函告制度管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的函告行為，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時、有效，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)作，維護(hù)公司/組織的正常運營秩序，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、公司/組織與外部合作伙伴、客戶、政府部門等之間的函告往來。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：函告內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，語言表達(dá)清晰、規(guī)范。2.及時有效原則：函告應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)出，并確保對方能夠及時收到并理解函告內(nèi)容，以達(dá)到溝通目的，避免延誤工作。3.保密原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的函告，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，防止信息泄露。二、函告的分類及定義（一）公函公函是公司/組織對外正式行文的一種形式，用于與外部機(jī)構(gòu)（如政府部門、合作伙伴、客戶等）進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、商洽事項、傳遞信息等。公函應(yīng)具備正式的格式，包括標(biāo)題、編號、主送單位、正文、落款、日期等要素。（二）便函便函是公司/組織內(nèi)部各部門之間用于日常工作溝通、協(xié)調(diào)事項的一種簡便函件形式。便函格式相對靈活，但應(yīng)包含必要的信息，如標(biāo)題、日期、發(fā)函部門、正文、收件部門等。（三）通知函通知函用于傳達(dá)公司/組織內(nèi)部的各項通知、規(guī)定、要求等信息，要求相關(guān)部門或人員知曉并執(zhí)行。通知函應(yīng)明確通知事項、執(zhí)行要求、截止日期等內(nèi)容。（四）確認(rèn)函確認(rèn)函主要用于對已達(dá)成的事項、協(xié)議、溝通內(nèi)容等進(jìn)行書面確認(rèn)，以確保雙方對相關(guān)事項的理解和認(rèn)識一致，避免后續(xù)產(chǎn)生爭議。（五）催辦函催辦函用于催促對方履行某項義務(wù)或完成某項工作，明確告知對方未完成事項的影響及要求對方盡快辦理的期限。三、函告的格式與內(nèi)容要求（一）格式要求1.標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了地概括函告的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于[具體事項]的函”的形式。2.編號：公函應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號一般位于標(biāo)題下方，用括號括起來。3.主送單位/收件部門：明確函告的對象，寫清對方的全稱或規(guī)范簡稱。4.正文：開頭應(yīng)簡要說明發(fā)函的目的或背景。主體部分詳細(xì)闡述函告的具體內(nèi)容，條理清晰，邏輯連貫。結(jié)尾一般使用禮貌用語，如“特此函告”“敬請函復(fù)”等，并注明發(fā)函方的聯(lián)系方式（如聯(lián)系人、電話、郵箱等）。5.落款：加蓋公司/組織公章，并注明發(fā)函日期。（二）內(nèi)容要求1.真實性：函告內(nèi)容必須真實可靠，不得隱瞞或歪曲事實。2.完整性：應(yīng)涵蓋函告事項的全部關(guān)鍵信息，避免遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性：語言表達(dá)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)、事實等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免產(chǎn)生歧義。4.針對性：根據(jù)不同的函告對象和目的，內(nèi)容應(yīng)具有針對性，突出重點，避免泛泛而談。四、函告的起草與審核（一）起草1.各部門負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要起草函告，起草人應(yīng)確保函告內(nèi)容符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.起草函告時應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和溝通，收集相關(guān)資料，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可行性。3.函告內(nèi)容涉及多個部門的，應(yīng)由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同起草，確保函告內(nèi)容得到各相關(guān)部門的認(rèn)可。（二）審核1.函告起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對函告內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見并簽字確認(rèn)。2.對于涉及重要事項、重大決策、對外合作等的函告，應(yīng)提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，方可發(fā)出。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見及時進(jìn)行修改完善，直至審核通過。五、函告的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.函告經(jīng)審核通過后，由專人負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)送。2.公函一般應(yīng)通過郵政特快專遞（EMS）、掛號信等方式發(fā)送，并保留好郵寄憑證，以便查詢和追溯。3.便函、通知函等內(nèi)部函件可通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送，但重要事項的便函建議同時打印紙質(zhì)版存檔。4.發(fā)送函告時應(yīng)確保對方的聯(lián)系方式準(zhǔn)確無誤，如因聯(lián)系方式錯誤導(dǎo)致函告無法送達(dá)或延誤的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）接收1.接收函告的部門或人員應(yīng)及時查收函件，確保函件不被遺漏。2.對于通過郵政快遞等方式接收的公函，收件人應(yīng)在收到函件后及時簽字確認(rèn)，并將回執(zhí)返回發(fā)函方。3.對于通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式接收的函件，收件人應(yīng)及時閱讀，并根據(jù)函件要求進(jìn)行處理。如對函件內(nèi)容有疑問或異議，應(yīng)及時與發(fā)函方溝通。六、函告的處理與反饋（一）處理1.接收函告的部門或人員應(yīng)根據(jù)函告內(nèi)容及時進(jìn)行處理，并在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)工作。2.對于需要多個部門協(xié)同處理的函告，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，明確分工，確保工作順利推進(jìn)。3.處理函告過程中如遇到問題或困難，應(yīng)及時與發(fā)函方溝通，尋求解決方案。（二）反饋1.處理完成后，接收函告的部門或人員應(yīng)及時將處理結(jié)果以書面形式反饋給發(fā)函方。反饋函應(yīng)明確說明函告事項的處理情況、結(jié)果及相關(guān)依據(jù)等內(nèi)容。2.對于需要回復(fù)期限的函告，接收方應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行反饋；如因特殊原因無法按時反饋的，應(yīng)提前向發(fā)函方說明情況，并申請延期。3.發(fā)函方收到反饋函后，應(yīng)認(rèn)真審核反饋內(nèi)容。如對反饋結(jié)果不滿意或有疑問，應(yīng)及時與接收方溝通，要求對方進(jìn)一步說明情況或補(bǔ)充相關(guān)材料。七、函告的存檔與保管（一）存檔1.公司/組織應(yīng)建立完善的函告存檔制度，對各類函告進(jìn)行分類存檔，以便于查詢和查閱。2.函告存檔應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版兩種形式。紙質(zhì)版函告應(yīng)按照日期、類別等順序進(jìn)行整理裝訂，并存放在專門的檔案柜中；電子版函告應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并存放在公司/組織指定的電子存儲設(shè)備中。3.存檔的函告應(yīng)確保內(nèi)容完整、清晰，不得擅自涂改、銷毀。（二）保管1.檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)函告檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。2.定期對函告檔案進(jìn)行檢查和清理，對過期、無用的函告進(jìn)行分類銷毀，并做好銷毀記錄。3.嚴(yán)格控制函告檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱函告檔案。確因工作需要查閱的，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中應(yīng)做好記錄，不得擅自復(fù)制、摘抄函告內(nèi)容。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對函告制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括函告的起草、審核、發(fā)送、接收、處理、反饋、存檔等各個環(huán)節(jié)，確保函告制度得到有效執(zhí)行。3.定期對函告工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.建立函告工作考核機(jī)制，將函告工作納入部門和個人的績效考核體系。2.考核指標(biāo)包括函告的準(zhǔn)確性、及時性、完整性、規(guī)范性等方面，根據(jù)考核結(jié)果對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對未達(dá)到考核要求的部門和個人進(jìn)行批評和處罰。3.對于因函告工作失誤給公司/組織造成損失的