公司用紙管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司用紙管理，規(guī)范用紙行為，節(jié)約用紙資源，降低辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)無紙化辦公，減少紙張浪費(fèi)，提高紙張利用率。2.合理使用原則：根據(jù)工作需要，合理安排紙張使用，確保辦公效率。3.規(guī)范管理原則：建立健全用紙管理制度，加強(qiáng)對紙張采購、使用、回收等環(huán)節(jié)的管理。二、用紙分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用紙1.定義：用于日常辦公文件打印、復(fù)印、傳真、書寫等的紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：一般選用A4規(guī)格紙張，質(zhì)量應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保書寫和打印效果良好。（二）便簽紙1.定義：用于記錄臨時性事項、提醒等的小型紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：可選用不同規(guī)格，如便簽本、便簽條等，顏色可多樣化，但應(yīng)保證字跡清晰。（三）復(fù)印紙1.定義：專門用于復(fù)印機(jī)復(fù)印文件的紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量要求較高，應(yīng)具備良好的復(fù)印適應(yīng)性，不易卡紙、起皺。（四）打印紙1.定義：用于打印機(jī)打印正式文件、報告等的紙張。2.標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件重要程度和使用場景選擇合適克重的紙張，確保打印質(zhì)量。三、用紙采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門用紙需求，于每月[具體日期]前制定下月用紙采購計劃，提交至行政部門。2.采購計劃應(yīng)明確用紙種類、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。（二）采購流程1.行政部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合庫存情況，制定公司整體用紙采購計劃。2.按照公司采購管理制度，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購合同應(yīng)明確紙張規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。（三）驗收管理1.紙張到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同要求進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括紙張數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。四、用紙使用管理（一）打印管理1.提倡雙面打?。簡T工在打印文件時，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印，以減少紙張浪費(fèi)。2.打印設(shè)置：根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求，合理設(shè)置打印參數(shù)，如字體大小、頁邊距等，確保打印效果清晰，同時避免不必要的空白頁打印。3.審批流程：重要文件打印前應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)審批流程，確保打印內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免重復(fù)打印。（二）復(fù)印管理1.嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量：復(fù)印文件應(yīng)根據(jù)實際需要進(jìn)行，避免過度復(fù)印。2.復(fù)印登記：建立復(fù)印登記臺賬，記錄復(fù)印日期、部門、文件名稱、復(fù)印份數(shù)等信息，以便統(tǒng)計和查詢。（三）傳真管理1.減少傳真使用：優(yōu)先采用電子郵件等電子方式傳遞文件，減少傳真用紙。2.傳真登記：對傳真文件進(jìn)行登記，包括傳真日期、對方號碼、文件主題、傳真頁數(shù)等。（四）書寫用紙管理1.合理使用便簽紙：員工應(yīng)根據(jù)實際需求領(lǐng)取便簽紙，避免浪費(fèi)。2.提倡使用電子文檔：盡量使用電子文檔記錄信息，減少紙質(zhì)文檔的書寫。五、用紙回收管理（一）回收范圍1.辦公過程中產(chǎn)生的廢紙，如打印、復(fù)印、傳真后的廢紙，廢棄的文件、資料等。2.便簽紙、筆記本等使用完后的剩余紙張。（二）回收方式1.在各部門設(shè)置廢紙回收箱，員工應(yīng)將廢紙分類投放至回收箱內(nèi)。2.行政部門定期對廢紙回收箱進(jìn)行清理，將回收的廢紙統(tǒng)一存放。（三）回收處理1.行政部門聯(lián)系有資質(zhì)的廢紙回收公司，將回收的廢紙進(jìn)行統(tǒng)一處理，實現(xiàn)資源再利用。2.對廢紙回收情況進(jìn)行記錄，包括回收時間、回收數(shù)量、回收公司等信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門用紙情況進(jìn)行檢查，包括紙張使用量、浪費(fèi)情況、回收情況等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場查看、查閱記錄等。（二）考核機(jī)制1.將用紙管理納入部門績效考核體系，對用紙節(jié)約、管理規(guī)范的部門給予獎勵。2.對用紙浪費(fèi)嚴(yán)重、違反本辦法規(guī)定的部門和個人進(jìn)行通報批評，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門定期組織用紙管理培訓(xùn)，向員工宣傳節(jié)約用紙的重要性和方法。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括無紙化辦公軟件的使用、紙張雙面打印技巧、廢紙回收要求等。（二）宣傳1.在公司內(nèi)部宣傳欄、辦公區(qū)域張貼節(jié)約用紙宣傳標(biāo)語和海報，營造節(jié)約用紙的良好氛圍。2.通過公司內(nèi)部郵件、微信群等渠道發(fā)布節(jié)約