儀器采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司儀器采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購儀器符合公司需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有儀器設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于科研儀器、生產(chǎn)檢測儀器、辦公設(shè)備儀器等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：以滿足公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，科學(xué)合理地確定采購儀器的規(guī)格、型號、數(shù)量等。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務(wù)良好的儀器設(shè)備，確保儀器能夠滿足工作要求并長期穩(wěn)定運(yùn)行。4.效益原則：在保證儀器質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購成本、使用成本等因素，實(shí)現(xiàn)采購效益最大化。5.公平公正公開原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)競爭行為。二、采購需求管理（一）需求提出1.使用部門：各使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫《儀器采購申請表》，詳細(xì)說明儀器的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性、可行性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查儀器的需求是否真實(shí)、是否與部門工作目標(biāo)相符、預(yù)算是否合理等。審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至采購部門。（二）需求評審1.采購部門：采購部門收到《儀器采購申請表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等進(jìn)行需求評審。評審內(nèi)容包括儀器的技術(shù)參數(shù)是否合理、市場供應(yīng)情況、價(jià)格水平、預(yù)算是否充足等。2.技術(shù)人員評審：技術(shù)人員根據(jù)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對儀器的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行評估，確保所采購儀器能夠滿足實(shí)際工作需求，并具備一定的先進(jìn)性和前瞻性。3.財(cái)務(wù)人員評審：財(cái)務(wù)人員對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)，并對采購成本進(jìn)行初步分析，提出成本控制建議。4.評審結(jié)果反饋：經(jīng)過評審后，采購部門將評審結(jié)果反饋給使用部門。如需求不合理或預(yù)算超支等情況，采購部門應(yīng)與使用部門溝通協(xié)商，提出修改建議，直至需求合理、預(yù)算可行。三、采購流程（一）采購計(jì)劃制定1.采購部門：根據(jù)需求評審結(jié)果，采購部門制定采購計(jì)劃，明確采購儀器的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對采購計(jì)劃進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查采購計(jì)劃的合理性、必要性、資金安排等。審批通過后，采購計(jì)劃方可實(shí)施。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商征集：采購部門通過多種渠道征集供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購儀器的要求，對供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面符合要求的供應(yīng)商作為潛在供應(yīng)商。3.供應(yīng)商調(diào)查：采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地調(diào)查或背景調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力。4.供應(yīng)商確定：采購部門根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇確定最終供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（三）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的條款，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括儀器的規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款是否合法合規(guī)、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。審核通過后，合同方可簽訂。3.合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如使用部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門做好后續(xù)工作。（四）采購執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確儀器的規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商備貨：供應(yīng)商收到采購訂單后，按照訂單要求進(jìn)行備貨生產(chǎn)。在備貨過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解備貨進(jìn)度和質(zhì)量情況。3.到貨驗(yàn)收：儀器到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。儀器到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括儀器的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《儀器驗(yàn)收報(bào)告》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或更換產(chǎn)品，直至驗(yàn)收合格。4.付款結(jié)算：儀器驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，確保公司資金安全。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、市場供應(yīng)不足等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、采購周期延長等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的儀器質(zhì)量不符合合同要求，可能影響公司正常工作開展，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、不合理，可能導(dǎo)致合同糾紛，給公司帶來法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。4.信用風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信用狀況不佳，可能出現(xiàn)交貨延遲、貨物質(zhì)量問題、售后服務(wù)不到位等情況，影響公司采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應(yīng)商信譽(yù)等因素，對采購風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個(gè)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評估：評估采購風(fēng)險(xiǎn)對公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、聲譽(yù)等方面的影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性和風(fēng)險(xiǎn)影響程度評估結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定不同風(fēng)險(xiǎn)的等級和優(yōu)先級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商信息，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款或采用套期保值等方式降低市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，加強(qiáng)采購合同中的質(zhì)量條款約定，嚴(yán)格到貨驗(yàn)收程序，對不合格產(chǎn)品及時(shí)要求供應(yīng)商整改或更換，同時(shí)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和管理。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同管理，由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同糾紛。在合同履行過程中，采購部門應(yīng)密切跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更等事項(xiàng)。4.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：對供應(yīng)商進(jìn)行信用評估，選擇信用良好的供應(yīng)商合作。在采購合同中約定違約責(zé)任和擔(dān)保條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信用狀況不佳，及時(shí)采取措施，如暫停合作、要求提供擔(dān)保等，降低信用風(fēng)險(xiǎn)。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。2.內(nèi)部審計(jì)部門審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購合同的執(zhí)行情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管部門監(jiān)督：采購活動(dòng)應(yīng)接受政府相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如財(cái)政部門、市場監(jiān)管部門等。公司應(yīng)積極配合政府監(jiān)管部門的工作，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)