公務(wù)訂票管理辦法總則目的為規(guī)范公司公務(wù)訂票行為，加強(qiáng)訂票管理，提高訂票效率，確保公務(wù)出行的順利進(jìn)行，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門因公務(wù)需要進(jìn)行的國內(nèi)、國際機(jī)票預(yù)訂及相關(guān)管理活動?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂票行為合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化訂票流程，提高訂票效率，保障公務(wù)出行的及時性。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公務(wù)出行需求的前提下，合理選擇訂票渠道和航班，降低訂票成本。4.保密性原則：保護(hù)公司公務(wù)出行信息的安全與保密，防止信息泄露。訂票職責(zé)分工訂票申請部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)公務(wù)需要，提前填寫《公務(wù)訂票申請表》，詳細(xì)說明出行人員、時間、行程、目的地等信息，并提交至訂票管理部門。2.對訂票信息的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如有變更及時通知訂票管理部門。訂票管理部門1.審核訂票申請，確保申請符合公司規(guī)定和相關(guān)流程。2.根據(jù)訂票申請，選擇合適的訂票渠道，進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂，并及時反饋訂票結(jié)果給申請部門。3.負(fù)責(zé)與航空公司、票務(wù)代理等相關(guān)機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，處理訂票過程中的問題和異常情況。4.定期統(tǒng)計分析訂票數(shù)據(jù)，為公司訂票管理提供決策支持。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核訂票費用的合理性，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷審批。2.對訂票費用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理，確保費用支出的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。訂票流程訂票申請1.訂票申請部門應(yīng)在公務(wù)出行前[X]個工作日，填寫《公務(wù)訂票申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至訂票管理部門。2.《公務(wù)訂票申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：出行人員姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系方式；出行時間、行程安排；目的地、航班信息需求；訂票預(yù)算等。訂票審核1.訂票管理部門收到訂票申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、行程的合理性、訂票預(yù)算的合規(guī)性等。2.如申請不符合要求，訂票管理部門應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息；如申請符合要求，訂票管理部門應(yīng)進(jìn)入訂票環(huán)節(jié)。訂票操作1.訂票管理部門根據(jù)審核通過的訂票申請，選擇合適的訂票渠道進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂。訂票渠道包括但不限于航空公司官網(wǎng)、正規(guī)票務(wù)代理機(jī)構(gòu)等。2.在訂票過程中，應(yīng)優(yōu)先選擇直飛航班，盡量避免中轉(zhuǎn)，以提高出行效率。同時，應(yīng)綜合考慮航班的起降時間、價格、服務(wù)質(zhì)量等因素，選擇最優(yōu)方案。3.訂票成功后，訂票管理部門應(yīng)及時獲取電子機(jī)票行程單，并將其轉(zhuǎn)發(fā)給申請部門。行程單應(yīng)妥善保存，作為報銷憑證。訂票變更與退票1.如因公務(wù)需要變更訂票信息，申請部門應(yīng)提前[X]個工作日填寫《公務(wù)訂票變更申請表》，提交至訂票管理部門。訂票管理部門應(yīng)根據(jù)變更情況，及時與航空公司或票務(wù)代理溝通協(xié)調(diào)，辦理變更手續(xù)。2.如因特殊原因需要退票，申請部門應(yīng)提前[X]個工作日填寫《公務(wù)訂票退票申請表》，提交至訂票管理部門。訂票管理部門應(yīng)按照航空公司或票務(wù)代理的退票規(guī)定，辦理退票手續(xù)，并及時將退票款項退回公司賬戶。退票產(chǎn)生的手續(xù)費等費用，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。訂票渠道管理渠道選擇1.訂票管理部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的訂票渠道進(jìn)行合作。合作渠道應(yīng)包括但不限于各大航空公司官網(wǎng)、正規(guī)票務(wù)代理機(jī)構(gòu)等。2.在選擇訂票渠道時，應(yīng)綜合考慮渠道的價格優(yōu)勢、服務(wù)質(zhì)量、出票速度、售后服務(wù)等因素，進(jìn)行多渠道比較和評估，選擇最優(yōu)渠道。渠道評估與合作1.訂票管理部門應(yīng)定期對訂票渠道進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括渠道的運(yùn)行情況、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、違規(guī)記錄等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的訂票渠道給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會；對存在問題的訂票渠道，及時進(jìn)行整改或終止合作。3.與訂票渠道簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為，確保訂票業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。合作協(xié)議應(yīng)包括但不限于訂票價格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、出票時間、退票規(guī)定、信息安全等內(nèi)容。訂票費用管理費用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同的出行目的地、出行級別等因素，制定公務(wù)訂票費用標(biāo)準(zhǔn)。費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、明確，并定期進(jìn)行調(diào)整。2.訂票費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括機(jī)票價格、燃油附加費、機(jī)場建設(shè)費、保險費等直接費用，以及因訂票產(chǎn)生的其他合理費用。費用報銷1.出行人員應(yīng)在公務(wù)出行結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，按照公司財務(wù)制度填寫報銷憑證，附上電子機(jī)票行程單、登機(jī)牌等相關(guān)證明材料，提交至財務(wù)部門進(jìn)行報銷。2.財務(wù)部門應(yīng)按照訂票費用標(biāo)準(zhǔn)和公司財務(wù)制度，對報銷憑證進(jìn)行審核。審核通過后，予以報銷；審核不通過的，應(yīng)說明原因，并要求出行人員補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。費用控制1.訂票管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計分析訂票費用情況，對超支的訂票申請進(jìn)行預(yù)警和控制。2.如因特殊原因需要超出訂票費用標(biāo)準(zhǔn)，申請部門應(yīng)提前向財務(wù)部門提交書面申請，說明原因和必要性，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。信息安全管理信息保護(hù)1.訂票管理部門應(yīng)嚴(yán)格保護(hù)公司公務(wù)出行信息的安全與保密，防止信息泄露。出行人員信息、訂票信息等屬于公司機(jī)密信息，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。2.加強(qiáng)訂票系統(tǒng)的安全管理，采取必要的技術(shù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止信息被非法獲取或篡改。數(shù)據(jù)備份1.定期對訂票數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周備份一次。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保證訂票業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公務(wù)訂票管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查訂票流程是否合規(guī)、訂票費用是否合理、信息安全是否得到保障等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。外部監(jiān)督1.積極配合國家相關(guān)部門和民航行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供訂票管理相關(guān)資料和信息。2.對于監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的問題和要求，應(yīng)及時整改落實，并將整改情況報告監(jiān)管機(jī)構(gòu)。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.出行人員或訂票管理部門工作人員如有以下違規(guī)行為，視為違反本辦法：提供虛假訂票信息；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自變更訂票信息；違反訂票費用標(biāo)準(zhǔn)報銷訂票費用；泄露公司公務(wù)出行信息；其他違反本辦法的行為。處理措施1.對于違反本辦法的出行人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、取消訂票資格等處理措施；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對于違反本辦法的訂票管理部門工作人員，