章，由行政管理部門統(tǒng)一領取。2.領取時，領取人應在《備案章領取登記表》上簽字確認，注明領取日期、印章名稱、數(shù)量等信息。（二）交接1.行政管理部門領取備案章后，應及時將印章交接給指定的印章保管人。2.交接時，雙方應在《備案章交接登記表》上簽字確認，注明交接日期、印章名稱、數(shù)量、交接情況等信息。四、備案章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具等。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權的相關文件、票據(jù)等的簽署。（二）使用流程1.用章申請：因工作需要使用備案章的部門或個人，應填寫《備案章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審核批準：《備案章使用申請表》應提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行審核。審核重點包括用章事項是否符合公司規(guī)定、用章內(nèi)容是否準確無誤等。審核通過后，《備案章使用申請表》報公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司實際情況進行審批，批準后方可用章。3.用章登記：印章保管人在用章前，應在《備案章使用登記表》上進行登記，注明用章日期、用章事項、用章內(nèi)容、用章人等信息。4.用章操作：印章保管人應嚴格按照審批后的《備案章使用申請表》內(nèi)容進行用章操作，確保印章使用的準確性和嚴肅性。用章時，應在文件或票據(jù)上加蓋清晰、完整的印章，并在蓋章處注明蓋章日期。5.用章監(jiān)督：在用章過程中，行政管理部門應安排專人進行監(jiān)督，確保用章操作符合規(guī)定。監(jiān)督人員應在《備案章使用登記表》上簽字確認。（三）禁止使用情形1.未經(jīng)審批擅自使用備案章。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋備案章。3.將備案章借給他人使用或允許他人攜帶備案章外出。4.使用備案章從事違法違規(guī)活動。五、備案章的保管（一）保管方式1.公司備案章應指定專人保管，保管人應具備責任心強、工作認真負責等條件。2.備案章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。（二）保管要求1.保管人應妥善保管備案章，不得擅自將印章交與他人保管或使用。2.保管人應定期對備案章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應及時報告公司行政管理部門，并采取相應的措施。3.保管人離職或崗位變動時，應及時辦理備案章的交接手續(xù)，確保印章保管的連續(xù)性和安全性。六、備案章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司名稱變更、機構調(diào)整等原因，原備案章不再使用。2.備案章?lián)p壞、丟失等無法正常使用。3.經(jīng)公司研究決定，停用備案章。（二）停用流程1.行政管理部門應及時通知相關部門和人員備案章停用事宜。2.停用的備案章應統(tǒng)一交回行政管理部門，由行政管理部門進行封存保管。（三）銷毀1.對于停用的備案章，經(jīng)公司分管領導批準后，由行政管理部門組織進行銷毀。2.銷毀時，應采取適當?shù)姆绞?，確保印章信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由相關人員簽字確認。3.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司行政管理部門應定期對備案章的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保備案章管理符合本辦法規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括備案章的刻制、領取、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)。（二）責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定使用、保管備案章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.因違反本辦法規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損